Jak vytvořit profesionální zprávy a dokumenty v aplikaci Microsoft Word

reklama

Pokud by Microsoft Office byl zemí, byla by to třetí nejlidnatější země na světě. 1,2 miliardy lidí použití jediné sady aplikací je ohromující. A „mluví“ 107 jazyků!

Ale právě teď mluvíme anglicky a my si povíme o nejoblíbenějším nástroji arzenálu Microsoft Office - Microsoft Word Ano, získejte Microsoft Word zdarma: Zde je návodNechcete platit za celý program Microsoft Word? Nebojte se, zde je několik způsobů, jak můžete používat Microsoft Word zdarma. Přečtěte si více 2016.

Tento editor dokumentů se používá k psaní různých dokumentů. Od jednoduché aplikace k nezbytnému pokračování. Od prostého seznamu kbelíků po kancelářskou poznámku. Myslíme si, že můžeme pracovat s aplikací Word. Ale když si sedneme, abychom napsali seriózní odbornou zprávu, objevíme důležitý fakt.

Profesionální psaní zpráv potřebuje jinou sadu dovedností.

Takže, zeptejte se sami sebe - můžete udělat skok z jednoho dokumentu do zdlouhavé zprávy? Děláš? znát všechny funkce aplikace Microsoft Word 9 tipů, jak se dozvědět vše o Office 2016Microsoft Office 2016 je mezi námi. Jak zvládáte nejnovější verzi kvůli své produktivitě? Doporučujeme vám, abyste se dostali k nejlepším odkazům pro výuku v kanceláři. Ukradni pochod s těmito ... Přečtěte si více které vám pomohou spravovat tento rozsáhlý dokumentový projekt? Můžete spolupracovat na práci s ostatními členy týmu?

Můžete být student, majitel malé firmy nebo administrativní pracovník... budete muset vytvořit zprávu nebo dokument nějakého druhu v profesionálním formátu. Tato příručka MakeUseOf vám pomůže aktualizovat vaše techniky a vyostřit přístup k designu.

V této příručce:

Psaní zprávy — Úvod | Kontrolní seznam hlášení

Užitečné nástroje Microsoft Word — Vložit jinak | Výzkumník | Ukotvit části dokumentu

Práce na rozvržení a designu — Intro | Titulní strana | Obsah | Záhlaví a zápatí | Čísla stránek | Styl písma | Styl odstavce | Konce stránky | Styly a motivy | Titulky | Rychlé díly | Hranice stránky

Reference a spolupráce — Index | Bibliografie | Křížové odkazy | Komentáře

Dokončete svou zprávu — Podpisy | Vodoznaky | Pouze ke čtení | Tisk do PDF

Další krok — Závěr

Psaní zprávy

Psaní zpráv zahrnuje výzkum a poté zveřejnění výsledku této analýzy. V profesionálním světě je „vzhled“ nebo vzhled toho, co publikujete, prvořadý. Konečný výsledek, který uspokojí vaše oči, může zhoršit vaši pověst a zlepšit vaši osobní značku.

Následující kroky vás provedou odbornými funkcemi v aplikaci Microsoft Word 2016. Trávit spoustu času plánem. Začněte těmito pokyny…

Krok 1: Rozhodněte se o účelu

Než začnete zprávu, musíte nejprve vědět, proč ji píšete. Zprávy jsou mnoha druhů, ale mají buď informovat, nebo přesvědčovat. Může být určen k popisu technického procesu, sdílení podkladových informací nebo prokazování pokroku v projektu.

Zeptejte se sami sebe - Co a Proč. To vám pomůže destilovat účel do jednoho hlavního bodu a držet se ho místo toho, aby se potuloval zbytečnými detaily.

Krok 2: Identifikujte své publikum

Druhým důležitým hlediskem je hodnocení publika. Budou schopni porozumět tomu, o čem mluvíte? Existují různé úrovně čtenářů, kteří si přečtou zprávu? Znalost čtenáře o daném předmětu bude mít značný vliv na informace, které musíte uvést.

Rozhodněte se o primárním publiku a poté skriptujte zprávu na odpovídající technické úrovni. Na konci zprávy mohou být sekundární publikum doplněny doplňujícími informacemi.

Krok 3: Poznejte své téma

Musíte vědět, o čem to mluvíte. Prozkoumejte toto téma a zahrňte všechny relevantní informace, které prokazují váš názor. Ujistěte se, že jste dospěli k závěru na základě skutečností a nikoli osobního názoru. Informace musí být správné, aktuální a dobře odkazované.

K podpoře své myšlenky použijte také různé zdroje, jako jsou časopisy, novinové články, knihy, webové stránky, brožury, nezpracovaná data, výroční zprávy a projevy. Jen se nelepte na Wikipedii.

Krok 4: Nastínte sestavu

Provedli jste výzkum. Existuje spousta informací, které čekají na napsání a vytištění. Ale počkej! Než se vniknete do vody, neutopte se. Připravte si konečný obrys zprávy, který bude grafem trasových bodů, který vám pomůže při navigaci od začátku do konce. Obrys je plán. Poskytne vám ptačí pohled na zemi a také vám ukáže, kde musíte vyplnit podrobnosti.

Struktura zprávy o nápadu může zahrnovat následující prvky:

• Titulní strana
• Shrnutí
• Obsah
• Úvod
• Těžiště zprávy
• Závěr
• Doporučení
• slepé střevo
• Bibliografie a reference

Microsoft Word Osnova dokumentu je výkonná funkce, která vám může pomoci uspořádat dokument ještě předtím, než jej začnete naplňovat výzkumem. Využít šablony pro brainstorming a mapování mysli 8 šablon MS Word, které vám pomohou rychle a rychle mapovat své nápadyZdarma Word šablony nejsou jen o krásných dokumentech, perfektních životopisech a titulních stránkách. Mohou být také životně důležité pro brainstorming a mapy mysli. Zde je osm šablon Word pro vaše potřeby nápadů. Přečtěte si více také.

Krok 5: Zápis, Úpravy, Korektury a Dokončit

Jakmile strukturujete přehled, je čas vyplnit záhlaví obsahem. Osobně považuji za nejlepší řešit trochu z každé sekce a pak je spojit s informacemi. Můžete to udělat, pokud chcete, nebo dokončit každou sekci, když přejdete dolů strukturu sestavy. Nezapomeňte se nejprve zaměřit na prezentaci svých nápadů a použití podpůrných důkazů než na pravopis a gramatiku. Nastínte svůj argument a napište několik vět, které obsadí vaše hlavní myšlenky. Pokud najdete něco, co stojí za to citovat, citujte to.

Jakmile je napsána většina vašeho textu, je nyní čas si jej přečíst a ujistit se, že proudí dobře. Ujistěte se, že čtenáři provázíte porozumění pomocí přechodných slov, například „Tato informace ukazuje ...“, „Jinými slovy…“, „Podobně…“ a zvýrazněte relevantní a klíčové body.

