Zajistěte, aby zápisy fungovaly: Jak pořizovat účinné poznámky během schůzky

reklama

Je to dovednost, kterou málokdo zdokonalil; perfektní minuty schůzky.

Je to známý příběh v nedokonalém světě. Pracujete na projektu zásadního významu v práci. Jedná se o meziresortní záležitost se všemi bolestnými meziresortní politikou, která s tím souvisí. Vzhledem k tomu, že konečný termín se blíží dokončení projektu, naplánujete schůzku se svými kolegy. Po nastavení pořad jednání Snadné vytváření programů schůzek pomocí očekávání schůzek [iPad]Přestože se nikdo z nás na setkání nečeká, naštěstí existuje řada užitečných online a mobilních aplikací, jako je AgreeDo, které usnadňují plánování schůzek. Všechna úspěšná setkání začínají ... Přečtěte si více a dvě hodiny nudné diskuse skončíte dohodnutým plánem a akčním plánem.

A pak není dohodnutý harmonogram splněn a dohodnutý akční plán není proveden. Rozzlobeně zavoláte své kolegy - „Co se tam sakra děje? To není to, co jsme se dohodli. “ Jsou neoblomní, že dělají to, co slíbili. Jsou přesvědčeni, že jste ten, kdo se mýlí. A bohužel není nic proti jejich verzi událostí. Nezabral jsi žádné minuty.

Je to bohužel jedna z nejdůležitějších dovedností potřebných pro moderní pracoviště. Umožňují vám vytvořit zavedený záznam událostí, na kterých se shodnou všechny strany, a ušetří vám tak bolesti hlavy po celé řadě. Zde je návod, jak si vzít na schůzku efektivní zápis.

Neberte si minuty

Zní to kontra intuitivně, že? Toto je článek o tom, jak udělat efektivní minuty, a říkám, že byste si je neměl brát? Jaké to je šílenství?

Je to zatraceně těžké dělat dvě věci současně. Pokud se snažíte sledovat konverzaci během několika minut, pravděpodobně budete dělat špatnou práci alespoň jedné z těchto věcí. A pamatujete si, jak jsem řekl, že zápisy mají být přesnou reprezentací událostí? Jsou to opravdu něco, co byste neměli dělat.

Když se chystáte na schůzku, měli byste přinést někoho, kdo se nebude účastnit konverzace, a požádat ho, aby si vzal minuty. To vám umožní soustředit se na konverzaci, a můžete si být jisti, že poznámky ze schůzky Spolupracujte a upravujte poznámky o schůzce v reálném čase pomocí Sync.inKdykoli potřebujete spolupracovat s týmem online, nebo i když musíte spolupracovat s ostatními kolegy, kteří mohou pracovat na jiných vzdálených místech, máte možnost vypadat něco vizuálně ... Přečtěte si více bude kvalitní. Pokud se účastníte online schůzky (například pomocí WebEx nebo Google Hangouts), proč se nerozhodujete Drzost Nahrávejte zvukové soubory pomocí Audacity Přečtěte si více a zaznamenat konverzaci pro budoucí použití?

Pamatujte na 5 W

Vzpomeňte si na jednu z vašich kurzů angličtiny na základní škole. Pravděpodobně jste někdy napsal příběh a vy jste se učili „5 W“. Pro obnovení vaší paměti jsou „kdo“, „co“, „kdy“, „proč“ a „kde“.

Když o tom přemýšlíte, to je to, co je minut. Vytváří příběh o něčem, co se stalo, nebo něčem, co se stane. A podobně jako při sestavování zprávy nebo článku musíte doplnit podrobnosti.

Takže, kde byste mohli mít něco takového.

Upgradujte WordPress na 3.7

Mohli byste mít něco jako.

Ben Smith upgraduje WordPress na 3,7 příští týden pro bezpečnostní záplaty.

Mnohem významnější, ano?

… Ale neberte to příliš daleko.

Nikdo se nestará o to, že Ben Smith upgraduje WordPress 3.7 příští týden, protože tento týden je na dovolené v Barbadosu s manželkou a jeho dvěma dětmi, ale jeho mazlíček Chihuahua Gee-Fee zůstává v místních chovatelských stanicích, zatímco jsou pryč. Proč to dáte do svých poznámek?

Ano, je důležité vzít na vědomí všechny důležité podrobnosti. Být explicitní je velmi důležité. To znamená, že to neberte příliš daleko tam, kde zaznamenáváte data, která nikomu neprospívají.

Dohodněte se na minutách

Máte tedy tříhodinovou schůzku. Až to skončí, bude se držet v konferenční místnosti pravděpodobně na nízkém seznamu věcí, které byste chtěli dělat. Jsi unavený. Máš žízeň. Lidé opouštějí kancelář a jdou domů na teplé postele a americký Got Talent.

