6 způsobů, jak zaručit urážku, hněv a obtěžování každým e-mailem, který odešlete

reklama

E-maily jsou těžké. V e-mailu je opravdu těžké překonat to, co opravdu chcete říct, a polovinu času, kdy vás lidé téměř vždy nepochopí. Mnoho problémů spočívá v tom, že lidé, které píšete, nevidí vaši tvář. Na tváři nevidí úsměv a na tváři nevidíte výraz - přirozený lidská schopnost rozumět emocím ve slovech prostřednictvím výrazu obličeje je v anotě úplně prázdná e-mailem.

Co tedy může nahradit výraz obličeje a tón hlasu? Jak efektivně dokážete poslat své poselství, aniž by na vás byli všichni vaši přátelé nebo všichni v kanceláři královsky zatrženi?

Spisovatel Peter Drucker jednou napsal, "Nejdůležitější věcí v komunikaci je slyšení toho, co není řečeno.". “ Chtěl bych jít ještě o krok dále a říci, že nejdůležitější věcí při odesílání e-mailu je vyjasnění právě tak, aby příjemce ne slyšet, co se neříká. Ve skutečnosti to, co způsobuje většinu problémů s e-mailovou komunikací, je, když osoba přijímající e-mail interpretuje nejrůznější strašlivé věci, které jste naznačili, i když jste napsali jen jeden řádek.

To vede k nenávisti a nespokojenosti. To staví zášť. To je důvod, proč se na vás ten chlápek přes stůl na ranní schůzce do očí bije, protože jste ho dostal na e-mail, který jste poslali včera odpoledne, a on to vzal jako osobní útok.

Vytvoření perfektního e-mailu

Zde na MUO jsme se hodně zabývali technickým aspektem odesílání e-mailů, jako je například odesílání e-mailů anonymně Jak odeslat anonymní e-maily: 5 tajných metodOdeslání anonymního e-mailu není těžké. Existují legitimní důvody pro použití anonymního e-mailového účtu. Ukážeme vám jak. Přečtěte si více nebo můj e-mail odesílání e-mailů z Excelu Jak posílat e-maily z tabulky Excel pomocí skriptů VBANaše šablona kódu vám pomůže nastavit automatické e-maily z aplikace Excel pomocí skriptů Collaboration Data Objects (CDO) a VBA. Přečtěte si více . Ale co emoční stránka e-mailu? A co tak, jak se setkáváte se svými e-maily a lepšími způsoby, jak se prezentovat v psaném slově, které vás nenechá po celý čas tak zatrhnout?

No, není to bez velkého množství bolesti a utrpení, že tu dnes mohu stát a říci vám, že jsem nyní schopen pomoci. Udělal jsem téměř každou chybu, kterou lze udělat pomocí e-mailu, počínaje nejčasnějšími dny v na vysokou školu, když jsem se pokusil zahájit marketing na více úrovních prostřednictvím hromadného zasílání emailů všem kampus. Během jednoho dne jsem měl svůj účet na 24 hodin zavřený a od administrátora mainframu IBM jsem upozornil na nepříjemné varování o tom, co definuje „spam“.

Nebylo to tolik lekce v e-mailové etiketě, protože to byl budíček, že e-mail vás může opravdu dostat do potíží, pokud s tím špatně zacházíte. V průběhu let jsem urazil lidi, urazil jsem se a dostal jsem se do epických bitevních bitek s lidmi. Chtěl bych říct, že někdo vyhrál - ale nikdo nikdy nevyhraje. Proto tady dnes stojím a doufám, že budu moci pomoci budoucím legiím e-mailové veřejnosti připravit tyto e-maily před kliknutím na tlačítko Odeslat.

1. Odesílání románu

Jednou z mých prvních vinných hříchů, když jsem poprvé začal pracovat jako inženýr, bylo to, že bych téměř vždy psal e-maily, které se táhly přes tři nebo čtyři odstavce. Důvodem nebylo jen to, že mohu psát docela rychle, ale protože jsem vždycky měl pocit, že bych nechal nějaké detaily, lidé by opravdu nechápali, o čem jsem mluvil. To může být do jisté míry pravda - a dostaneme se k e-mailům, které jsou příliš krátké za minutu - ale je zde něco, co lze říci pro jednoduchost.