Nakonec věnujte čas korektury, zkontrolujte gramatiku a pravopis Jak hláskovat a gramaticky kontrolovat v aplikaci Microsoft WordVestavěné nástroje pro kontrolu pravopisu a gramatiky můžete přizpůsobit vašim potřebám. K urychlení psaní můžete dokonce použít funkci Automatické opravy. Přečtěte si více a znovu zkontrolujte všechny relevantní informace a jejich logický tok. Nejlepší je nechat alespoň jeden den zkontrolovat a korigovat vaši práci. Nezkoušejte to upravovat ihned poté, co si myslíte, že jste skončili, protože budete mít tendenci nechat si přečíst, co jste napsali. Usaďte se a příští den to korigujte.

Kontrolní seznam hlášení

Než odejdete a odešlete nebo odevzdáte svou zprávu, na které jste tak tvrdě pracovali, zkontrolujte, zda jste provedli následující kroky:

• Titulní stránka byla vyplněna titulem, vaším jménem, ​​datem, pro koho je zpráva určena a možným popisem toho, o čem je zpráva.
• Obsahová stránka má příslušné nadpisy a čísla stránek jsou správná.
• Ujistěte se, že úvod zahrnuje klíčové body, rozsah zprávy a cíl, kterého chce dosáhnout.
• Nad tabulkami a pod obrázky / grafy jste přidali titulky.
• Představuje obsah zprávy informace jasným, logickým, faktickým a tématickým způsobem?
• Uvádí závěr výsledky, opakuje hlavní myšlenku a neobsahuje žádné nové informace?
• Jsou nadpisy a podnadpisy jasně označeny?
• Jsou citace relevantní, aktuální a správně uváděné?
• Použili jste tam, kde je to vhodné, konce stránek?

Nyní spustíme aplikaci Microsoft Word a seznámíme se s funkcemi, které vám pomohou sestavit koncept vaší zprávy a představit jej jako profesionální dokument.

Užitečné funkce aplikace Microsoft Word pro psaní sestav

Vezměte je jako tipy na kousnutí a osvojte si je jeden po druhém.

Microsoft Word je velký houfnice s mnoha maticemi a šrouby. Zaměřme se na klíčové soubory dovedností a nástroje, které budete potřebovat k plánování, přípravě a prezentaci odborné zprávy. Funkce aplikace Microsoft Word, které níže uvedeme, jsou také zkratky produktivity, které vám usnadní práci.

Spropitné: Chcete-li se dozvědět více o nových funkcích sady Office, použijte pomocníka „Tell Me“ aplikace Microsoft Word 2016.

Začněme se třemi předběžnými nástroji ...

Použijte Vložit jinak

Pro většinu z nás, když potřebujeme zkopírovat text nebo obrázek do aplikace Word, je zkratka CTRL + V v pořádku. Ale někdy bychom mohli chtít zkopírovat data do jiného formátu, jako jsou data Excel jako obrázek. S Vložit jinak příkaz můžete zahodit nebo určit formát při vložení obrázku, prezentačních dat, tabulky nebo objektu z jakéhokoli jiného programu do aplikace Word.

Hodně budete pracovat s tabulkami Excelu a grafy v profesionálním dokumentu.

Pokud pouze zkopírujete, co chcete, a klepnete na Vložit, všimnete si, že vloží data jako tabulky. Pokud však chcete vložit velkou oblast buněk a nechcete ji upravovat, můžete ji vložit jako obrázek a navíc ji upravit.

v Microsoft Excel: Vyberte a zvýrazněte buňky, které chcete kopírovat> Stiskněte CTRL + C.

v Microsoft Word: Jít do Domů> Vložit> Vložit jinak. Vybrat Vložit jinak az dialogu vyberte Objekt listu Microsoft Office Excel.

Můžete změnit velikost dat jako to byl obrázek, a pokud dvakrát kliknete, budete moci hodnoty upravovat. Můžete tabulku nebo graf změnit a přepracovat. A pokud aktualizujete data v grafu nebo tabulce v Excelu, můžete graf automaticky aktualizovat v aplikaci Word.

Vyzkoušejte také kontextovou nabídku klepnutím pravým tlačítkem. Objeví se nabídka Vložit speciální:

Je jich víc možnosti importu dat z Excelu do Wordu 8 Překvapivých způsobů, jak můžete importovat data do aplikace Microsoft WordVědět, jak importovat data do aplikace Microsoft Word z jakéhokoli zdroje, včetně Excelu, souborů PDF nebo jiných dokumentů Wordu, vám může ušetřit spoustu času. Ukážeme vám všechny triky. Přečtěte si více . Podpora Microsoft Office stránka je také podrobně popisuje.

Použijte výzkumníka

Ano, existuje Google a Wikipedia. Ale neustálé přepínání z aplikace Word do prohlížeče může omezit vaši produktivitu. Office 2016 přináší do této grunt práce silnou integraci výzkumu. Výzkumník vám pomůže nejen najít obsah v aplikaci Microsoft Word, ale také vám pomůže rychle přidat citace. Používá Bing Knowledge Graph k nalezení správného obsahu pro podporu vašeho dokumentu.

Jít do Pás karet> karta Odkazy a c Vyberte Výzkumník. Vpravo se otevře podokno s možnostmi vyhledávání.

Zadejte klíčové slovo pro téma, které chcete vyhledat, a stiskněte klávesu Enter.

V podokně Výsledky je uveden seznam zdrojů, které můžete v dokumentu použít. Vyberte téma, které chcete podrobně prozkoumat.

Přidejte téma do dokumentu aplikace Microsoft Word kliknutím na znaménko plus v pravém horním rohu. Můžete také kliknout na znaménko plus u jakéhokoli výsledku a uvést zdroj ve svém výzkumném dokumentu. Zdroj citace vám pomůže podpořit váš výzkum pomocí webových zdrojů a knih.

Jak uvidíme později, anotovaná bibliografie je jednou z nejtěžších částí dokumentu. Výzkumník je inteligentní asistent, který vstoupí.

Ukotvit část dokumentu Word

Berte jako samozřejmost, že vaše profesionální zpráva bude dlouhá a složitá práce. Okno aplikace Word můžete rozdělit na dvě podokna, abyste mohli současně zobrazit dvě různé části dokumentu. Je to cenný šetřič času, pokud chcete kopírovat a vkládat části z jednoho místa na druhé nebo odkazovat na jednu část dokumentu při práci na jiném.

Jít do Pás karet> karta Zobrazit> Rozdělit.

Chcete-li rozdělit, klikněte na Odebrat Split na stejné kartě.

Skupina Windows nabízí několik možností, jak změnit způsob práce se dvěma nebo více dokumenty. Funkce jsou samovysvětlující.

Chcete-li posunout oba dokumenty současně, klikněte na Synchronní rolování ve skupině Okno na kartě Zobrazit. Můžete také kliknout na Pohled vedle sebe umístit dvě části dokumentu vedle sebe.

