Jak napsat perfektní profesionální e-mail (podpořený daty)

reklama

Psaní efektivních e-mailů se zdá být dost snadné. Pokud však chcete, aby vaše e-maily fungovaly ještě lépe, mějte na paměti následující pravidla podporovaná vědou.

V minulosti jsme byli na seznamu 12 důvodů, proč lidé stále ignorují vaše e-maily 12 důvodů, proč lidé STILL ignorují vaše e-mailyPotýkáte se často s tím, aby lidé reagovali na vaše e-maily? Ukážeme vám, proč lidé mohou ignorovat vaše e-maily a jak je upozornit a reagovat na vaši zprávu. Přečtěte si více . Dokonce jsme vám poskytli podrobné pokyny dostat zaneprázdněné lidi, aby odpovídali na vaše zprávy 6 způsobů, jak zaměstnat lidi, aby odpovídali na vaše e-mailyPokud jde o zasílání e-mailů, existuje celá řada pravidel, která povzbudí nebo odradí osobu, aby stiskla tlačítko „odpověď“ a odpověděla vám. Naučte se pravidla úspěchu e-mailu. Přečtěte si více . Nyní je však čas podělit se o ještě konkrétnější tipy, které lze napadnout - podpořené daty.

Každý z těchto tipů nezlepšuje pouze šanci na přečtení vašich e-mailů, ale také na to, že z těchto e-mailů dostanete pozitivní odpověď. To je důležité, protože e-mail je stále hlavní formou komunikace v obchodním světě. Tím, že víte, jak vytvořit efektivní e-maily, dáváte si určitou výhodu oproti svým kolegům.

1. Získejte podmínky pro křestní jméno

Zní to zjevně, ale pokud opravdu chcete, aby lidé věnovali pozornost, když dostanou e-mail od vás, použijte jejich jméno. A používat to vícekrát.

Výzkum publikovaný v roce 2006 ukázalo, že několik oblastí mozku „vykazuje větší aktivaci k vlastnímu jménu“, což dokazuje, že „slyšení vlastního jména má jedinečnou aktivaci mozku“.

Používání jména příjemce v předmětu e-mailu a tělo e-mailu je proto psychologický trik, který může upoutat pozornost. Uzavření „Doufám, že vás brzy uslyším, Stan“ je mnohem efektivnější než pouhé „Doufám, že vás brzy uslyším“.

2. Objetí Haló efekt

Lidé jsou ovlivňováni lidmi, kterým důvěřují. Pokud vám manažer radí, abyste se spojili s ředitelem vaší společnosti, pojmenujte jej ve svém úvodním e-mailu. Chladné e-maily jsou příšerné. Dokázání, že máte podporu někoho, komu váš příjemce důvěřuje, je proto nesmírně důležité.

To je částečně způsobeno teorií zvanou Haló efekt. To je druh potvrzení zkreslení. V tomto případě by zaujatost pravděpodobně zlepšila celkový dojem režiséra vy jednoduše kvůli jejich příznivému dojmu manažera, který vás doporučil.

Nemusíte se však držet zmiňování nadřízených. Využití názorů a nápadů odborníků, zákazníků, vzájemných přátel a davů může také posílit váš e-mail, za předpokladu, že příjemce hodnotí názory lidí, na které odkazujete.

3. Buďte naštvaní nebo šťastní. Ale nikdy neutrální

Když Bumerang, přední aplikace Gmail, analyzovala jeho data, našli něco neuvěřitelně zajímavého. „Jedním z nejvýznamnějších faktorů při určování míry odezvy je, jak pozitivní (slova jako velká) nebo negativní (slova jako špatná) jsou slova ve zprávě“.

Oba mírně pozitivní a negativní e-maily obdržely 5–15% více odpovědí než neutrální e-maily. To bylo řečeno, extrémně nepřátelské e-maily 10 e-mailových tipů pro řešení angry, trollish nebo rude emailsJe neuvěřitelně frustrující zkontrolovat vaši e-mailovou schránku, aby se našla úplně nenávistná zpráva. Proč se lidé ve světě chovají takto? S tím řekl, měli byste se naučit, jak se bránit, zatímco ... Přečtěte si více obdržel stěží jakoukoli odpověď. Také příliš lichotivé e-maily nebyly lepší. Jinými slovy, překonejte své pocity, ale nepřekonávejte.

