Jak vytvořit poslední dokonalý systém správy času, který budete kdy používat

reklama

J.R.R. Tolkien jednou psal skrze postavu Gandalfa: „Musíme se jen rozhodnout, co dělat s časem, který je dán nám." Pokud chcete znát tajemství vytvoření dokonalého systému řízení času na světě, musíte poslouchat Gandalfe.

Moje osobní cesta k dokonalému systému řízení času byla dlouhá a je posetá těly minulých pokusů. Říká se, že cesta do pekla je dlážděna dobrými úmysly. Řekněme, že jsem vždy začal používat každý nový systém s velmi dobrými úmysly.

Zkusil jsem Guesues Využijte řízení úloh Google a plánování na zcela novou úroveň s GQueuesÚkoly Google nefungují, pokud se chcete přesunout z dnešního časového managementu do vizionářského plánování zítřka. To je místo, kde GQueues postoupí na desku. Přečtěte si více , ToDoist Jak mnohem produktivnější je ToDoist Premium? Zde je 6 dobrých důvodů pro upgradeChvíli jsem používal ToDoist zdarma. Ale stále jsem se stavěl proti věcem, které jsem chtěl a nemohl. E-mailová připomenutí. Přidávání poznámek k úkolu. Věci, které by opravdu přidaly spoustu ... Přečtěte si více

, Úkoly Google Transformace úkolů Google do sady pro správu úloh pomocí úloh Google offline [Chrome]Používání Úkolů Google je jako vztah nenávist. Problém s používáním Úkolů Google přímo, řekněme Google Calendar nebo uvnitř Google Mail, je to, že rozložení a uživatelské rozhraní je velmi zjednodušené a ... Přečtěte si více a každý trik správy života mezi. Pokud jste jako já, pravděpodobně jste udělali totéž. Je to neustálé hledání více organizací s méně práce. Způsob, jak vytvořit více času ve vašem rozvrhu, splnit vše, co sen splní, aniž byste přišli o spánek.

Co je perfektní systém řízení času?

Pokud jste jako já, pravděpodobně máte pocit, že máte systém, který je téměř co potřebujete, ale ne úplně. Téměř vždy něco chybí.

Perfektní systém řízení času by měl mít následující vlastnosti.

• Umožňuje vám „klidné místo“ přemýšlet o svých životních cílech a snech
• Poskytuje bezproblémovou integraci úkolů souvisejících s vašimi cíli
• Umožňuje snadno organizovat a naplánovat vaše týdenní a denní povinnosti
• Pomáhá vám vyhnout se zapomenutí na důležité úkoly
• Je kompaktní a jednoduchý, ale efektivní a komplexní

Ten poslední je jako ptát se na Měsíc, že? Je to potřeba jednoduchosti v kombinaci s požadavkem, aby byla všeobsažná, což znemožňuje nalezení dokonalého systému.

Vytvořte montážní linku pro správu času

Ideální systém řízení času by měl fungovat jako efektivní montážní linka. Máte příchozí práci (úkoly) a ty je třeba uspořádat a naplánovat a poté integrovat do kalendáře. Tento proces vypadá takto:

Problém s většinou pokusů použít jeden aplikace jako gTasks Použijte gTasks k synchronizaci vašich úkolů s Google [Android]V dnešní době existuje milion a jeden skvělý způsob, jak spravovat seznam úkolů online a prostřednictvím mobilních aplikací. To znamená, že je stále ještě pár lidí, kteří dosud nepoužívají jednoho z ... Přečtěte si více nebo něco podobného je, že tyto aplikace se specializují na to, aby zvládly jednu nebo dvě části tohoto procesu opravdu dobře.

