Delegování: Musíte mít dovednosti vedení, abyste snížili svou pracovní zátěž

reklama

Možná jste novým vedoucím postavením nebo prostě bojujete s delegací. Jako vůdce je nutné delegovat úkoly na ostatní, ale může to být náročné. Pokud jste nedávno získal svůj vlastní tým Jaký je rozdíl mezi šéfem a vůdcem? Přečtěte si více nebo potřebujete jen malou pomoc s delegací, zde je několik užitečných tipů.

Nejlepší způsob, jak popsat, jak delegovat, je u pěti W: Kdo, co, kdy, kde a proč. Abychom si vytvořili jasný obrázek, začneme s tím, proč.

Proč je delegace nezbytná?

Delegace má mnoho výhod, pro vás jako vůdce i pro vaši organizaci a váš tým. Mnoho lidí však má potíže s delegováním úkolů.

Někteří si mohou myslet, že je jednodušší provádět úkoly samy, než je delegovat. Jiní mohou cítit smysl tím, že budou řešit úkoly sami. Ještě více by mohlo být jednoduše nezkušených při delegování.

Harvard Business Review online uvádí:

Delegace přináší výhody manažerům, přímým zprávám a organizacím. Přesto zůstává jednou z nejvíce nevyužitých a nedostatečně rozvinutých schopností správy.

A dále, studie řízení času odkazoval se na Harvard Business Review k závěru, že:

332 dotazovaných společností se obávalo delegačních schopností svých zaměstnanců. Současně pouze 28 procent z těchto společností nabídlo školení na toto téma.

Výhody pro vás jako vůdce

• Svou pozornost můžete nasměrovat na další položky.
• Můžete si naplánovat svůj čas efektivně.
• Během pracovního dne můžete dosáhnout více.

Výhody pro členy vašeho týmu

• Mohou se učit nové nebo vylepšovat současné dovednosti.
• Cítí se součástí důvěryhodného týmu a prostředí.
• Mohou zlepšit své sebevědomí a motivaci.

Výhody pro vaši organizaci

• Může získat zvýšenou produktivitu.
• Může nabídnout úspěšné procesy pro klienty a zákazníky.
• Může vytvářet propojenou kulturu pro všechny zaměstnance.

Jak vidíte, výhody delegace se dotýkají nejen vůdce. Pokud jste se zdržovali, ovlivňujete také vaši společnost a tým.

Co byste měli delegovat?

Nyní, když znáte význam delegování jako vůdce, dalším krokem je rozhodnout, co byste měli delegovat.

V mnoha případech je delegování určitých úkolů nezvratné. Například prodejnímu spolupracovníkovi byste nepřiřadili programovací úlohu. Pokud však jde o vaše vlastní úkoly, může být obtížnější rozhodnout, které oprávnění je třeba delegovat.

Položte si tyto otázky:

• Je to úkol, který musím udělat jen já?
• Vyhýbám se zadání tohoto úkolu, protože nikdo jiný nemá čas?
• Dodržuji úkoly, protože chci „udělat vše“ sám?
• Jedná se o opakující se nebo rutinní úkol?
• Jsem za tento úkol skutečně zodpovědný?

Projekt státní univerzity v Severní Karolíně to uvádí ve svém seznamu typů úkolů, které by měly být delegovány:

Lidé si často udržují úkoly, které si sami nejvíce užívají, i když za ně není zodpovědnost. Tyto úkoly nejsou nejlepším způsobem, jak trávit čas a energii.

Jakmile se rozhodnete, co delegovat, držte se tohoto rozhodnutí. Pak, uspořádat svůj rozvrh a seznam úkolů 9 nejlepších nástrojů pro správu času pro udržení pořádkuZde uvedené nástroje pro správu času vám pomohou s co nejefektivnějším využitím vašich dnů. Vhodné pro jakoukoli obchodní nebo osobní situaci. Teď je čas uspořádat svůj život! Přečtěte si více přizpůsobit se ostatním důležitým položkám, které byste měli věnovat.

Kdo je správným člověkem pro tento úkol?

Po určení, které položky by měly být delegovány, je logickým krokem rozhodnutí, kdo by měl úkol řešit. Když jste vedoucí, ať už je to malá stálá skupina nebo flexibilní projektový tým, znát členy vašeho týmu 5 nejlepších tipů pro řízení projektů pro začátečníkyPokud přijímáte roli projektového manažera poprvé, zde je jen pět tipů pro řízení projektu, které vám pomohou začít. Přečtěte si více je klíč.

