Jak automaticky odesílat měsíční faktury z Tabulek Google

reklama

Pokud pracujete z domova nebo provozujete vlastní firmu, není vždy snadné zapamatovat si faktury včas.

V tomto článku uvidíte, jak napsat skript Google (velmi jednoduchý, nebojte se).

Ukážeme vám také, jak to udělat s makrem. Makro může pěkně zabalit fakturu a odeslat ji e-mailem na libovolnou e-mailovou adresu (nebo adresy), která se vám líbí.

Krok 1: Připravte si měsíční fakturu

Pokud své faktury v současné době nesledujete pomocí Tabulek Google, měli byste to opravdu udělat. I když ano nikdy ve vašem životě nic nenaprogramoval 10 nejlepších projektů pro začátečníky pro nové programátoryChcete se naučit programování, ale nevíte, kde začít? Tyto začátečníky programovací projekty a návody vás začnou. Přečtěte si více .

Tabulky Google jsou uloženy v cloudu, kde také máte sílu skriptů Google 3 jistými způsoby, jak zvýšit produktivitu pomocí skriptů GooglePomocí skriptů Google Scripts je možné provádět všechny opravdu úžasné automatizace a nemusíte je ani vytvářet od nuly. Zvyšte svou produktivitu velkým způsobem. Přečtěte si více

na dosah ruky. Z tohoto důvodu jsou Tabulky Google mnohem „přístupnější na internet“ než Excel.

Nezáleží na tom, jak formátujete fakturu, aby toto řešení fungovalo. Před řešením vašeho skriptu Google Script si udělejte několik věcí, které byste si měli uspořádat.

To není složité. Vše, co musíte udělat, je zajistit, aby list vašeho aktuálního měsíce byl vždy pojmenován stejně. V mém případě to nazývám „Faktura“.

1. měsíce je faktura automaticky odeslána. Potom jsem se během prvního týdne později přejmenoval na ten měsíc a rok.

Poté znovu vytvořte list „Faktura“ a začněte znovu protokolovat aktuální měsíc.

Krok 2: Vytvořte Google Script

Chcete-li se dostat do editoru Google Script z Tabulek Google, stačí kliknout na Nástroje v nabídce. Poté klikněte na Editor skriptů.

Je chytré přejmenovat název projektu na něco, co si budete pamatovat později, pokud budete někdy potřebovat projít skripty a vylepšit je.

Poté vložte následující skript.

function myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Aktuální měsíc" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (název souboru); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, předmět: 'Tady je moje faktura za minulý měsíc!', body: 'Ahoj! Připojil jsem fakturu za tento měsíc. Díky za práci, opravdu si toho vážím! -Ryan ', přílohy: [SendBook.getBlob (). SetName (název souboru)]}); }

Pokryli jsme se funkce sendEmail Jak odeslat e-mail v listu Google pomocí skriptů GoogleNaučte se, jak pomocí skriptů Google automatizovat nástroje produktivity Google, jako jsou Tabulky a Dokumenty, a ušetřit tak hodiny. Přečtěte si více v minulosti, pokud vás zajímá, jak to funguje.

Upravte správné části skriptu tak, aby směřoval na správnou e-mailovou adresu. Ujistěte se, že v těle také používá správné jméno osoby, které jej posíláte.

Chcete-li otestovat, že váš skript funguje, vyplňte text „ToUser“ svou vlastní e-mailovou adresou.

Klikněte na Uložit ikonu disku v nabídce pro uložení skriptu. Poté klikněte na Hrát si ikona (vypadá jako šipka vpravo).

Budete požádáni o potvrzení autorizace skriptu pro přístup k vašim dalším datům Google (jako jsou Gmail a Tabulky).

Může se zobrazit upozornění, že skript je nebezpečný. Důvodem je pouze to, že píšete vlastní skript, který společnost Google nekontrolovala ani neschválila pro širší použití.

Toto varování můžete ignorovat, protože jste vytvořili skript a víte, že je to bezpečné.

