7 tipů pro lepší správu seznamu úkolů

reklama

Bylo by fantastické, kdyby si udržel seznam úkolů bylo tajemství toho, že jste celou svou práci provedli včas. To však není pravda - k tomu je zapotřebí dobře udržovaný a rozumně sestavený seznam úkolů požadovaný účinek na váš pracovní postup Přestaňte organizovat, začněte pracovat: 3 jednoduché úkoly, které urychlí váš pracovní postupJste milovník seznamu? Přestaňte používat svůj seznam úkolů jako další omluvu pro odkládání. Přepněte na minimální systém správy úkolů a zaměřte se na to, aby se věci staly. Přečtěte si více .

Naštěstí není příliš těžké zajistit, aby váš seznam úkolů dokázal snížit hořčici. Stačí jen trochu dopředu, je to pevná představa o tom, čeho chcete dosáhnout, a flexibilita při používání dobrých nápadů, které vymyslel někdo jiný.

Uveďte následující tipy do praxe a podíváte se na seznam úkolů, který skutečně změní způsob práce.

1. Zvažte, kdy si vytvořit svůj seznam

Může to znít jako triviální záležitost, ale načasování, kdy dáte svůj seznam úkolů dohromady, může mít velký dopad na jeho konečný úspěch. Existuje více než jedna strategie úspěchu - ale obecně to není dobrý nápad

házet dohromady seznam v den Jak vytvořit více volného času hraním plánuNení nic užitečnějšího než splnění úkolu, který je podle vašeho plánu v předstihu. Proč tedy trváte na potrestání sebe sama za splnění úkolů, než aby jste si dávali spravedlivou odměnu? Přečtěte si více .

Místo toho si nějakou dobu v noci před plánováním naplánujte zítra. Bez stresu, který začíná nový pracovní den, je snazší vytvořit seznam akcí, který zahrnuje vše, co je třeba dokončit. Možná by stálo za to zvyknout si vytvořit svůj seznam úkolů na další den na konci dne.

2. Vyberte mezi perem a papírem nebo digitálním řešením

Dnes se často předpokládá, že mobilní aplikace dokáže dělat téměř cokoli, na co jsme kdysi obrátili pero a papír. I když je pravda, že digitální věk přinesl několik zásadních vylepšení způsobu, jakým pracujeme, je chybou vždy předpokládat, že je to lepší volba.

Pro některé lidi má seznam úkolů větší váhu, když je uveden v a vysoce kvalitní papírový zápisník 3 papírové notebooky, které stojí za toHodně píšeme o high-tech způsobech, jak sledovat věci a řídit váš život. Ale někdy je obyčejný starý notebook to nejlepší, co můžete použít. Přečtěte si více spíše než být složen z těch a nul. V každém případě stojí za vyzkoušení jak fyzických, tak digitálních metod, abyste zjistili, zda některý proces nabízí nějaký jedinečný pohled na vaše vlastní pracovní návyky.

Výhodou cloudové online všudypřítomnosti aplikace jsou výhody a oproti papírové kopii existují kontrastní výhody. Není moudré předpokládat, že moderní verze vám pomůže udělat více 5 důvodů, proč vaše aplikace dělá, je méně produktivníVzdáváš se svých seznamů úkolů? Váš problém není vaše ambice nebo aplikace pro plánování úloh, kterou používáte. Problém je v tom, jak používáte seznam úkolů obecně. Přečtěte si více - ve skutečnosti neexistuje žádná náhrada za vyzkoušení nových přírůstků do vašeho pracovního postupu a posouzení, zda nabízejí či nevylepšují hlavní vylepšení.

3. Pokud se chystáte digitální, vyberte si hodný nástroj

Mnoho uživatelů se rozhodne pro digitální metodu, a to i po vyzkoušení papírového seznamu úkolů. Samozřejmě existuje tuct aplikací a služeb, které plní tento druh funkcí, a výběr správné volby může být poměrně obtížný.