Nástroje pro sledování času 4 vynikající nástroje pro sledování volného času [Android]Bez ohledu na to, kdo jste, čas je neuvěřitelně důležitá komodita. Všichni máme přiděleno stejné množství času - 86 400 sekund každý den - a je jen na nás, jak tento čas trávíme ... Přečtěte si více nebo pomocí Pomodoro technika Pomodoro Web App Tomato.es je řízení času jednoduchéNemůžete se soustředit? Začněte pracovat hned teď. Tomato.es je bezplatný časovač Pomodoro, který můžete použít přímo ve vašem prohlížeči - a je to možná nejlepší taková aplikace, jakou jsem kdy použil. Technika Pomodoro je jednoduchá: ... Přečtěte si více udělat ti odkládat méně Proč otálení nelze vyléčit aplikací pro správu úloh [Stanovisko]Nejdelší dobu jsem bojoval s řízením času a v některých aspektech to stále dělám. Jednou z mých mnoha metod „překonávání“ mého nedostatku správy času bylo použití aplikací pro správu úloh. Já ... Přečtěte si více spravováním týdenního rozvrhu, ale nepomáhají vám s organizací úkolů.

Až to mi Justin ukázal svou technikou používání LEGOS jako metoda řízení času Jak používat LEGO pro lepší řízení časuMyslím, že jsem našel konečný nástroj produktivity: LEGO. Neopouštěj! Nech mě to vysvětlit. Přečtěte si více že jsem začal získávat tušení něčeho, co by pro mě mohlo fungovat lépe. To vedlo k tomu, co jsem si myslel, že se stane mým nejlepším a posledním systémem řízení všech dob pomocí Trello Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého domovaZnamená pro vás něco Joel Spolsky? Pokud ano, budete si chtít přečíst tento příspěvek, protože představuje nejnovější a největší projekt Spolského. A pokud ne, měli byste vědět, že je to ... Přečtěte si více .

Spojování kusů dohromady

Trello však stále nebylo snadné naplánovat životní cíle Jak vytvořit Vision Board a splnit své velké cíleMůžete je nazvat jako velké skály nebo velké, chlupaté, odvážné cíle. Někteří to nazývají seznamem kbelíků. Vyprázdnění kbelíku vyžaduje akci. Zde se ukazuje užitečný vizuální nástroj, jako je Trello. Přečtěte si více a řízení úkolů z jednoho kroku plánu do dalšího bylo velmi nemotorné.

Z těchto důvodů jsem se nakonec rozhodl vzít všechny lekce, které jsem se naučil z minulých systémů, které Testoval jsem a spojil vše do jediného, ​​automatizovaného systému správy času, který to dělá Všechno.

1. - Vytvořte si svůj Master Time Management Sheet

Pracovní postup, který jsem ukradl Justinovi a použil v systému Trello, funguje dobře. V zásadě začnete na jedné straně se všemi novými úkoly, které musíte do svého plánu nějak zapadnout. Poté vlevo od ní najdete seznam všech úkolů, které chcete tento měsíc dokončit. Vlevo od tohoto týdne.

Tento systém pracoval pro mě asi čtyři nebo pět měsíců. Začal jsem zapomínat na věci, které byly na některých seznamech. Nedostali se do „dneška“ a pak se právě pohřbili. Systém mi začal selhávat.

Takže, tady jsem to udělal. Nejprve musíte vytvořit tabulku Google a vytvořit čtyři listy.

V tomto případě začnete vlevo a vytvoříte Přicházející prostěradlo. Zobrazí se seznam všech příchozích úkolů z různých systémů.

Napravo od tohoto vytvoříte Měsíční poptávky prostěradlo. Napravo od toho vytvořte a Týdenní požadavky prostěradlo. Napravo od toho vytvořte svůj Týdenní plán prostěradlo.

Za chvíli se dostaneme k formátování těchto jednotlivých listů. Nejprve si ale vytvořte týdenní kalendář Týdenní plán vytvořením jednoho řádku dnů v týdnu a sloupce každé půl hodiny po celý den.

Nyní, když máte připravený týdenní plán, je čas začít zadávat úkoly do nového systému správy času!

Na Příchozí list, vytvořte záhlaví pro Úkol, Projekt, datum přidáno, Označení, Přednost, Odkaz, Naplánováno, a Hotovo.

Všechna tato pole budou mít smysl ve chvíli, kdy začneme nakládat váš „příchozí“ list automatizovanými kanály.

2. - Vytvořte a automatizujte své životní cíle

První z těchto zdrojů budou vaše životní cíle.

Jednou z nejdůležitějších lekcí, kterou jsem se naučil, je, že pokud jde o velké cíle, potřebujete prostor, který je čistý a určený pouze k jednomu účelu - uvažuje o věcech, které jsou pro něj nejdůležitější vy.

