Uspořádejte si doručenou poštu Gmail lépe pomocí ActiveInbox

reklama

Denně odesíláme a přijímáme mnoho e-mailů. Mnoho zpráv, které dostáváme, jsou důležité ty, které vyžadují další akci nebo odpověď - ale většina z těchto e-mailů je automatická oznámení a aktualizace z našich sociálních sítí a předplatného. Jak dávat smysl tomuto nepořádku? Jak nám v tom nepořádku neunikne něco opravdu důležitého?

Existuje mnoho způsobů, jak. Můžete například použít naplánovaná připomenutí Nikdy nezapomeňte znovu odpovědět na e-mail pomocí naplánovaných připomenutí Přečtěte si více nezapomenout znovu kontaktovat osobu. Nebo můžete naplánujte e-maily a odpovědi zpoždění v Gmailu Jak naplánovat e-maily a zpoždění odpovědí v Gmailu s Boomerang (400 pozvánek) Přečtěte si více nebo použití Prioritní pošta Gmailu Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn Přečtěte si více snížit nepořádek.

Tento příspěvek se zaměřuje na jeden takový nástroj, který vám pomůže lépe uspořádat vaši doručenou poštu do Gmailu (plně využít výhod štítků Gmailu). ActiveInbox, formálně známý jako GTDInbox a GTDGmail, je praktický doprovod Gmail, který umožňuje správné používání štítků Gmailu, aby vám pomohl lépe uspořádat vaši doručenou poštu.

Krok 1: Instalace a nastavení ActiveInboxu

První věc, kterou budete muset udělat, je instalace nástroje. Je nainstalován jako běžný doplněk prohlížeče a lze jej spouštět v FireFoxu a Google Chrome.

Po instalaci nástroje budete muset vytvořit své první štítky stavu, které vám pomohou převádět e-maily na úkoly. Stavové štítky jsou běžné štítky v Gmailu - můžete je přidat nebo odebrat později podle svých potřeb, jakmile začnete používat ActiveInbox.

Po dokončení se v horní části každého e-mailu zobrazí následující panel úloh:

Hraní s novými typy štítků

V zásadě to, co tento nástroj dělá, je uspořádání vašich stávajících štítků, aby se vaše doručená pošta snadněji spravovala. Můžete to vidět v akci v tomto videu:

Štítky stavu

Pomocí tohoto nástroje budete vyzváni, abyste označili každou zprávu pomocí hlavních tří stavové štítky:

• Akce: Sledujte důležité e-maily až do dokončení úkolů;
• Někdy: Sledujte e-maily, které nevíte, jak se vypořádat, ale máte pocit, že jsou příliš důležité na to, aby byly zcela odstraněny nebo ignorovány;
• Čekání na: Sledujte e-maily, na které chcete odpovědět v nejbližší budoucnosti.

Jakmile vyberete některý ze stavů, bude zpráva sledovatelná prostřednictvím postranního panelu ActiveInboxu.

Toto je klíč k bezpečnému vyprázdnění doručené pošty: přidejte stav e-mailů, které lze použít, archivovat je a pomocí postranního panelu je sledovat, dokud nejsou kompletní.

Nyní můžete rychle načíst seznam zpráv, které například čekají na odpověď, a dokonce je zobrazit v rozbalovací obrazovce:

Odtud můžete také změnit stavový štítek nebo archivovat e-mail jako hotový nebo přeskočený.

Projekty a reference

Zatímco stavové štítky kategorizují e-maily jako úkoly podle toho, jaké akce vyžadují, projekty mají za cíl tematicky uspořádat vaše zprávy. Existující štítky můžete změnit na projekty nebo vytvořit nové:

Účelem referenčních štítků je usnadnit načítání vašich zpráv později, např. R / MeetingNotes, R / Faktury, R / Příjmy.

Procházet e-maily efektivněji

Kromě toho, že vám pomůžeme uspořádat vaši doručenou poštu, nástroj také přidává několik pěkných funkcí, které vám umožní rychlejší nahlédnutí do každé konkrétní e-mailové konverzace:

• Viz ‘předchozí e-maily‘Pro zobrazení psaní / odpovědi
• Procházet příbuzný e-maily v zobrazení konverzace
• Viz ‘Historie kontaktů‘Vyskakovací okno pravým tlačítkem myši na kontakt
• Náhled e-mailů ve složce Doručená pošta a výsledky vyhledávání kliknutím pravým tlačítkem

Preference

Nejlepší věc na nástroji je, že jej můžete použít „tolik, kolik chcete“. Předvolby ActiveInbox skrývající se za odkazem About & Help na postranním panelu umožňují nastavit každý kousek rozsahu funkcí nástroje:

Tipy a triky

Celkově vzato tento nástroj odvádí skvělou práci a pomáhá vám pochopit vaši doručenou poštu v Gmailu (nebo Google Apps). Zde je několik užitečných tipů, jak toho co nejlépe využít (Poznámka: většinu z nich můžete s Gmailem dělat i bez nástroje, ale s ActiveInboxem to vypadá mnohem zábavněji):

• Nekontrolujte svou doručenou poštu vícekrát denně a neodpovídejte na každou novou - je to neefektivní. Lepší nastavení stavových a projektových štítků, aby se vaše doručená pošta tříděla sama o sobě.
• Nikdy nezapomeňte sledovat: nechte své e-maily viset ve složce „Čekání na“, dokud neuslyšíte zpět.
• Nastavte filtry Gmailu pro všechny e-maily „oznámení o službách“ (oznámení na Facebooku, aktualizace Twitter atd.), Aby byly automaticky vloženy do zvláštního štítku a archivovány. Tímto způsobem je můžete číst, kdykoli chcete, ale vaše e-mailové schránky nelogují.

Myslíte si, že vám tento nástroj pomůže uspořádat doručenou poštu? Prosím, podělte se o své myšlenky!