4. Udržujte to krátké (Ale jak krátké?)

Já vím, já vím. Výjimky z toho budou. Jeden z moje oblíbené mozkové stránky Přečtěte si více inteligentního obsahu v roce 2016 na těchto 35 stránkáchVšichni bychom měli těchto 35 stránek číst častěji. Pokud jste unaveni z hloupého obsahu, dělejte věci v tomto nadcházejícím roce s tímto super seznamem o něco přemýšlivější. Přečtěte si více , Výběr mozku posílá neuvěřitelně dlouhé e-maily, které jsou potěšením číst. Celkově však data naznačují, že byste se měli vyhnout zdlouhavým e-mailům.

Ve skutečnosti, spolu s informacemi o typech slov, která byste měli použít ve svých zprávách, Boomerang také našel „ideální“ délku e-mailu. Na základě analýzy 40 milionů e-mailů zjistili, že ty, které neobsahují více než 50–175 slov, měly největší šanci na odpověď (49–50%). Toto je také podpořeno zjištěními a 2010 MIT studie.

Toto je rada pro šalvěje, ale není to vždy praktické. Lekcí je však udržovat vaše e-maily stručné. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je přihlásit se k odběru Pět vět filozofie a nikdy neposílejte e-maily delší než pět vět. Jako investor a autor Guy Kawasaki řekl Entrepreneur.com„Méně než pět vět je často náhlé a neslušné, více než pět vět ztrácí čas.“

5. Použijte slovo „Protože“

Pokud máte odvahu požádat někoho, aby pro vás něco udělal, alespoň mu to řekněte proč. To jsme věděli od 70. let, kdy profesor psychologie na Harvardské univerzitě, Ellen Langer zveřejnila studii zdůrazňující význam slova „protože“.

Příliš často dostáváme e-maily, které jen vyžadují něco („Můžete mi poslat tuto zprávu do 14:00?“), Aniž bychom vysvětlili proč. Ale zavedením slova „protože“ do naší žádosti („Můžete mi poslat tuto zprávu do 14:00, protože je třeba ji upravit do 17:00), se zvyšuje šance na dodržování předpisů.

Podle této studie by to mohlo být proto, že „lidé pokračují v„ automatickém “chování… jako forma heuristiky nebo zkratky. A když slyšíme slovo „protože“ následované důvodem (bez ohledu na to, jak je tento důvod obviňován), způsobuje to, že se budeme řídit. “

6. Nenabízejte více než 3 možnosti

Výběr paradoxu je místo, kde máme tolik možností, že jsme ochromeni. Chcete-li zajistit, aby vaše e-maily nevedly k výběru paradoxu, zkuste nenabízet více než tři možnosti.

Lidská mysl miluje kouzlo tří. Proto dáváme na olympiádě tři medaile. Analyzujeme věci z hlediska optimistických, realistických a pesimistických (nebo vysokých, středních a nízkých). A to je důvod, proč ekonomické trhy často dospějí, aby sídlily pouze tři hlavní konkurenty.

Pokud jde o rozhodování, rádi se také spoléháme na tři důvody nebo tři možnosti. To se ukázalo prostřednictvím výzkumu s názvem Když tři kouzla, ale čtyři budíky, vedené dvěma behaviorálními vědci. Pokud organizujete schůzku nebo hovor, použijte e-mail, zkuste poskytnout pouze tři možnosti času a data. Případně můžete použít nástroj pro plánování schůzek, jako je Čmáranice, což jsme přezkoumáno 5 Nástroje pro správu kalendáře a plánování pro daný rokMějte na vrcholu vše, co je v plánu. Zde je pět bezplatných nástrojů, které mohou být zvláště užitečné pro udržení pořádku v kalendáři. Přečtěte si více v minulosti.

