Jak lépe sledovat a spravovat své projekty pomocí aplikace Podio

reklama

Když si lidé myslí nástroje pro řízení projektů Intellinote: Vložte své úkoly, soubory, zprávy a online schůzky na jedno místoIntellinote usnadňuje správu, spolupráci a lepší komunikaci se svým týmem, kolegy a klientům s komplexní směsí sdílení souborů, organizace a videa a textu v reálném čase povídat si. Přečtěte si více , obvykle přichází na mysl software jako Microsoft Project. Nyní je to samozřejmě skvělý nástroj, který lze použít pro správu úkolů, časových os, výstupů a zdrojů pro projekt. Ale k čemu slouží sledování více projektů?

Ať už jste zaměstnanec jednoho nebo deseti, nástroj, který dokáže sledovat stavy a schůzky, rozesílat připomenutí a dokonce uchovávat všechny dokumenty pro projekt, je docela užitečný. To je kde Podio přichází, aby vám pomohl s řízením více projektů, týmem jiných, nebo jednoduše způsobem, jak je sledovat. Zde je několik triků a tipů, jak co nejlépe využít Podio pro sledování vašich projektů a vašeho týmu.

Implementujte aplikace Podio

Podio je nástroj, který používá „aplikace“

spravovat různé aspekty pracovního prostoru Podio: Jednotný řídicí panel pro správu úkolů vaší organizace Přečtěte si více . Aplikace jsou k dispozici pro jednotlivé funkce a odvětví a zahrnují věci, jako jsou schůzky, nápady, klienti, nákupní objednávky, faktury, kontakty a mnoho dalších. Nejlepší způsob, jak používat Podio, je získat aplikace, které potřebujete. Začněte tím, že se podíváte na Podio App Market a zkontrolujte balíčky dostupné podle funkce nebo odvětví. Díky tomu získáte dobrý začátek a jednotlivé aplikace můžete získat i později.

Například pokud používáte Podio pro funkce správy událostí, existuje balíček obsahující aplikace pro účastníky, místa konání, dodavatele, řečníky, události a seznam hostů. Jiný příklad používá prodejní průmysl a obsahuje balíček pro správu potenciálních zákazníků, který obsahuje aplikace pro prodej, potenciální zákazníky, prodejní schůzky, komunikaci a produkty.

Pomocí aplikací v Podiu můžete sledovat všechny aspekty vašeho projektu, velké i malé. To vše lze uspořádat na hlavní obrazovce pracovního prostoru a obsahovat pole, která budete pravděpodobně potřebovat. Můžete však také upravit libovolnou aplikaci a přizpůsobit ji přesně tak, jak chcete. Tyto aplikace jsou páteří Podia a poskytují vám velkou flexibilitu při sledování vašich projektů a jejich pohyblivých částí.

Využijte připojených služeb a rozšíření

Užitečnou vlastností Podio je jeho připojení k dalším službám. Pokud máte zájem o připojení vašeho Kalendář Microsoft Exchange pro export událostí vaše GoToMeeting účet pro zahájení schůzek přímo z Podio nebo z vašeho Evernote účet připojte své poznámky, pak vás aplikace Podio pokryla. Chcete-li sledovat své úkoly a držet krok s vašimi projekty, připojení dalších služeb, které používáte, je určitě způsob, jak jít. Aby bylo možné Podio úspěšně používat, tyto připojené služby vám umožňují stahovat položky, které potřebujete, ale které jsou jinde, ale jsou pro váš projekt nezbytné.

Spolu s těmito službami můžete snadno připojit Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync a Dropbox. Připojení je snadné; stačí kliknout na Nastavení účtu z hlavní navigace a poté Služby. Každá služba má vlastní tlačítko připojení a po přihlášení uvidíte, jak se pohybují nahoru v seznamu, kde jsou připraveny k použití.

Kromě připojení služeb můžete využít Rozšíření podia které se integrují s mnoha vývojáři třetích stran. Integrace s aplikacemi MailChimp, Mapy Google a Xero vám umožní ještě více zlepšit váš zážitek s aplikací Podio. Například existuje rozšíření QuickBooks, které vám umožní importovat informace o zákaznících a účtu do Podio, kde pak můžete nastavit automatickou fakturaci mezi systémy.

Jak Podio ve srovnání s Trello

Pokud jste nezkoušeli jiné nástroje, jako je Podio pro sledování a správu projektů, lze jej snadno přirovnat k Trello Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého domovaZnamená pro vás něco Joel Spolsky? Pokud ano, budete si chtít přečíst tento příspěvek, protože představuje nejnovější a největší projekt Spolského. A pokud ne, měli byste vědět, že je to ... Přečtěte si více , což je další skvělý nástroj. Pokud jste oba vyzkoušeli, pravděpodobně máte přednost nebo je můžete použít obě, ale pro jiné věci. Oba nabízejí základy pro sledování projektů, úkolů a lidí spolu s užitečnými oznámeními, připomenutími a přizpůsobenými možnostmi formátování nástrojů. Takže, kde se liší?