Ze všech aplikací pro správu času, které jsem kdy vyzkoušel, je to jeden z cílů ToDoist je perfektní.

Je to čisté a jednoduché. Tyto velké životní cíle vytvoříte vlevo a poté na pravé straně rozdělíte tyto opravdu velké cíle do dílčích cílů, na kterých budete po celý život pracovat.

Například jedním z mých životních cílů je mít šťastnou rodinu. Některé z dílčích cílů by pro mé děti byly „Poskytnout pozitivní dětství“ nebo „Být oddaným a starostlivým manželem“. V rámci těchto dílčích cílů jsou další specifika. Například stavba ložnice pro moji dceru by jí zajistila pozitivnější zážitek z dětství.

Teď je to činný úkol. Chcete nastavit štítky pro tyto akční úkoly, aby je ToDoist automaticky odeslal do vašeho hlavního systému správy času.

Budete muset použít ToDoist Premium mít přístup k štítkům (je to levné a stojí za to!)

V ToDoistu stačí kliknout na štítky na levém navigačním panelu a poté klikněte na ikonu Přidat štítek knoflík.

Ve výše uvedeném příkladu jsem pro vytvoření úkolu pro ložnici po vytvoření štítku happy_family přidal k samotné úloze „@happy_family“, abych ji označil.

Proč vám tyto štítky pomáhají? Protože teď můžete použít IFTTT najít tyto označené úkoly a vložit je do svého zcela nového Přicházející list v Tabulkách Google.

V IFTTT stačí zvolit spouštěč ToDoist a vybrat Nový úkol byl vytvořen se štítkem.

Dále si můžete vybrat z rozevíracího seznamu štítků, které jste vytvořili, a také projekt, ve kterém jste štítek použili.

Nakonec nastavte akci na Disk Google, vyberte Přidejte řádek do tabulkya zadejte správný název tabulky Google, kde jste vytvořili list „Příchozí“.

Všimněte si polí v tomto výstupu? Jedná se o stejná pole, která jste právě vytvořili v tabulce.

Takže nyní, kdykoli v ToDoist vytvoříte úkol související s životním cílem a použijete jeden ze štítků pro které jste vytvořili spouštěče IFTTT, bude tento úkol automaticky načten do příchozích tabulka.

Přemýšlejte o tom. Nyní si můžete sednout, vyčistit mysl a naplánovat si své životní cíle. Nemusíte dělat starosti s tím, jak naplánovat, co je třeba udělat, abyste jich dosáhli - stačí jen brainstorming a označit úkoly, které musíte splnit, abyste se tam dostali. Nechte automatizaci postarat se o zbytek.

3. - automatizujte své naléhavé požadavky

Váš život je samozřejmě víc než jen vaše životní cíle. Přiznejme si to, každodenní požadavky, telefonní hovory a e-maily, které vás neustále bombardují novými požadavky a novými úkoly. Potřebujete také vyřešit tyto požadavky.

Odpovědí je také automatizace zdroje „Příchozí“ z vašeho e-mailového účtu. Nebojte se, je to opravdu snadné. Stačí vytvořit spouštěč IFTTT za každou dobu hvězda e-mail ve vaší doručené poště.

Poté vytvořte stejnou akci jako předtím - Přidejte řádek do tabulky. Nezapomeňte správně zadat stejný název tabulky. Budete také muset přizpůsobit Formátovaný řádek tak, aby vydala požadovaná pole pro tabulku příchozích, kterou jste vytvořili.

Důležité je pouze zajistit, aby se předmět e-mailových řádků shodoval s polem „Úloha“ v tabulce.

Nyní pokaždé, když ve své doručené poště označíte e-mail, bude tento řádek předmětu e-mailu přidán do vaší tabulky jako další příchozí úkol.

Krása tohoto je, že když skenujete e-maily a objevíte e-mail, který vyžaduje váš čas, musí se stát úkolem naplánovaným do vašeho pracovního postupu. Neztrácejte čas pokusem se o splnění úkolu okamžitě. Jednoduše to zkuste.

