Going Paperless: Výhody, nevýhody a digitální řešení

reklama

kancelář bez papíru Budoucnost je tady - Váš průvodce, jak mít dnes bezpapírový životBezpapírový - termín, který se dnes často používá. Co to ale znamená? A do jaké míry to platí? Jistě, my všichni stále používáme papír do jisté míry i přes pokrok ... Přečtěte si více Zdá se, že konečně dohání. Částečně to může být způsobeno ještě více populární myšlenka minimalismu Jak se stát efektivním minimalistou ve svém každodenním životěStále více lidí se rozhodlo přijmout minimalismus. V určitých situacích to může způsobit frustrující zmatek ve vašem každodenním životě. S nějakým minimálním plánováním to nemusí přijít. Přečtěte si více . Ale je to všechno strom zachraňující nirvana nebo noční můra rozměrů A4?

Prozkoumáme výhody a nevýhody, spolu s radou, kterou lze napadnout, abyste si mohli vytvořit vlastní názor a okamžitě s tím pokračovat.

Klady bezpapírové kanceláře

Pojďme se nejprve podívat na výhody, které říká adios na papír.

Zbavte se zastaralého faxu

Navzdory tomu, že se faxový přístroj změnil na archaické zařízení, stále existují lidé, kteří na něm nechávají viset nehty. Toto jsou lidé, kteří mají na své vizitce viditelně uvedeno číslo faxu. To jsou lidé, kteří nemohou akceptovat, že bylo vynalezeno něco, co se nazývalo „e-maily“, a v důsledku toho se topí pod mořem faxového papíru.

Pokud někdo takovýto absolutně trvá na tom, že vám MUSÍ být faxem zasláno, pak existují způsoby, jak se s nimi vyrovnat, aniž by se museli vypořádat s uvíznutím papíru a padáním stromů na svědomí. Četné online služby vám mohou přiřadit „virtuální faxové číslo“ a druhá osoba může na toto číslo faxovat. Fax je poté převeden na přílohu e-mailu a odeslán vám prostřednictvím interwebů.

Nevýhodou je, že bezplatné plány pro tyto stránky jsou neuvěřitelně omezující. Chcete-li získat slušnou službu, musíte zaplatit měsíční tarif.

Někteří se na to dívají Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, a FreeFaxtoEmail.

Mít více prostoru pro Tango

Právě teď mám několik krabic plných dokumentů, které se vracejí po 15 letech. Sedí v mé kanceláři a čekají na naskenování, abych mohl konečně skartovat papírové originály. Mezitím, zatímco můj nejlepší přítel Procrastinate zůstane se mnou, neustále zakopávám o boxy, biji na ně boky a obecně na ně přísahám.

Když se konečně dostanu ke skenování papíru, budu mít jednu obrovskou skartovací párty a drink pokaždé, když dokument projde skartovačem (do konce budu naprosto beznohý). Ale o čem opravdu sním, je mít v kanceláři obrovské množství prostoru. Tento prostor mohu použít k zahájení tance nebo k zápase se psem. A připomínám si, jaká je moje podlaha.

Pokud jste společnost, která utrácí spoustu peněz za úložný prostor pro své dokumenty, jen pomyslete na to, kolik ušetříte, naskenujete tyto dokumenty a vypálíte celé množství. Morálka zaměstnance projde střechou.

Zachránit životní prostředí před námi

Nejviditelnější výhodou je samozřejmě životní prostředí. Řezá se příliš mnoho stromů a amazonský deštný prales částečně mizí, aby krmil papírenský průmysl. Vše, co můžeme udělat, abychom to zpomalili, je očividně dobrá zpráva pro planetu, na které žijeme. Příliš mnoho tisku a příliš mnoho papíru se plýtvá. Přechodem do bezpapírového prostředí můžete udělat něco pro matku přírodu.

jestli ty MUSÍ něco vytisknout Nejlepší tipy a nástroje, které vám pomohou s tiskem webových stránekBez ohledu na to, jak těžko se snažíte jít na papír, někdy stačí vytisknout tuto webovou stránku. Může to být pro směry, článek pro třídu, leták pro schůzku v práci atd. Tak jako... Přečtěte si více , existují způsoby, jak minimalizovat množství papíru a inkoustu, které používáte. Služby jako PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, a Printliminator vám pomůže odstranit všechny zbytečné prvky ze stránky před jejím tiskem, například reklamy. Ale pokud je to možné, skenujte a e-mailujte.

