Jak výbuch prostřednictvím e-mailů v aplikaci Microsoft Outlook

reklama

E-maily by měly být vhodným způsobem komunikace, ale mnozí z nás tráví mnohem více času, než bychom se chtěli pokusit pochopit smysl naší doručené pošty. Bez řádné organizace byste možná zjistili, že e-maily vás stojí více času, než ušetří.

Aplikace Microsoft Outlook obsahuje řadu funkcí, které mohou tento problém zmírnit, ale mnoho uživatelů si toho prostě není vědomo funkce, která je v programu skrytá Proměňte aplikaci Outlook v nástroj pro správu projektů s integrací OneNoteOneNote dokáže udělat víc, než si myslíte. Ukážeme vám, jak z aplikace Outlook udělat seznam výkonných nástrojů pro správu projektů pomocí pluginu OneNote pro aplikaci Outlook. Přečtěte si více . Pomocí těchto kousků funkčnosti zajistíte, že vaše Doručená pošta bude udržována v co nejvyšší možné míře, takže se můžete soustředit na důležitější záležitosti.

Najděte pohled, který vám vyhovuje

Jedním z prvních kroků, jak se stát expert aplikace Outlook Staňte se uživatelem aplikace Pro Outlook tím, že se vyhnete běžným chybám

Pokud pracujete v typickém kancelářském prostředí, je pravděpodobné, že poštovní systém je serverem Exchange a poštovním klientem je Outlook. Pokryli jsme zde aplikaci Outlook na ... Přečtěte si více přizpůsobuje program vašemu pracovnímu postupu. V dnešní době téměř každý používá e-mail, ale to neznamená, že to všichni děláme úplně stejným způsobem. To, co funguje pro někoho jiného, ​​pro vás nemusí fungovat, a proto je vhodné vyladit výchozí rozvržení aplikace Outlook tak, aby co nejlépe vyhovovalo vašemu použití.

Vydejte se na Pohled kartu, abyste zjistili, jaké možnosti jsou pro vás k dispozici. Tlačítko Změnit zobrazení v Aktuální pohled Tato sekce vám poskytne několik různých možností, ale stojí za to se do ní vrhnout Dohoda a Rozložení sekce se dostat do dusný-štěrk přizpůsobení.

Například můžete chtít změnit Náhled zprávy na 3 řádky, což vám poskytne podrobnější náhled menšího počtu e-mailů najednou. Nebo můžete nastavit Podokno čtení na Vypnuto, což vám ušetří trochu tolik potřebný prostor na obrazovce pro otevření jednotlivých e-mailů jako nového okna, když si je budete chtít přečíst.

Klíčem je jednoduše zjistit, co se nejlépe hodí pro způsob, jakým používáte aplikaci Outlook. Vyzkoušejte si věci - je to stejně snadné jako změnit tato nastavení zpět na výchozí hodnoty, pokud zjistíte, že nefungují tak, jak jste doufali.

K automatizaci procesu použijte pravidla

Pravidla jsou skvělým prvním krokem k uspořádání vašich e-mailů, protože jakmile budou zavedeny, postarají se o velké množství práce s námi, ještě než zkontrolujete doručenou poštu. Chcete-li začít s pravidly, vydejte se na Domov v aplikaci Outlook a přejděte na Pravidla > Spravovat pravidla a upozornění.

Odtud klikněte na Nové pravidlo. Uvidíte výběr šablon a možností zahájení od nuly. V tuto chvíli je nejlepší držet se nabízených šablon - na další obrazovce bude dostatek příležitostí přizpůsobit pravidlo podle vašich představ. Pro účely této demonstrace si vybereme Přesunout zprávu od někoho do složky.

Nyní je čas, aby pravidlo sloužilo účelu. Chci nastavit systém, ve kterém je odesílána veškerá pošta od jiného autora MakeUseOf přímo do prioritní složky. Za tímto účelem zaškrtněte políčko v okně podmínek, které se přečte s konkrétními slovy v adrese odesílatele. Poté klikněte na konkrétní slova v sekci níže - nastavil jsem to makeuseof takže bude reagovat pouze na e-maily odeslané z e-mailového účtu z webu, ale samozřejmě to může být cokoli, co chcete - a poté vyberte rozumnou složku kliknutím na specifikováno a navigace k tomu.

Dále vyberte, co chcete dělat se zprávami, které toto pravidlo odkládá, a pečlivě zvažte, zda chcete nebo ne přestat zpracovávat další pravidla. V závislosti na tom, jaká další pravidla máte aktivní, může ponechání zaškrtnuté možnosti později způsobit organizační problémy. Poté vyberte své výjimky a budete připraveni pojmenovat své pravidlo a aktivovat ho. Odtud se bude automaticky třídit poštou, dokud ji nevypnete.

