12 důvodů, proč lidé STILL ignorují vaše e-maily

reklama

Není nic frustrujícího než snažit se napsat naléhavý e-mail, ale odpověď přijde příliš pozdě. Problém však nemusí ležet na příjemci. Může to být na vás a jak jste vytvořili svou zprávu.

Výzkum odhalil mnoho poznatků o tom, jak přesvědčit další členy seznamu adresátů, aby otevírali, četli a klikali na odkazy v e-mailech. Existuje však méně informací o dosažení podobných cílů pro osobní nebo pracovní e-mail.

Pokud máte v práci naléhavý problém, chcete představte se ovlivňovateli 6 způsobů, jak zaměstnat lidi, aby odpovídali na vaše e-mailyPokud jde o zasílání e-mailů, existuje celá řada pravidel, která povzbudí nebo odradí osobu, aby stiskla tlačítko „odpověď“ a odpověděla vám. Naučte se pravidla úspěchu e-mailu. Přečtěte si více nebo uspořádat schůzku, jak je pravděpodobnější, že obdržíte rychlou odpověď na svůj e-mail?

Následuje seznam důvodů, proč odpovědi na vaše e-maily stále přicházejí pozdě nebo vůbec. Když si budete vědomi těchto společných chyb a tipů, budete moci kultivovat rychlejší a konzistentnější míru odezvy na každý ze svých e-mailů.

Od člověka byste potřebovali odpověď

Pokud do své zprávy vložíte lidi, často budou předpokládat, že byli zahrnuti jen proto, aby byli drženi ve smyčce. To snižuje šanci těch jednotlivců reagovat, protože nemají pocit, že byli hlavním příjemcem. Pokud potřebujete, aby všichni odpovídali, nepoužívejte funkci CC. V ideálním případě byste měli posílat e-maily jedné osobě najednou. Ale pokud máte na CC, jasně to na začátku e-mailu, který vy potřeba všichni odpovědět, počítaje v to ti, kteří jsou CC'd.

Váš předmět je na hovno

A řádek předmětu kvality Jak zajistit, aby vaše e-mailová zpráva vynikla v přeplněné doručené poštěPoslali jste někdy e-mail, o kterém jste si mysleli, že je důležité odpovědět až o mnoho dní později, nebo co je horší zapomenut? Je pravda, že někdy je to mimo vaši kontrolu, ale existují věci, které můžete udělat ... Přečtěte si více musí dát lidem vědět, že potřebujete naléhavě odpovědět. To znamená, že váš e-mail „URGENT“ je více než nepříjemný. A to neznamená, že musíte být směšně podrobní.

Něco tak jednoduchého jako „Stevo, toto rozhodnutí musíme udělat zítra“ funguje dobře. Nejprve se zaměřuje na jednotlivce, takže vědí, že odpovědnost nese jim. Za druhé, obsah tohoto předmětu vyjadřuje pocit naléhavosti a zvědavosti. To zvyšuje pravděpodobnost, že zpráva bude otevřena okamžitě.

Nejste rychle uvedli svůj požadavek

Všichni víme, že e-maily by měly být stručné. Ale pokud jsou vaše delší než několik krátkých odstavců, ujistěte se, že je váš požadavek v centru pozornosti od samého začátku, jinak může být přehlížen.

To znamená slušně se seznámit s tím, co potřebujete v první nebo druhé větě. Později se můžete podrobněji věnovat, ale předpoklad toho, po čem jste, musí být na prvním místě.

Vaše zprávy jsou nudné

Pokud všichni očekávají, že vaše zprávy budou nudné, vaflové, plné žargonu a příliš podrobné, nenapadnou myšlenku otevření vašich e-mailů.

Místo toho se lidé těšte na přijetí e-mailu od vás. Použijte humor. Oslovte lidi osobně. Vyhněte se firemnímu mluvení. Udržujte své věty krátké a punchy. Zahrňte vtipný GIF Najděte nejlepší GIFy na webu pomocí Giphy, specializovaného vyhledávače pro animované obrázkyGIF jsou na webu běžné, ale někdy je těžké najít tu správnou pro správnou situaci. Naštěstí přišel nový specializovaný vyhledávač jen pro GIFy. Jmenuje se Giphy a ... Přečtěte si více . Stále dokážete někomu rozjasnit den, i když je žádáte o laskavost.

Nestanovujete termín

Pokud něco potřebujete, informujte příjemce přesně, kdy to potřebuje. Příliš často jsme požádáni o odpověď „ASAP“ nebo „brzy“. Díky tomu je lhůta subjektivní. Pokud řeknete „dnes na tuto otázku skutečně potřebuji odpověď do 16:00“, není zde však prostor pro dvojznačnost.

