Jak dávkovat úkoly pomocí Kalendáře Google pro zvýšení zaměření a produktivity

reklama

Multitaskingový mýtus je všudypřítomný. Bez ohledu na to, kolik výzkumu multitaskingu vidíme, stále si to říkáme většina lidé nemohou multitask, ale my umět.

Znovu a znovu výzkum ukazuje, že když si myslíme, že jsme multitasking, neděláme vlastně víc než jednu věc najednou. Přepínáme tam a zpět mezi činnostmi, a že jev známý jako „náklady na přepínání”Dělá nás méně efektivní (a může nás ohrozit).

Ale…

Existuje jeden konkrétní typ multitaskingu, který by mohl být efektivnější. Možná ne tak efektivní jako zaměření na jeden úkol. Ale pokud se prostě nemůžete soustředit na jednu věc déle než několik minut, můžete mít štěstí.

(Abych byl spravedlivý, existují v některých případech může být multitasking efektivním způsobem, jak dělat věci Single- vs. Multitasking: Co je nejlepší pro produktivitu?Multitasking je běžná metoda zvyšování produktivity. Ukázalo se, že to nemusí být nutně stříbrná střela pro produktivitu. Klíčem je vědět, kdy multitask. Přečtěte si více .)

Úvod do dávkového úkolu

Různí guru produktivity definovali dávkování úloh trochu odlišným způsobem. Ale k čemu to patří:

"Dávkování úkolů je praxe seskupování podobných úkolů dohromady."

Můžete mít například seznam úkolů „kódování“, „ladění“, „dokumentování“ a „plánování“. Ve svém vlastním životě bych asi dával úkoly jako „psaní“, „editace“, „zkoumání“, „nadhazování“ atd.

Jak je to užitečné?

Dávkové plnění úkolů vám pomůže zvýšit produktivitu tím, že vás povzbudí, abyste se drželi podobné skupiny úkolů a snížili náklady na přepínání, když se mezi nimi přesunete. Přechod od úpravy fotografií ke správě e-mailu je velkým přepínačem a váš mozek se může snažit o změnu rychlostních stupňů.

Přechod z úpravy fotografií na, řekněme, zveřejňování fotografií na weby s fotografiemi může způsobit menší náklady na přepínání. Nebo si představte, že přepnete z volání potenciálních klientů pomocí prodejních hřišť na volání stávajících klientů ke kontrole. To by bylo jednodušší než přechod od telefonních hovorů k vytváření čtvrtletních zpráv.

A nižší náklady na přepínání vedou ke zvýšenému zaměření.

Jak vkládáte úkoly do dávek, je jen na vás - důležité je, že jsou si podobné. Pokud je pro vás obtížné přepínat mezi dvěma úkoly, pak nepatří do stejné dávky. Můžete mít velké množství nebo menší dávky v závislosti na typech věcí, které musíte udělat.

Jakmile seskupíte své úkoly, můžete věnovat čas každé dávce.

Naplánování dávek

To je místo, kde je dávkování úloh opravdu užitečné. Když vás určit konkrétní blok času Jak blokovat čas v Kalendáři Google pro produktivní pracovní denBojujete s řízením času? Ukážeme vám, jak blokovat čas v Kalendáři Google, abyste zvýšili zaměření, snížili stres a zvýšili produktivitu. Přečtěte si více na konkrétní dávku můžete volně přepínat mezi úkoly v rámci této dávky. Což je skvělé pro ty z nás, kteří se rádi mezi projekty hodně pohybují.

Dokud nepřepnete na úkol mimo této dávky, budete efektivnější. Kognitivní náklady na přepínání budou nižší a vy budete mít více práce.

Je to tak jednoduché.

A jakmile začnete dávat úkoly do svého kalendáře, takže na ně budete mít nastavený čas, začnete vidět nárůst produktivity. Protože vaše náklady na přepínání jsou nižší, budete trávit méně času tím, že se každý úkol přizpůsobíte. A mít nastavený čas pro konkrétní šarže vám pomůže snížit rozptýlení (které mají obrovský náklady na přepínání).

Používání systému řízení času, jako je Pomodoro technika Jak jednoduchý časovač Pomodoro zlepšil můj životPomodoro technika je jedním z jednodušších hacků pro správu času. Prolomte rozptýlení pomocí 25 minutových bloků a časovače. Mohlo by to být rutinní změnou života, pokud vám to vyhovuje. Přečtěte si více nebo něco podobného ještě více zvýší vaši produktivitu.

Pokud jste připraveni vyzkoušet dávkování úloh, musíte udělat následující:

Dávkové úkoly s Kalendářem Google

První věc, kterou musíte udělat, je vytvoření dávkových úloh. Protože každý bude mít různé sady úkolů a různé metody dávkování, je na vás, jak tento proces projdete, zcela na vás. Jak jsem již zmínil, může být dobré začít se třemi nebo čtyřmi kategoriemi. Pro účely našeho příkladu použijeme „plánování“, „budova“, „přezkoumání“ a „hlášení“.

Tyto dávky spojíme s konceptem blokování času Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměřeníHledáte efektivnější způsob organizace pracovních dnů? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. Přečtěte si více . Jednoduše odložte bloky času v Kalendáři Google pro konkrétní dávky.

