5 kritických nástrojů, které potřebujete pro produktivnější virtuální kancelář

reklama

Virtuální kancelář je mobilní kancelář, která se nachází ve vašem počítači nebo v cloudu. Pokud vás vaše práce nespojí s konkrétním místem, můžete nastavit své nástroje tak, aby fungovaly odkudkoli na světě. Pro stále více lidí se práce na dálku stává realistickou a náročnou alternativou k dojíždění do práce v tradiční kanceláři.

I když to nabízí neuvěřitelné množství svobody, práce virtuálně a možná i na cestách vyžaduje také velkou disciplínu a vynikající organizační schopnosti. Pracuji a cestuji déle než rok, a proto vám mohu říct něco o dvou o práci z „virtuální kanceláře“.

E-mailová komunikace

Efektivní komunikace je klíčem k produktivitě. E-mail zůstává základním nástrojem virtuální kanceláře pro profesionální komunikaci a nevypadá to, že bude brzy nahrazen. Váš e-mailový klient by měl být nastaven tak, aby automaticky filtroval vaši poštu, a mělo by vám usnadnit označování a třídit e-maily a měli byste mít přístup ke své poště online pro případ, že by se vám něco stalo počítač.

Pro mě, Google Mail s některými vlastními nastaveními a několika povolenými funkcemi Google Labs splňuje všechny tyto požadavky. Napsali jsme o nich nespočet článků GMail na MakeUseOf.

Doporučuji také přečíst si následující články:

• • Jak převést Gmail na víceúčelový stroj (část 1) Jak převést Gmail na víceúčelový stroj (část 1) Přečtěte si více

• 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech Přečtěte si více

Organizace a plánování

Žádná virtuální kancelář není dokončena bez kalendáře, který by vám připomněl termíny, události a schůzky. Díky jeho bezproblémové integraci s GMail používám Kalendář Google.

Následující články ukazují, jak můžete co nejlépe využít Kalendář Google:

• 10 skvělých funkcí kalendáře Google, které byste měli vyzkoušet 10 skvělých funkcí kalendáře Google, které byste měli vyzkoušet Přečtěte si více
• 5 užitečných skriptů Greasemonkey pro vylepšení Kalendáře Google 5 užitečných skriptů Greasemonkey pro vylepšení Kalendáře Google Přečtěte si více

Pokud potřebujete více pomoci, než vám může poskytnout jednoduchý kalendář, zvažte nastavení vlastního virtuálního asistentského systému. Vynikajícím řešením pro správu faktur, podrobností o cestování a další je Pageonce. Dalším skvělým nástrojem pro organizování je Pamatujte na mléko, nástroj pro správu seznamů, úkolů a připomenutí online nebo kdekoli, například v programu GMail.

• 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s pamětí The Milk 8 snadných způsobů, jak spravovat úkoly s pamětí The Milk Přečtěte si více
• 5 chytrých způsobů použití Nezapomeňte na seznamy a značky mléka 5 chytrých způsobů použití Nezapomeňte na seznamy a značky mléka Přečtěte si více

Přímá komunikace

Je důležité se spojit s lidmi. Přímá komunikace prostřednictvím chatu, hlasu, telefonu nebo videohovoru také pomáhá předávat informace efektivněji než prostřednictvím e-mailu. V každém případě budete muset komunikovat přímo s kolegy nebo zákazníky.

Skype pokrývá celou šířku pásma přímé komunikace. Můžete jej použít pro rychlé zprávy, hlasový chat nebo videochat a volání na telefonní číslo.

Tipy a triky najdete v následujících článcích Skype :

• 5 jednoduchých způsobů, jak opravit nízkou kvalitu zvuku na Skype (nebo jiných službách VoIP) 5 jednoduchých způsobů, jak opravit nízkou kvalitu zvuku na Skype Přečtěte si více
• Jak řešit problémy, když Skype nemá video [Windows] Video Skype nefunguje? Jak testovat a řešit problémy s fotoaparátemJe to frustrující, když video z Skype nefunguje. Tento kontrolní seznam použijte k vyřešení běžných problémů s streamem videa Skype. Přečtěte si více
• Jak používat Skype k nahrávání hovorů nebo vedení rozhovorů s HotRecorderem (Windows) Jak používat Skype pro nahrávání hovorů nebo vedení rozhovorů s HotRecorderem (Windows) Přečtěte si více

Jako alternativu k Skype můžete také zvážit Google Talk nebo ooVoo.