První úvaha, kterou musíte učinit, z jaké zařízení chcete získat přístup k vašemu seznamu. Pokud je odpovědí několik různých zařízení, je nejlepší pracovat se systémem založeným na účtu, jako je Evernote, kde se můžete přihlásit a zobrazit své poznámky na vše od smartphonu po domácí počítač 8 Efektivní aplikace Evernote pro bezbolestnou produktivituVylepšete si psaní poznámek Evernote pomocí základních aplikací a doplňků. Těchto osm tipů integruje Evernote hladce s jejich webovými aplikacemi. Přečtěte si více .

Existuje však spousta dalších možností. Pokud jste již hluboko do ekosystému Windows, mohlo by se vyplatit využít úzké vazby, které má OneNote k OS 6 tipů na používání OneNote jako seznamu úkolůVyužíváte svůj seznam úkolů OneNote co nejlépe? Použijte naše tipy pro lepší kontrolní seznamy OneNote. Přečtěte si více .

OneNote i Evernote jsou poměrně složité části softwaru a možná budete chtít něco lehčího, aby se zabránilo tomu, že se váš seznam úkolů nestane nezvládnutelným. Naštěstí existují spousta mobilních aplikací 8 nejlepších aplikací pro správu seznamů úkolů v systému AndroidNezkoušejte žonglovat s desítkami úkolů ve vaší hlavě. Tyto úžasné aplikace pro správu úkolů pro Android vám pomohou efektivně sledovat seznam úkolů. Přečtěte si více Díky tomu bude údržba a doplnění seznamu úkolů hračkou.

4. Udržujte segmenty

Čím déle je seznam úkolů, tím méně efektivní je. Pokud váš seznam obsahuje velké množství úkolů, rychle se bude cítit spíše jako jedna nepřekonatelná výzva - a to v první řadě překonává smysl jejich sestavení.

Místo toho, abyste svůj seznam úkolů vymkli z ruky, rozdělte jej na snadno proveditelné úkoly. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je třídění podle oblastí - například škola, práce a domov. Možná však zjistíte, že je praktičtější rozlišovat úkoly s různou úrovní priority.

To je jasné které úkoly si zaslouží přednost 10 způsobů, jak se vykopat z nevyřízených backlogůPocit utonutí v seznamu nikdy nekončících úkolů je strach společný pro nás všechny. Léčba je k dispozici. Zde je deset způsobů, jak se vrátit zpět. Přečtěte si více je skvělý krok k transformaci seznamu úkolů na plán úkolů. Pracujete-li takto, získáte přehled o všem na vašem talíři, který vám může pomoci založit přesně kolik toho můžete za den, týden nebo měsíc udělat - a to je něco, co potřebujete vědět můžeš ještě produktivnější 3 typy seznamů, které vám skutečně pomohou být produktivnějšíSeznamy úkolů jsou dokonalou zbraní produktivity. Tyto seznamy úkolů vám mohou poskytnout veškerou sílu, kterou potřebujete k tomu, abyste věci udělali. Přečtěte si více .

Pokud si nejste jisti, na čem pracovat nebo v jakém pořadí, zvažte posouzení jednotlivých projektů. Uveďte požadované výstupy, fáze nebo produkty (vaše komponenty) a rozdělte je na samostatné úkoly a dílčí úkoly, které pak můžete - jeden po druhém - přenést do svého seznamu úkolů. Chcete-li připravit tento počáteční přehled, Struktura členění práce Jak organizovat jakýkoli projekt se strukturou členění práceCesta tisíc kilometrů začíná jediným krokem. Každý složitý projekt se skládá z více komponent. Struktura rozpisu práce vám pomůže identifikovat všechny kroky a uspořádat je. Přečtěte si více je dobré začít.

Až budete mít přehled o všech svých úkolech, bude jednodušší řešit skličující projekt krok za krokem a odhadnout, jak dlouho bude každý úkol - a tím i dokončení celého projektu - trvat.

5. Načasování je všechno

Seznam úkolů je skvělý způsob, jak udržet všechny své úkoly na jednom místě, ale pokud nemáte představu o tom, jak dlouho budou tyto úkoly trvat, nemusí to být tak užitečné. Budete jen moci přesně odhadnout, jak dlouho konkrétní práce trvá, než to udělá, takže tato čísla mohou být přibližná - ale jsou stále velmi důležitá.

