Jak používat aplikaci Outlook pro správu jednoduchých úloh a projektů

reklama

Pokud pracujete na malém projektu, na volné noze nebo ve společnosti s několika zaměstnanci, může vám aplikace Outlook 2016 pomoci řídit své projekty a úkoly bez nutnosti robustního softwaru. Díky jednoduchým úpravám v sekci úkolů můžete snadno nastavit připomenutí a termíny, přiřazovat úkoly a sledovat čas.

Proč používat aplikaci Outlook pro projekty a úkoly?

Pro velké projekty používají projektoví manažeři a větší společnosti profesionální software, například Microsoft Project nebo Basecamp, což jsou některé z nejlepších nástrojů pro správu projektů. Nabízejí rozsáhlé funkce potřebné k organizaci a správě úspěšných projektů.

Pro malé projekty, nezávislé pracovníky nebo týmy jednoho nebo dvou má však aplikace Microsoft Outlook základní funkce potřebné k úspěchu v jakékoli poddimenzované situaci. Zde je několik základních funkcí, které obsahuje:

• Přizpůsobitelná pole úkolů
• Přiřaditelný úkol
• Užitečná připomenutí
• Sledování času
• Aktualizace stavu
• Stanovení priorit a kategorizace
• Funkce exportu

Jak lze tyto funkce aplikace Outlook použít?

Přizpůsobte si pole, které potřebujete

Pole v sekci úkolů můžete snadno přidávat a odebírat. Například ke sledování času můžete přidat skutečnou práci a celkovou práci. Pro sledování stavu můžete přidat procento úplného a vlastního stavu.

Chcete-li vybrat pole, klepněte pravým tlačítkem myši na jeden ze sloupců a vyberte možnost Field Chooser. Poté jednoduše přetáhněte pole do oblasti sloupce.

Snadné přiřazení úkolů

Pokud pracujete s partnerem nebo jedním zaměstnancem, je přiřazení úkolů k sobě jednoduché. Otevřete úlohu a v horní navigaci vyberte Přiřadit úkol. Klikněte na ikonu Na otevřete seznam kontaktů, vyberte nabyvatele a klikněte na ikonu Na v rozbalovacím okně. Tím vložíte svůj kontakt do úkolu a jakmile kliknete Poslat, úkol bude na cestě k nabyvateli.

Můžete také zahrnout pole pro Týmová úloha který obsahuje jednoduché zaškrtnutí a Přiřazen pole na první pohled, jehož odpovědný.

Nastavit připomenutí

Stejně jako u každé aplikace pro úkoly jsou připomenutí nezbytnými nástroji. Microsoft Outlook umožňuje přizpůsobit připomenutí výběrem data, času a konkrétního zvuku, pokud chcete. Volby data jsou ve formátu kalendáře a volby času jsou v 30minutových krocích.

Sledování času

Pro nezávislé pracovníky nebo jiné, kteří účtují klientům každou hodinu, je sledování času nezbytností. V aplikaci Microsoft Outlook můžete použít obojí Skutečná práce a Celkem práce pole nebo jen jedno z nich, v závislosti na vašich konkrétních potřebách. Například můžete použít skutečnou práci pro fakturovatelnou částku a celkovou práci po celou dobu strávenou na úkolu. Obě pole zaznamenávají čas v desetinných hodinách.

Aktualizujte stavy

Aplikace Microsoft Outlook obsahuje procento dokončených i stavových polí, aby byly vaše projekty a úkoly na dosah. Stejně jako u sledování času, můžete použít oba nebo jen jeden, v závislosti na vašich preferencích.

Výhodou jejich společného použití je to, že pokud označíte úkol jako 100% dokončený, například se automaticky zobrazí stavové pole Dokončeno a úkol bude poškrábán.

Stavové pole také obsahuje volby pro Probíhá, Čekání na někoho jiného a Odložené, z nichž každá může být velmi užitečná pro udržení se na trati.

Použijte prioritizaci a kategorizaci

Použití pole priority je dalším skvělým nástrojem pro prohlížení vaše nejdůležitější položky Systém 3-Strike: Jak upřednostnit seznam úkolůNedochází vám seznam úkolů? Problémem nemusí být vaše produktivita, mohou to být jen vaše priority. Naučme se, jak upřednostnit seznam úkolů a udělat věci. Přečtěte si více na první pohled. U položek s vysokou prioritou se zobrazí červený vykřičník a u položek s nízkou prioritou se zobrazí modrá šipka dolů. Můžete také přidat Vlastní priorita pole v případě potřeby.

