Vyčerpali jste neefektivní schůzky? Pošlete těchto 8 pravidel svému šéfovi

reklama

Drtivá většina z nás ví, kolik odtokových schůzek může být jak v naší době, tak v produktivitě. Pokud je však schůzka dobře organizovaná (a dobře vedená), není důvod, proč by mohla zvýšit produktivitu, smysl pro účel a morálku pro každého jednotlivého účastníka.

Existuje spousta obsahu proč nesnášíme schůzky. Facebook se chvástá psaný v okamžiku naprosté frustrace kvůli zmeškaným příležitostem, a to díky špatně organizovanému, zdánlivě zbytečnému setkání, které se táhlo daleko za stanovený čas.

Zde je několik pravidel, která byste měli dodržovat při lepších schůzkách a ujistěte se, že neztrácíte čas každého. Věř mi.

Mít účel a zajistit, aby o něm lidé věděli

Pokud jednoduše vyzýváte všechny, aby vám dali aktualizaci nebo si stonali, je to přednáška. Přednáška není setkání. Pokud potřebujete aktualizovat všechny, pošlete e-mail nebo pošlete všem příspěvek na týmový nástroj, jako je Slack který usnadňuje skupinovou komunikaci Slack umožňuje rychlejší a snadnější komunikaci ve skupiněSkupinové e-maily mohou skutečně zabít produktivitu. Je čas dát poštovním klientům odpočinek a využívat služeb spolupráce, jako je nově spuštěný Slack.

Přečtěte si více . Bude to mnohem lepší využití času všech.

Pokud jste v pozici, kde je schůzka skutečně potřebná (tj. Když potřebujete něco dát skupině, promluvit si věci, odrazit myšlenky atd.), Ujistěte se, že má jasný účel. Proč přesně spojujete všechny dohromady?

Špatný účel:"Dostat všem rychlost, co se děje".

Lepší účel:„Abychom shromáždili nápady, stanovili plán a přiřadili další akce každému členovi týmu, abychom mohli do konce března úspěšně spustit produkt X360“.

A prosím, ujistěte se, že všichni účastníci znají účel schůzky, než k tomu dojde. Pokud lidé vědí, jaké budou konečné výsledky schůzky, bude mnohem pravděpodobnější, že budou připraveni, a doufejme, že se zamysleli nad některými tématy, které by se daly přednést diskusi, než přemýšlet létat.

Vytvořte jasnou strukturovanou agendu

Váš cíl je váš cíl. Vaše agenda je vaše cestovní mapa toho, jak se tam dostanete. Bez této cestovní mapy se schůzky často vymknou kontrole, nevyjdou z tématu a nikde poblíž nebude tolik rozhodnutí, jak jste doufali. Pokud si všimnete, že vaše schůzky vycházejí z tématu, zastavte tuto debatu a zastavte ji co nejdříve.

Struktura schůzek Snadné vytváření programů schůzek pomocí očekávání schůzek [iPad]Přestože se nikdo z nás na setkání nečeká, naštěstí existuje řada užitečných online a mobilních aplikací, jako je AgreeDo, které usnadňují plánování schůzek. Všechna úspěšná setkání začínají ... Přečtěte si více opatrně pomocí produktu, jako je Splnění očekávání (iPad) nebo online nástroje jako MyCommittee a Minutes.io. Pro každou položku na pořadu stanovte přísnou lhůtu a jednotlivým lidem udělejte přehled o tom, co se od nich očekává. Pokud chcete, aby někdo přispěl k určité diskusi na schůzce, dejte jim vědět! Například:

Denní program

1. Prohlášení o účelu schůzky a přípravě (5 minut)
2. Post mortem při zahájení minulých týdnů - jaké byly naše KPI (Kim o tom informovat). Co šlo dobře? co ne? (15 minut)
3. Nápady, jak můžeme vytvořit povědomí pro příští spuštění (všichni - prosím, promyslete si nějaké nápady před schůzkou) - (15 minut)
4. Rozhodněte se pro 3 z těchto nápadů, abyste si před příští schůzkou vydobyli více - (10 minut)
5. Přiřazení dalších akcí každému členovi týmu - (5 minut)