7. Napište na úrovni třetího stupně

Úroveň vašich e-mailů na úrovni čtení může mít obrovský vliv na vaše odezvy. Podle Boomerang, e-maily napsané na úrovni čtení na vysoké škole vykazovaly pouze 39% míru odezvy. Nejúčinnějším stupněm čtení byl třetí stupeň, který dosáhl 53% míry odezvy.

Čtenářská úroveň je hlavně přijata při pohledu na „počet slabik ve vašich slovech a počet slova ve vašich větách. “ Chcete-li tedy zvýšit míru své odpovědi, ponechte si své věty i slova krátký. Chcete-li zkontrolovat stupeň čtení vlastních e-mailů, zkopírujte je a vložte do nástrojů, jako je Čitelnost-skóre, nebo Hemingway Editor.

8. Korektury textu

U delších e-mailů je to samozřejmé, ale u kratších e-mailů je korektura často přehlížena. To je špatný nápad.

V 2001 studieLarry Beason ukázal, že chyby v psaní (včetně pravopisných a gramatických chyb, stejně jako logické chyby) mají několik negativních dopadů na vnímání spisovatele.

Když si čtenář všimne chyby, automaticky vytvoří předpoklady o autorovi. V této studii byly nejčastějšími předpoklady, že spisovatel byl vadný myslitel, nikoli podrobný člověk, špatný komunikátor a / nebo špatně vzdělaný.

To jsou některé docela škodlivé atributy, kterým se můžete vyhnout, když je uvidíte jednoduše korektura Grammarly Lite - rozšíření prohlížeče pro všechny vaše požadavky na korektury [Chrome, Firefox, Safari]Jak v současné době kontrolujete, co píšete na počítači? Zadejte ho na Google? Vložit do aplikace Word? Nebo používáte korekturní web, do kterého vložíte text? Jsem rozhodně ... Přečtěte si více každý z vašich e-mailů.

9. Zobrazit čísla jako číslice

Pokud jsou čísla jako statistiky, data, data, čas atd. jsou ve vaší zprávě důležité, místo toho, abyste je zadali, zobrazte je jako číslice (12, místo dvanácti).

Studie zaměřené na sledování očí ukázali, že oči čtenáře obecně skenují text, zatímco „číslice často zastavují putující oko“. Je to proto, že „čísla představují fakta“. Čísla jsou tvrdá data, která si mysl dokáže rychle vybrat. Čtenářova mysl předpokládá, že tato čísla jsou důležitou součástí zprávy.

Při vytváření vlastních e-mailů mějte toto na paměti. Pokud jsou čísla důležitou součástí vaší zprávy, zobrazte je jako číslice, aby vaše čtenář mohl filtrovat důležité informace od nedůležité.

Jak pro vás e-mail fungovat

Ve většině pracovních míst jsou e-maily klíčovou součástí komunikace s našimi kolegy. Ať už posíláte 10 nebo 100 e-mailů denně, vědět, jak vytvořit efektivní zprávy, je dovednost, kterou se musíte naučit.

Jak vidíte shora, není to těžké. Malé změny, jako je zkrácení e-mailů, korektury nebo změna emocí vašeho psaní, mohou mít velký dopad. A s zdarma nástroje pro zlepšení e-mailu 5 nástrojů, které vám mohou pomoci psát lepší e-mailyKaždý se stále snaží vyřešit problém s e-mailem. Pojďme tedy také hovořit o nejzákladnějším zvyku všech - o umění psát lepší e-maily. S pomocí několika skvělých nástrojů. Přečtěte si více na pomoc není žádná omluva.

Tyto šance mohou nejen zvýšit pravděpodobnost, že si vaše e-maily všimnou a budou na ně reagovat, ale také pomohou kultivovat vylepšený profesionální obraz sebe sama.

Jaké změny jste provedli ve způsobu psaní e-mailů, které zlepšily jejich účinnost? Rádi bychom to slyšeli!

Obrazové kredity: Objetí autor: Hernán Piñera (Flickr), Otazník od Marco Bellucci (Flickr), Příklad korekturních značek Volkspider (Flickr), E-mailem autor: Dennis Sklay (Flickr)