7 tipů Kalendáře Google pro lepší správu času v kanceláři

reklama

Kalendář Google je základní aplikace pro každého, kdo potřebuje spravovat svůj čas. Nezáleží na tom, zda pracujete, studujete nebo dokonce se snaží uspořádat párty- aplikace vám pomůže udržet si přehled.

Pokud pracujete v kanceláři nebo jen chcete zlepšit své dovednosti v oblasti řízení času 9 způsobů, jak Surefire splnit vaše cíle v oblasti správy časuChcete splnit své cíle v oblasti správy času, ale zřejmě to nedokážete dodržet. Tyto tipy a nástroje vám pomohou brát je vážněji. Přečtěte si více , existuje několik funkcí Kalendáře Google, které najdete. Pojďme se blíže podívat.

1. Pošlete odpověď mimo kancelář

Odpovědi mimo kancelář jsou stěží nový nápad. Od té doby, co tato technologie existuje, byly základem e-mailových služeb; jsou jedním z Nejlepší funkce Gmailu 9 Úžasné funkce Gmailu, které pravděpodobně nepoužíváteNěkolik skvělých e-mailových funkcí v Gmailu existuje již dlouho, aniž by je někdo obtěžoval používat. Pojďme to změnit dnes. Přečtěte si více .

Tato funkce je však v aplikacích kalendáře méně běžná. Znamená to, že správa času byla vždy trochu noční můrou, zejména pokud se snažíte najít volné sloty napříč deníky několika lidí.

Kalendář Google nyní nabízí nastavení mimo kancelář. Pokud to povolíte, všechny pozvánky na schůzky, které obdržíte během daného období, budou automaticky odmítnuty. Můžete přizpůsobit zprávu, kterou uvidí ostatní, a také určit, kteří uživatelé zprávu obdrží.

Při provádění nové události můžete nastavit zprávu mimo kancelář výběrem příslušné značky.

Tato funkce je aktuálně k dispozici v G Suite. Přestože společnost Google tyto zprávy oficiálně nepotvrdila, předpokládá se, že tato funkce bude v příštích měsících uvedena všem uživatelům.

2. Spravujte svou pracovní dobu

Další novou funkcí, kterou si uživatelé sady G Suite mohou užít, je schopnost spravovat vaši pracovní dobu.

Tato myšlenka je součástí nedávného širšího úsilí společnosti Google o propagaci digitální blaho napříč jeho platformami. Společnost také zavedla nástroje, které spravují používání aplikace v systému Android, připomínají si přestávku v systému Android a tráví méně času úpravami ve Fotkách Google.

Funkce Pracovní doba umožňuje uživatelům přizpůsobit své pracovní dny každý den. Aktuální přístup vám umožňuje nastavit počáteční a konečný čas od pondělí do pátku.

Google může dokonce navrhovat své pracovní hodiny na základě vaší předchozí aktivity. Inteligentní funkce je užitečná pro OSVČ, kteří hledají způsoby, jak dostat svou správu času pod kontrolu.

Pokud vás někdo během pracovní doby pozve na obchodní událost nebo schůzku, Kalendář Google sdělí pozvánku, že nejste k dispozici.

Chcete-li nastavit svou pracovní dobu v Kalendáři Google, přejděte na Nastavení> Obecné> Pracovní doba.

3. Nasadit techniku ​​blokování času

Je to snadná past, do které se dostanete. Prohlédnete si svůj Kalendář Google a uvidíte mezi nimi pár schůzek se spoustou volného času.

Ale co čas cestování do az místa setkání? A co odpověď na všechny tyto e-maily? A pamatujte, že stále musíte jíst.

Blokování času je jednoduchá technika jak pro administrativní pracovníky, tak pro lidi, kteří chtějí zlepšit své řízení času. Ve své nejjednodušší podobě se týká přidělování každé minuty dne určité činnosti.

My jsme podrobněji se podíval na koncept Blokování času Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměřeníHledáte efektivnější způsob organizace pracovních dnů? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. Přečtěte si více jinde na webu, pokud byste se chtěli naučit, jak s úkoly plnit.

4. Řekněte všem, že na schůzku budete pozdě

Nezáleží na tom, jak dobré jsou vaše dovednosti v oblasti řízení času; každý je čas od času na schůzku pozdě. Účtování každého zpožděného vlaku nebo zdržení provozu je nemožné.

Naštěstí, pokud běžíte pozdě, nebudete se muset starat o to, abyste informovali všechny ostatní osoby individuálně. Google nabízí dva způsoby, jak všem svým spoluobčanům sdělit své potíže současně.

