Vytvořte si noční můru z doručené pošty v Gmailu do zjednodušeného systému zasílání zpráv

reklama

Musím přiznat, že pokud jde o organizování e-mailů, jsem trochu líný. Když od někoho dostanu e-mail, obvykle jen vypálím rychlou odpověď a nechám jej v mé doručené poště. Když jsem používal Yahoo Mail hodně, mělo to za následek, že se moje schránka rozrostla na asi 3000 až 4000 zpráv. Jak přesně tedy postupujete při řešení scénáře noční můry?

Situace se stává ještě kritičtější, když začnete pracovat na dálku. Vaše pracovní úkoly a týmové diskuse se odehrávají prostřednictvím e-mailu. Díky tomu je organizace e-mailů a racionalizace ještě důležitější, protože to může mít dopad na kvalitu vaší práce a na to, zda narazíte na dobře organizovanou a vysoce funkční osobu nebo ne.

V první řadě je MakeUseOf tím pravým místem, kam se obrátit, když potřebujete pomoc s účtem Gmail. Dva z mých oblíbených článků MUO, které se zaměřují na zefektivnění Gmailu, jsou úžasný seznam způsobů použití Angeliny Gmail jako nástroj pro více úloh Jak převést Gmail na víceúčelový stroj (část 1) Přečtěte si více

; a také jsem si opravdu užil článek Ann Smarty s několika příklady, jak používat Filtry Gmailu zvyšují vaši produktivitu 3 skvělé příklady použití filtrů Gmailu pro produktivitu Přečtěte si více . V tomto článku se budu dělit o tři silné způsoby, jak si nechat doručenou poštu, aby se uspořádala sama, místo toho, abych trávila hodiny snahou napravit účinky své lenosti na jednom sezení.

Vyčištění složky Doručená pošta jako vývojový proces

Organizace a čištění mých doručených v Gmailu je pro mě asi tak přitažlivé jako praní nebo mytí nádobí. Místo organizování celé složky Doručená pošta a celé hromady zpráv nashromážděných v této zprávě si však můžete zvyknout dělat jen několik věcí, které se budou pohybovat kupředu. Tyto „pár věcí“ nakonec způsobí, že se vaše Doručená pošta vyčistí. Zní to nemožně? Není to - je to jen záležitost školení vaší doručené pošty v Gmailu, aby jednala inteligentněji a třídila své zprávy za vás.

Prvním krokem, kterým si slíbíte, že budete zpracovávat příchozí e-maily, řeknete Gmailu, jak je třídit nebo uspořádat. Přesměrováním běžných příchozích e-mailů zjistíte, že se Doručená pošta velmi rychle vyčistí.

Nedávno jsem například nastavil Kalendář Google, aby mi odesílal e-maily s upomínkami na úkoly, které mám v daný den v plánu. I když je to pěkný způsob, jak věci udělat, je to také skvělý způsob, jak zabalit doručenou poštu ve velmi krátkém pořadí. Nechal jsem tyto zprávy hromadit, ale nyní se zabývám oznamovacími e-maily, které jsem právě spravil obdržel dnes a použít jej zpětně vrátit a reorganizovat všechny ty, které v současné době nepořádek moje doručená pošta. Když máte otevřenou zprávu, stačí kliknout na „Další akce“ a poté vybrat „Filtrovat podobné zprávy.

Tímto způsobem nemusíte přijít na to, jaká kritéria pro filtrování byste měli použít pro tuto skupinu obrázků, e-mail systém již zná e-mailovou adresu, ze které e-mail pochází, a automaticky vyplní pole „Od“ vy.

Pamatujte si, že při řešení takových e-mailů, které se dnes dostávají do vaší doručené pošty, naučíte svůj e-mailový účet, jak pro vás uspořádat doručenou poštu. To může dnes nebo zítra trvat déle, ale po chvíli si uvědomíte, že váš účet Gmail se udržuje čistý a organizovaný! Skutečné tajemství „výuky“ vašeho účtu Gmail, co dělat se zprávou, je v dalším kroku nastavení filtru.

Pokud jste to právě začali dělat, pravděpodobně nemáte žádné štítky připravené pro zprávy, které doufáte uspořádat. Nebojte se - stačí použít rozbalovací pole vedle položky „Použít štítek“ a vybrat „Nový štítek…“ To vám umožní přiřadit štítek, který tento typ e-mailu dobře popisuje. Například v tomto případě jsem zavolal typ e-mailu „Calendar_Notifications“ a poté jsem Gmailu řekl, aby toto nové pravidlo použil na minulé zprávy.