Ujistěte se, že každý má, co potřebuje

Bojím se přemýšlet o tom, kolik času se každý rok ztrácí po celém světě kvůli tomu, že se lidé na schůzky připravují nepřipraveni (včetně toho, že nevědí) jak brát řádné poznámky o schůzce Zajistěte, aby zápisy fungovaly: Jak pořizovat účinné poznámky během schůzkyJe to dovednost, kterou málokdo zdokonalil; perfektní minuty schůzky. Záznam událostí vám ušetří bolesti hlavy po celé řadě. Zde je návod, jak si na schůzce pořídit efektivní zápis. Přečtěte si více ). Sdílejte svůj program se všemi účastníky alespoň pár dní před schůzkou, aby mohli shromáždit vše, co od nich vyžaduje.

Pokud potřebujete některého člena týmu, aby něco přinesl, ujistěte se, že rozumí tomu, jak je to důležité je a že je vytištěno (v případě potřeby) předem, aby se zajistilo, že se nezachytí ve frontě pro tiskárna. Poslední věc, kterou potřebujete, jsou účastníci, kteří se omlouvají - “Oh, promiň, neměl jsem šanci to připravit - budu mít připravený na příští týden“. To nikomu nepomůže.

Pokud pořádáte schůzku s lidmi, kteří pracují vzdáleně, nejprve si prohlédněte naši podrobnou „Průvodce online schůzkami Průvodce online schůzkami: Software a strategieModerní videokonferenční služby se snadno používají a jsou dostupné téměř každému s počítačem nebo chytrým telefonem. Schopnost spojit se a setkat se s lidmi online znamená, že už nejsme omezeni geografickou polohou. Přečtěte si více “Plus, ujistěte se, že každý ví, jak používat jakýkoli nástroj pro konference, který se rozhodnete použít. Před schůzkou vyzvěte lidi, aby zkontrolovali svůj mikrofon, webovou kameru a zajistili, aby měli nainstalované všechny doplňky, které by mohly být potřebné pro věci jako Google+ Hangouty Tipy pro plánování a pořádání efektivních schůzek se službou Google HangoutsDíky dnešní internetové technologii může být uspořádání online schůzek efektivní a nákladově efektivní, zejména pokud je předem naplánujete a využijete nástroje, které šetří čas. Posledních pár měsíců jsem se účastnil online setkání ... Přečtěte si více .

Pozvěte pouze lidi, kteří to potřebují

Nezveďte celý tým, abyste se cítili jako velký šéf. Pozvěte pouze lidi, které potřebujete. To znamená, že lidé, kteří vám pomohou dosáhnout účelu setkání. Všichni ostatní mohou být později aktualizováni přečtením zápisu ze schůzky nebo chatováním se svými kolegy ve vhodnější době.

Udržujte podrobné zápisy

Použijte produkt, jako je Agreedo (zdarma) do uchovávejte podrobné minuty Agreedo: Napište a spravujte zápisy z obchodního jednání zdarma onlineUž několik týdnů jsem hledal snadno použitelný web nebo aplikaci, která by mi umožňovala uchovávat a ukládat zápisy z jednání. Tradiční přístup k textovým dokumentům již není produktivní ... Přečtěte si více ke kterému se můžete spolehlivě vrátit a vlastně rozumět. Tento nástroj umožňuje zaznamenat podrobné minuty pomocí klávesových zkratek, sledovat výsledky schůzek (například splněné úkoly) a sdílet tyto minuty rychle a snadno se svým týmem. Pokud používáte iPad, můžete také zkusit MinuteTaker (7,99 $) pro zprávy o odborných schůzích MinuteTaker a schůzky vám pomáhají vytvářet profesionální zprávy o minutách iPaduV mém bezplatném online průvodci online schůzky MakeUseOf, kde jsem poskytl několik tipů pro plánování a pořádání schůzek na webu, jsem odkazoval také na několik minut přijímání aplikací. Zatímco jen velmi málo z nás ... Přečtěte si více .