Papír netrvá věčně, ale digitální soubory budou

Je to fakt života, že papír netrvá věčně. Magna Carta pravděpodobně nevypadá tak čerstvě, jako když byla poprvé napsána. Deník Anny Frankové začíná na okrajích zhnědnout a kroutit. Papír se jednoduše nakonec rozpadne, protože uplynul dost času.

Jinými slovy, je to hrozný způsob, jak ukládat informace dlouhodobě. Nikdy si nemůžete být jisti, kdy bude hnědá, roztrhaná, vybledlá, zvlněná, nebo prostě necháte všude hodit šálek kávy. Ale digitální soubor? Za předpokladu, že jej budete uchovávat v populárním formátu, jako je PDF nebo TXT a provádět pravidelné zálohy 5 Základní fakta o zálohování, která by měl každý uživatel Windows vědětNikdy nebudeme unavení, abychom vám připomněli zálohování a ochranu vašich dat. Pokud vás zajímá, co, jak často a kde byste měli své soubory zálohovat, máme přímé odpovědi. Přečtěte si více , vždy to bude, když to budete potřebovat. Za dvacet nebo třicet let to bude vypadat stejně, jako když jste to poprvé vytvořili.

Zaměstnanci mohou pracovat vzdáleně

Problém s papírem je v tom, že pokud chcete, aby kolegové v jiných geografických lokalitách měli kopii, musíte ji poslat poštou šnekem. To vyžaduje čas (ještě více, pokud to pošta ztratí). Čas v mnoha případech znamená ztracené peníze, opožděné příležitosti a rostoucí frustrace.

Pokud jsou však soubory digitalizovány, mohou být umístěny online ve společnosti intranet S OcPortal můžete rychle nastavit svůj vlastní domácí intranetPřemýšleli jste někdy o tom, jaké by mohlo být mít „portálovou stránku“ pro vaši rodinu, stejně jako mnoho společností nabízí zaměstnancům? Nebylo by vhodné mít centrální webové úložiště ... Přečtěte si více nebo wiki 4 z nejlepších osobních Wikis, které vás udrží v pořádkuCo kdyby existoval software wiki, který vám pomůže na osobní úrovni? Dalo by se použít na cokoli, například na obrys svého románu, sledování projektů na zlepšení domova nebo na plánování ... Přečtěte si více . Nebo mohou být zaslány e-mailem nebo uloženy do složky cloudového úložiště. To umožňuje kolegům v jiné kanceláři získat jejich kopii okamžitě, bez nutnosti čekání. Pokud je dokument nahrán místo pro spolupráci 10+ nástrojů pro spolupráci bez registrace, které můžete použít za 10 sekundSpolupráce online může ušetřit vám i vašemu týmu čas i peníze. Rychlá spolupráce může ušetřit o něco více. Tyto nástroje jsou připraveny jít, když jste. Není nutná žádná registrace. Přečtěte si více jako jsou Dokumenty Google nebo Dropbox, pak každý ve všech lokalitách může začít s odezvou v reálném čase.

Nevýhody bezpapírové kanceláře

Ale jít bez papíru není vždy rájem, ve kterém je stvořeno. Technologie na záchranu!

Skenování každý. Singl. Kus. Z. Papír.

Hned na pálce, je to nejotravnější věc na celém podniku. Nalezení energie a náklon k sezení a skenování každého jednotlivého kusu papíru. Je to únavné, časově náročné a upřímně řečeno byste raději sledovali opakování pobřežní hlídka v televizi.

Ale tam jsou některé věci, které můžete udělat, aby se práce trochu jednodušší. Nejprve zkontrolujte každý kousek papíru a vložte jej do jedné ze tří hromádek - rozhodně skenovat, možná skenovat, a skartovat. skartovat věci... dobře... skartujte to a zbavte se toho.