Spropitné: Pomocí rozděleného zobrazení můžete zobrazit dvě různá rozvržení - například Tisk a Obrys. Nastavte rozdělení. Poté klikněte na podokno, které chcete změnit, a poté na kartě Zobrazit vyberte jiné rozložení.

Práce na rozvržení a designu

Prezentace zprávy je to, co přiměje někoho, aby si přečetl zprávu na prvním místě, a proto je důležité, aby byla vaše zpráva dobře prezentována. Pokud jste měli na výběr čtyři zprávy, co si vyberete?

1. Ručně psaná zpráva.
2. Dokument vytištěn černobíle.
3. Zpráva vytištěná na běžném papíru A4 barevně.
4. Zpráva vytištěná barevně, s chytlavou titulní stránkou, úhledně ohraničená a úhledná?

Vyzvednete čtvrtou zprávu, protože vás k ní přitáhne pouze vizuálním vzhledem.

Přední kryt není jediným důvodem. Dobře navržená zpráva se snáze čte. Je také snazší skenovat, když nemáte čas na čtení. Proto musíte strávit nějaký čas na záhlaví a zápatí a různých stylech a tématech. Stručně řečeno - formátování každého prvku ve zprávě.

Formátování může vypadat jako obtížná fuška, ale je to zábavné cvičení, které procvičí všechny vaše kreativní svaly. Klíčovým jídlem s sebou budou dovednosti, které můžete v budoucnu aplikovat na cokoli v Microsoft Office. A čas, který vám ušetří, se všemi tipy na produktivitu, které se zde dozvíte.

Microsoft Word 2016 má bohatou sadu funkcí. Toto jsou jen některé ze způsobů, jak může váš návrh sestavy vyniknout od ostatních a být profesionální. Pojďme tedy rozebrat rozvržení a designové dovednosti.

Tato část se bude zabývat těmito vlastnostmi krok za krokem:

• Začněte úvodní stránkou
• Vytvořte obsah
• Vytvořte záhlaví a zápatí
• Přidat čísla stránek

(Formátování obsahu)

• Vyberte správná písma
• Styl odstavce
• Konce kontrolních stránek
• Používejte styly a motivy
• Titulky
• Použijte rychlé díly
• Ozdobte okraji stránek

1. Začněte úvodní stránkou

První stránka je prvním kontaktním místem pro čtenáře. Je to také vaše příležitost udělat příznivý dojem. Nedopusťte, aby váš nedostatek uměleckých dovedností byl omluvou, protože aplikace Word se ujme své práce pomocí zabudované galerie titulních stránek. Jediné, co musíte udělat, je vzít si jeden s tématem zprávy.

Microsoft Word 2016 vám nabízí 16 předformátovaných šablon a další tři na Office.com.

Jít do Vložit> Skupina stránek> Titulní stránka.

Titulní stránka se ve výchozím nastavení objeví na začátku dokumentu.

Protože je v nabídce pouze 16 „oficiálních“ šablon, možná zjistíte, že všichni vaši kolegové mají stejnou titulní stránku. Tak proč to nepřizpůsobit a učinit ho trochu jedinečnějším.

Můžeš navrhnout titulní stránku (nebo titulní stránku) v aplikaci Microsoft Word Jak si vytvořit vlastní titulní stránku v aplikaci Microsoft WordSilný design titulní stránky je skvělý způsob, jak stylizovat dokument. Ukážeme vám, jak si vytvořit vlastní titulní stránku v aplikaci Microsoft Word. Přečtěte si více to může být originál v zásobníku. Uložte ji jako šablonu nebo snadno změňte design za chodu.

2. Vytvořte obsah

Skenování příležitostných čtenářů. Dobří čtenáři nejprve skenují a pak se ponoří hlouběji. Obsah poskytuje průjezdní body, které pomáhají oběma. Když je to dlouhý a komplikovaný dokument, nechtěli byste raději zkontrolovat vrstvu země, než se vydáte do sekce, která vás zajímá?

Pokud je dokument delší než 10 stran, zvažte obsah (TOC). Nejprve byste se měli ujistit, že nepotřebujete přeskupte všechny stránky v dokumentu 3 způsoby, jak přesunout a přeskupit stránky v aplikaci Microsoft WordKdyž pracujete v aplikaci Word, budete muset stránky znovu uspořádat. U těchto tří tipů to nemusí být intuitivní, ale obtížné. Přečtěte si více před vytvořením TOC.

V aplikaci Microsoft Word nemusíte psát celý obsah ručně. Je tu Obsah automatický nástroj pod Reference kartu, která vezme váš obrys a navrhne pro vás. Také můžete snadno aktualizovat, když chcete něco změnit.

Existují také šablony, které si můžete stáhnout a přizpůsobit je povaze obsahu. Například TOC pro diplomovou práci bude vypadat jinak než ve výroční zprávě společnosti.

Máme kompletní výukový program jak vytvořit stránku obsahu v aplikaci Word Jak vytvořit obsah v Word & zdarma šablonyObsah je skvělý způsob, jak udržovat dokumenty uspořádané a zlepšit navigaci. Ukážeme vám, jak si vytvořit svůj vlastní obsah ve čtyřech jednoduchých krocích. Bezplatné šablony v ceně. Přečtěte si více .

Podstatou je toto:

Vytvořte obrys a pomocí stylů nadpisů uspořádejte hierarchii. Použijte automatický nástroj TOC na styly nadpisů. Aplikace Word 2016 vyhledá tyto nadpisy a potom vloží obsah do svého dokumentu. Pak můžete automaticky aktualizovat TOC, pokud v dokumentu provedete změny.

Pro lepší ovládání můžete také použít Manuální obsah styl. Word vloží zástupný text a musíte vložit a formátovat každý obsah v seznamu.

3. Vytvořte záhlaví a zápatí

Záhlaví a zápatí jsou ve zprávách důležitá, protože hlavním účelem je poskytovat informace o zprávě na každé stránce. Jedná se o běžné oblasti zobrazení čísel stránek. Záhlaví dokumentu by mělo obsahovat název sestavy a případně jméno toho, kdo ji vytvořil. Název aktuální sekce je užitečný.

Na druhé straně zápatí by mělo obsahovat čísla stránek, datum zveřejnění a další požadované administrativní informace. Všimněte si, že některé vodítka stylu mají zvláštní pokyny pro záhlaví a zápatí Jak přidat poznámky pod čarou Chicaga v aplikaci Microsoft WordPoznámky pod čarou vám mohou pomoci doplnit text o další podrobnosti. Přidání poznámek pod čarou v Microsoftu a používání stylů jako Turabian, MLA, APA nebo Chicago je velmi snadné. Ukážeme vám, co potřebujete vědět o poznámkách pod čarou. Přečtěte si více .

Začněme záhlavím v dokumentu a dejte mu jedinečný vzhled.

Vybrat Vložit, vyberte jednu z možností Záhlaví nebo Zápatí ze skupiny. Vestavěná galerie zobrazuje několik možností, ze kterých si můžete vybrat.