Online ukládání a sdílení souborů

Pokud vaše kancelář není pouze virtuální, ale také v cloudu, potřebujete spolehlivý nástroj pro ukládání souborů online. Možná budete také potřebovat nástroj pro výměnu nebo spolupráci na dokumentech se svými partnery. Dropbox to všechno a další.

Podívejte se, co vám doporučujeme Dropbox:

• 2 nástroje pro rychlejší a snadnější sdílení souborů na Dropboxu 2 nástroje pro rychlejší a snadnější sdílení souborů na DropboxuJedním z hráčů ve hře pro sdílení souborů je Dropbox. Tato oblíbená služba zálohování a synchronizace souborů umožňuje uživatelům snadno sdílet soubory prostřednictvím „veřejné složky“. Díky této funkci je sdílení souborů ... Přečtěte si více
• 3 další způsoby, jak spravovat soubory Dropbox, o kterých možná nevíte 3 další způsoby, jak spravovat soubory Dropbox, o kterých možná nevíteNaše oblíbená služba sdílení souborů, Dropbox, velkoryse poskytuje až 2 koncerty souborového prostoru zdarma. Pro mnoho uživatelů by to mohlo stačit, ale nyní, když se Dropbox stává synchronizací centrálního cloudu ... Přečtěte si více
• Jak obnovit ztracené soubory v Dropboxu Jak obnovit ztracené soubory v DropboxuCo se stane, když omylem smažete soubor v Dropboxu? Po synchronizaci změn bude navždy pryč? Ano, soubor zmizí, ale zatím nebude úplně pryč. Takže je... Přečtěte si více
• Jak vytvořit přímé odkazy na obsah Dropbox a automatizovat proces Jak vytvořit přímé odkazy na obsah Dropbox a automatizovat procesJedním z nejlepších využití Dropboxu je sdílení souborů. S účtem Dropbox můžete pomocí veřejné složky sdílet soubory s ostatními. V tomto článku vám ukážu rychlé a ... Přečtěte si více
• Jak šifrovat data Dropboxu pomocí ENCFS [Linux] Jak šifrovat data Dropboxu pomocí ENCFS [Linux]Dropbox je pravděpodobně jedním z nejlepších online nástrojů pro synchronizaci souborů. Pokud však v poslední době procházíte technické zprávy, uvidíte, že Dropbox má problémy s ochranou soukromí až pozdě. Proto šifrování ... Přečtěte si více

Hardware

Nakonec mi dovolte krátce zmínit hardware, který se hodí. Samozřejmě potřebujete počítač a případně mobilní telefon. Výběr zařízení bude do značné míry záviset na osobních preferencích, nebo se možná budete zcela spolehnout na veřejné počítače. V každém případě byste měli zvážit dva kusy příslušenství:

• Zálohování a přenos souborů
  Pro data, která nemůžete nebo nechcete ukládat online, získejte SD kartu nebo USB flash disk s dostatečnou úložnou kapacitou. Na tato zařízení můžete také nainstalovat mobilní aplikace pro případ, že se budete spoléhat na veřejné počítače.
• Sluchátka a / nebo sluchátka
  Když pracujete na rušném a hlučném veřejném místě, dobrá sluchátka mohou být rozhodující pro vaše zaměření a zdravý rozum. Pokud občas potřebujete volat prostřednictvím svého počítače, nezapomeňte získat multifunkční sluchátka, která se také zdvojnásobí jako náhlavní souprava.

Závěr

Virtuální kancelář je vysoce individuální nastavení počítačového hardwaru, stolního softwaru a online služeb. Stejně jako v tradiční kanceláři i virtuální kancelářské nástroje, které vyberete, do značné míry závisí na vašich osobních požadavcích a preferencích. Organizaci můžete udržovat jednoduchou a efektivní, ale nikdy nezapomeňte chránit svá data a nábožensky zálohovat.

Jaké aplikace a hardware používáte ve své virtuální kanceláři?

Obrazové kredity: EDHAR