Pracovní prostor

Zatímco Podio i Trello mají úhledně organizované pracovní prostory, Trello by musel spadat do kategorie „snadnější nastavení“. Nastavení Podio trvá trochu déle, než jej nastavíte. Po získání aplikací, které potřebujete, můžete pomocí nich nakonfigurovat dlaždice nebo widgety pro svůj hlavní pracovní prostor a uspořádat je tak, aby vypadaly dobře. S Trello uvidíte své desky ihned a po výběru jedné uvidíte své karty. Ano, s Trello je také čas na nastavení, ale ten čas je stráven nastavení vašich projektů a úkolů spíše než nastavení nástrojů, které pro ně potřebujete jako v Podiu. Pokud vám ale nevadí trochu času na vytvoření skutečně přizpůsobeného pracovního prostoru, Podio to umožňuje tam, kde Trello nemá.

Připojené služby

Pokud jde o připojení kalendářů, setkání software 6 nejlepších bezplatných online schůzkových nástrojů pro spolupráci se svým týmemMalé týmy pro spolupráci nepotřebují drahé podnikové aplikace. Zde je šest fantastických nástrojů, které můžete použít ke správě dat svého týmu, komunikace a dalších. Zdarma. Přečtěte si více , správci souborů a příjemci poznámek, Podio jednoduše nabízí více možností. Ke kartám v Trellu můžete připojit soubory a fotografie z míst, jako jsou Disk Google, Dropbox, Box a OneDrive (níže). Můžete také připojit Trello k iCal a prohlížet si své karty nebo dokonce Sunrise Calendar, pokud je to vaše volba plánování. Celkově má ​​však Podio větší flexibilitu s možnostmi pro připojené služby.

Mobilní přístup

Oba Podio (iOS, Android) a Trello (iOS, Android) mají k dispozici bezplatné mobilní aplikace, díky nimž je sledování projektů skutečně pohodlné. Pro váš telefon nebo tablet vás oba mají. Pokud jste vizuální člověk, který si váží desek a karet používaných v Trello, budete s jejich aplikací velmi spokojeni. Má elegantní rozhraní a drag and drop je také docela citlivý. Stejně tak má Podio dobrou aplikaci, pokud chcete vidět tabulky s údaji, nedávnou aktivitu vašeho týmu a provádět aktualizace položek. Ať tak či onak, pomocí mobilních možností vám umožní zůstat v kontaktu s vašimi projekty, oznámeními a týmem, když jste na cestách.

Tipy pro používání Podio

Podio je opět nástrojem pro správu projektů, úkolů a dokonce i vašeho týmu, který je zcela odlišný od softwaru, jako je Microsoft Project. Poskytuje vám způsob, jak sledovat, kontrolovat stavy, přiřazovat úkoly a udržovat své projekty na tomto pečlivě navrženém plánu. Zde je několik tipů, jak používat Podio, pokud jste na něm nováčkem nebo pokud jste plně nevyužili jeho funkce.

• Pro vedení týmu použijte Mimo kancelář aplikace. Každý člen týmu si může snadno vybrat Dovolená, Vzdálený nebo Konference a popsat typ. Poté může správce po zadání data rychle schválit nebo odmítnout čas mimo kancelář. Můžete také zasílat oznámení, která poskytují skvělé připomenutí, pokud někdo z vašeho týmu bude pryč.
• Vyzkoušejte dostupné Webové formuláře pro váš web. Podio vytvoří formuláře pro váš web kliknutím na tlačítko. Poté můžete formulář upravit a zaúčtovat odkaz, který lze sdílet, nebo vložit kód pro vložení přímo na svůj web. Pomocí našeho příkladu správy událostí z dřívější doby byste mohli snadno mít formulář pro zájemce, který vyplníte, abyste mohli požádat o své služby pro jejich akci.
• Využijte jednoduché funkce exportu. Každá používaná aplikace obsahuje možnost exportu dat. To je velmi užitečné pro aktualizaci vašeho týmu na stavové schůzce nebo vašeho šéfa, když chce získat informace o všech projektech pro váš tým. Funkci exportu lze zobrazit, když v aplikaci vyberete ikonu klíče.
• Přizpůsobte si aplikace pro plnou účinnost. Každá aplikace přichází se základy, které budete potřebovat. Ale každý může být upraveno a přizpůsobeno takže v každém z nich můžete použít přesná pole, seznamy, stavy a další položky. Jakmile jste v aplikaci, klikněte na ikonu klíče a vyberte Upravit šablonu.

Podio plány

Pokud jste v Podiu nováčkem, jsou několik různých plánů můžete si vybrat ze zahrnutí a bezplatná volba. Pokud máte tým až pěti lidí, můžete zdarma získat všechny funkce základního plánu, s výjimkou správy uživatelů. Pokud máte více než pět uživatelů; existují plány začínající na 9 $ měsíčně. Můžete mít neomezený počet uživatelů s výhodami, jako jsou školení, podpora priorit a pokročilé nastavení, v závislosti na vašem placeném plánu.

Používáte Podio nebo o tom stále uvažujete?

Pokud jste současným uživatelem Podio, jaké užitečné tipy musíte sdílet se čtenáři? Pokud stále přemýšlíte o použití Podia pro sledování projektů, jaké jsou vaše rozhodující faktory a co hledáte v nástroji? Neváhejte se podělit o své myšlenky a zkušenosti v komentářích níže!

Obrázek Kredit: Podnikatel přes Shutterstock, Alphaspirit prostřednictvím Shutterstock.com