Jak se vypořádat se zprávami o přetížení a seznamu úkolů v e-mailech

reklama

Přetížení e-mailem je v dnešní době velkým problémem. E-mail navíc není jen komunikací, ale také do značné míry diktuje váš seznam úkolů. Navíc, konstantní oznámení může být rozptýlení. Všichni potřebujeme způsob, jak skrotit e-mail.

Triky, které zabraňují přetečení doručené pošty 3 snadné způsoby, jak zabránit přetížení e-mailu zasažením doručené poštyE-mail má docela reputaci zabijáka produktivity. Správná správa e-mailu vám může pomoci udržet vaši doručenou poštu v čistotě, ale nebylo by skvělé, kdybyste na ni měli méně? Přečtěte si více jsou pořadí dne. Kdo by o tom měl mluvit lépe než muž, který se snažil zkrotit Gmail od roku 2006? Andy Mitchell je zakladatelem ActiveInbox, aplikace k uspořádání vaší schránky doručené do Gmailu Uspořádejte si doručenou poštu Gmail lépe pomocí ActiveInbox Přečtěte si více .

Andy: S tím jsem zápasil celé roky.

• Pokud uděláte e-mail první věcí, budete nasátí a ztratit celé ráno (trochu jako sledování videa na YouTube a následování souvisejících po králičí díře).
instagram viewer
• Ale pokud to odložíte, bude vám pravděpodobně chybět něco kritického, nebo uvíznete v něčem jiném a nikdy se k němu nevrátíte.

Odpověď je udělat obojí! I když ve dvou jednoduchých kousnutích.

První, dosáhnout Inbox Zero pomocí přístupu Davida Allena 5 kroků pro vyléčení vaší e-mailové schránky s nulovou e-mailovou adresouInbox Zero je jedno z nejoblíbenějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. Přečtěte si více , pro každý e-mail:

• Je to nezdravé? Smazat to.
• Můžete odpovědět do 2 minut? Poté to udělejte a smažte.
• Jinak to udělejte později. Gmail (s ActiveInbox) nebo Outlook vám umožní určit stav priority. (Možná budete chtít okamžitě odpovědět na všechny důležité e-maily)

Proč používat Inbox Zero? Podle slov Merlina Manna…

"To je nula?" Není to kolik zpráv je ve vaší doručené poště - je to, kolik vašeho vlastního mozku je v této doručené poště. Obzvláště, když to nechcete. “

To vám dává čistý začátek, jak začít se svým dnem.

Akční položka: Vyberte si několik nízkoenergetických bodů později během dne, abyste e-maily udělali. Obhajuji ospalou půl hodinu po obědě a těsně před koncem dne. Přesuňte se do seznamu akcí s e-maily a přibližujte je.

Měl by být e-mail něco, co kontrolujete pořád nebo pravidelně?

Andy: Myslím, že pokud budete postupovat podle výše uvedeného přístupu Inbox Zero, můžete každou hodinu zkontrolovat, zda si nejste vědomi naléhavých věcí, ale odložit cokoli, co zabere čas, do více periodických bloků.

Samozřejmě, pokud pracujete v oblasti prodeje nebo podpory zákazníků, nemáte na výběr - e-mail je váš život!

Jak rozdělujete e-maily mezi úkoly, důležité informace a další práci?

Andy: Za prvé, na tom záleží pouze na dvou velkých kategoriích: Je to úkol, nebo jde o referenční materiál? Každý další e-mail se jednoduše smaže.

Poté lze úkoly seskupovat podle stavu. Např. vysoká priorita, nízká priorita a „Čekání na“.

Seznam „Čekání na“ je nejmocnějším seznamem všeho, co je blokováno, zatímco čekáte, až někdo něco udělá. Tyto e-maily jsou obvykle ty, které se ponořují do hlubin našeho e-mailového klienta, a my úplně zapomínáme sledovat.

Akční položka: V Gmailu si ponechejte štítek; nebo v aplikaci Outlook zachovat příznak; a když odešlete e-mail, na který rozhodně potřebujete odpověď, označte jej. Poté jednou za týden můžete přejít do seznamu Čekání na a pronásledovat každého, kdo neodpověděl.

Měl by být e-mail použit jako seznam úkolů?

Andy: Ano!

Pokud již úkoly přicházejí do vaší doručené pošty, jaká je alternativa? Musíte je zkopírovat a vložit ze svého e-mailu do jiného systému.