To zefektivňuje vaše úsilí. Namísto návratu a reorganizace tisíců starých e-mailů můžete nechat své úsilí pomocí Nový e-maily, které mají za následek vyčištění stávající hromady nejrůznějších zpráv, které zaplňují vaši doručenou poštu.

K rychlému označování e-mailů použijte Superstars

Pokud jste jako já, můžete dostávat e-maily přicházející z celého místa - informační e-maily od vaší banky nebo jiných organizace, se kterými obchodujete, e-maily od spolupracovníků nebo lidí, které spravujete, nebo důležité zprávy od členů týmu, které jste pracovat s. Pokud máte co do činění s velkým přílivem e-mailů, je velmi chytrý nápad začít označovat e-mailové zprávy hvězdičkami.

Označení zprávy obvykle znamená, že zpráva je velmi důležitá, ale je to také skvělý způsob, jak rozdělit tyto „důležité“ e-maily do podkategorií pro pozdější rychlé a snadné vyhledávání. Toho lze dosáhnout aktivací funkce Gmail Labs „Superstars“.

Tato funkce vám umožní použít až 12 jedinečných ikon hvězd, takže můžete nejen oddělit důležité zprávy ze zbytku hromady doručené pošty, ale ty důležité zprávy můžete třídit do své vlastní speciální typ. Budete muset znát název ikony pro vyhledávání, takže na stránce nastavení Gmailu stačí umístit kurzor myši na ikonu pro název ikony. Když čtete nový e-mail a chcete jej označit jako důležitý a třídit - můžete kliknout na možnost „hvězda“ a poté vícekrát změnit typ hvězdy. V tomto případě jsem pětkrát klikl, abych označil zprávu jako důležitý informační e-mail o mých cestovních plánech Orbitz.

Později, když si chcete vzpomenout na tyto důležité zprávy z vaší hromady e-mailů, jednoduše vyhledejte typ zadáním slova „má: modré informace“ nebo bez ohledu na to, jaký je název typu ikony - a dostanou se pouze zprávy, které jste označili vrátil. Zde jsou například všechny zprávy, které jsem označil jako důležité informační e-maily.

Díky tomu je velmi snadné rychle najít ty zprávy, které jste dříve museli lovit v doručené poště - šetří čas a vyhýbá se velké bolesti hlavy.

Označte kritické e-maily pomocí rychlých odkazů

Dalším důležitým způsobem, jak uspořádat a sledovat ty důležité e-maily, o kterých víte, že se budete muset vypořádat s prvním okamžikem, je aktivace funkce Rychlých odkazů v Gmailu. Tímto se nastavuje jednoduchá funkce rychlých odkazů v levém podokně nabídky vašeho účtu Gmail.

Když obdržíte e-mail, o kterém víte, že se budete muset vrátit a najít později, stačí kliknout na „Přidat rychlý odkaz“ a Gmail automaticky zaznamená adresu URL pro tento obrázek a přidá ji do levé nabídky výpis. Text odkazu můžete dát libovolnému názvu.

V levém pruhu nabídky jsou uvedeny e-mailové odkazy s vybranými názvy. Je to velmi užitečný způsob, jak se vyhnout nutnosti kopat e-maily, které obsahují důležité informace, jako je telefonní číslo někoho, komu vám e-mailem zasílaly. Když je čas jim zavolat, stačí kliknout na odkaz - nemusíte procházet všechny své další e-maily, abyste našli důležité informace.

Všimněte si, že vedle každého rychlého odkazu jsou možnosti „x“. Je to proto, že tato funkce je určena k rychlému ukládání informací, které budete potřebovat v krátkém pořadí. Jakmile tyto informace použijete, je dobré odstranit rychlý odkaz, abyste si mohli nechat svůj seznam rychlých odkazů co nejkratší. Jde v podstatě o rychlý zápisník, který sleduje ty důležité e-maily, o kterých víte, že se budete muset brzy vrátit zpět.

Znáte nějaké další užitečné tipy, které vám pomohou uspořádat a zefektivnit vaši doručenou poštu? Sdílejte své vlastní nápady a tipy v sekci níže.