Místo záhlaví a zápatí je vloženo do dokumentu pomocí zástupného textu nebo tabulky. Nástroje záhlaví a zápatí se otevře na pásu karet pro další formátovací práce, jako je datum, čas nebo obrázek.

Zadejte text a poté vyberte Zavřete záhlaví a zápatí.

Můžete začít s prázdnou hlavičkou a zápatím. Pokud máte designové dovednosti, použijte Nástroje záhlaví a zápatí navrhnout si vlastní. Pokud chcete vytvořit vlastní hlavičkové papíry pro vaši organizaci, osvojte si prostor záhlaví a zápatí. Prvky značky, jako jsou firemní nebo organizační loga, můžete použít nahoře a úhledně naformátované poznámky pod čarou

Zkusme a upravíme jeden z vestavěných záhlaví. vybral jsem Aspekt z galerie.

Konečný vzhled trval dvě minuty, než aby se spojily s jednoduchými textovými efekty a ikonou získanou z galerie ikon Microsoft Office.

Záhlaví a zápatí jsou na svém místě. Jak ale víte, kde jste v dokumentu? Jako další důležitý ukazatel vložte čísla stránek.

4. Přidat čísla stránek

Čísla stránek vypadají nejlépe v zápatí (na rozdíl od záhlaví jako na obrázku výše). Můžete přidat základní číslo stránky z Vložit> Číslo stránky tlačítko na pásu karet. Můžete také přidat z Design karta, která se zobrazí po přidání záhlaví a zápatí.

Máte hodně kontroly nad čísly stránek. Vyberte si ze široké škály formátů čísel a přizpůsobte je vašim potřebám. V tomto případě přidáváme číslo do zápatí, ale můžete je umístit na vrchol nebo dokonce na okraje. V tomto příkladu jsem umístil číslo stránky vlevo dole. Chtěl bych však změnit výchozí vzhled a formát.

Například: Použití „Stránka X z XXX“ znamená lepší ukazatel na dlouhém dokumentu.

Vyberte číslo stránky. Jít do Vložit> Rychlé díly. Z rozbalovací nabídky vyberte Pole. Dialogové okno Field se dostanete také na kartě Design záhlaví a zápatí.

Vybrat NumPages z dlouhého seznamu názvů polí. Z pole vpravo můžete vybrat konkrétní formát. Vybral jsem obvyklé 1, 2, 3. Klikněte na OKa zobrazí se počet stránek. Nyní stačí jen přidat text, například stránku X ze XXX, a změnit vzhled čísel pomocí obvyklých nástrojů pro formátování textu dostupných na kartě Domovská stránka.

Vypadá to takto:

Navrhněte vzhled libovolného čísla stránky v dokumentu a Word aktualizuje všechny zbývající automaticky. Čísla stránek jsou nejčastějšími prvky v zápatí, ale mohou obsahovat i jakékoli další informace, například záhlaví. Z možností ve skupině Vložit můžete do záhlaví nebo zápatí přidat datum a čas, informace o dokumentu, obrázky a další.

Dále směřujeme k formátování obsahu.

Vizuální remíza vaší profesionální zprávy přichází spolu s „zkrášlením“, které používáte pro obsah. Formátování je také nezbytným krokem pro dokument, který dobře funguje. Musíte se proto hodně soustředit na výběr správného písma, odstavcového prostoru a barev.

Nebojte se. I pro umělce s touto výzvou bude tato část snadná, protože Microsoft Word je dodáván s výchozími tématy a vizuálními styly. Začněme s nejzákladnějším prvkem dokumentu.

5. Vyberte a upravte správné písmo

Vaše výběr písma v profesionální zprávě Word Jak styl písma v aplikaci Microsoft Word, aby se váš text vyniknoutDobře naformátovaný text může upoutat pozornost čtenáře a pomoci jim protékat dokumentem. Ukážeme vám, jak přidat poslední dotek v aplikaci Microsoft Word. Přečtěte si více nejen určuje, jak text vyniká, ale také jak je vytištěn. Chcete oba pro maximální dopad.

Můžete použít řez písma (tj. Vizuální vzhled písma) buď na celý dokument, nebo na konkrétní části dokumentu. Všechny možnosti písma jsou k dispozici na kartě Domů. Jít do Domů> Písmo.

Výchozí písmo v aplikaci Microsoft Word 2016 je Calibri. Podívejte se za tím, jak si můžete vybrat z mnoha dalších. Pokud zvolíte Times New Roman, můžete být považováni za líného, ​​pokud zvolíte Windings, tak... Nemyslím si, že to musím vysvětlit. Nezapomeňte proto vybrat písmo, které je snadno čitelné a odpovídá zprávě. Chcete-li hrát bezpečně, vyberte některou z těchto možností profesionálně vypadající písma Google 10 nejlepších bezplatných písem Google pro profesionální prezentaceTypografie může vytvořit nebo přerušit prezentaci. Zde jsou nejlepší bezplatná písma Google, která jsou ideální pro profesionální prezentace. Přečtěte si více ; jsou k dispozici zdarma.

Spropitné: Baskerville a Gruzie jsou dobrými alternativami k často používaným Times New Roman

Zkuste různé párování písem pro text těla a nadpisy (a podnadpisy). Několik webů jako FontJoy a TypeWolf vám pomůže experimentovat s párováním fontů. Můžeš stáhnout a používat vlastní písma také. Nezapomeňte však na pravidlo, že v dokumentu nikdy nepoužíváte více než tři různé typy písma.

Pro tento extra kousek pizazzu zkuste drop cap pro vylepšení textu Jak používat Drop Caps pro vylepšení textu v aplikaci Microsoft WordVíčko je stylistickým doplňkem každého dokumentu. Vyžaduje to pozornost. Jak vytvoříte v programu Microsoft Word krytku? Pojďme projít jednoduchým tvůrčím procesem. Přečtěte si více .

6. Styl odstavce

Pokud chcete, aby byly vaše řádky dvojité nebo jednoduché, musíte změnit formát odstavců. Změnou mezery můžete usnadnit čtení dokumentu nebo vyvolat dojem, že je delší a že jste do něj vložili více práce.

Chcete-li změnit odstavec pro celý dokument, je nejlepší vybrat každý blok textu; v opačném případě, pokud ve své zprávě použijete záhlaví, změní se také. Další lepší možností je, pokud přizpůsobíte konkrétní styl, který používáte pro formátování odstavce.

Chcete-li to provést, přejděte na Domov> Styly. Klikněte pravým tlačítkem na styl, který chcete změnit, a vyberte Modifikovat. Klikněte na Formát> odstavec který je ve spodní části dialogového okna. Nyní změňte mezery, odsazení a zarovnání odstavce. Klikněte na OK zavřete dialogy.

Pokud chcete změnit menší část dokumentu, vyberte, co chcete změnit. Klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněný text a vyberte Odstavec. Objeví se stejné dialogové okno jako výše.