Jedná se o obrovský zdroj plýtvání časem a zmatek, kdy jsou úkoly duplikovány v různých systémech. Z tohoto důvodu David Allen obhajuje „tvrdé hrany“ (položka by se měla objevit pouze v jednom seznamu), aby váš mozek zůstal přehledný a bez stresu.

Hlavní nevýhodou běžných e-mailových klientů je samozřejmě to, že nejsou schopni tyto e-mailové úkoly zvládnout. Původní myšlenkou ActiveInboxu tedy byly e-maily jsou úkoly. Nedochází k oddělení ani duplicitě.

Akční položka: [Poznámka editora] Můžete proměňte Gmail v trello-like taskboard s Sortd Proměňte Gmail na trello-like task Board s SortdU moderní pracovní síly se váš e-mail často mění v seznam úkolů. Nyní můžete nyní v Gmailu získat organizaci ve stylu Trello s novým rozšířením Chrome, Sortd. Přečtěte si více , poskytující pohodlí vaší běžné doručené pošty a přidávání úkolů do seznamu.

Jaké jsou některé efektivní způsoby použití e-mailu k zaznamenávání úkolů?

Andy: Pokud chcete přidat úkol, který nezačal jako e-mail, pošlete e-mail sobě! Pak to musíte označit jako úkol.

Pomocí ActiveInbox můžete nahradit předmět e-mailu názvem úlohy, nastavit stav a datum splatnosti, přidat kontrolní seznam a poznámky a učinit z něj část projektu. Z Gmailu se stává plný správce úloh.

Akční položka: V Gmailu můžete označit e-mail hvězdičkami; s Doručená pošta Google můžeš přidejte připomenutí nebo odložte e-mail Recenze Inboxu Google: Dech čerstvého vzduchuGmail je název domácnosti v e-mailovém oddělení, ale Google s ním nebyl spokojený. Seznamte se s Google Inbox, novým způsobem přístupu k e-mailu. Přečtěte si více .

Stává se naše doručená pošta jako seznam úkolů jen dalším systémem, který soutěží o pozornost?

Andy: Určitě jde o systém, který o naši pozornost soutěží, ale naše doručená pošta to již dělá. Takže to není další. Skutečnost, že vaše doručená pošta je již seznamem úkolů, aniž byste si to přáli, je právě to, proč byste si měli vytvořit svůj hlavní seznam úkolů.

Plavání se současným je vždy snazší. Můžete zkusit udržovat seznam úkolů jinde, ale pokud většina vašich úkolů pochází z e-mailu, chcete Chcete-li pokračovat v boji, zkopírujte a vložte e-maily do svého druhého správce úloh a křičte na kolegy, kteří e-maily stále odesílají vy? Nebojuj s tím! Udělejte e-mail jádrem seznamu úkolů.

Akční položka: [Poznámka editora] Pokud stále chcete použít externí seznam úkolů, Todoista a Any.do umožňuje přidávat úkoly přímo z Gmailu.

Je účinnost e-mailu kolektivní nebo individuální odpovědností? Jaká etiketa bychom měli dodržovat?

Andy: Pokud jde o etiketu, odpověď je rozhodně, určitě společná. Stejně jako u všech ostatních ve společnosti jde o respektování ostatních stejně jako vás. [Poznámka editora: Některé jsou také podobné e-maily zaručené pro urážky, hněv nebo obtěžování příjemců 6 způsobů, jak zaručit urážku, hněv a obtěžování každým e-mailem, který odešleteE-maily jsou těžké. V e-mailu je opravdu těžké překonat to, co opravdu chcete říct, a polovinu času, kdy vás lidé téměř vždy nepochopí. Spousta problému přichází ... Přečtěte si více ]

Přestože jsem zdánlivě zdvořilý, myslím, že e-maily, které říkají „díky!“ nebo „ok!“ jsou totální ztráta času, a tedy zlí.

Pokud však jde o nástroje pro spolupráci, je to jiná záležitost. E-mail je neodmyslitelně sólový zážitek. Alespoň pro koordinaci harmonogramu týmu stále potřebujete svého projektového manažera, CRM a IM nástroj.

Akční položka: Jsem fanoušek 3Sentence. Stručnost šetří čas všem - i vy, když budete muset e-mail znovu prozkoumat. Zatímco vaflové e-maily jsou líné a hrubé.

Zeptejte se Andy na své e-mailové otázky!

Andy Mitchell si přečte komentáře a zodpoví všechny dotazy týkající se řešení vašeho e-mailu. Nyní máte šanci vyřešit tento nepříjemný problém!

Obrazové kredity: Káhira, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip