Znovuobjevte štítky Gmailu a konečně zkrotte složku Doručená pošta

reklama

Dříve nebo později se doručená pošta Gmailu každého stane ohromující nepořádkem. S přetížením e-mailem je spousta triků, ale pod nosem je jeden, který možná nepoužíváte: staré dobré štítky Gmailu.

Štítky jsou již dlouho a tak se pro mnohé z nás téměř staly slepými skvrnami. Jsem uživatel Gmailu od jeho založení, ale štítky jsem až donedávna používal. To úplně změnilo, jak přistupuji k e-mailu, a konečně mi pomohl skrýt schránku.

Úspěšné používání štítků závisí na několika základních principech produktivity, stejně jako na jakémkoli systému správy úkolů. Zde jsou triky, které mi pomohly a mohou vám také pomoci.

Štítky by neměly nutit vás myslet

Nanesení štítku by mělo být mechanické; akce provedená na základě štítku by měla být mechanická.

Toto je možná nejdůležitější část používání štítků v Gmailu. Zpočátku budete v pokušení přijít s dlouhým seznamem štítků. „Každý úkol nebo e-mail je jedinečný,“ řeknete si. Zabraňte pádu do této pasti. Čím více štítků máte, tím více vás přimějí myslet, tím více času to zabere. Musíš

aktivně bojovat s únavou Jak vytvořit nový zvyk, když se zdá, že je příliš těžké na to jítNávyky se netvoří přes noc. Každý rok přijímáme tato usnesení, která vyžadují zásadní změny. Pokud chcete nový zvyk, musíte být připraveni na úskalí a jak je překonat. Přečtěte si více , tak by to měly být štítky.

Mejte co nejméně štítků. Každý štítek by měl sloužit jednomu účelu. Jako obecné pravidlo použijte tyto primární štítky a přidejte dalších pět, které jsou specifické pro vaše pracovní potřeby.

5 primárních štítků: Dnes, Hotovo, Čekání, Úkoly, Odpovědět

Několik odborníků na doručenou poštu doporučuje ráno provádíte každodenní skenování e-mailu Jak porazit závislost na e-mailu sledováním návyků doručené poštyE-mail unese vaše dny a je to záludné. Můžete znovu získat kontrolu nad svým časem. Zjistěte, kolik času věnujete e-mailu právě teď, a ukrást jej zpět. Přečtěte si více , takže víte, co s každým e-mailem. Tuto kontrolu považujte za čas pro uspořádání vaší doručené pošty, stejně jako byste uspořádali svůj seznam úkolů.

Zerothovo pravidlo správy e-mailu: Pokud ji můžete odstranit, odstraňte ji. U zpráv, které nemůžete smazat, je můžete obvykle rozdělit do kategorií s těmito pěti primárními štítky:

1. Dnes: Označte to na každém e-mailu, který má dnes podniknout kroky. Je v pořádku, pokud je e-mail označen jako Dnes i něco jiného; jde o to vědět, že tento e-mail je pro dnešní den relevantní.
2. Dělat: Pokud e-mail obsahuje projekt nebo úkol, který musíte udělat dnes, označte jej tímto štítkem. Klíčový bod: Úkolem musí být více než jen odpověď na tento e-mail. Můžete to zkusit spojit s Sortd změníte Gmail na desku podobnou trello Proměňte Gmail na trello-like task Board s SortdU moderní pracovní síly se váš e-mail často mění v seznam úkolů. Nyní můžete nyní v Gmailu získat organizaci ve stylu Trello s novým rozšířením Chrome, Sortd. Přečtěte si více .
3. Odpověď: Označte to na e-mailu, který potřebuje odpověď. E-mail by tedy mohl být označen „Dnes + úkol + odpověď“, což znamená, že obsahuje úkol, který není e-mailem, a musí být zodpovězen do konce dne.
4. Čekání na: Označte to na jakémkoli e-mailu, kde je to pro vás důležité, ale musíte počkat, až někdo jiný podnikne kroky. Zvedl jsem tento trik od zakladatele ActiveInboxu Tipy Andy Mitchella na správu přetížení e-mailů Jak se vypořádat se zprávami o přetížení a seznamu úkolů v e-mailechE-mail není jen komunikace, ale také diktuje váš seznam úkolů. Pojďme mluvit o nejlepších tipech, jak propojit doručenou poštu s naší produktivitou, s Andy Mitchellem, zakladatelem ActiveInboxu. Přečtěte si více .
5. Hotovo: Nejdůležitější štítek. Jakýkoli e-mail, u kterého již není vyžadován váš vstup, označte jej jako Hotovo. Nejsem příznivcem mazání e-mailů, protože raději mám tu papírovou stopu; a i když archivujete e-mail, odpověď od odesílatele ji vrátí zpět do vaší doručené pošty. Potřebujete to „Hotovo!“ štítek - zejména pokud jste fanouškem metody produktivity seznamu Hotovo.

Štítky jsou skvělé jako Placebos!

Kdykoli jsem dostal nové e-mailové oznámení, mým prvním instinktem bylo otevření, čtení, odpověď nebo odstranění. Pro můj pracovní postup to bylo rušivé. Ale toto bezobslužné oznámení by mě obtěžovalo, takže jsem nakonec přerušil vše, co jsem dělal, abych to vyřešil.

Nyní jen aplikuji štítek a vrátím se do práce. E-mail adresuji později, jakmile bude dokončena moje současná práce. Používání štítku mi dává duševní uspokojení z interakce nebo adresování e-mailu, aniž bych trávil čas, který bych jinak měl.

Štítky jsou fantastickým placebem pro ty, kteří nutně potřebují něco udělat s příchozími e-maily.

Štítky by měly být snadno přístupné, aplikovatelné a identifikovatelné

Gmail má spoustu nástrojů, aby štítky byly co nejpříjemnější pro uživatele. Trávit trochu času přizpůsobením vzhledu štítků, zvýší to vaše použití.

Jít do Ikona ozubeného kola> Nastavení> Štítky vidět všechny své štítky a spravovat je. Tady také doporučuji skrývá většinu ostatních položek, které vidíte na levém postranním panelu Gmail upgraduje štítky pomocí dvou rozšíření Labs [News] Přečtěte si více , například Odeslaná pošta, Koncepty, Důležité, Kategorie, Kruhy a další. Pokud se štítky zobrazují první, je snazší je najít a přetáhnout do e-mailů.

Taky, barevně označte své štítky. Kliknutím na malou rozevírací nabídku na libovolném štítku na postranním panelu vyberte barvy. Jednoduché barvy aplikované na vaše primární štítky vám pomohou je snadno identifikovat. Pro „DONE!“ Používám zelený štítek - je uspokojivé se na něj podívat a vědět, že se s tímto e-mailem už nemusím obtěžovat. Podobně označím „DNES!“ štítek s jasně červenou, takže mě vždy upoutá.

Žádná rozšíření, žádné návnady

Krása štítků spočívá v tom, že je zabudována do Gmailu. Nepotřebujete žádná rozšíření pro žvýkání RAM, které můžete použít v prohlížeči Chrome, ale nikoli v mobilní aplikaci Gmail. Funguje to dokonale při každém otevření doručené pošty. Nejlepší systémy produktivity jsou ty, které vám z cesty uniknou, a to jsou štítky.

Pokud máte trik, jak používat štítky efektivněji v Gmailu, rádi bychom vás slyšeli! Vložte své návrhy do komentářů nebo se zeptejte na jakékoli dotazy.

Obrazové kredity: Káhira