7. Konce kontrolních stránek

Konec stránky - podle svého názvu - rozdělí souvislý blok textu na dvě stránky. Konce stránek jsou důležitými strukturálními prvky pro dlouhé dokumenty. Word automaticky vloží konec stránky na konec stránky. Ale v dlouhém dokumentu můžete umístit konce stránek tam, kde je chcete.

Chcete-li vložit ruční konec stránky, klikněte na Vložit> Konec stránky. (Klávesová zkratka: CTRL + Enter)

Konec stránky vypadá takto, když kliknete na ikonu Zobrazit / skrýt příkaz v Odstavec skupina.

Ale co když chcete udržet spoustu řádků pohromadě na stránce nebo sloupci a nechat je oddělené kvůli přerušení stránky? Rozložení je pod vaší kontrolou. Klikněte na malou šipku, která se zobrazuje v pravé dolní části skupiny Odstavec.

V Klikněte na odstavec odstavce Konce řádků a stránek. Vyberte si z těchto čtyř možností stránkování:

• Vdova / sirotek ovládací prvek umístí alespoň dva řádky odstavce na horní nebo dolní část stránky.
• Pokračujte dál zabraňuje přerušení mezi odstavci, které chcete zůstat pohromadě.
• Udržujte řádky pohromadě zabraňuje přerušení stránek uprostřed odstavců.
• Přerušení stránky dříve přidá konec stránky před konkrétní odstavec.

Ukázali jsme také jak odstranit konce stránek 2 způsoby, jak odstranit konec stránky v aplikaci Microsoft WordKonce stránek jsou součástí dobře navržených dokumentů aplikace Word. Podívejme se, jak je vytvořit, a také je rychle odstraníme dvěma způsoby. Přečtěte si více když to bude nutné.

8. Používejte styly a motivy

Styly a témata jsou možná dva z více nevyužité funkce v aplikaci Microsoft Word 7 Nevyužité funkce aplikace Microsoft Word a jak je používatPřehlížíte některé z nejužitečnějších funkcí aplikace Microsoft Word? Tato aplikace obsahuje překvapivé množství nevyužitých nástrojů a možností. Objevili jsme sedm a ukážeme vám, jak je používat. Přečtěte si více . Ale myslím, že byste je měli využít při každé příležitosti, abyste ušetřili spoustu času.

Jaký je ale rozdíl mezi tématem a stylem? Microsoft říká:

Motivy poskytují rychlý způsob, jak změnit celkovou barvu a písma. Pokud chcete rychle změnit formátování textu, jsou Styly Word nejúčinnějšími nástroji.

Protože tedy témata ovládají celkový vzhled pomocí barev, efektů a písem - začněte nejprve s dobrým motivem pro váš dokument. Pak, použijte Styly pro kopání do konkrétních částí, pro které chcete změnit vzhled.

Pro Motivy: Přejít na Design tab. Vyberte si téma z galerie. Můžete vidět náhledy, jaká je barevná kombinace.

Pro Styly: Vyberte část textu, kterou chcete změnit. Přejít na Styly skupina na Domov tab. Můžete vidět náhledy, jak vypadají. Vyberte styl, který je vhodný pro váš obsah. Například zvolte styl nadpisu nadpisů v dokumentu. Nebo konkrétní styl uvozovek. Můžete také upravit existující styl a vytvořit nové styly od začátku.

9. Titulky

Každý obrázek, graf nebo ilustrace potřebuje k jasnému popisu titulek. Je to jediný řádek textu, obvykle umístěný pod grafikou. Titulky jsou také důležitým odkazem, pokud je potřebujete zmínit na jiném místě. Mnoho dokumentů tento malý detail vynechává.

Je snadné přidat titulek. Klepněte pravým tlačítkem myši na obrázek, ke kterému chcete přidat popisek. Vybrat Přidat titulek.

V dialogovém okně přidejte text titulku a nakonfigurujte zbývající možnosti. Na titulky lze automaticky odkazovat v aplikaci Word.

10. Použijte rychlé díly

Profesionální dokumenty se mohou opakovat. To je důvod, proč byste měli začít používat Quick Parts pro obsah kotlové desky, kterou používáte opakovaně. Řekněme například, že ke každému dokumentu přidáte klauzuli o smlouvě. Nebo nějaké úvodní informace. Místo opakovaného kopírování a vkládání je uložte jako Quick Parts a znovu a znovu je použijte.

Quick Parts je také typem stavebním kamenem. V galerii můžete vidět galerii všech opakovaně použitelných bloků obsahu Organizátor stavebních bloků.

Uložte a znovu použijte své vlastní rychlé díly ve dvou krocích:

1. Vyberte frázi, větu nebo jinou část dokumentu, kterou chcete uložit do galerie.
2. Jít do Vložit> Textová skupina> Rychlé díly> Uložit výběr do Galerie rychlých součástí. Změňte název a pokud chcete, přidejte popis. Klikněte na OK.

Stejně snadno lze uložený fragment obsahu znovu použít.

Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit výběr z Galerie rychlých dílů. Jít do Vložit> Textová skupina> Rychlé díly. Poté klikněte na větu, frázi nebo jiný uložený výběr, který chcete znovu použít.

V nabídce Rychlé díly si všimnete dalších tří kategorií.

Automatický text: Word 2016 si zachoval staré Automatický text Vlastnosti. Funguje to jako Rychlé díly pro jakýkoli blok textu, který používáte hodně. Příklad: Poznámka, kterou chcete použít u každého dokumentu.

Vlastnost dokumentu: Sada konstantních vlastností, které můžete zahrnout do každého dokumentu. Příklad: Název společnosti nebo autor.

Pole: Jedná se o předdefinované prvky, které se aktualizují automaticky. Příklad: Datum, čas, čísla stránek atd.

Nezapomeňte, že položky pro vlastnost dokumentu mohou někdy obsahovat informace, které byste s nikým nechtěli sdílet. Proto pozorně sledujte tato pole a v případě potřeby odeberte skryté osobní údaje.

11. Ozdobte okraji stránky

Hranice stránky vypadají dobře nejen na letácích a pozvánkách. Pokud to uděláte správně, mohou do dokumentu přidat dotek třídy. V nabídce Design na pásu karet je k dispozici celá řada stylů a šířek čar a ohraničení umění.

Jít do Design> Ohraničení stránky.

V Hranice a stínování použijte pole Ohraničení stránky kartu navrhnout vaše hranice.

Nastavení jsou samovysvětlující. Zkuste Shadow nebo 3-D se správnými barvami a přidejte jemný, ale elegantní okraj. Umělecké styly s hranicemi klipartů mohou být příliš profesionální pro profesionální dokumenty.

Použijte čtyři rohová tlačítka v Náhled v okně vyberte strany stránky, které chcete nakreslit ohraničení. Klepnutím na tato tlačítka můžete podle potřeby odstranit nebo přidat ohraničení.