Neposkytujete alternativy

Pokračování výše uvedeného příkladu může nastat, že příjemce vám nemůže odpovědět do 16:00. Tuto možnost musíte ve své počáteční zprávě vysvětlit rozšířením věty:

"Na tuto otázku dnes opravdu potřebuji odpověď do 16:00." Pokud to není možné, dejte mi prosím vědět do poledne, abych mohl provést alternativní opatření. “

E-mail není S vysokou prioritou

Pokud vaše zpráva opravdu je naléhavé, můžete to objasnit označením e-mailů jako takových u určitých e-mailových klientů. Být schopen označit e-mail jako S vysokou prioritou je možné v aplikacích Microsoft Outlook a Apple Mail. Bohužel to v Gmailu není možné, takže nejbližší alternativou je předcházet vašemu předmětu „URGENT:“

To by mělo být provedeno pouze ve skutečně naléhavých případech. Pokud se vám zdá, že to děláte příliš často, tento tip ztratí svou účinnost.

Neděláte hrozbu

Zní to horší, než je. Pokud příjemce obdrží odpověď ve stanovené lhůtě, budou následovat určité důsledky. Příklad: „Pokud jsem se od vás do 14 hodin neslyšel, předpokládám, že je vše v pořádku, a pošlu dodavateli 10 000 $“.

Pokud se příjemce poté rozhodne ignorovat otázku, výslovně vědí, že věci budou i nadále pokračovat bez jejich zadání. Pokud chtějí, aby byl jejich hlas slyšet, musí mluvit Nyní.

Nepomáháš

Pokud je vaše žádost velmi široká, příjemce si často bude myslet, že musí vytvořit výmluvnější odpověď, než je potřeba. Dejte jim vědět, jestli to udělá jednoduché „ano“ nebo „ne“. Pokud organizujete schůzku, nabídněte jako výchozí bod tři nebo čtyři vhodné časy. Udělejte, co můžete, abyste odpověděli na e-mail, aniž by to příjemce zatěžovalo.

Posíláte e-mail v nesprávném čase

Pokud víte, že váš manažer je vždy ve čtvrtek odpoledne spěchán z nohou, nečekejte, až vám ve čtvrtek ráno pošlete e-mail, pokud jste jej mohli odeslat v úterý. Pokud víte, že váš kolega má spoustu e-mailů na začátku každého dne, možná počkejte, až víte, že mají prošli jejich doručenou poštou 5 kroků pro vyléčení vaší e-mailové schránky s nulovou e-mailovou adresouInbox Zero je jedno z nejoblíbenějších bzučivých slov. Chcete-li skutečně vyřešit problémy s e-mailem, musíte překročit Inbox Zero a vyřešit základní problémy. Přečtěte si více před odesláním zprávy. Díky tomu bude váš e-mail v kupce sena méně jehly.

Odesíláte příliš mnoho e-mailů

Pokud jste v kanceláři známí jako neúprosný e-mailer, vaši kolegové se rychle stávají slepými vůči žádostem o doručenou poštu.

Ať je to zvyk Jak používat mikro návyky a jiskru masivní osobní změnyVytváření nových návyků je těžké. Návyky jsou obvykle stavěny během týdnů nebo měsíců opakování a motivace je výzvou. Když bude cesta tvrdá, mikro zvyky mohou být obrovskou pomocí. Přečtěte si více že e-maily, které odešlete, jsou důležité e-maily. Poté, co někdo uvidí zprávu ve vaší doručené poště, je pravděpodobnější, že si toho všimnou.

Jsi vděčný

Pokud budete lidi stále žádat o věci a nebudete projevovat vděčnost, lidé vám brzy budou vadit, aby vám pomohli. Ve světě e-mailů to znamená, že vás lidé jednoduše ignorují. Raději by odpověděli a pomáhali ostatním lidem, kteří respektují svůj čas a úsilí.

Pokud tedy někdo rychle odpoví, děkuji mu. Pokud vám z cesty odejdou reagovat nebo vám pomohou, ujistěte se, že jste vděční.

Pokusit se

Pokud je přijímání pomalých odpovědí nebo žádných odpovědí problémem, který jste měli, zkuste se vyhnout každé z výše uvedených chyb. Tímto způsobem bude každý z vašich e-mailů pravděpodobně otevřen, přečten a rychle na ně odpoví. Jakmile to uděláte několik týdnů, mělo by se to stát druhou přirozeností. Než to víte, budete odborníkem na e-mail Chcete se stát odborníkem na něco? Vyzkoušejte úmyslnou praxiJe příliš snadné cítit se zkřivený, když se těžce snažíte vylepšit určitou dovednost. Využijte sílu „úmyslné praxe“, abyste se dostali nad ty, kteří rozzuřili plošiny. Přečtěte si více .

Jaké další e-mailové techniky vám pomohou získat rychlou odpověď? Bylo pro vás něco z výše uvedeného zvláště účinné?

Obrazové kredity: nudná práce od Ditty_about_summer přes Shutterstock, Každý den je den svatého Valentýna autor: Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Už jsme skoro tam? autor: Stuard Richards (Flickr). opatrnost - strmé kroky: 1 autor: Crystian Cruz (Flickr). Triage inbox with Gmail od Davida Bruce ml. (flickr).