Pravděpodobně se můžete zbavit placených účtů, účtenek za věci, u nichž záruka již dávno vypršela, návod k použití (šance jsou výrobcem Uživatel nahrál verzi PDF Nemůžete najít uživatelskou příručku pro vaše zařízení? Prohledejte tyto speciální webové stránkyPečlivý člověk s předvídavostí buď naskenuje uživatelskou příručku a ponechá si ve svém počítači měkkou kopii nebo vyhledá měkkou kopii, která je obvykle k dispozici ve formátu PDF na stránkách výrobce. Je tu třetí ... Přečtěte si více na jejich webové stránky), bankovní vkladové lístky (ale NE výkazy) atd. Stačí na to vrhnout kritické oko a rozhodnout se „musím to opravdu zachovat?“.

Možná skenování je pro věci, o kterých si nejste jisti, a nechcete se vrhnout do rozhodnutí. Držte je stranou.

Zjistíte, že Rozhodně skenujte hromada je pravděpodobně lépe zvládnutelná. Nyní vytvořte složky v počítači (Daně, pojištění, výplatní páskyatd.) a při skenování dokumentu jej okamžitě přesuňte do příslušné složky a zadejte popisný název.

Existují aplikace, které tvrdí, že vám proces zrychlí (podle mého názoru jsou výsledky smíšené). Evernote má možnost skenování, který detekuje okraje dokumentu, když na něj nasměrujete kameru smartphonu. K dispozici je také Photomyne, pokud skenujete fotografie. AlternativeTo má nějaké dobré alternativy ke skenování pokud hledáte něco jiného. Obzvláště se mi líbí ScanBot Nejlepší aplikace pro příjem účtů pro skenování, sledování a správu fakturTyto aplikace pro kontrolu účtenek vám pomohou skenovat, ukládat a organizovat každý účet pro vaše osobní nebo obchodní potřeby. Přečtěte si více .

Vzpomínka na vše zpět nahoru

Čím více skenujete, tím důležitější je, že vy to všechno zpět Průvodce zálohováním a obnovením systému WindowsStávají se katastrofy. Pokud nejste ochotni ztratit svá data, potřebujete dobrou rutinu zálohování Windows. Ukážeme vám, jak připravit a obnovit zálohy. Přečtěte si více . Protože pokud se váš počítač rozhodne spáchat sebevraždu nebo sebezničení, nemá zálohování znamenat absolutně žádné soubory. A v mnoha případech to může být nepředvídaná katastrofa (zejména pokud jste ztratili daňové doklady). Mnoho společností podle mých zkušeností nabízí náhradní kopie dokumentů za cenu, a vy se můžete rozhodnout, že to uděláte. V noci však můžete snáze spát, pokud máte v blízkosti nebo vzdáleně (nebo obojí) záložní řešení.

Přinejmenším byste měli mít přenosný pevný disk (získat alespoň 1 terabajt místa). Pokud máte Windows PC Průvodce Ultimate Windows 10 pro zálohování datShrnuli jsme všechny možnosti zálohování, obnovy, obnovy a opravy, které jsme našli v systému Windows 10. Použijte naše jednoduché tipy a už nikdy nezoufejte nad ztracenými daty! Přečtěte si více , stáhnout a používat SyncToy, SyncToy: Jednoduché řešení zálohování a synchronizace společnosti Microsoft [Windows]Pokud máte v počítači soubory, musíte zálohovat. Prostý a jednoduchý. Mnozí z nás jsou se zálohováním obeznámeni a existuje mnoho metod a programů, které lze použít. Další aspekt, který ... Přečtěte si více extrémně snadný nástroj pro zálohování. Uživatelé Mac Ultimate Triple Backup Solution for Mac [Mac OSX]Jako vývojář zde na MakeUseOf a jako někdo, kdo vydělává celý svůj příjem z práce online, je spravedlivé říci, že můj počítač a data jsou docela důležitá. Jsou nastaveny dokonale pro produktivitu s ... Přečtěte si více bude pravděpodobně přitahovat Stroj času Rozdělte a používejte pevný disk vašeho stroje času k ukládání souborů přílišPokud je pevný disk vašeho počítače Mac malý a pevný disk vašeho počítače Time Machine je velký, mohlo by se stát, že budete chtít použít disk pro účely zálohování i ukládání. Přečtěte si více . Ať už se rozhodnete použít, musíte nastavit jakýkoli automatizovaný systém pro zálohování souborů každý den ve stejnou dobu každý den, bez selhání.