Umístěte kurzor na první stránku dokumentu, pokud chcete ohraničit pouze první stránku. Můžete také ohraničit určité stránky v sekci. Umístěte kurzor do sekce - buď na první stránku této sekce, nebo na následující stránku.

Reference a spolupráce

Zpráva Wordu se může jevit jako nezvladatelná fuška. Je to jako uspořádat milion hromád sena do úhledných malých hromádek. Cílem je přesně vědět, který zásobník obsahuje kolík, který hledáte. Účelem těchto funkcí je usnadnit.

1. Vytvořte index

Při psaní velkých dokumentů, jako je například zpráva, která obsahuje spoustu informací, nemusí stránka s obsahem stačit. An Index by se měla objevit na konci dokumentu s čísly stránek s klíčovými slovy a informacemi v sestavě. Vytvořte index, který pomůže čtenáři odkazovat na správné informace pouze s číslem stránky.

Pokud má dokument více než 20 stránek, vytvořte index. Microsoft Word 2016 vám nedovolí, aby vás tento proces přemohl. V zásadě má dvě části:

• Vyberte slova nebo informace, které chcete zahrnout do indexu.
• Umístěte index na správné místo v dokumentu.

Můžete procházet hotový dokument a označovat slova nebo fráze, které chcete zahrnout do rejstříku, nebo je označit postupem času. V obou případech vyberte text, který chcete použít jako položku rejstříku, nebo klepněte na místo, kam chcete položku vložit.

1. Klikněte na Reference > Označte položku.

2. Upravte text v Označit položku rejstříku dialogové okno. Můžete také přidat podpoložku, která dále definuje hlavní slovo, které jste použili v indexu. Můžete přidat více úrovní a každá se zobrazí odsazená pod hlavní položkou.

3. Pod Možnosti, můžete také vytvořit křížový odkaz na jinou hlavní položku. Čtenář může toto použít k odkázání souvisejících informací jinde ve stejném dokumentu.

4. Pomocí formátu čísla stránky rozhodněte o vzhledu čísel stránek v indexu.

5. Klikněte na Označit pro označení položky indexu. Chcete-li tento text označit všude, kde se v dokumentu zobrazuje, klikněte na Označit vše.

6. Opakujte postup pro všechna slova a fráze, které chcete do indexu zahrnout.

Nyní jste vytvořili svůj index. Vložte jej na správné místo ke konci dokumentu.

1. Klikněte na stránku, kam chcete index vložit.

2. Klikněte na Reference> Vložit index.

3. Index Zobrazí se dialogové okno. Zde si můžete zvolit formátování textových položek, čísel stránek, karet a vodicích znaků.

4. Vyberte vzhled z různých formátů v seznamu a zkontrolujte okno Náhled vpravo. Pamatujte, že v okně Náhled se nezobrazuje skutečný index. Je to jen „simulace“, jak to bude vypadat.

5. Klikněte na OK. Váš index je nyní připraven.

Někdy budete možná muset po vložení do indexu přidat další položky do indexu. Označte záznam a přejděte na Reference> Aktualizovat index zahrnout nové zmínky.

Také přidejte nadpis pro index, protože to Word neudělá automaticky.

2. Vytváření bibliografií

Váš dokument je téměř hotový. Nyní musíte započítat všechny ostatní výzkumné práce a nápady, které jste uvedli ve svém dokumentu. Je čas na bibliografii.

Firemní zpráva nemusí bibliografii potřebovat, ale akademická práce není bez ní hotová. Bibliografie je jedním z nejvíce pečlivých pracovních míst v akademické zprávě. Než se posadíte k bibliografii, musíte mít všechny své citace v pořádku. Také se rozhodněte pro styl citace (obvykle MLA, APA, nebo Chicago-styl) podle pokynů vašeho subjektu.

Neváhejte využít generátory citací a bibliografií třetích stran 5 aplikací pro automatickou citaci, které usnadňují psaní bibliografiíBezplatné online bibliografické a citační nástroje podporují jakýkoli druh psaní. Tyto aplikace také šetří váš čas automatickými citacemi. Přečtěte si více pro vytvoření této sekce.

Aplikace Microsoft Word 2016 však obsahuje kompletní sadu nástrojů, aby byl tento proces co nejbolestnější. Takže přejděte k bodu v dokumentu, kam byste chtěli umístit bibliografii. Je dobré, pokud chcete zahrnout alespoň jednu citaci, ale i když ji nemáte, aplikace Word 2016 vám umožňuje použít zástupný symbol a později vyplnit zdroje.

Klikněte na Reference> Bibliografie.

Word nabízí několik stylů bibliografie, které se liší pouze v názvech nadpisů. Vyberte vhodný styl a poté do tlačítka vložte citace z tlačítka Skupina citací a bibliografie.

Nástroj bibliografie k němu má několik kroků. Kvůli stručnosti vás nasměruji k vynikajícímu Stránka nápovědy sady Microsoft Office což je průvodce krok za krokem.

Některé akademické práce vás požádají vytvořit anotovanou bibliografii Jak vytvořit anotovanou bibliografii v aplikaci Microsoft WordAnotovaná bibliografie je důležitou součástí každého výzkumného dokumentu. Podívejme se, jak vytvořit jeden pomocí aplikace Microsoft Word. Přečtěte si více . Jedná se o podrobnější verzi bibliografie se seznamem citací do časopisů, knih, článků a dalších dokumentů, po nichž následuje krátký odstavec. Tento odstavec je popis zdroje a toho, jak podporuje váš papír.

3. Křížové odkazy

Můžete použít křížový odkaz, který pomůže čtenáři procházet dlouhým dokumentem. Kdekoli v dokumentu můžete dát čtenáři pokyn, aby se vrátil k záhlaví, číslu stránky, obrázku, grafu, poznámce pod čarou, poznámce pod čarou a odstavci. Odkaz na křížové odkazy je úhledný způsob, jak propojit související informace dohromady. Čtenář stačí kliknout na odkaz, aby se ten úryvek informací dostal.

Zde je návod, jak začít:

1. Vyberte místo křížového odkazu a zadejte text, který o něm čtenáři informuje. Například: „Další trendy viz tabulka 3.“

2. Jít do Vložit> Křížový odkaz.

3. V Typ odkazu klikněte na rozevírací seznam a vyberte, k čemu chcete připojit.

4. Možnosti v Vložte odkaz na rozbalovací nabídka se změní podle vašeho výběru výše.

5. V Pro který pole, projděte výběrem a sdělte aplikaci Word přesné informace, na které chcete odkazovat.

6. Zkontrolovat Vložit jako pole hypertextového odkazu vytvořit hypertextový odkaz pro odkazované informace.

7. Klikněte na Vložit vložit křížový odkaz do dokumentu.

Pamatujete, naše zmínka o titulcích? Pokud jste pod nimi použili titulky, můžete vytvořit křížové odkazy na rovnice, obrázky, grafy a tabulky.