Pokud funguje správně, měli byste obdržet e-mail, který vypadá takto:

Jak vidíte, tabulka se k e-mailu připojí jako PDF. Tím se příjemci opravdu snadno otevře a zobrazí, i když Tabulky Google nepoužívají.

Nyní to musíme zautomatizovat tak, aby to probíhalo 1. každého měsíce.

Krok 3: Automatizace skriptu faktury

K automatizaci skriptu je třeba vytvořit tzv. „Trigger“.

Vraťte se do svého Google Script, klikněte na Upravit v nabídce a zvolte možnost Spouštěče aktuálního projektu.

Protože jste dosud pro tento projekt nevytvořili žádné spouštěče, bude toto pole prázdné.

Uvidíte modrý odkaz, který zní „Nebyly nastaveny žádné spouštěče.“ Klikněte na něj.

Vybrat Časově řízené události, nastavte časovač na Měsíční časovača nechte číslo na 1.

Jakmile kliknete na tlačítko Uložit, Google Scripts odešle e-mailem ve formátu PDF první den každého měsíce.

To je všechno k tomu!

Důležité je pouze zajistit, aby vaše faktura byla během měsíce dobře aktualizována. Ujistěte se, že je hotový a připravený jít první den následujícího měsíce.

Krok 4: Vytvořte makro

Existuje jiný přístup bez programování, pomocí kterého můžete provést totéž jako výše uvedený skript: Tabulky Google nyní zahrnuje funkci maker Jak automatizovat opakující se úkoly v listech Google s makryMakra jsou konečně k dispozici uživatelům Tabulek Google. K automatizaci opakujících se úkolů v dokumentech a tabulkách nepotřebujete žádné know-how kódování. Přečtěte si více . Makra umožňují zaznamenat řadu akcí k provedení úkolu. V takovém případě byste nejprve vytvořili makro a poté spustili stejným způsobem, jakým jste spustili svůj skript Google.

Nejprve ve svém Fakturačním listu přejděte na Nástroje> Makra, a vyberte Záznam makra.

Dále stačí projít obvyklými kroky odeslání někoho listu jako přílohy PDF.

Jít do Soubora klikněte na E-mail jako příloha.

Poté vyplňte všechna pole formuláře, takže předmět a tělo vypadají přirozeně.

Poté klikněte na Poslat.

V rozbalovací nabídce „Nahrávání nového makra“ klikněte na Uložit. Tím se dokončí proces záznamu makra. Pojmenujte makro, které si budete pamatovat, a klikněte na Uložit znovu.

Měli jste vidět, jak váš testovací e-mail dorazil s připojeným PDF.

Krok 5: Automatizace makra

Nyní je čas automatizovat makro. Makra můžete spouštět stejně jako spouštíte skripty Google.

Vraťte se do Nástroje a Editor skriptů. Klikněte na kód macros.gs.

Poznamenejte si název funkce makra. Ve výše uvedeném příkladu je název funkce makra myFunction1.

Teď jdi ​​do Upravit, a Spouštěče aktuálního projektu.

Tentokrát se v rozevíracím seznamu funkcí zobrazí funkce makro v seznamu. Vyberte ji.

Poté jednoduše nastavte zbytek spouštěče, jako jste to udělali výše, pro spouštěč Google Script.

Nastavte události na Časově řízené. Vybrat Měsíc časovač. Nechte číslo na 1.

Nyní bude vaše zaznamenané makro spuštěno každý měsíc.

List faktury zašle jako PDF na všechny e-mailové adresy, které jste definovali při záznamu makra.

Automatické tabulky Google mohou ušetřit čas

Spouštěcí funkce v Tabulkách Google je opravdu moc za touto automatizací. Umožňuje automatizovat všechny ty běžné úkoly, které často děláte, abyste se mohli soustředit na důležitější věci.

Pokud jste právě začínali s Google Scripts a chtěli byste se dozvědět více, prozkoumali jsme to další příklady užitečných skriptů Google 4 skripty Google, díky nimž jsou listy Google výkonnějšíTabulky Google jsou skvělé, ale mohou být ještě silnější, pokud použijete skripty Tabulek Google k vylepšení jeho funkcí. Přečtěte si více můžete zkusit hned teď.