Jak zajistit, aby váš e-mailový podpis nedával špatný dojem

reklama

Rozloučit se je tak těžké, že? Je to nepříjemné a někdy je to nepříjemné. V takových situacích nemusí existovat žádné pokyny, ale alespoň můžeme nabídnout několik pokynů, jak se rozloučit v e-mailu, aniž byste se cítili trapně.

An e-mailový podpis Můžete také těžit z moci e-mailových podpisůPodpis vám řekne něco o osobnosti. Stejně jako dva lidé stěží píší, podepisují se také jinak. Tak vznikla „věda“ Grafologie. Ale digitální věk a e-mail ... Přečtěte si více je pro všechny záměry a účely vaše „sbohem“. Není to, jestli někoho obejmete, nebo jim podáte handshake. Není to, zda jim dáte pouze své jméno, nebo jim předáte vizitku se všemi kontaktními údaji. Takto uděláte dojem. Nebo ne.

V tomto článku se budu podělit o pět nejdůležitějších lekcí, které jsem se naučil za pár desetiletí, které jsem komunikoval s lidmi na internetu. Je zajímavé, že dilemata spojená s e-mailovými podpisy existují již od těch prvních e-mailů zprávy byly v 60. letech zasílány přes BitNet a FidoNet nebo dokonce poštovní systém CTSS MIT. odbočit.

E-mail byl s námi velmi dlouho. Jak to tedy dokážete? Jak se odhlásíte, aniž byste vypadali jako snob, ale také poskytujete dostatek informací, aby lidé věděli, kdo a co jste? Začněme. Než skončíme, budete mít docela dobrý nápad, co chcete dělat se svým vlastním e-mailovým podpisem.

Co má e-mailový podpis dělat

V dnešní době, v procesu zasílání e-mailů lidem, mám 3 různé „úrovně“ e-mailového podpisu. Proč? Existují tři úrovně vztahů, které pokrývají - vše od krátké poznámky po přítele, až po formální obchodní e-mailovou zprávu společnosti. Tři varianty jsou opravdu vše, co potřebujete, a jejich účelem by mělo být následující:

1. Rychlý úsměv - Tato verze podpisu odesílá rychlé e-maily přátelům nebo kolegům, kterým neustále posíláte e-maily, několikrát denně.

2. Úsměv a podání ruky - Tato verze podpisu předává delší e-maily pracovním kolegům, kde váš e-mail musí být jen trochu formálnější.

3. Firma Handshake a vizitka - To je pro případy, kdy potřebujete napsat formální e-mailovou zprávu týkající se podnikání a uvést svůj název a všechny vaše kontaktní údaje.

Pro každý z těchto typů e-mailových podpisů existují nepsaná pravidla. Rozbijte je a nebude to konec světa. Pokud však chcete udělat obzvláště dobrý dojem, měli byste vzít v úvahu některé z těchto tipů pro každý typ e-mailu, který odešlete.

Podpis Quick Smile

Nepotřebujete vždy e-mailový podpis. Alespoň nepotřebujete formální. Je to jako když chodíte po chodbě u kolegy. Vidíte je několikrát denně. Účastníte se stejných schůzek. Opravdu je potřebujete pozdravit na chodbě potřesením rukou? Ne; většinou je to rychlý „hej Fred“ a úsměv, pokud vůbec něco. Když kolegovi rychle posíláte e-mail s žádostí o radu nebo tip, nemusíte vůbec potřebovat podpis. Pokud máte pocit, že je třeba se odhlásit, můžete použít můj přístup, jen vaše jméno s pomlčkou. Není třeba květinových nabídek nebo propracovaných titulů. Ten člověk ví, kdo jste, co jste a cokoli mimo vaše jméno by bylo trapné. Považujte to za základní rozhovor s vodním chladičem, který obvykle jen končíte něčím, jako je „v pořádku, chytíme vás později!“ a rychlá vlna. Nic víc není potřeba.

Úsměv a podání ruky

Druhým typem podpisu je jakýsi hybrid mezi formálním a neformálním. Tohle je těžké se napravit. Mohou to být kolegové, kterým chcete poslat e-mail s poloformálními obchodními žádostmi, ale nechcete, aby si mysleli, že se s nimi setkáváte jako přísně. Musí si uvědomit důležitost e-mailu, ale nechcete, aby se zajímali, zda jste stále přátelé. Zde přichází do hry velmi jemný podpis. Obvykle jsou zmenšeny a téměř neviditelné v zápatí samotného e-mailu. Jedním z nejlepších přístupů k tomu je podpis, který nazývám „jednostranný“.

