20 způsobů, jak vám může virtuální virtuální asistent ušetřit čas

reklama

Existují dva druhy virtuální asistenti (VA), které vám usnadní život o trochu jednodušší Použil jsem tři virtuální asistenční firmy a tento vyhrálNajímání virtuálního asistenta je inteligentní správa času. Testovali jsme tři virtuální asistenční služby a pro každého jsme našli výhody a nevýhody. Každý test odhalí tipy a triky pro výběr ideálního osobního asistenta. Přečtěte si více : digitální a lidské.

Digitální asistenti jsou ti jako Siri, Cortana, Alexa a Google Assistant. Jsou to softwarové programy, které umí interpretovat a provádět základní požadavky. Mluvíme například o tom, jak najít doporučení pro restauraci a dovolenou, objednat Uber, nastavit připomenutí a ovládat váš chytrý domov. Docela jednoduché, ale přesto užitečné.

Ale co ty úkoly, které nenávidíte, nemůžete udělat, nebo prostě nemáte čas dělat, které jsou pro digitální VA příliš složité? Odpověď: najměte si člověk virtuální asistent.

Jedná se o lidi (takže se k nim chovejte jako o takových), které si můžete najmout z webů jako

UpWork nebo Lidé za hodinu. Outsourcingem těch správných úkolů pro tyto lidské VAs se můžete stát superproduktivními a vydělat více času soustředit se na důležitou práci Proč sebekázeň je nejlepší hacker produktivity, který potřebujeteJaké je tajemství toho, jak si udělat hlubokou práci? Je to motivace nebo disciplína? Pokud nemůžete zaostřit a dokončit svou práci, zde je několik návykových tipů, které vám pomohou dosáhnout více. Přečtěte si více , nebo prostě odpočívat.

Nejste si jisti, co byste mohli outsourcovat s těmito lidskými VA? Zde jsou některé nápady.

1. Proveďte rezervace a schůzky

Pokud existuje restaurace, kterou jste chtěli vyzkoušet, požádejte svého VA, aby „rezervoval stůl pro 4 osoby v [restauraci] na přibližně 20:00 tento pátek. “ Poté najdou telefonní číslo, uskuteční hovor, sdělí vám přesné podrobnosti a přidají rezervaci a sdílený kalendář Jak sdílet kalendář Google s kýmkoliUkážeme vám tři možnosti sdílení vašeho Kalendáře Google. Pomocí iCal si mohou váš kalendář zobrazit i uživatelé Apple Calendar a Outlook. Vysvětlujeme také, jak zrušit přístup k vašemu Kalendáři Google. Přečtěte si více .

Pokud mají přístup k vašim kontaktům, mohou dokonce všem ostatním vědět, kdy se mají objevit. Totéž platí pro jakékoli další rezervace a schůzky, které chcete provést.

2. Online nákupy

Když najdete VA, můžete jim důvěřovat, přiřadit jim malý příspěvek nebo poskytnout jim přístup k „firemní“ kreditní kartě (s malým limitem) znamená, že mohou online nakupovat vaším jménem. Vidíte něco, co chcete? Pošlete jim odkaz nebo obrázek a mohou se zabývat nastavením účtů a zadáním platebních údajů, takže nemusíte.

3. Najděte (a kupte) dokonalý dárek

Pokud máte seznam lidí, pro které chcete koupit dárky (váš manžel, rodiče, nejlepší přítel), vytvořte krátký profil každé osoby, včetně jejích zájmů, a nechte své VA vyhledávat síť za dárky, které budou mít milovat. Poté mohou tyto nápady běžně přidávat do sdíleného dokumentu na Disku Google nebo Evernote, takže vždy máte k dispozici seznam úžasných dárkových nápadů.

4. Naplánujte si dovolenou

Když se blížíte nějaký čas na dovolenou, požádejte svou VA o vytvoření stručného dokumentu o skvělých nápadech na dovolenou podle vašeho rozpočtu a preferencí. Správně hotovo, budete si to moci zkontrolovat minut spíše než trávit hodiny výzkumem sami.

Budou to muset zkoumat možné lety 5 tajemství cestovatele k nalezení nejlepších a nejlevnějších letůJediné, co je lepší než cestování, je cestování za fantastickým obchodem. Ušetřete peníze a zažijte skvělý výlet pomocí těchto aplikací pro plánování cesty. Přečtěte si více , ubytování, aktivity, atrakce, předpovědi počasí atd. takže se můžete rozhodnout co nejlépe.