1. Můžete buď odpovědět na všechny prostřednictvím e-mailu pomocí původního pozvánky.
2. Zprávu v Kalendáři Google můžete odeslat úpravou příslušné události.

Podrobnější vysvětlení obou přístupů najdete v našem článku jak používat Kalendář Google a sdělit všem, že na schůzku přijdete pozdě Pomocí Kalendáře Google sdělte všem, že na schůzku budete pozděKalendář Google vám může pomoci informovat členy vašeho týmu, zda budete mít schůzku pozdě. Přečtěte si více .

5. Použijte sloty schůzek

Pokud máte pracovní nebo školní účet Google, budete moci používat Sloty pro schůzky Vlastnosti.

Je to varianta myšlenky pracovní doby. Namísto zpřístupnění celého pracovního dne lidem můžete určit období, ve kterém mohou lidé s vámi uspořádat schůzky a schůzky.

Je to užitečné pro šéfy, kteří chtějí hostit politiku otevřených dveří několik hodin týdně, nebo pro lékaře, veterináře a právníky, kteří by mohli každý den hostit své ordinace a kliniky v úzkém okně.

Tato funkce samozřejmě také pomáhá spravovat váš čas. Nebudete náhodou přetaženi na schůzku mimo slot.

Slot události můžete nastavit výběrem odpovídající značky při provádění nové události.

6. Použijte šablonu zápisu ze schůzky

Porota stále zkoumá, jak skutečně jsou užitečná setkání. Spousta lidí souhlasí s myšlenkou, že se táhnou příliš dlouho. Tvrdí, že se nic nedohodlo a ničí dokonce i ty nejpříznivější plány řízení času.

Jiní si myslí, že jsou nezbytnou součástí projektového řízení; bez nich by plány rychle sestoupily do chaosu.

Pravda je někde uprostřed. Je však naprosto jasné, že abyste měli šanci na včasné a produktivní setkání, musíte mít poznámky o schůzce. Vypracují přehled toho, o čem plánujete v dané relaci mluvit, a budou sloužit jako historický záznam při budoucích schůzích.

Je tu pár Šablony zápisů z jednání Google Docs 12 nejlepších šablon zápisů z jednání pro profesionályZápisy z formátu schůzky zachycují náležitosti. K rychlému použití formátu MOM použijte jednu z těchto šablon zápisů z jednání. Přečtěte si více . Můžete je připojit k události Kalendáře Google kliknutím na ikonu sponky v rozbaleném zobrazení schůzky. Zápisy pak budou k dispozici všem účastníkům.

7. Otevřete kalendář někoho jiného

Schopnost přístupu, sdílení a - v některých případech - úpravy kalendářů jiných lidí je nezbytnou součástí života úředníka.

Například možná celý tým potřebuje upravit jeden kalendář o probíhajícím projektu, nebo možná sekretář musí být schopen spravovat deník svého šéfa.

Přístup k kalendáři někoho jiného je snadný, pokud má osoba, která kalendář vlastní umožnilo to sdílení s ostatními lidmi Jak sdílet kalendář Google s ostatnímiChcete-li sdílet Kalendář Google, můžete kalendář buď zveřejnit, aby ho mohli vidět všichni, nebo ho můžete sdílet s konkrétní osobou nebo lidmi. Přečtěte si více .

Chcete-li přidat kalendář, potřebujete buď e-mailovou adresu druhé osoby, nebo jedinečnou adresu URL kalendáře. Kalendář se zobrazí na levé straně pod položkou „Ostatní kalendáře.”

• Chcete-li jej přidat pomocí e-mailu, najděte seznam kalendářů na levém panelu a zadejte e-mailovou adresu do Přidejte kalendář přítele nebo Přidejte kalendář spolupracovníka a stiskněte Vstoupit.
• Pokud jej chcete přidat pomocí odkazu ICAL, přejděte na Moje kalendáře, klikněte na ikonu Přidat + ikonu a zvolte Z adresy URL z nabídky.

Vylepšete správu času pomocí Kalendáře Google

Těchto sedm tipů a triků by mělo pomoci administrativním pracovníkům zlepšit způsob, jakým denně používají Kalendář Google, a současně vám poskytne způsob, jak dostat pod kontrolu svůj čas.

Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak je Kalendář Google výkonnější než oči, podívejte se na náš článek jak používat Kalendář Google jako osobní deník Jak používat Kalendář Google jako osobní deník od dnešního dneKalendář Google můžete použít jako deník, deník nebo jako jednoduchý sledovač. Díky těmto tipům a trikům v kalendáři to může být více než plánování. Přečtěte si více a označte své vlastní vylepšení k datům v kalendáři.