Setkání vs. Setkání: Dvě aplikace Mac pro správu agend a zápisů

reklama

Pokud potřebujete rozsáhlé a podrobné programy schůzek a minut, nabízejí dvě aplikace Mac Store - obě nazývané Meetings - užitečná řešení, která nejsou k dispozici v jiném softwaru OS X.

Schůzky (12,99 $) od Exquisitus Inc a schůzky (19,99 $) od Příkaz Guru každá z nich nabízí řadu podobných funkcí, s několika důležitými rozlišovacími funkcemi, které je rozeznávají. I přes nedávné objevování moc Evernote pro organizování schůzek Jak používat Evernote k řízení vašich schůzekVěděli jste, že nejnovější nástroje a funkce v programu Evernote z něj činí velmi užitečnou aplikaci pro správu schůzek? Přečtěte si více , každá z těchto aplikací obsahuje funkce, které dosud notizující bomba not nenabízí.

Obě aplikace lze synchronizovat mezi OS X a jejich protějšky aplikací pro iOS, ale dnes se soustředím na verze OS X.

Setkání Exquisitus Inc (12,99 $) [již není k dispozici]

Exquisitus 'Meetings je aplikace rozdělena do tří částí: jedna část pro agendy a minuty (spravovaná v rámci Aktivní témata sekce), vyhrazený kalendář (označený

Přístrojová deska) a Vstup Sekce obsahuje seznam připomenutí, položek akcí a témat schůzek.

Při prvním spuštění aplikace může být trochu obtížné přijít na to. Chcete-li nastavit novou schůzku, zvolte Soubor> Nové téma schůzkynebo klikněte na tlačítko plus „+“ na postranním panelu. Na rozdíl od schůzek Command Guru vám tento program umožňuje přidat jména a příslušné e-mailové adresy z vašich kontaktů, což, jak uvidíte, usnadňuje rozesílání agend a minut.

Klikněte na malý „+ Bod pořadu jednání“Přidáte první bod pořadu jednání. I když můžete k přidání nové položky použít také klávesovou zkratku Shift + Command + G, bylo by však ještě lepší, kdyby uživatelé mohli stisknout kombinaci Shift + Return a rychle přidávat položky agendy při psaní.

Všimněte si, že mezi body agendy pro tuto aplikaci patří možnost přidat ke každé poznámce poznámku a přílohu položka a tlačítko pro selektivní odsazení položek agendy, dvě představované pro tuto konkrétní aplikaci. Jednotlivé položky programu lze také zaslat e-mailem přímo z aplikace všem nebo vybraným účastníkům schůzky.

Jednou z výhod používání této aplikace oproti přístupu Evernote je to, že položky agendy lze snadno pohybovat. To je užitečné při vytváření pořadů jednání a při provádění změn v pořadu jednání na začátku nebo v části schůzky.

Vytváření zápisů

Po přidání všech položek agendy klikněte na ikonu Nové setkání tlačítko pro nastavení minut. Po vytvoření zápisu ze schůzky bude nutné veškeré změny v agendě ručně upravit v zápisech z jednání, takže by bylo dobré vytvořit pouze zápisy po účastníci schvalují agendu.

Další plus s tímto přístupem je, že pokud vaše schůzky pravidelně používají stejné body agendy pro každou z nich schůzku, můžete jednoduše kliknout na tlačítka Nová schůzka a vytvořit novou sadu minut pro budoucnost setkání. Pořad jednání lze samozřejmě také upravit pro každou novou schůzku.

Stejně jako u položek programu lze i minuty zaslat e-mailem, exportovat do formátu PDF nebo RTF, zkopírovat do schránky nebo nastavit pro Snížení Označte zde: Použijte text Markdown v Gmailu a nechte jej vykreslit [Chrome] Přečtěte si více Formátování HTML. Při zasílání agend nebo minut e-mailem Meetings automaticky vloží e-mailové adresy i obsah schůzky. Toto je funkce chybějící z níže uvedené aplikace.