Nyní, když máte své životní cíle a své každodenní e-maily, všechny jsou plně automatizované, aby mohly splnit příchozí úkoly fronty vašeho nového systému správy času, je čas se pustit do organizace pracovního postupu Systém.

4. - Uspořádejte pracovní postup správy času

Nyní přichází zábavná část. Pokud jste použili ToDoist k plánování vašich dlouhodobých cílů a ve svých e-mailech jste hráli důležité věci, uvidíte v listu spoustu nových úkolů!

Pamatovat na Naplánováno a Hotovo pole, která jste vytvořili? No, to byly doplňky, které automatizace nevyplní. Je to proto, že když vyberete každý název úkolu a přesunete jej na Tento měsíc nebo Tento týden listy, musíte si poznamenat, že jste naplánovali tento úkol. Po dokončení úlohy ji můžete označit jako hotovou pomocí pole Hotovo.

Jakmile je úkol naplánován, existuje v listu Měsíc nebo Týden. Myšlenka je, že byste měli každý měsíc přesouvat všechny příchozí úkoly, o kterých si myslíte, že můžete tento měsíc splnit Tento měsíc prostěradlo.

Tento měsíc a Tento týden listy by měly obsahovat následující pole: Úkol, Pro koho?, Frekvence, Opakovat a Životní cíl.

Když přesunete název úkolu z Příchozí do Tento měsíc, věnujte čas vyplnění těchto polí. Komu (pro kterého klienta nebo osobu) je úkol? Je to úkol, který musíte opakovat každý měsíc? Je to jeden z vašich životních cílů?

A co je nejdůležitější, definujte, kdy je třeba úkol dokončit. Třídění podle tohoto pole vám pomůže stanovit priority úkolů, které je třeba splnit při plánování vašeho týdne.

Pamatujte, udělejte to každý měsíc. Na začátku týdne také věnujte čas přesunutí úkolů z internetu Tento měsíc list na stejné Tento týden prostěradlo. Nebo v případech, kdy se úloha opakuje každý měsíc, můžete ji jednoduše přidat přímo do svého týdenního kalendáře a aktualizovat pole „Další termín“.

To je krása tohoto systému. Může vám pomoci zvládnout vše - úkoly související s důležitými životními cíli, každodenní každodenní úkoly, které vycházejí e-maily, měsíční a týdenní povinnosti, které musíte vykonávat bez ohledu na to, a pak důležité úkoly, které přidáte Přicházející přikrýt se.

Jakmile budou úkoly zpracovávány a plynou z karty na kartu, budou mít datum a prioritu a nakonec ji přidáte do svého plánu na příští týden. Toto je plán na poslední kartě, kterou jste vytvořili na začátku tohoto článku. To používá strategie blokování času Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměřeníHledáte efektivnější způsob organizace pracovních dnů? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. Přečtěte si více o čem Rob nedávno napsal - což funguje docela dobře.

Při přidávání do plánu na týden můžete zvážit barevné kódování těchto úkolů. Možná vytvořte barevný kód pro každého jiného klienta nebo použijte různé barvy pro označení různých projektů nebo priorit.

Klíčem k tomuto systému je, že je schopen zvládnout vše, od plánování vašeho života a stanovení cílů 5 kritických chyb, kterým je třeba se při stanovování cílů vyhnoutStanovení cílů je skvělý způsob, jak omezit otálení a zvýšit produktivitu. Pokud nemáte cíle, nemáte směr. Bez směru je snadné se cítit ztraceni a zmateni. Naštěstí,... Přečtěte si více , k projektům, na kterých právě pracujete.

Poté jsou naplánovány tak, aby byly provedeny na druhé a třetí kartě, a nakonec naplánovány a provedeny na poslední kartě. Pokud jste dostatečně disciplinovaní, abyste si mohli sednout a používat tento systém k plánování vašeho nadcházejícího měsíce a týdne, mnohokrát to zvýší vaši produktivitu.

Našli jste již svůj dokonalý systém správy času? Vypadá to, že by to mohlo fungovat pro vás? Podělte se o své vlastní zkušenosti s řízením času a tipy v sekci komentářů níže!

Obrazové kredity: Organizace času Přes Shutterstock