Zde jsem přidal události, které mi říkají, kdy mám pracovat na konkrétních dávkách:

Přidal jsem také připomenutí, abych se ujistil, že vím, kdy začíná blokování přehledů:

Nyní dostanu připomenutí, kdy je čas pracovat na mých reportovacích úkolech. Během této doby bych mohl použít Pomodoro technika Nejlepší aplikace časovače Pomodoro pro zvýšení produktivityPokud často narazíte na zeď produktivity po několika hodinách práce, časovač Pomodoro vám může pomoci soustředit se. Tento výběr časovačů má možnost pro každou platformu. Přečtěte si více řídit svůj čas na různé úkoly. Nebo bych to mohl nechat přirozeněji, kdykoli chci, přecházím mezi úkoly. Tato část je na vás.

Získáte nápad. Nyní stačí do kalendáře vložit další dávky! Ale mějte na paměti, že stále potřebujete odblokovaný čas. Budete potřebovat pár minut sem a tam, abyste mohli spravovat e-maily, dohánět hovory, chatovat s lidmi v kanceláři, nebo si jen trochu nechat svou mysl odpočinout.

Nyní se můžete ptát na jednu otázku: Jak si mohu vybrat, kdy naplánovat každou dávku? Na to není správná odpověď. Pokud máte konkrétní typ úkolu, který děláte nejlépe ráno, naplánujte jej brzy. Pokud máte rádi méně kognitivně intenzivní úkoly odpoledne, naplánujte je tam. Při změně úkolu dáváte přednost přepnutí na něco úplně jiného? Můžete to také udělat.

Vy víte jak a když pracujete nejlépe Jak zůstat produktivním, ať už jste ranní osoba nebo noční sovaNesnažte se probudit brzy nebo zůstat pozdě. Místo toho optimalizujte systémy, abyste mohli řešit fázi, ve které je nízká vaše produktivita. Zde jsou některé chytré strategie. Přečtěte si více a tyto znalosti můžete vložit do dávkového plánu.

Jakmile budete mít své dávky v kalendáři, jste připraveni jít! Nyní musíte jen začít pracovat.

Použití Kalendáře Google ke zvýšení produktivity

Naplánování dávkových úloh v Kalendáři Google může stačit k revoluci vaší produktivity. Pokud však potřebujete trochu více podpory, můžete použít další úžasné funkce Kalendáře Google.

Například můžete synchronizujte svůj seznam úkolů s Kalendářem Google Jak synchronizovat kalendář Google se seznamem úkolůPři organizaci života jsou nezbytné dva nástroje: kalendář a seznam úkolů. Většina řešení pro správu úkolů však tyto dvě věci odděluje. Ukážeme vám, jak je kombinovat. Přečtěte si více a uvidíte své důležité úkoly vedle dávkového plánu. To vám může pomoci určit priority mezi úkoly v každé dávce.

Nebo můžete použít aktualizované zobrazení více kalendářů 5 nových funkcí Kalendáře Google, které musíte vyzkoušet!Kalendář Google byl prostě fantastickější. Google konečně aktualizoval svůj kalendář. Ukážeme vám, jak získat nový design a jaké nové funkce musíte vyzkoušet. Přečtěte si více aby vaše dávkové plánování nebylo oddělené od ostatních schůzek.

Můžete dokonce označte své záznamy v kalendáři Jak vytěžit maximum z Kalendáře Google pomocí 7 a více nových nástrojůPomocí Kalendáře Google ušetříte čas a vytěžíte maximum ze svého pracovního dne. Tyto nové nástroje a služby Kalendáře Google nabízejí několik dalších triků produktivity. Přečtěte si více abyste zjistili, kam váš čas jde a jak můžete zlepšit správu času.

Existuje tolik funkcí a nástrojů, že s Kalendářem Google můžete dělat téměř vše, co chcete.

Dlouhodobé dávkování úkolů

Samozřejmě to nikdy není tak jednoduché. Vždy existuje údržba. Například byste měli pravidelně vyčleňovat několik minut, abyste zkontrolovali své šarže. Pokud máte pocit, že určitý úkol neprotéká s ostatními v jeho dávce, možná budete chtít vytvořit novou dávku, abyste snížili náklady na přepínání.

A možná zjistíte, že vaše plánování není optimální. Možná budete potřebovat více času mezi dávkami, nebo budete potřebovat celý den bez naplánovaných aktivit, abyste dohnali věci.

I když najdete dokonalý systém produktivity Jak vytvořit poslední dokonalý systém správy času, který budete kdy používatProduktivita je neustálé hledání více organizací s menší prací. Způsob, jak dosáhnout všeho, co sen splní, aniž byste přišli o spánek. Dokáže tento automatizovaný systém správy času všechno? Přečtěte si více , vždy bude třeba provést nějakou údržbu. Dávkové úkoly nejsou výjimkou.

Když však své úkoly úspěšně spojíte a integrujete do Kalendáře Google, budete mít téměř automatizovaný systém správy času. A není to mnohem lepší než tohle!

Vyzkoušeli jste dávkování úkolů? Co děláte, abyste minimalizovali čas a úsilí, které je zapotřebí k přepínání úkolů? Podělte se o své rady v komentářích níže!

Obrázek Kredit: photographee.eu/Depositphotos