Přidání akcí a úkolů

Jedním z nejdůležitějších účelů schůzek je zjistit, co je třeba udělat, a stanovit termíny splatnosti. Setkání Exquisitus zahrnuje tři užitečné způsoby, jak přidat připomenutí. Můžete použít Soubor> Nová akce klepněte na položku nabídky Akce Položky v pravém horním rohu sekce schůzky nebo přidejte připomenutí do řídicího panelu.

Použití funkce Dashboard umožňuje přiřadit termíny k položkám a také prezentovat další události kalendáře a připomenutí.

Co je také užitečné pro Meetings je, že všechna vaše témata, programy a minuty jsou uchovávány v jedné aplikaci a exportovány do ekvivalentní aplikace Meetings iOS (4,99 $) [již není k dispozici].

Setkání velitele Guru (19,99 $) [již není k dispozici]

Setkání velení Guru pro Mac má čisté, ale barevné rozložení, s rozhraním, které jsem našel intuitivní. I přes to, že stojí 7 dolarů více než aplikace Exquisitus, není to úplně funkční pro nastavení a sdílení programů a minut. Naštěstí si můžete z webu vývojáře stáhnout 30denní zkušební verzi této aplikace.

Chcete-li vytvořit novou schůzku, vyberte Soubor> Novýa přidejte název, datum a místo schůzky. Existují oddíly uživatelského rozhraní pro přidávání jmen účastníků schůzky, přípravných a agendových položek, diskusních poznámek, rozhodnutí a úkolů. Můžete také zvolit skrytí sekcí, které nepotřebujete. Jsou to velmi užitečné a některé z nich nejsou k dispozici v aplikaci Exquisitus.

Tato aplikace se bohužel nepřipojí k aplikaci Kontakty Mac, takže budete muset ručně zadat jména a adresy účastníků. Neexistují také žádné klávesové zkratky pro přidávání položek agendy, i když existuje funkce s názvem „Inteligentní úloha“, která po aktivaci umožňuje vkládat a přidávat položky pomocí přiřazené klávesové zkratky.

Další nevýhodou této aplikace je, že neexistuje žádná funkce pro použití položek agendy pro nastavení minut. Takže pokud si vyberete tento přístup, musíte v zásadě znovu vytvořit body pořadu jednání.

Jedinou funkcí exportu pro tuto aplikaci je odeslání e-mailem a hotový export vypadá lépe než rozvržení vytvořené aplikací Exquisitus. Jak již bylo zmíněno, tento program nevkládá e-mailové adresy a svisle také uvádí jména účastníků, což zabírá zbytečné místo.

Stejně jako aplikace Exquisitus se aplikace Meetings také synchronizuje s ekvivalentní aplikací Meetings pro iOS (4,99 $) přes iCloud.

Závěr

Obě tyto aplikace pro schůzky poskytují tolik potřebné řešení, které dříve nebylo na platformě Mac dostupné. A i když existuje několik silných Aplikace pro schůzky iOS MinuteTaker a schůzky vám pomáhají vytvářet profesionální zprávy o minutách iPaduV mém bezplatném online průvodci online schůzky MakeUseOf, kde jsem poskytl několik tipů pro plánování a pořádání schůzek na webu, jsem odkazoval také na několik minut přijímání aplikací. Zatímco jen velmi málo z nás ... Přečtěte si více , je skvělé, že tyto aplikace pro stolní počítače jsou doprovázeny mobilními verzemi, které synchronizují data, protože psaní iPadu není každý dobrý nápad. Na druhé straně jsou verze iPadu skvělé pro kontrolu obsahu.

Stažení: Setkání Exquisitus [již není k dispozici] (12,99 $) / Setkání velitele Guru [již není k dispozici] (19,99 $)

Pro další návrhy týkající se plánování a pořádání schůzek, podívejte se na naše bezplatné online průvodce ke stažení Průvodce online schůzkami: Software a strategieModerní videokonferenční služby se snadno používají a jsou dostupné téměř každému s počítačem nebo chytrým telefonem. Schopnost spojit se a setkat se s lidmi online znamená, že už nejsme omezeni geografickou polohou. Přečtěte si více . Rádi bychom také znali funkce, které byste chtěli přidat do těchto aplikací pro schůzky.