Ať už plánujete seznam úkolů každý den nebo každý měsíc, je rozhodující, abyste věnovali čas. Pokud na seznamu není dostatek času na to, aby se vše dalo do seznamu, musí některé úkoly spadnout na vedlejší kolej - což se může rychle stát skutečným problémem.

Chcete-li tento problém napravit, zvažte pomocí Kalendáře Google jako základu pro váš seznam úkolů Připomenutí učiní z Kalendáře Google neuvěřitelný seznam úkolůUdržujete seznam úkolů a samostatný kalendář? Zavádí tření, protože úkoly a plánování jsou vzájemně závislé. Google to nyní vyřešil zavedením připomenutí do Kalendáře Google v systému Android. Přečtěte si více . Její nedávno zavedená funkce připomenutí pomáhá předvádět úkoly se smyslem načasování a zajišťuje, aby byly provedeny před datem splatnosti.

Kalendář Google umožňuje celý proces co nejhladší, protože si budete moci nastavit připomenutí hlasem nebo ručně - a vždy vás vyzve, abyste k jednotlivým úkolům přiložili čas. Je někdy obtížné zavázat se spíše k plánování, než k úkolům, ale dlouhodobě to přináší výhody.

6. Zaškrtněte políčko Dokončené úkoly

Posledním krokem každého dokončeného úkolu je jeho kontrola - ale je to něco, co nám často chybí. Nekontrolované úkoly, o kterých víme, že jsou dokončeny, váš seznam rychle zkomplikují, takže je okamžitě méně zřejmé, co zbývá, aby se s ním mohlo pracovat, takže se z toho může rychle stát problém.

Tento proces má však také psychologický aspekt. Myšlenka seznamu úkolů spočívá v tom, že si vždy poradí s vašimi největšími prioritami. Pokud se vám daří dokončit úkoly, ale nezaznamenáte si tato malá vítězství, nezískáte plně výhody svého seznamu.

Vychutnejte si skutečnost, že odškrtáváte dobře odvedenou práci. Součástí myšlenky seznamu úkolů je rozvrhnout vše, co je třeba zvládnout - ale je to také metoda sledování všeho, čeho dosáhnete. Když jsi bojovat o motivaci Jak znovu získat kreativní motivaci poté, co jste vyhořelaSpisovatelé nejsou jediní, kdo trpí „tvůrčím blokem“. Co můžete udělat, abyste oživili svůj kreativní oheň? Zde je pět jednoduchých věcí, které můžete vyzkoušet. Přečtěte si více , nezapomeňte, že jste již zaškrtli spoustu úkolů.

7. Učte se od technik, které ostatní úspěšně použili

Je skvělé vytvořit si vlastní metodologii seznamu úkolů, což je strategie, která se perfektně hodí do vašeho pracovního postupu. S vyzkoušením již existujících strategií a jejich použitím jako základu však není nic špatného.

Podívejte se na systém jako Osobní Kanban. Je to celkem jednoduché, pouze se dvěma skutečnými „pravidly“ - ale můžete si založit tento základ a přizpůsobit jej, dokud nebudete s výsledky spokojeni. Vezměme si dva principy, na kterých je Kanban postaven:

• Vizualizace: Je důležité mít vždy přehled o tom, na čem pracujete, co bude dál a co jste již dokončili.
• Snížení rozpracovanosti: Kanban stanoví, že byste měli omezit počet probíhajících úkolů, které se pokusíte v daném okamžiku zpracovat.

To je solidní začátek a něco, co lze snadno upravit. Navíc najdete online spoustu skutečných případových studií Kanban, které můžete použít jako vodítko pro své vlastní použití. Kromě toho existuje spousta dalších strategií - vezměte na vědomí někoho jiného jak zlepšují svou práci Můj nejlepší trik produktivity: Jak Gina Trapani získá věci hotovéGina Trapani má jeden nejlepší trik poductivity, aby se věci dařilo i v náročném dni. Zde je, co to je. Přečtěte si více a uvidíte, jak ji můžete použít ve svém vlastním životě.

Máte skvělý tip, jak správně sestavit svůj seznam úkolů? Hledáte návod, jak spravovat své úkoly? Dejte nám vědět v sekci komentáře níže.