Funkce kategorie v aplikaci Microsoft Outlook je také užitečná pro zjištění konkrétních typů úkolů na první pohled. Ve výchozím nastavení jsou kategorie pojmenovány podle své barvy, ale je užitečné je změnit na významnější názvy. Například můžete použít zelenou kategorii pro všechny finanční úkoly a pojmenovat ji jako takovou. Můžete si vytvořit vlastní kategorie a také vybrat barvu.

Exportujte svá data

Pokud chcete exportovat své úkoly do tabulky, je to jednoduchý proces Jak exportovat kontakty Outlook kamkoliPotřebujete exportovat kontakty aplikace Outlook a nejste si jisti, kde začít? Ukážeme vám, jak exportovat z aplikace Outlook a importovat do cíle. Přečtěte si více . Chcete-li začít, vyberte Soubor > Otevřít a exportovat > Import Export. Když se otevře další okno, vyberte Export do souboru v seznamu možností. Poté si můžete vybrat ze dvou typů souborů; Hodnoty oddělené čárkami (.csv) nebo Datový soubor aplikace Outlook (.pst).

Volba Hodnoty oddělené čárkami je běžně používanou volbou. Umožňuje mapovat pole pro čistý přechod a soubor lze nahrát nebo importovat do databází a tabulek. Pokud chcete vytvořit jednoduchou zálohu vašich úkolů aplikace Outlook, můžete vybrat datový soubor aplikace Outlook.

V dalším kroku vyberte Úkoly ze seznamu možností a klikněte na další. V případě potřeby pak můžete upravit název a umístění souboru. Poté dokončíte export. Můžete kliknout na ikonu Namapujte vlastní pole tlačítko nejprve, pokud je to potřeba, které vám umožní změnit pole v souboru; tento krok je volitelný. Klikněte na Dokončit a budete vyzváni k zadání časového období pro úkoly, které mají být exportovány.

Další užitečné funkce

Pro snadné použití nabízejí úkoly v aplikaci Microsoft Outlook další pohodlné a užitečné funkce, které vám pomohou s vašimi projekty a úkoly.

• Seřadit podle libovolného sloupce.
• Přetažením můžete změnit uspořádání sloupců.
• Jedním kliknutím odešlete zprávu o stavu pro jednotlivou úlohu.
• V části Podrobnosti úkolu naleznete hodiny, fakturační údaje a společnost.
• Filtrujte všechny úkoly podle klíčového slova, stavu nebo času.

Je k dispozici synchronizace mobilních aplikací?

Mobilní aplikace Microsoft Outlook v současné době neobsahuje funkci úkolu. Pokud však potřebujete synchronizovat úkoly aplikace Outlook na cestách, naštěstí existují aplikace, které se můžete připojit pro Android nebo iOS.

• Pamatujte na mléko (verze Pro), Android a iOS, 39,99 $ ročně
• Úkoly a poznámky pro MS Exchange (vyžaduje směnný účet), Android, $4.99
• SymTasks - synchronizace úloh aplikace Outlook, Android [již není k dispozici]
• TaskTask pro Microsoft Outlook a Google Tasks, iOS, $4.99
• Úkoly Todo Exchange (vyžaduje směnný účet), iOS [již není k dispozici]

Pro další mobilní možnosti, které pracují s aplikace pro správu projektů pro Mac 5 Snadno použitelné nástroje pro správu projektů pro MacHledáte správu projektů na počítači Mac? Zde jsou nejjednodušší aplikace pro správu projektů v systému MacOS pro jakékoli úlohy velikosti. Přečtěte si více , podívejte se na tyto nástroje:

Vyzkoušeli jste úkoly aplikace Outlook pro malé projekty?

Použití funkce úkolu aplikace Microsoft Outlook nefunguje pro všechny ani pro každý projekt. Pokud však již používáte aplikaci Microsoft Outlook a potřebujete pouze jednoduchý nástroj, funguje to dobře.

Pro více informací, podívejte se některé málo známé funkce aplikace Outlook 10 skrytých funkcí aplikace Microsoft Outlook, které se používají zřídkaMicrosoft Outlook má spoustu funkcí. Použijte tyto méně známé funkce aplikace Outlook a vylepšete pracovní postup e-mailu Přečtěte si více . A pokud hledáte specializovaný nástroj pro správu úloh, tyto aplikace pro seznam úkolů napříč platformami 8 Seznam úkolů, které se synchronizují na všech vašich zařízeníchVyberte si jednu z těchto vynikajících úkolů, pokud chcete synchronizovat své úkoly a kontrolní seznamy na všech svých zařízeních. Přečtěte si více určitě pomůže i monday.com pro projekty s týmovou spoluprací Jak monday.com může dobít spolupráci vašeho týmumonday.com nabízí výkonné nástroje pro spolupráci a organizaci vašeho týmu. Zde je důvod, proč byste to měli vyzkoušet. Přečtěte si více .