Snadné vytváření programů schůzek pomocí očekávání schůzek [iPad]

reklama

Přestože se nikdo z nás na setkání nečeká, naštěstí existuje řada užitečných online a mobilních aplikací, jako je Souhlasím Agreedo: Napište a spravujte zápisy z obchodního jednání zdarma onlineNěkolik týdnů jsem hledal snadno použitelný web nebo aplikaci, která by mi umožňovala uchovávat a ukládat zápisy z jednání. Tradiční přístup k textovým dokumentům již není produktivní ... Přečtěte si více , které usnadňují plánování schůzek. Všechna úspěšná setkání začínají promyšlenou agendou, která zahrnuje jasně definovaný cíl a účel každého bodu agendy. Dobře rozvinutá agenda vám a vašim členům týmu pomůže soustředit se a možná zkrátit čas, se kterým se setkáte.

Pravidelně používám MyCommittee MyCommittee je nejlepší online nástroj pro vytváření online programů a zápisůOnline nástroje a zdroje pro organizování efektivních schůzek jsou široké a rozmanité a nesmírně užitečné. S weby, jako je MyCommittee.com, můžete snížit potřebu zpětného a dopředného odesílání e-mailů a předávání dokumentů, aby se dali dohromady ... Přečtěte si více

rozvíjet programy a pořizovat si zápisy pro většinu schůzek, které organizuji a usnadňuji. Ale také jsem objevil dobře promyšlenou aplikaci iPad s názvem Očekávání schůzek (zdarma), určené k vytváření a sdílení programů jednání. Přestože aplikace není navržena tak, aby zabírala několik minut, obsahuje funkci, kterou lze za tímto účelem použít ve špetce.

Základní nastavení

Splnění očekávání má čisté uživatelské rozhraní, které vám při přidávání dat skutečně ušetří několik klepnutí. Chcete-li nastavit program, jednoduše klepněte na tlačítko + v levé horní části panelu nabídek. Pro povinný název, místo, datum a časové trvání schůzky jsou zadávací pole.

Je tam také "účel”Pole, které by nemělo být přehlíženo. Dobře promyšlené setkání by mělo mít jasně definovaný účel, který začíná nějakým druhem akčního slovesa - např. „vyhodnotit současnou marketingovou strategii “.

Očekávání schůzek také zahrnuje funkci Účastníci, která se připojuje k seznamu kontaktů iPadu. Lidé, s nimiž se setkáváte, budou pravděpodobně ve vašem seznamu kontaktů, nebo by měli být. Pokud účastník není na vašem seznamu, můžete do aplikace přidat nové kontakty. Tato funkce je nejen časovým šetřičem, protože snižuje potřebu psát jména a e-mailové adresy, ale je také užitečná pro rychlé sdílení agendy s účastníky prostřednictvím e-mailu.

Nastavení položek agendy

Splnění očekávání je skutečně časovým šetřičem, pokud jde o vývoj agendy. Položky agendy přidáváte samozřejmě pomocí vstupního pole, ale aplikace vám na základě nastavení nastaví několik klepnutí. Po zadání zadání a klepnutí na ikonu Hotovo, aplikace přidá položku do seznamu, ale naštěstí nezavře klávesnici.

Poznámka - položky agendy by obvykle měly začínat akčním slovesem, např. Recenze, hodnocení, diskuse, brainstorming, zpráva, debat.

Můžete pokračovat v přidávání položek agendy, z nichž každá je ve výchozím nastavení přiřazena 15 minut. V tuto chvíli si nemusíte dělat starosti s určováním doby trvání pro každou položku programu.

Očekávání schůzek také zahrnují šikovnou malou funkci pro přidání přestávek na oběd a kávu do vaší agendy. Výchozí čas pro tyto položky je 45, respektive 15 minut, ale časy lze upravit.

K novým a důležitým bodům pořadu jednání by mělo patřit i jméno účastníka odpovědného za tento bod, jakož i stručný popis toho, proč je tento bod zařazen do pořadu jednání. Vývojáři očekávání schůzek jasně pochopili důležitost definování bodů programu.

Můžete klepnout na položku programu a přidat jméno člena týmu odpovědného za tuto položku a stručný popis a poznámky týkající se toho, co bude v této části agendy zahrnuto. Tato funkce může být ve špetce použita také pro zaznamenávání minut. Popisy vaší agendy jsou skryty, zatímco jste editorem aplikace v aplikaci, ale zobrazí se na uložené domovské stránce a v dokumentu, který vám pošlete e-mailem.

Jak uvidíte, očekávání schůzky automaticky vypočítají dobu trvání schůzky na základě přiděleného času pro každou položku programu. Je to sladký časosběratel a samozřejmě je možné editovat položky a časy pořadu jednání. Položky lze také snadno přesouvat nebo mazat. Schopnost přizpůsobit časy lze také během schůzky. Pokud tedy pro určitou položku přejdete časem, můžete upravit další položky programu tak, aby schůzka skončila podle plánu.

Sdílení vaší agendy

Po nastavení agendy je veškerý váš vstup pěkně naformátován na domovské stránce aplikace. Nezapomeňte však klepnout na ikonu Uložit před zavřením aplikace, jinak budou všechna neuložená data odstraněna.

Splnění očekávání usnadňuje sdílení vaší agendy prostřednictvím e-mailu. Skutečný e-mail bude zahrnovat veškerý vstup do programu, včetně data a času a položek a poznámek k jednání. Bohužel však musíte ručně zadat e-mailové adresy účastníků do pole „Komu“ e-mailových očekávání Meetings Expectations. Pokud by to aplikace udělala za vás, ušetřilo by to několik kroků.

Nicméně odeslání programu účastníkům několik dní nebo týden před zasedáním je skvělý způsob, jak spolupracovat a získat další vstupy do programu.

Můžete také uložit data a položky agendy do aplikace Kalendář na iPadu.

Další funkce

Dalším obrovským šetřičem času v programu Očekávání schůzek je schopnost klonovat uložené schůzky. To znamená, že nemusíte přepisovat body pořadu z předchozích schůzek, ale jednoduše je upravovat pro příští schůzku. Toto je zvláště užitečná funkce pro opakovaná, pravidelně plánovaná setkání, která obsahují staré i nové body programu.

Můžete také uložit agendy jako neplánované koncepty a všechny vaše agendy se samozřejmě archivují.

Celkově je služba Meeting Expectations dobře navržená a časově úsporná mobilní aplikace. Jako desktopová aplikace by to bylo ještě lepší. Očekávání schůzek nahrazuje potřebu používat šablony Microsoft Word nebo jiné čistě textové aplikace. Tato aplikace dělá vaše programy vypadat profesionálně.

Očekávání schůzek je v první verzi, takže doufám, že to znamená, že se chystají další funkce, včetně možnosti ukládat agendy Dropbox a jako PDF. K několika dalším přáním patří možnost přidávat jména do poznámek ze seznamu účastníků, spíše než je psát ručně. Jedná se o drobné žádosti, zejména proto, že v iTunes App Store existuje jen několik podobných mobilních aplikací.

Dejte nám vědět, na co si myslíte Splnění očekávání. Zkusíte to, nebo už používáte jiné podobné řešení?