Staňte se šéfem na e-mailu: Nenechte to trvat celý den

reklama

182 900 000 000 e-mailů.

182,9 miliardy.

To je více než 25 e-mailů na každou lidskou mysl na planetě.

A to je jen co posíláme za jeden den (PDF).

Vzhledem k šílenému množství e-mailů, které jsou odesílány a přijímány každý den, není divu, že tato elektronická komunikace je pro tolik z nás příliš obtížná. Ale nebojte se, zde jsou některá tajemství produktivity, která vám mohou pomoci zkrotit zvíře.

Použijte Konzervované odpovědi

Nemohu zdůraznit důležitost tohoto. Je pravděpodobné, že na mnoho e-mailů odpovíte stejným způsobem, ať už jde o odmítnutí podání, uznání úsilí kolegy nebo jednoduchý pozdrav. Jediné, co musíte udělat, je vytvořit konzervované odpovědi na vaše nejčastěji používané e-maily.

Je to opravdu snadné nastavit konzervované odpovědi v Gmailu Rychlejší a lepší e-mail s předpřipravenými odpověďmiNemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Myslet si... Přečtěte si více

nebo jakýkoli jiný e-mailový klient. Bez ohledu na to, jak rychle jste psací stroj, nejste rychlejší než dvě kliknutí myší, že? Ušetřete si čas a udělejte to hned teď.

Nastavení filtrů a štítků / složek

Nejlepší způsob, jak čelit přetížení, je nejprve to vyřešit. To znamená použití filtrů a štítků / složek v doručené poště. Aplikace Outlook obsahuje složky, Gmail má štítky a oba mají filtry, které můžete nastavit tak, aby automaticky směrovaly váš e-mail do těchto složek a štítků. Můžete nastavit pokročilé filtry 5 filtrů Gmailu, které vám pomohou při stanovení priority a uspořádání vaší doručené poštyJaké filtry by měl mít každý ve svém arzenálu, aby jejich doručená pošta byla stejně řádná jako ta moje? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ... Přečtěte si více v Gmailu podle vašich vlastních potřeb. Ve skutečnosti nabízí Gmail automaticky přiveďte na svůj e-mail nějakou objednávku 6 způsobů, jak získat zpět vaši e-mailovou schránkuExistuje ještě něco užitečného, ​​převládajícího a frustrujícího jako e-mailová schránka? Bylo to navždy a my to stále používáme, a dokud to budeme i nadále používat, lidé jako já ... Přečtěte si více s novou prioritní schránkou.

Trvá nějaký čas, než se dobře nastaví a roztřídí. První měsíc vyžaduje od vás neustálý vstup. Ale z dlouhodobého hlediska to stojí za váš čas. Nenechávejte spěchat jen věci pod štítky a filtry, přemýšlejte o tom a dobře kategorizujte, protože to je automatizace, kterou vaše doručená pošta použije po zbytek vašeho života.

Považuji za nejlepší provést třístupňovou kontrolu před filtrováním e-mailu:

1. Zeptejte se sami sebe, jaký by pro tuto zprávu byl nejlepší název / adresář (ať už existující nebo ne).
2. Zkontrolujte, zda tento název již existuje, a pokud ne, vytvořte jej.
3. Zeptejte se sami sebe, zda by toto jméno mělo být samostatnou entitou nebo by mělo být rozděleno do jedné z existujících složek.

Udělejte to pravidelně a vaše doručená pošta bude magicky čistší.

Vezměte si svůj seznam úkolů kdekoli

Řekněte to se mnou, lidi: „Vaše doručená pošta není váš seznam úkolů.“ Vivek Haldar společnosti Google o tom chvíli napsal, a nemohl jsem víc souhlasit. Zde je Haldar:

E-mail je hrozným místem pro seznam úkolů. Opravdu nechápu, jak se dá GTD zaslat e-mailem. E-mail nelze napadnout. Jakmile si ji přečtete a pochopíte, můžete skončit s jasnou akcí, ale vaše doručená pošta není místem, kam ji strčit.