5. Vedení účetnictví

Posílání VA fotografií z účtenek, které je třeba vložit do tabulky, nebo pravidelné zasílání seznamu vašich výdajů e-mailem, je neuvěřitelně jednoduchý způsob vedení účetnictví. To vám umožní delegovat markanty účetnictví spíše než ponechat všechny tyto výdaje hromadí se a zdůrazní vás 10 způsobů, jak se vykopat z nevyřízených backlogůPocit utonutí v seznamu nikdy nekončících úkolů je strach společný pro nás všechny. Léčba je k dispozici. Zde je deset způsobů, jak se vrátit zpět. Přečtěte si více .

6. Najděte zajímavé události

Zjistit zajímavé události je až příliš snadné po skutečnosti. Chcete-li tomu zabránit, nechte svůj počítač sestavit seznam všech nejlepších míst ve vašem okolí, sledujte Události na Facebooku Nikdy nezmeškejte žádnou událost: Facebook vám umožní přihlásit se k odběru místních událostíChtěli byste, aby vás Facebook informoval o tom, kdy se ve vaší oblasti dějí skvělé události? Budou. Přečtěte si více a pravidelně vám zasíláme seznam událostí, které by vás mohly zajímat.

7. Řešení zákaznické podpory

Když se z jakéhokoli důvodu potřebujete spojit s zákaznickou podporou nebo technickou podporou, můžete ztratit spoustu času uvíznutého v paměti. Chcete-li zaručit, že tentokrát neztrácejte, nechte svůj VA kontaktovat zákaznický servis vaším jménem.

8. Spravujte svá data a soubory

Každý z nás má tolik souborů, složek, dat, kontaktů a fotografií, že je to téměř práce na plný úvazek a vše je organizováno. Najděte tedy systém, který funguje, vysvětlete jej VA a udělete jim potřebná oprávnění, aby to udělali za vás. Každých pár týdnů mohli vaše nové soubory přesouvat do správných složek v Dropboxu a na Disku Google. Přejmenujte a uspořádejte své nové fotografie. Označte své poznámky Evernote Nejlepší způsob organizace Evernote: použití značekJe váš Evernote obrovský nepořádek? Ukážeme vám jednoduché vyladění, které vám pomůže uspořádat poznámky jako nikdy předtím. Přečtěte si více . Uspořádejte si seznamy kontaktů. Tímto způsobem budete vždy být schopen najít to, co potřebujete.

9. Online výzkum

Pokud potřebujete najít nejlepší aplikaci pro určitý úkol, poskytovatele služeb s nejnižšími náklady nebo produkt s nejlepším hodnocením pro určité použití, požádejte svého VA, aby za vás udělal těžké zvedání. Totéž platí, pokud potřebujete provést základní výzkum k vyřešení problému v práci. Dobrý VA bude mít vynikající online výzkumné dovednosti, takže můžete mít jistotu, že pro vás shromažďují správné informace.

10. Filtrujte své e-maily

V minulosti jsme pokryli spoustu způsobů, jak vás vyléčit inbox úzkost Jak zvládnout úzkost Gmail InboxTolik e-mailů, tak málo času. Cítíte se tímto způsobem, pokud jde o správu doručené pošty v Gmailu? Ukážeme vám jednoduchá nastavení a užitečné nástroje pro uspořádání a odolnost doručené pošty v Gmailu. Přečtěte si více a trávit méně času e-mailem. Pokud ale stále bojujete, zvažte možnost outsourcingu svého e-mailu na VA. Způsob, jakým trénujete svou VA, aby filtroval e-maily, bude pro vás osobní. Mohli archivovat zprávy, které nepotřebujete. Přesuňte ty, kteří potřebují odpověď, do složky „Odpovědět“. Odhlásit se z nežádoucích e-mailových seznamů. Mohli by dokonce odpovědět na některé zprávy vaším jménem.

11. Vytvářejte prezentace

Připravujete prezentaci do práce? Co takhle jen sdílet se svým VA všechny informace, které je třeba zahrnout, a nechat je dát dohromady celou věc a odeslat vám hotový dokument?

12. Vstup dat

Zadávání dat může být jedním z časově nejnáročnějších, ale nejméně produktivních způsobů, jak trávit čas. Pokud je některý z týdnů stráven zadáváním dat, co nejdříve jej přepněte do VA, abyste mohli tento čas lépe využít.

13. Potvrďte své rezervace

Den nebo tak před schůzkou nebo rezervací nechte VA zkontrolovat, zda je vše správně rezervováno. To je užitečné pro lékařské schůzky, a zejména pro rezervace hotelů a restaurací, kde vám může asistent zavolat za vás snadno.

14. Korektor

Ať už píšete e-maily, blogové příspěvky, zprávy, články nebo cokoli jiného, ​​chyby určitě proklouznou trhlinami. Pokud potřebujete cokoli důležitého, pošlete svá slova do VA, aby je zkontrolovali (pokud jejich jazykové znalosti nejsou na škrábance). Zkontrolují gramatiku a strukturu vašeho psaní a mohou dokonce do dokumentů přidat formátování, aby vypadaly ve tvaru lodi.

