4 jednoduché kroky k dosažení a udržení nulové složky Doručená pošta v Gmailu

reklama

Se třemi e-mailovými účty, jedním pro práci, druhým osobním a druhým pro MakeUseOf se mi zdá víc utrácet čas zkontrolovat můj e-mail a pokusit se udržet všechny zprávy pod kontrolou, než ve skutečnosti dostat hodně práce Hotovo. Naštěstí všechny tři e-mailové účty jsou Gmail nebo účty Google Apps, a proto jsem se pokusil uspořádat jeden účet, provedl jsem několik kroků, které lze použít u všech tří. Gmail poskytuje několik nástrojů, které vám pomohou vyřadit vaši doručenou poštu a co je důležitější, udržet ji tak.

Dosažení Inbox Zero je ve skutečnosti docela jednoduchý úkol a jeho udržování lze provést s minimálním úsilím z vaší strany, pokud máte slušný systém.

Toto je několik jednoduchých kroků, které vám mohou pomoci uvést tento systém do pohybu a navíc udržet váš archiv bez velké přílohy zabírající místo, které se i po obrovské kapacitě Gmailu mohou po několika letech začít běžet ven.

Nastavení filtrů

Prvním krokem při odmítnutí doručené pošty je vytvoření filtrů. To je užitečné, protože filtry lze použít na všechny zprávy, které již ucpávají vaši doručenou poštu. Zatímco

Filtry Gmailu Jak nastavit filtry e-mailů v Gmailu, Yahoo Mail a OutlookFiltrování e-mailů je vaším nejlepším nástrojem, jak udržet vaši poštu v pořádku a uspořádanou. Zde je návod, jak nastavit a používat e-mailové filtry v Gmailu, Yahoo Mail a Outlook. Přečtěte si více Usnadněte si vytváření těchto filtrů. Syphir to dělá ještě o krok dále, čímž efektivně umisťujete filtry na steroidy.

Se Syphirem můžete filtrovat hromadné přeposílání a archivovat e-maily, jakmile budou po určitou dobu ve vaší doručené poště, zpět osobní e-maily, Facebook nebo Twitter související během pracovního dne, abyste se nemuseli rozptylovat a udržovali vaši doručenou poštu v čistotě a uklidit.

Klíčovým způsobem, jak můžete použít Syphir, aby byl váš e-mail čistý a organizovaný, je vytvoření systému štítků, který bude vyhovovat vašim vlastním potřebám, pracovním místům a projektům. Hledání starších e-mailů tak bude hračkou. Pokud se necítíte pohodlně a poskytujete přístup k e-mailu třetí straně, můžete to udělat pomocí nativního filtrovacího systému Gmailu.

Vytváření filtrů je velmi důležité, pokud jde o potlačení doručené pošty, protože jakmile máte všechny filtry na svém místě, doručená pošta bude pobyt organizovaný.

Převod e-mailů do úkolů

Po nastavení filtrů je dalším krokem řešení e-mailů, které jsou stále v doručené poště.

Mám sklon uchovávat e-maily v doručené poště, dokud nevyřeším související problém nebo úkol. Častěji než ne, může být úkol zapomenut, a jak obdržíte více e-mailů, riskujete, že na to úplně zapomenete. Než to budete vědět, vaše doručená pošta je opět plná e-mailů, které jste si přečetli, ale nezařídili jste se.

Chcete-li zůstat na vrcholu věcí, převeďte své e-maily na úkoly okamžitě pomocí Úkoly Gmailu.

Ke každému úkolu bude připojen odkaz na související e-mail, takže jej nemusíte trávit čas hledáním, pokud jej potřebujete odkázat nebo na něj odpovědět.

Odpovědět na běžné e-maily pomocí předpřipravených odpovědí

Odpověď na běžné e-maily pomocí Konzervované odpovědi Ušetřete čas pomocí e-mailových šablon Gmailu pomocí „Konzervovaných odpovědí“ Přečtěte si více usnadňuje vymazání e-mailů, které jste opakovaně zadávali stejnou odpověď.

Používání funkcí, jako jsou konzervované odpovědi Gmailu, usnadňuje a urychluje dosažení konečného cíle Inbox Zero.

Použijte Prioritní poštu k odpovědi na zbývající e-maily

Nyní, když je vaše doručená pošta v Gmailu organizována a vy jste odpověděli na své běžné e-maily pomocí předpřipravených odpovědí, zbývá vám zbývající priorita zbývajících e-mailů.

Používejte Gmail Prioritní pošta Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn Přečtěte si více abyste zjistili, jakou objednávku budete řešit nebo odpovídat na e-maily, které obdržíte.

Vyčistěte archiv

Jako bonusový krok, pokud zjistíte, že ve svém účtu Gmail dochází nedostatek místa, možná budete potřebovat rychlý a snadný způsob, jak se zbavit e-mailů, které zabírají příliš mnoho místa. Existuje několik způsobů, jak můžete hledat největší e-maily v archivu Gmailu.

Simples a nejpřímější metoda je spustit vyhledávání má: příloha. Pokud chcete určit druh přílohy, protože textový dokument nezabírá tolik místa jako zvukový nebo obrazový soubor, vyhledejte konkrétní soubory pomocí název souboru: mp3, název souboru: avi, název souboru: mov a tak dále.

Pokud chcete úkol předat službě třetí strany, autorizujte Najděte velkou poštu a automaticky vykoření všechny velké e-maily ve vašem účtu Gmail.

FindBigMail provede vyhledávání a rozdělí vaše e-maily podle velikosti pomocí štítků v doručené poště, které pak můžete prosít.

Co děláte, aby vaše schránka v Gmailu zůstala prázdná? Dejte nám vědět v komentářích.

Obrázek: Shutterstock