Word nemůže vytvořit křížový odkaz na něco, co neexistuje. Word vás bude informovat o těchto chybách a také automaticky aktualizuje křížové odkazy, když změníte číslo stránky nebo text odkazované položky.

Profesionální zpráva může být osamělou prací nebo si můžete s pomocí týmu připravit první návrh. Pokorní Komentář je jedním z nejpoužívanějších nástrojů dokumentu Word. Je zobrazen jako obdélníkový barevný balón na okraji nebo v podokně revize.

Komentáře můžete použít jako malé „stickies“ nebo vlastní poznámky. Když píšete, upravujete a upravujete si cestu zprávou nebo rukopisem, nechte si na okraji poznámky. Buďte kreativní - přidejte další odkazy na jiné zdroje, použijte je pro tipy a odkazy, odkazy na různé části dokumentu nebo vytvořte odkaz pro své čtenáře. A když dokončíte, můžete snadno odeberte všechny komentáře v aplikaci Word Jak odebrat komentáře a přijmout všechny změny v aplikaci WordPokud pracujete se spolupracovníky, měli byste vědět, jak odstranit komentáře v aplikaci Word. Podívejme se, jak spravovat komentáře v dokumentu. Přečtěte si více .

Microsoft Word 2016 je také vylepšený nástroj pro spolupráci při psaní. Komentáře hrají obrovskou roli při sdělování zpětné vazby napříč týmem. Takto funguje systém komentářů ...

1. Zvýrazněte text, ke kterému chcete přidat komentář, nebo klikněte na konec textového bloku.

2. Jít do Vložit> Komentář. Do pole zadejte svůj komentář. Komentáře se zobrazí v oblasti značení vpravo. Zobrazení Rozložení tisku je obvykle nejlepší způsob, jak zobrazit komentáře vedle textu.

3. Přejít na Posouzení kartu a zobrazit další možnosti pro komentáře. Na této kartě jsou také zobrazeny všechny ovládací prvky sledování změn a komentářů v dokumentu pro spolupráci. Chcete-li zobrazit nebo skrýt komentáře, použijte možnosti Značky. Například: Žádné označení skryje komentáře a značkovací oblast vpravo.

Dokončete svou zprávu

Po dokončení a uložení většiny přehledu je čas dokončit sestavu. Když řeknu dokončení, nemyslím to korektury. To by mělo být také provedeno. Nyní musíte přijmout bezpečnostní opatření k ochraně zprávy před neoprávněnými změnami a plagiátorstvím.

Tato bezpečnostní opatření dodají vašemu elektronickému souboru zvláštní úroveň pravosti před jeho sdílením.

Tato část se bude zabývat:

• Podpisy
• Vložte vodoznaky
• Vytvořte dokument jako „pouze pro čtení“
• Heslo chrání váš dokument heslem
• Vytiskněte dokument do formátu PDF

1. Podpisy

Do zprávy můžete přidat textový podpis pro osobní dotek. Jednoduchý textový podpis však nevyžaduje ověření. Digitální podpis je lepší způsob, jak chránit dokument před neoprávněným přístupem. A digitální podpis Je váš elektronický podpis legální po celém světě?Jsou elektronické podpisy platné a legální po celém světě? Jsou výhodnější než inkoustový ručně psaný podpis v bezpapírovém světě? Díváme se na to, co zákon říká globálně. Přečtěte si více potvrzuje, že dokument pochází od podepisujícího a nebyl nijak narušen.

Vytvořme v Microsoft Word 2016 řádek podpisu.

V dokumentu umístěte kurzor na místo, kde chcete vytvořit podpisový řádek.

1. Jít do Vložit > Textskupina > Podpisová linie a klikněte Podpisová linie Microsoft Office.

2. Nastavení podpisu Zobrazí se dialogové okno. Vyplňte pole, jak je uvedeno. Pokud dokument odesíláte někomu jinému k podpisu, přidejte pokyny pro podepisujícího do pole pro něj vyhrazeného (Pokyny pro podepisujícího). Podepisující může také přidat účel podpisu, pokud V dialogovém okně Podepsat povolte podpisovateli přidávat komentáře je zaškrtnuto.

3. Klikněte na OK a dokument nyní zobrazí zástupný symbol pro podpis.

Zadejte podpis:

Pokud potřebujete dokument podepsat digitálním podpisem, přejděte na řádek podpisu a klikněte na něj pravým tlačítkem.

Budete vyzváni k podpisu pomocí digitálního ID. Pokud jej nemáte, společnost Microsoft vám řekne, abyste si jej pořídili od partnera poskytujícího služby v oblasti podpisů.

Pokud nemáte digitální ID, můžete jen vloží textové znázornění řádku podpisu. Můžete použít písemný podpis nebo obrázek, který nevyžaduje ověření.

2. Vložte vodoznaky

Vodoznak aplikace Microsoft Word je „falešný“, ale stále užitečný vizuální indikátor stavu dokumentu. Například můžete použít vodoznak, který říká „Koncepty“, k odlišení od konečné verze dokumentu. Nebo pomocí vodoznaku navrhněte, aby byl dokument chráněn autorskými právy nebo důvěrný.

Značka „Koncept“ je nejběžnější. Aplikace Microsoft Word vám však nabízí několik dalších vodoznaků, ze kterých si můžete vybrat.

1. Jít do Design > Pozadí stránky a vybrat Vodoznak. Tlačítko Vodoznak bude aktivováno pouze v zobrazení Tisk.

2. Z galerie si můžete vybrat obrázek nebo textový vodoznak. K dispozici jsou horizontální i diagonální verze. Dialogové okno poskytuje všechny možnosti přizpůsobení pro konečný vzhled vodoznaku. Vyzkoušejte různá písma, rozložení, velikosti a barvy.

3. Do pole Text můžete napsat svůj vlastní text a vytvořit svůj vlastní vodoznak.

4. Vybrat OK použít vodoznak na váš dokument. Word automaticky použije vodoznak na každou stránku kromě titulní stránky.

3. Vytvořte dokumenty jako „pouze pro čtení“

Čtenáři by neměli upravovat odbornou zprávu ze své podstaty. Jedním ze způsobů je převod dokumentu do formátu PDF. Můžete však také použít několik dalších omezení v aplikaci Microsoft Word a zabránit jakékoli náhodné úpravě nebo opomenutí.

Existují tři způsoby, jak dokument chránit.

Nejprve - vytvořte dokument „pouze pro čtení“.

Tím je zajištěno, že dokument lze číst nebo kopírovat pouze. Nebude to nikomu bránit v kopírování souboru a provádění změn v kopii.

1. Přejít na Soubor karta> Info > Chraňte dokument > Označit jako finální.

2. Když čtenáři otevřou dokument, panel nahoře vyzve čtenáře, aby považovali tento dokument pouze za čtení. Mohou však kliknout na „Upravit přesto“ a dokument otevřít v režimu úprav.

Za druhé - Chraňte svůj dokument heslem.

