reklama
Dante se mýlil; existuje deset pekelných kruhů, z nichž nejhlubší je vyhrazen pro ty, kteří spáchají ty nejhroznější hříchy e-mailů. E-mail je tady, ale zůstanou někteří hříšníci, kteří to pro nás ostatní zhoršují. Dnes se podívám na některé z nejsmutnějších způsobů, jak mohou lidé zneužívat e-maily a přimět život, aby nás ostatní vysral.
Nemějte obavy, i když jste hříšník, nejste odsouzeni k věčnému utrpení. Přijměte týdenní pokání, abyste napravili chybu svých způsobů a činili pokání ze svého e-mailového hříchu a všem bude odpuštěno.
Čtěte dál a zjistěte, zda jste e-mailový svatý 7 pokynů pro psaní etiket pro psaní e-mailů a příspěvků na fóruNetiquette je zkratka pro síťovou nebo internetovou etiketu. Zahrnuje zvláštní sadu sociálních konvencí nalezených v online interakcích. Zatímco netiquette je velmi podobná dobrému chování nebo etiketě v offline setkání, existují ... Přečtěte si více nebo hříšník.
Odesílání e-mailů příliš mnoha lidem
Odesílání e-mailů je neuvěřitelně levné. Jedna osoba může strávit pět minut psaní e-mailu a odeslat jej tisícům nebo dokonce stovkám tisíců příjemců. Je také v širokém slova smyslu extrémně nákladné přijímat. Pokud to trvá dvě minuty, nebo dokonce jen 30 sekund, než je propuštění, počet lidí-minut, který může jeden e-mail vyhodit, je obrovský. To představuje obrovskou ztrátu produkčního času. I když podniknete kroky k minimalizaci dopadu
nastavení víceúrovňového komunikačního systému Pomocí tohoto třístupňového komunikačního systému odolejte rozptýleníPotřeba neustále zůstat ve spojení je rušivá. Chcete-li spravovat své vztahy a čas, spravujte také způsob komunikace se světem. Vytvořte inteligentní třístupňový plán. Přečtěte si více , stále se s tím musíte vypořádat.
Příliš mnoho organizací má zásady, ve kterých kdokoli, všichni a všichni psi jsou CC ve všech e-mailech. Ne každý potřebuje přijímat každý e-mail. Pokud jste jedním z lidí, kteří dělají tyto zásady, nebo jen vyřizujete každého ze zvyku, když nemusíte, jste hříšník e-mailu.
Nebojte se, ale pokání je jednoduché. Na týden posílejte e-maily pouze lidem, kteří je absolutně potřebují přijímat. Pokud máte pochybnosti, neposílejte e-mail. Pravděpodobně budete překvapeni, jaký má malý dopad na to, jak všechno běží.
Jako bonus, čím více e-mailů odešlete, tím více budete pravděpodobně dostávat, takže pokud čelíte vlastnímu přetížení e-mailů, může to také pomoci.
Nadužívání Odpovědět všem
E-mail je nejlepší, když se používá přesně jako dopis: jedna osoba pošle jiné osobě jednu zprávu a čeká, až na ni odpoví. E-mail také funguje, když jedna osoba odešle jednu zprávu spoustě lidí (pokud tak učiní) Všechno je třeba ji obdržet). I s skvělé funkce, jako jsou podprocesové zprávy 7 důvodů, proč byste měli přestat používat e-mailové klienty pro stolní počítačeJe webový e-mailový klient vhodnější než stolní počítač? Podívali jsme se na různé výhody a nevýhody a našli jsme pro vás odpověď. Přečtěte si více , e-mail prostě není navržen tak, aby správně zpracoval více zpráv.
Problém se u skupinových e-mailů skutečně projeví. Za nejhorší technologický vývoj 20. století je považuji o něco vyšší než jaderná bomba. E-mailové vlákno s odpovědí 15 nebo 20 lidí se může rychle vymknout z rukou pokud lidé nejsou opatrní Nenechte se nad sebou: 5 skupinových e-mailových chování, kterým je třeba se vyhnoutVytváření dobrého e-mailu není snadné a je to umění, které si jen málokdo dokáže zdokonalit. Skupinové e-maily nejsou o nic jednodušší. Tyto tipy by měly pomoci vylepšit vaše zprávy. Přečtěte si více . A pamatujte, že každá odeslaná zpráva je někým dalším upozorněním.
Zatímco první zpráva mohla být relevantní pro všechny v organizaci, je pravděpodobné, že odpovědi nejsou. Pokud váš šéf pošle otázku celému personálu, udělejte své spolupracovníky opravdu potřebuješ vidět odpověď? Při použití tlačítka odpověď vše je jedním z největších hříchů e-mailu, které můžete spáchat.
Pokání je opět docela jednoduché. Po dobu jednoho týdne musíte použít pouze tlačítko odpovědi. Pokud potřebuje odpověď vidět více než jedna osoba, ručně je CC. Tlačítko odpověď vše je zlým pokušením, kterému musíte odolat.