Ujistěte se, že když lidé čtou tyto minuty, znají hlavní body / shrnutí toho, co bylo projednáno a co bylo rozhodnuto a rychle se mohl vrátit zpět k tomuto dokumentu, aby věděl, co oni sami musí udělat další.

Vyloučení není vždy lepší než zahrnutí

Vím, že jsem (jen) zmínil, že pouze ti lidé, kteří jsou skutečně potřební, by se měli zúčastnit schůzky, ale každý tak často byste také měli zahrnout všechny pro neformální jam jam, kde můžete všichni odrazit nápady kolem, mluvit o tom, co by mohlo zlepšit organizace.

Využijte to jako příležitost k vybudování silnějšího týmu. Udělejte to při jídle nebo pivu. Nechte si přinést nějaké chutné jídlo do kanceláře a nechte každého, aby si vzal hodinu nebo dvě ze svého dne, aby se dostal aby lépe poznali své kolegy, zatímco všichni společně pracují na tom, aby společnost vylepšila některá zlepšení Celý. Opět platí, že mají účel a program, ale pokuste se, aby se tento druh shromáždil neformálnějším, méně strukturovaným, ale stále s celkovým tématem, například „Zefektivnění organizace“ nebo „Nápady, jak můžeme diverzifikovat".

Přiřadit jasné ‘Další položky akce“

Před ukončením schůzky se ujistěte, že každý v místnosti zná přesnou akci, kterou musí podniknout, a její časovou osu. Toto je trik, který opravdu tlačil David Allen ve své fantastické knize ‘Dodělávat věci‘. Ať už na projektu kdokoli pracuje, ujistěte se, že existuje další jasný krok, který je třeba podniknout, aby se tento projekt posunul kupředu.

Abych to zopakoval, musí to být konkrétní akce (nebo soubor akcí) s přísnou lhůtou, nikoli pouze obecná myšlenka, kterou je třeba udělat „ASAP“. Například

Špatná další akce:"Shrňte minulý měsíc spuštění".

Lepší další akce:„Sestavte tabulku (s několika užitečnými grafy) zobrazující naše KPI z celkového období spuštění. Sdílejte to se startovacím týmem a vysílejte krátký e-mail s vysvětlením, jak si myslíte, že spuštění proběhlo. Prosím, udělejte to do čtvrtka “.

Zeptejte se na zpětnou vazbu

Mnoho lidí se obává kritiky svých „nadřízených“ nebo kolegů, takže po každém setkání požádejte lidi, aby zanechali anonymní zpětnou vazbu prostřednictvím online formuláře (existuje seznam bezplatné online průzkumové nástroje To říká každý: 5 bezplatných nástrojů pro efektivní online průzkumyChvíli byste neměli moc na výběr, kterou průzkumnou službu použít, ale v dnešní době je z čeho vybírat. Který z nich je pro vás nejlepší? Přečtěte si více tady). Zjistěte, co si lidé o schůzce mysleli - bylo to příliš dlouho? Bylo to pro ně užitečné? Byly jejich názory poslouchány? Jak by mohlo být setkání příště vylepšeno?

Ať už obdržíte jakoukoli zpětnou vazbu, nezapomeňte ji ignorovat. Vyvolejte schůzky, abyste se ujistili, že fungují dobře pro všechny zúčastněné.

Celkově se budete řídit těmito jednoduchými pravidly, abyste se ujistili, že vaše schůzky jsou dobře připravené a řádně spuštěné zkrátit délku a zvýšit efektivitu vašich schůzek a zároveň udržet frustraci všech minimální!

Co o tobě? Pokud by vaše schůzky probíhaly více takto, myslíte si, že by byla efektivnější?

Image Credit: Woodleywonderworks, setkání týmu, přes Flickr