V ideálním případě byste měli mít také vzdálenou zálohu, pro případ, že by vaše místo bylo zaplaveno nebo došlo k požáru. Ale před odesláním cenných souborů do cloudu, nezapomeňte je zašifrovat do speciální složky 5 účinných nástrojů pro šifrování vašich tajných souborůMusíme věnovat zvýšenou pozornost než kdykoli předtím šifrovacím nástrojům a čemukoli navrženému k ochraně našeho soukromí. Se správnými nástroji je snadné udržovat naše data v bezpečí. Přečtěte si více První. WinRAR a WinZip umí šifrovat soubory stejně Veracrypta jeho zastaralý předchůdce, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternativy šifrování disku pro WindowsTrueCrypt už není, ale naštěstí existují i ​​další užitečné šifrovací programy. I když to nemusí být přesné náhrady, měly by vyhovovat vašim potřebám. Přečtěte si více . Možnosti cloudu zahrnují Dropbox, Disk Google, Box a SkyDrive.

Hledání databáze s technologií typu OCR

Jakmile prohledáte vše, můžete jít cestou třídění složek a podsložek do kategorie data a měsíce (a dokonce i denních složek, pokud se chcete opravdu přesně dozvědět). Nebo dveře číslo dva hledají nějaký druh databáze Technologie typu OCR 4 bezplatné online nástroje OCR umístěné na konečném testuDíky pokrokům v technologii OCR je snadnější převádět text a obrázky z naskenovaného dokumentu PDF do upravitelných textových formátů. Testovali jsme několik bezplatných nástrojů OCR online, abyste nemuseli. Přečtěte si více .

OCR je zkratka pro Optical Character Recognition a je to technologie, která čte tištěný text na stránce a je můžete tento text převést na text, který lze kopírovat, nebo vám může vrátit výsledky na základě zadaných klíčových slov to. To je technologie, která řídí Evernote Jak používat Evernote: Neoficiální příručkaNaučit se, jak používat Evernote na vlastní pěst, trvá dlouho. Proto jsme sestavili tuto příručku, abychom vám ukázali, jak plně využít nejdůležitějších funkcí Evernote. Přečtěte si více , a to je co Projekt Gutenberg používá Projekt Gutenberg: Více než jen knihy zdarmaStránky jako Project Gutenberg, které mají v době psaní více než 45 000 knih, zajistí, že žádná kniha nikdy nezmizí. Objevování temných literárních děl je nyní snazší než kdy jindy. Přečtěte si více skenovat všechny texty o veřejné doméně do elektronických knih. Text v obou dokumentech a obrázky 5 nejlepších OCR nástrojů pro extrahování textu z obrázkůKdyž máte hromádku papíru, jak lze veškerý tištěný text převést na něco, co digitální program dokáže rozpoznat a indexovat? Udržujte dobrý software OCR v blízkosti. Přečtěte si více můžete je najít, rozpoznat a přivést k vám ve výsledcích vyhledávání, když zadáte dané slovo.

Pro účely prohledávání naskenovaných dokumentů musíte jednoznačně najít způsob, jak snadno okamžitě vytáhnout to, co potřebujete. Takže pokud půjdete cestou OCR, musíte se rozhodnout. Chystáte zaplatit Evernote roční poplatek a důvěřujete jim svým citlivým dokumentům? Nebo si místo toho něco stáhnete a vše ponecháte ve svém počítači.

Jste znalec papíru nebo digitální deviant?

Vždy existují výhody a nevýhody všeho, ale někteří lidé mohou tolerovat koni více než ostatní. Takže všechno jde dolů k tomu, co jste připraveni přijmout.

Nyní skenuje všechno zbytečné a ztrácí čas? Nebo je digitalizace cestou budoucnosti? Co říkáte, čtenáři?

Obrazové kredity: Potápějící se podnikatel přes Shutterstock.com, všechny ostatní obrázky bez uvedení zdroje od PixaBay