15. Vaše osobní připomenutí

Se sdíleným kalendářem vám VA může samozřejmě pomoci se správou vašeho rozvrhu, takže vždy víte, kde musíte být v každém bodě dne. Ale můžete si také nechat být vaše osobní připomenutí, posílat vám zprávy nebo dokonce volat, abyste si zabavili paměť o schůzkách, narozeninách, schůzkách, konferencích, cvičeních. Cokoliv máš rád.

16. Psaní poznámek

Pokud máte kolem sebe spoustu ručně psaných poznámek nebo stránky naložené upozorněním, odfoťte je a pošlete je e-mailem své VA, aby vám zařídila psaní. Díky digitální kopii těchto poznámek jsou nejen bezpečnější, ale také zcela prohledatelné.

17. Vytvořte plán jídla

Pokud si chcete vyzkoušet nový druh stravy (tj. Nízký obsah bílkovin, vegetariánský, nízký carb, vysoký obsah živin, vhodný pro Atkinsovu stravu atd.), Informujte své VA o požadavcích a nechte si je dát dohromady jídelní plán Jak vytvořit perfektní jídla pomocí kalkulačky IIFYM a ExceluMůžete snadno navrhnout jídla, která splňují vaše cíle týkající se příjmu výživy. Dosahujte svých zdravotních cílů pomocí bezplatného kalkulačky IIFYM a tabulky Excelu pro zdravá jídla každý den. Přečtěte si více a seznam potravin, aby se po jídle vánek.

18. Sledovat, shrnout a oříznout zprávy

Pokud má vaše VA dobrou představu o tom, co vás zajímá, nechte je mít sledujte novinky z oboru Díky těmto novým funkcím je přehlednější trávit vaše RSS kanályNejnovější aktualizace Feedly přichází se třemi novými funkcemi: Tabule, Poznámky a Highlights. Zde je návod, jak vám mohou pomoci být produktivnějšími a organizovanějšími s vašimi kanály RSS. Přečtěte si více a upozorní vás na cokoli důležitého, co vy potřeba vědět o tom, jak zůstat před námi.

Mohli by vám buď poslat odkaz na originální článek, nebo, aby ušetřili ještě více času, nechat je shrnout zprávy a veškerá související data, abyste mohli příběh zachytit za zlomek času.

19. Najděte nadějné pracovní příležitosti

Každý měsíc vám může VA zaslat malý seznam pracovních příležitostí, které by vás mohly zajímat. Pokud jste již zaměstnáni, ale doufáte ve změnu, je to úkol, který je příliš snadné nechat proklouznout. Delegujte to do VA, abyste se ujistili, že se to stane!

20. Vylepšete svůj životopis

Pokud se ucházíte o spoustu úkolů, nechte své VA vyladit svůj životopis 10 věcí, které byste NEMALI dát na svůj životopisVáš životopis je prvním pohledem na vás, který potenciální zaměstnavatel vidí. Udělejte svůj první dojem dokonalým. Tady je to, co dát na svůj životopis a proč. Přečtěte si více (a průvodní dopis), takže jsou přizpůsobeny každé roli, o kterou žádáte.

To bude vyžadovat průzkum společnosti, v kterou doufáte, že bude pracovat, a včetně konkrétních hlášek, která jsou uvedena v popisu práce.

Vytlačte z každého dne více hodin

Existuje spousta způsobů, jak můžete vytlačte více času z každého dne Pomocí těchto 10 rychlých tipů vytlačte z každého dne další hodinuNěkolik jednoduchých návyků nám může pomoci zbavit se neefektivních způsobů a zvýšit naši zásobu času tím, že děláme věci, na kterých záleží. Tyto nápady vám mohou přinést jednu produktivní hodinu navíc každý den. Přečtěte si více , ale pronájem VA je zdaleka nejlepší volbou.

Samozřejmě to bude stát peníze, a pokud jde o pomocníky, máte tendenci získat to, za co platíte. V zásadě se to opravdu scvrkává na, kolik stojí tvůj čas?

Pokoušíte se najmout si vlastního virtuálního asistenta? Podívejte se na náš článek o jak (a proč) zadávat každodenní úkoly externě Jak se stát superproduktivním zadáváním každodenních úkolůZískejte více práce za den. Tím, že se dozvíte, co můžete zadávat externě, plus několik tipů pro „osvědčené postupy“ pro delegování každodenních prací, můžete se také stát velmi produktivními. Přečtěte si více , pro podrobnější pohled na to, co to znamená.

Vzhledem k tomuto seznamu byste byli v pokušení najmout si lidského virtuálního asistenta, který vám pomůže každý den udělat víc?

Obrázek Kredit: alphaspirit /Depositphotos