Rozdělte a dobijte s kategoriemi

Zatímco pravidla jsou skvělý způsob, jak řešit většinu vašeho e-mailu, některé organizační úkoly vyžadují lidské oko. Přísné používání kategorií může tento proces zjednodušit, což vám umožní rychle a přesně třídit poštu. Chcete-li nastavit své kategorie, přejděte na Značky část Domov v aplikaci Outlook a přejděte na Kategorizovat > Všechny kategorie.

Zde uvidíte přehled všech kategorií, které jsou v současné době k dispozici. Standardně se nastaví na jednoduchý systém barev, takže možná budete chtít tyto záznamy jednoduše upravit. Chcete-li je trochu užitečnější, klikněte na kategorii a zvýrazněte ji, přejmenujte ji na něco podle druhu pošty, kterou obdržíte, a přiřaďte jí klávesovou zkratku, na kterou si budete pamatovat rozbalovací nabídka.

Díky tomuto nastavení budete moci rychle a snadno organizovat své e-maily hned po jejich přijetí. Jednoduše zvýrazněte konkrétní zprávu ve složce Doručená pošta a použijte příslušnou zkratku Samostatná navigace Windows pomocí klávesových zkratekMožná znáte spoustu klávesových zkratek, ale věděli jste, že se Windows můžete obejít bez myši? Zde je návod. Přečtěte si více které jste právě přiřadili. Nyní budete moci zobrazit všechny zprávy označené v určité kategorii jednoduše zadáním názvu této kategorie do vyhledávacího pole aplikace Outlook.

Využijte panel Hledat

Tajemství, že vaše e-maily jsou organizovány, je plánování dopředu - trochu práce dopředu může zabránit bolestem hlavy později. V některých pečlivě udržovaných složkách nebo kategoriích však musí někdy nastat situace, kdy e-mail zablodí. V takovém případě je moudré zavolat do vyhledávací lišty.

Vyhledávací funkce aplikace Outlook je tak hbitá, jak je důkladná. Do pole nad doručenou poštou zadejte hledaný výraz a rychle zobrazí všechny výskyty tohoto slova, které může najít, ať už je v předmětu nebo v textu e-mailu. To může být užitečné zejména v případě, že si pamatujete konkrétní podrobnosti o konkrétním e-mailu, který běžnými prostředky nenajdete.

Nezapomeňte, že s plnou doručenou poštou se rychlost vyhledávání zpomalí. Pokud s touto situací pracujete, mohlo by se vyplatit prohledat konkrétní složky, nikoliv každý e-mail, do kterého má Outlook přístup. Chcete-li to provést, použijte rozbalovací nabídku na pravé straně vyhledávací lišty a zúžte své památky. Chcete-li získat více podrobných vylepšení, vydejte se na Vylepšit část Vyhledávání tab.

Nezapomeňte používat Outlook.com

Online verze aplikace Outlook nemusí mít všechny zvonky a píšťalky verze Desktop, ale skutečnost, že je snadno přístupná z jakéhokoli zařízení s webovým prohlížečem, by neměla být přehlédl. Pokud potřebujete přistupovat k e-mailům okamžitě, když jste od vaší pracovní stanice Jak nastavit e-mail mimo kancelářský respondér v aplikaci OutlookCo se stane, když zkombinujete dvoutýdenní dovolenou s rušným pracovním životem? Až se vrátíte domů, budete mít obrovský projekt: e-maily! Počkejte - proč ne něco zautomatizovat? Přečtěte si více , je to naprosto přijatelná možnost.

Nicméně, existuje více k webové aplikaci Outlook Outlook.com získává pokročilá pravidla, vrácení funkcí, přímou odpověď a dalšíVšem uživatelům aplikace Outlook.com nyní přicházejí čtyři nové funkce, které vám usnadní život v e-mailu: pokročilá pravidla pro třídění, vrácení zpět, přímé odpovědi a vylepšená funkce chatu. Přečtěte si více než jen kontrola e-mailu. Kliknutím na Nastavení ozub v pravém horním rohu obrazovky budete mít také přístup k poměrně komplexní sadě Možnosti to může být docela užitečné, když jste na cestách. Navíc stejná rozbalovací nabídka vám umožní přístup k vašemu Pravidla a Kategorie.

S vědomím, že můžete přistupovat k e-mailům aplikace Outlook odkudkoli, lze kombinovat s Pravidlo které vám pomohou ztenčit doručenou poštu, i když jste mimo počítač. Pokud pravidelně dojíždíte, možná bude možné převést jízdu autobusem nebo vlakem do vhodného času, aby bylo možné posoudit vaši doručenou poštu, než se den rozjede.

Máte skvělý tip, jak pomocí aplikace Outlook udržovat své e-maily organizované? Dejte nám vědět v sekci komentáře níže.