Takže když přijde čas na delegování úkolů, musíte pochopit dovednosti každého člověka. Zároveň byste však měli vědět, jak dobře fungují a jaké jsou jejich záznamy o odpovědnosti. Přiřazení úkolu někomu, kterému s ním můžete důvěřovat, je důležité pro jeho úspěšné dokončení.

Forbes to nabízí dvě užitečné rady ohledně delegování:

Spolu s důvěrou musíte také dát lidem, kterým pověřujete, možnost dělat svou práci.

Delegujte odpovědnost a pravomoc, nejen úkol.

Pamatujte, že jakmile delegujete úkol, měl by za něj být člen týmu odpovědný. To neznamená, že byste měli odejít, ale musíte nechat svého člena týmu ujmout se vedení.

Kdy byste měli delegovat úkoly?

Takže víte, co delegujete a na koho, ale kdy předáte tyto vlády? Naleznete zde mnoho proměnných, s nimiž by měl být úkol delegován. Musíte zvážit alespoň datum splatnosti, prioritu a úsilí.

Například úkoly, které jsou naléhavé a spadat do týmu dovedností člena týmu by mělo být samozřejmě delegováno hned od začátku. Ale ti, kteří mají nízkou prioritu nebo se kterými mohou různí lidé zvládnout, mohou čekat.

Užitečným způsobem, jak učinit toto rozhodnutí, je použít metodu stanovení priorit úlohy. Jedna taková technika, zvaná Eisenhowerova matice, vám může pomoci rychle stanovit priority. Pomocí této metody můžete své úkoly rozdělit do čtyř kvadrantů pro Do First, Schedule, Delegate a Don't Do.

Když kontrolujete skupiny pro První a Plán, můžete snadno přesunout úkoly do sekce Delegát. Toto je také užitečná metoda pro určení těch úkolů, které mohou spadat do kvadrantu nedělat.

Kde byste měli spravovat delegované úkoly?

Úkol byl delegován a nyní je čas, abyste se pohnul... téměř. Stále musíte sledovat a sledovat úkol až do jeho dokončení.

Pravděpodobně používáte několik aplikací a nástroje ve vaší pozici Staňte se více organizovaným a produktivnějším vůdcem společnosti WrikeAť už pracujete v rámci jednoho projektu, nebo řídíte malou společnost, každá role vyžaduje extrémní organizaci a plánování. U tradičního plánovače nebo plánovače to není vždy možné. Zadejte Wrike, ... Přečtěte si více . Pokud máte spolehlivý mechanismus sledování, nezapomeňte zahrnout úkoly, které delegujete. Ale pokud potřebujete několik návrhů, zde je pět úžasných možností.

1. Výhled umožňuje přiřadit úkoly a ponechat kopii ve vašem vlastním seznamu.
2. Google nabízí funkce Ušetřete čas s 10 málo využívanými funkcemi GoogleNástroje a služby Google pro nás dělají vše. Existuje však mnoho funkcí, které jsou nedostatečně využívány. Ušetřete několik sekund a získejte více práce s nástroji Google, které používáte každý den. Přečtěte si více pro delegování e-mailů a úkolů kalendáře pomocí Gmail a Kalendář Google.
3. Trello používá metodu Kanban pro správu projektů s funkcemi pro přiřazování úkolů ostatním.
4. Podio poskytuje čistou strukturu komentářů pro delegované úkoly, aby byli všichni aktualizováni.
5. Meistertask umožňuje snadno přiřadit a přijímat oznámení o změnách stavu úlohy.

Jen mějte na paměti, že nástroj, který používáte, by neměl poskytovat pouze možnost přiřazovat úkoly. Měli byste použít funkci, která nabízí funkce, jako jsou oznámení, metody kontroly a připomenutí.

Zdroje školení delegací

Pokud se domníváte, že vy nebo vaše organizace byste mohli těžit z programu školení delegací, zde je několik zdrojů, které byste měli prozkoumat.

• Obchodní školení
• Dale Carnegie Training
• Americká manažerská asociace
• CRM učení

Jak dobře delegujete?

Schopnost delegovat na ostatní je důležitá dovednost pro každého vůdce 5 tipů pro správu času, díky nimž se můžete stát lídrem v životě a práciAť už si to uvědomujete nebo ne, jste vůdce. I když to znamená být vůdcem vlastního života. Tyto tipy vám pomohou stát se ještě lepším. Přečtěte si více . A jak jste si zde přečetli, výhody se vztahují nejen na vás, ale také na vaši organizaci a váš tým. Díky tomu je situace win-win-win.

Máte pocit, že máte solidní delegační schopnosti? Nebo bojujete společně s úkolem delegování? Neváhejte se podělit o své myšlenky na toto téma v komentářích.

Obrazové kredity: Duncan Andison / Shutterstock