Chraňte svůj dokument před nechtěnými úpravami pomocí bariéry proti heslu.

1. Pod Chraňte dokument, Vybrat Šifrovat pomocí hesla. Zadejte heslo a klikněte na OK.

2. V Potvrďte heslo zadejte heslo znovu a potom klepněte na tlačítko OK OK. Dokument se otevře se čtenářem vyzývajícím k zadání hesla.

Microsoft používá AES (Advanced Encryption Standard), 128bitovou délku klíče, SHA1 (kryptografický hashovací algoritmus, který generuje téměř jedinečný 160bitový klíč, který nahradí prostý text), a CBC (řetězení šifrových bloků), které hackerovi poskytují zaslouženou bolest hlavy.

Třetí - Omezte úpravy.

Tato ovládací funkce vám pomůže jako autor rozhodnout, které části dokumentu mohou ostatní upravovat a které budou uzamčeny. Představte si to jako vyhazovač, který vpustí VIP, ale jinak zamezí dveře obyčejnému lidu.

1. Jít do Posouzení > Omezit úpravy.

2. Pod Úpravy omezení, šek V dokumentu povolit pouze tento typ úprava ujistěte se, že je v seznamu uvedeno Žádné změny (pouze ke čtení).

Výchozí typ omezení jsou žádné změny (pouze ke čtení). Pro jinou úroveň omezení pro dokument klikněte na nabídku a vyberte z Sledované změny, Komentáře nebo Vyplňování formulářů.

3. Chcete-li uvolnit některé sekce z blokády úprav, vyberte oddíly pro úpravy bez omezení. Chcete-li vybrat více než jednu oblast, klikněte na CTRL při výběru oblasti pomocí myši.

4. Můžeš zkontrolovat Každý v části Výjimky (volitelné) na panelu Omezit úpravy. Nebo klikněte na Více uživatelů… A povolit úpravám oddílů pouze určitým uživatelům. Povolené oblasti budou označeny hranatými závorkami.

5. Klikněte na Ano, začněte vynucovat ochranu.

Nyní do pole, které se otevře, zadejte jedinečné heslo. Musíte to zadat znovu, abyste to potvrdili.

Heslo je volitelné. Ale zajišťuje, že nikdo nemůže jen kliknout Zastavte ochranu a upravte dokument. Pokud jste stále paranoidní, pokračujte a zašifrujte dokument Microsoft Word Jak chránit heslem a šifrovat soubory sady Microsoft OfficeVadilo by vám, kdyby někdo prohlížel vaše notebooky OneNote nebo měl přístup k vašim dokumentům aplikace Word? Pokud je vaše odpověď ano, ukážeme vám, jak chránit vaše soubory Office. Přečtěte si více jako jsme to udělali ve výše uvedeném druhém procesu.

4. Vytiskněte zprávu do formátu PDF

Formát přenosného dokumentu má mnoho výhod. V neposlední řadě je to kompatibilita napříč platformami ve všech počítačích. Váš dokument je připraven a nyní jej musíte pro sdílení vytisknout nebo sdílet. Mnoho odborných zpráv - například právní dokument - musí zachovat formát, jak bylo zamýšleno.

Uložte nebo převeďte kopii do PDF. Microsoft Word 2016 nepotřebuje žádné doplňky třetích stran.

Jít do Soubor > Vývozní > Vytvořit PDF / XPS.

Pamatujte, že váš dokument Word může obsahovat citlivé informace, které nechcete být zahrnuty do PDF. Před publikováním do PDF jej odeberte. V Publikovat jako PDF nebo XPS okno, zvolte Možnosti. Poté vyberte Dokument a jasné Vlastnosti dokumentu. Nastavte další požadované možnosti a zvolte OK.

Vyhledejte, kam chcete soubor uložit, a klikněte na Publikovat.

Další krok…

Jste blízko cílové čáry. Zpráva je připravena k předání čtenářům. Zbývá však ještě jedna poslední práce.

Otočte stránky a ujistěte se (znovu), že váš přehled je vhodný pro čtenáře. Přistupujte k němu okem čtenáře. Uspořádali jste své myšlenky a přesvědčivě je napsali? Proudí informace dobře pomocí grafů a ilustrací? Mohou projít a rychle najít informace? Je text čitelný? Použijte skóre čitelnosti k měření úrovně čitelnosti vašich dokumentů jako posledního kroku.

Možná jste si také všimli, že jsme nepokryli některé aspekty aplikace Microsoft Word. Například, Tabulky Microsoft Word 8 Tipy pro formátování perfektních tabulek v aplikaci Microsoft WordTabulky aplikace Microsoft Word jsou nezbytnými nástroji pro formátování. Zjistěte, jak vytvořit tabulku a perfektně ji naformátovat pomocí těchto jednoduchých tipů. Přečtěte si více jsou důležitým nástrojem pro zobrazování dat. Nebo moc seznamů Jak formátovat a spravovat seznamy v aplikaci Microsoft WordBez ohledu na to, kolik seznamů s odrážkami nebo číslovaných seznamů jste vytvořili pomocí aplikace Microsoft Word ve svém životě, vsadím se, že se z této příručky naučíte něco nového! Nebo nám něco chybělo? Přečtěte si více ve správě informací.

Microsoft Word je starší než čtvrtstoletí starý a nabitý malými funkcemi. Na MakeUseOf jsme zakryli každý kout této bestie. Využijte naše zdroje, abyste se dozvěděli více o tomto softwaru zdarma. Každý nová funkce aplikace Microsoft Word 10 skrytých funkcí aplikace Microsoft Word, které vám usnadní životMicrosoft Word by nebyl nástrojem, který je bez jeho produktivních funkcí. Zde je několik funkcí, které vám mohou každý den pomoci. Přečtěte si více naučené vám usnadní život.

Udělejte svůj report zářivý

Jak autor Nathaniel Hawthorne řekl,

Snadné čtení je zatraceně tvrdé psaní

Není to pravda ani pro psaní profesionálních zpráv? Koneckonců, pokud bude mít na výběr, nikdo ho nebude chtít přečíst. Psaní obchodní zprávy a její použití ke komunikaci jsou dvě různé věci. Microsoft Word je jen nástroj - je to vaše práce.

U některých alternativ se podívejte na nejlepší online textové procesory 8 nejlepších online textových procesorů zdarmaOnline textové procesory přicházejí ve všech tvarech a velikostech. Pomocí těchto výběrů vyberte nástroj pro psaní, který je pro vás ten pravý. Přečtěte si více . A pro další pomoc s profesionálním psaním se podívejte na jak se omlouvat v e-mailu a znamenat to Umění omluvy: Jak říci líto e-mailem (a to znamená)Správné omluvení není snadné. Zde je návod, jak se profesionálně omluvit v e-mailu, abyste mohli napravit svá pochybení. Přečtěte si více .

Jaké jsou nejlepší postupy pro psaní profesionálních obchodních zpráv? Řekněte nám to v komentářích.