V této verzi jsou všechny informace rozděleny na „|“ charakter. Může to být stejně jednoduché jako adresa nebo e-mail, telefonní čísla, čísla buněk nebo cokoli jiného. Mělo by být stručné, mělo by obsahovat jen trochu nezbytných informací, a to je vše. Dokonce jsem viděl, jak někteří lidé dělají tento podpis písmo, které je slabší než zbytek e-mailu - možná šedě. Dalším přístupem, který jsem si všiml, je velmi krátká dvouřadá loď. Jde v podstatě o jméno a jednu formu kontaktu, kterým může být jediné telefonní číslo nebo e-mailová adresa.
Je zřejmé, že je to pro příjemce, kteří již vědí, kdo jste, s jakou společností pracujete a právě jim posíláte jeden z mnoha korespondentských e-mailů. Poskytuje „pocit“ přátelského e-mailu, ale pokud vás dotyčná osoba potřebuje kontaktovat a nemusí si vaše číslo ponechat jejich Rolodex (lidé je stále používají ???), pak jsou vaše kontaktní informace na konci e-mailu, přímo uvnitř dosáhnout.

Formální Handshake

Samozřejmě jsou situace, kdy někomu posíláte e-mail mimo společnost, nebo možná ano e-mailem někomu uvnitř společnosti o něčem oficiálním, co vyžaduje konverzaci formální. Je to jako na sobě formální oblečení, když se účastníte slavnostního předávání cen svým kolegům. Než se zabývám tím, co byste v těchto případech měli udělat, je více vzdělávací, než co dělat. Ano, měli byste uvést kontaktní informace, jako je název vaší společnosti, web a e-mailová adresa, ale nemusíte je přehánět. Existuje skutečně potřeba poskytnout čtyři různá telefonní čísla, včetně faxu?

Ne, poskytněte dostatek kontaktních informací, aby vás bylo možné kontaktovat několika způsoby - e-mailem, telefonem nebo možná i přes web - ale nenechte se unést. Pokud uvedete seznam telefonních čísel, bude to vypadat, že jste tak mobilní, že jste nikdy ve své kanceláři a příliš obtížné je kontaktovat.

Další běžná chyba se objevuje jako self-promotér. Lidé, jako je tento, přetěžují své e-mailové podpisy svými účty v sociálních sítích do bodu, kdy je podpis delší než 10 řádků a je vyplněn převážně samoobsluhou.

Dalším způsobem, jak vyvolat hrozný dojem, je použít ve své e-mailové adrese nejrůznější funky barvy a písma. Je těžké něco takového vytáhnout, protože barvy se musí shodovat a písma musí vypadat správně. Bohužel mnoho lidí nemá ponětí, jak správně sladit barvy, a jejich e-mailový podpis skončí jako něco z továrny Willy Wonky.

Tento druh klaunského podpisu je neprofesionální a kdokoli, komu jej pošlete, si bude myslet, že nemáte ponětí, co děláte, bez ohledu na to, v jakém oboru jste. Vyhněte se tak extravagantním barvám. Nech to být jednoduché.

Co můžete udělat správně

Jak tedy vypadá dobrý formální e-mailový podpis, pokud chcete udělat dobrý dojem? Jděte k požadovaným základním informacím, udržujte formátování a styl jednoduchý a nepřekračujte je informacemi.

Zde je jeden příklad. Tento obsahuje 4 řádky - jméno, společnost, telefonní číslo a e-mailovou adresu. A je to.

Tato osoba použila pouze prostý text a její udržení pouze na čtyřech řádcích způsobuje, že se jedná o prima a profesionální.

S vlastní adresou jdu trochu dále v udržování skromného podpisu pomocí kurzívy a vyblednutí na tmavě šedou. Udržování stínování světlejšího než samotný text e-mailu oznamuje příjemci, že své vlastní informace považujete za sekundární vůči samotné zprávě. Je to jemný náznak pokory.

Tituly by se také měly používat, pouze pokud jsou relevantní pro danou konverzaci. Ve většině korespondence související s mým vlastním webem musí lidé vědět, že jsem vlastníkem webu, takže název je důležitý. Pro rychlý kontakt je zahrnuto pouze dost informací - e-mail a telefonní číslo, to je vše.

Dalším příkladem je podpis, který používám pro interní i externí korespondenci od MakeUseOf.

Zde jsem vlastně waffled mezi použitím názvu, nebo ne. To je obvykle důležité pouze v externí e-mailové komunikaci a okrajově důležité v některých interních komunikacích. Začal jsem používat dvě verze - jednu pro externí a druhou pro vnitřní - ale už mě unavilo ruční přepínání mezi těmito dvěma, které jsem se rozhodl držet té výše. S rizikem, že se stane důležitým, zůstává vybledlý a sekundární. Využívá také „|“ výše uvedená postava, malý barevný odstín, díky kterému vynikne název webu, a rozhodl jsem se být odvážný a přidat pátý řádek nabídky.

Přicházím s perfektní e-mailový podpis 6 tipů, jak získat více z podpisů v Gmailu Přečtěte si více to představuje, kdo jste, co děláte a jak kontaktovat, můžete si udělat pokus a omyl, ale jakmile to dostanete je dobré vědět, že v každé e-mailové korespondenci, kterou odešlete, vystrčíte maximum ven.

Jaké jsou vaše tipy lepší e-mailový podpis 5 způsobů, jak vytvořit vlastní více podpisů v GMail Přečtěte si více ? Co se vám líbí nebo nelíbí na jiných podpisech, které jste viděli? Sdílejte své myšlenky v sekci komentářů níže!

Obrázek Kredit: Obchodní pár přes Shutterstock