Zasílání e-mailů, když to nepotřebujete
E-mail je někdy nejlepším způsobem, jak někoho oslovit. Někdy tomu tak není. E-mail je bohužel často považován za výchozí. E-mailem, když to nepotřebujete, je další způsob, jak se nechat poslat přímo do e-mailového pekla.
Někdy existují lepší způsoby, jak věci udělat. Pokud Tony sedí před tebou přes místnost, pokud nepotřebuješ vytvořit papírovou stezku, proč s ním nechodit a mluvit s ním? Podobně, pokud bude něco vyžadovat hodně zpět a vpřed, bude setkání osobně nebo telefonicky pravděpodobně mnohem efektivnější. Týdenní e-mailová diskuse může nahradit 30 minut telefonní hovor. Jen se ujistěte nenechte své schůzky proměnit v časové vakuum Vyčerpali jste neefektivní schůzky? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfoviPokud je setkání dobře organizované, není důvod, proč nemůže zvýšit produktivitu, smysl pro účel a morálku. Zde jsou některá pravidla, která je třeba dodržovat při efektivních schůzkách. Přečtěte si více .
Vaše pokání je dělat vše, co můžete, abyste neposlali e-maily po dobu jednoho týdne. Pokud Tony není při stole, když jdete, zanechte ručně psanou poznámku. Pokud Bob chce něco zorganizovat, zavolejte mu a vytloukejte na telefon. Podívejte se, jak změna výchozího nastavení z „odeslat e-mail“ na „poslat e-mail, pokud neexistuje jiná možnost“, ovlivňuje to, jak pracujete. Doručená pošta vám všem děkuje.
Odesílání dlouhých e-mailů
Stejně jako zasílání krátkých e-mailů příliš velkému počtu lidí je hřích, může být odeslání opravdu dlouhých e-mailů pouze jedné osobě. Pokud to, co se snažíte říct, vyžaduje e-mail o délce 2 000 slov, je pravděpodobné, že používáte nesprávný komunikační nástroj. Čím déle je váš e-mail, tím déle trvá, než si druhá osoba přečte, a tím více úsilí vyžaduje odpověď. Dlouhé e-maily mohou opravdu sát!
"Neměl jsem čas napsat krátký e-mail, takže jsem místo toho napsal dlouhý." - Mark „Marky“ Twain
- Harry Guinness (@ HarryGuinness) 28. dubna 2015
Roste pohyb lidí, kteří se zavázali uchovávejte všechny e-maily do pěti vět. Mají pocit, že pokud zprávu nelze stručně sdělit, děláte to špatně. Pokud jste vinni z psaní e-mailů, které hraničí s Tolstoy-esque území, pak je vaším pokáním připojit se k davu pěti vět na týden. Žádný e-mail, který odešlete, bez ohledu na to, jak to vypadá, nemůže běžet déle než pět - nejlépe krátké - věty. Je to dobrý zvyk dostat se do a bude učiní vás produktivnějšími 7 tipů pro efektivitu e-mailu, jak získat více e-mailů hotových, rychlejšíŽivot se točí kolem komunikace a bez ní se doslova nic nedosáhne. E-mail je komunikační nástroj, který má usnadnit váš život. Místo toho, abyste museli psát dopis nebo se někoho pokusit chytit ... Přečtěte si více .
Odpověď na každou zprávu
To je hřích, za který jsem byl nejvíc vinen, a trvalo mi to dlouho, než jsem to dokázal. Když dostanete e-mail, přirozeným impulzem je okamžitá odpověď. Problém je v tom, že vás to může přivést k zbytečným, reaktivním výměnám a lidé očekávají, že budete okamžitě k dispozici k okamžité odpovědi na e-mail. Okamžitá reakce na všechny e-maily je jen malý e-mailový hřích, zatímco naopak, očekávání, že každý okamžitě odpoví, je větší hřích.
Rychlou reakcí na vše, co krmíte zvíře, které je šéfem, který vyžaduje sobotní e-mailové odpovědi ve 4:00. Těmto šéfům nesmíte chodit. Jako pokání za tento hřích, musíte před odpovědí na e-maily strávit týden čekáním alespoň hodinu a odpovídat pouze během pracovní doby. Pokud něco vyžaduje neodkladnou odpověď, musíte použít jiný způsob komunikace.
Jdi nyní v míru
Milovat to nebo nenávidět, e-mail je tady zůstat. Existují však způsoby, jak tuto zkušenost zlepšit pro všechny ostatní. Pokud jste hrozný e-mailový hříšník, činte pokání a implementujte některá z těchto jednoduchých řešení. Lidé vám za to děkují. Pokud jste naproti tomu e-mailem svatým, předejte tento článek všem hříšníkům, které znáte, a šířte dobré slovo.
Existuje nespočet dalších hříchů e-mailu. Co si myslíte, že mi chybělo? A co pokání byste navrhli?
Obrazové kredity: xkcd.org.