Váš e-mail je o komunikaci, takže ať jde o to. Pro seznamy úkolů existuje spousta fantastických aplikací a já bych vřele doporučil Any.do nebo Wunderlist Wunderlist - nejlepší aplikace seznamu úkolů v iPhone [iOS]Wunderlist je jedním z nejjednodušších způsobů, jak sledovat, co musíte udělat. Má elegantní uživatelské rozhraní, které má smysl. Každý to může vyzvednout a zjistit, jak ... Přečtěte si více .

Odhlásit se z nevyžádané pošty

Nebudete věřit, kolik zpravodajů a dalších nevyžádaných e-mailů ucpává vaši doručenou poštu, a to i přes spamový filtr. A jakmile se začnou vytvářet nepořádky, může se rychle vymknout kontrole. Chcete-li to zastavit ve svých stopách, musíte začít odhlásit a je tu opravdu jednoduchý trik.

Ve svém e-mailovém klientovi stačí hledat slovo „odhlásit se“. Připojuje se na konci každého zpravodaje, takže najednou uvidíte seznam všech hromadných e-mailů v doručené poště. Nyní je otevřete jeden po druhém a odhlásit se. Doporučuji používat Gmail Podokno náhledu když to uděláte, abyste věci urychlili.

K dispozici jsou také doplňky a služby rychle se odhlásit z mailing listů Zrušte svou doručenou poštu: Pomocí těchto nástrojů můžete rychle odhlásit odběr více zpravodajůOdhlášení odběru zpravodajů je více než jen spam. Většina zpravodajů, které zaplňují naši doručenou poštu, neprodává léky ani nenabízí peníze za odměnu - jsou to pravé informační bulletiny od důvěryhodných společností, které jsme si sami předplatili ... Přečtěte si více nebo je spojte do e-mailových přehledů.

Zlatá otázka pro každý e-mail

Tohle je biggie a to mi pomohlo udržet si na vrcholu mého přetížení doručené pošty za poslední rok. Tom Stafford, BBC Future, nabídl jednu zlatou otázku, kterou si můžete položit při otevírání jakékoli zprávy:

"Kdybych neměl tyto informace ve své doručené poště, šel bych je hledat?"

Pokud odpověď zní ne, nenarazte na odpověď ani na smazání, aniž byste ji museli otevřít. Je to tak jednoduché. Ne, nechcete si nechat ujít nic velkého - dělám to už rok a vlastně to funguje. Zde je Staffordovo vysvětlení:

Nikde to není zřetelnější než skupinový e-mail a lavina odpovědí, která vždy nastane. Vraťte se zpět tím, že si připomenete, že na všechny e-maily není třeba odpovídat, že na spoustu otázek se budou - a měly by - řešit ostatní lidé. Zeptejte se sami sebe: „Kdybych neměl tyto informace ve své doručené poště, šel bych je hledat?“ Většina z v době, kdy je odpověď pravděpodobně „ne“, a to je známkou toho, že vaši kontrolu ovládá někdo jiný Pozornost.

Sdílejte své e-mailové hacky

Každý má své vlastní e-mailové hacky pro správu nepořádku a nejlepší způsob, jak se učit, je jejich sdílení. Máme také své vlastní Průvodce Gmailem pro každého Příručka uživatele Power pro GmailTento bezplatný průvodce Gmailem je určen pro ty z vás, kteří již Gmail používají jako e-mailového klienta a chtějí maximálně využít výhod mnoha funkcí produktivity. Přečtěte si více . Pomáhá, stejně jako rada pro profesionální uživatele. Pokud Stafford tento článek nenapsal, stále bych se utopil ve zprávách a jsem mu za to navždy vděčný.

Tak mi řekni, jak to zvládneš přetížení e-mailu 3 tipy, jak řešit přetížení e-mailů v Gmailu [Zobrazit a sdělit]Většina z nás trpí přetížením informacemi. Být ohromen soukromými e-maily nemusí být velkým problémem a ignorování poloviny e-mailů je ve skutečnosti přijatelné do určité míry. V profesionálním životě však ... Přečtěte si více ? Zde nejsou žádné špatné odpovědi, lidi.

Obrazové kredity: Pete, Lars Plougmann