Míříš ven? Ne! Pokud jste ručně psali své minuty, jdete a pracně je zapisujete. Jakmile je máte ve formátu, který je nejasně užitečný, pošlete je e-mailem každému účastníkovi. Požádáte je, aby potvrdili, že si přečetli zápisy a že jsou s obsahem spokojeni.

To objasňuje úlohu, kterou musí mít každá osoba, a také její povinnosti, a pokud má někdo nesouhlas s oficiálním záznamem událostí, může ji napravit. A společné setkání 6 nejlepších bezplatných online schůzkových nástrojů pro spolupráci se svým týmemMalé týmy pro spolupráci nepotřebují drahé podnikové aplikace. Zde je šest fantastických nástrojů, které můžete použít ke správě dat svého týmu, komunikace a dalších. Zdarma. Přečtěte si více díky tomu se ukazuje lépe.

Naučte se zkratku

V závislosti na tom, koho se zeptáte, je zkratka buď skvělý způsob, jak rychle zapsat věci, nebo je to forma šifrování, která odolává i zvědavým očím NSA. Přesto se o tom cítíte, je užitečné mít ve svém známém arzenálu.

I když je docela zastrašující se na něj dívat, shorthand není příliš obtížné na něj zapadnout. Nahrazuje běžné konstrukty psaní symboly a zkratkami, což vám umožňuje psát stovky slov za minutu. To je to, co musí Kim Fletcher, předseda Národní rady pro vzdělávání novinářů řekni o tom.

Máte-li zkratku, najdete nabídku velmi rychle. Jdete dovnitř s magnetofonem nebo digitálním rekordérem a pokud jste tam strávili hodinu s rekordérem, musíte projít hodinu pásky, což zabere docela dlouho

Existuje mnoho systémů pro psaní zkratek, se systémy založenými na abecedách (AlphaHandatd.) mezi nejrychlejšími Gregg Pre-Anniversary, Gregg výročí Zajistěte, aby zápisy fungovaly: Jak pořizovat účinné poznámky během schůzkyJe to dovednost, kterou málokdo zdokonalil; perfektní minuty schůzky. Záznam událostí vám ušetří bolesti hlavy po celé řadě. Zde je návod, jak si na schůzce pořídit efektivní zápis. Přečtěte si více , a Nová éra Pitman být nejrychlejší ze svazku. Hrajte si s několika a najděte si, co se vám líbí! Našel jsem to tato stránka je neuvěřitelně užitečné při odstraňování rozdílů mezi každou z mnoha metodik tam venku.

Struktura poznámek

Když si píšete poznámky, čmáráte pracovní postup, nebo chodíte na plný Buzzfeed a zařadíte jej do seznamu? Účinnost vašich poznámek zcela závisí na tom, jak strukturujete informace, které zaznamenáváte.

Zaznamenáváte kroky nebo dělají poznámky o akcích, které lidé v budoucnu učiní? Zde mohou být užitečné odrážky. Děláte podrobné záznamy o události, která se dříve odehrála? Možná budete chtít použít styl, který má více odstavce.

Cítíte se umně? Další technikou, kterou byste mohli považovat za užitečnou, je vizuální psaní poznámek. Zde přidáte kontext do textu přidáním barev, grafiky a obrázků. Přidáním ilustrací můžete přidat další informace bez toho, aby vaše poznámky byly příliš „slovní“.

Nakonec budete rádi, když víte, že tam jsou některé nástroje, které dělají z strukturování vašich poznámek hračku. Microsoft má spoustu Šablony aplikace Microsoft Word za zaznamenávání minut na schůzce. Na prasklém pracovišti typu „košile a kravata“ by to nevypadalo z místa, ale stále mají nějaké barevné cákance. Také jsem se začal používat SimpleNote Pohybovat se přes TextEdit, Simplenote je nyní k dispozici pro MacPokud chcete pouze otevřít nástroj pro psaní a začít psát bez spousty rušivých zvonků a píšťal, může být Simplenote právě tím, co hledáte. Přečtěte si více na mé minuty, díky své čisté estetice a vestavěným cloudovým zálohám.

Závěr

Snížení minut je velmi jednoduché a je to strategická dovednost pro pořádání efektivních schůzek Průvodce online schůzkami: Software a strategieModerní videokonferenční služby se snadno používají a jsou dostupné téměř každému s počítačem nebo chytrým telefonem. Schopnost spojit se a setkat se s lidmi online znamená, že už nejsme omezeni geografickou polohou. Přečtěte si více všichni bychom měli vládnout. Máte nějaké užitečné rady pro psaní poznámek na schůzkách? Dejte mi vědět v komentářích níže!

Obrázek Kredit: Mark Jensen John Bensondpstyles