Při psaní tak složitých e-mailů se vám nepodařilo vaši zprávu šířit různými způsoby. Zaprvé, skutečnost, že jste toho tolik napsal, znamená, že člověk má jen malou úctu ke svému času, a pokud to uděláte příliš často, musíte je obtěžovat. Za druhé, zatímco 500-slovní e-mail uspořádaný do několika odstavců dává dostatek smyslu vy, s největší pravděpodobností si pletete všechny - a dáváte jim migrénu.

Pokud jste textář a máte tendenci přepisovat, vždy se vraťte a začněte pracovat na „sekání“ těchto vět. Přijďte s novými a kreativními způsoby, jak je zkrátit, nebo je můžete úplně odstranit. Možná nabízíš příliš mnoho informací. Řekněte lidem, co oni potřeba vědět, ne to, co chcete, aby věděli vy vědět. Víš?

2. Odeslání e-mailu se dvěma slovy

Opačným přestupkem oproti novému e-mailu jsou jednosměrné nebo dvouslovné e-maily, které vůbec nic nevysvětlují. Je to podobné, když se ptám svých dětí u jídelního stolu, "Jaký byl tvůj den?"„Po chvilce neochotná odpověď, "Pokuta."Nejsem si jistý, proč se vůbec obtěžuji, tlačím dál." “Co jsi udělal, něco zábavného?„Nevyhnutelná odpověď, "Ne, fakt ne.”

Upřímně nechápu, proč se někteří lidé s používáním e-mailu obtěžují. Pokud budete mít štěstí, e-mail od této osoby bude obsahovat jednu celou větu. Pokud máte smůlu, osoba vás požádá, abyste pro ně něco udělali, ale neobtěžujte se přesně vysvětlit, co od vás chtějí. Je to něco jako vyslání tísňové zprávy v rádiu, když jste ztraceni uprostřed divočiny, a pokud neinformujete záchrannou posádku o tom, jaké jsou vaše souřadnice.

Je to nesmírně frustrující, protože lidé se musí snažit pochopit, o čem na Zemi mluvíte. A co je ještě horší, můžete je ve skutečnosti donutit ztrácet čas reakcí na svůj e-mail, ale pouze vás požádat, abyste trochu více propracovali.

Mám podezření, že většina lidí s tímto problémem píše takové krátké e-maily, protože psaní je takové pečlivé cvičení. Ne každý může napsat přes 60 až 70 slov za minutu, takže pro tuto skupinu musíte mít trochu sympatie.

3. Odesílání hromadného e-mailu pro jednu osobu

Opravdu chcete lidi odškrtnout? Posílejte hromadný e-mail všem ve vaší kanceláři, abyste pokárali jedinou osobu za něco, co udělali špatně. Tomu říkám e-mail „veřejné ponížení“. Obvykle již může každý v kanceláři vědět, že určitá osoba udělala chybu, ale správce ji nemůže nechat na pokoji. Takže všem rozesílají hromadný e-mail a vysvětlují ve velkém a nesnesitelném detailu, proč je konkrétní akce tak špatná, nebo proč je tato chyba tak špatná.

Musím přiznat, že v některých svých manažerských rolích v minulosti jsem se k tomuto chování dostal. Viděl jsem, jak to také dělají moji kolegové. Je to snadná chyba, protože se možná budete chtít ujistit, že všichni ostatní, které spravujete, nedělali stejnou chybu. Skutečností je, že pokud o tom již každý ví, je osoba, která udělala chybu, ponížena. Pokud o tom nevědí, všichni jsou zmatení a nejsou si jisti, zda o nich mluvíte či ne.

Usnadněte si to - mluvte o konkrétním problému s osobou, která udělala chybu. Pokud máte pocit, že je to pro každého dost důležité, pošlete oznámení, ale nechte to znít, jako by to bylo jen obecný „FYI“ vyslaný z vyššího managementu - tím se odstraňuje obvinění a je to méně osobní.

4. Používání dramatických příslovek

Další velmi běžné chování v e-mailech - obvykle od lidí, kteří jsou velmi nadšení svou prací obecně, nebo konkrétním projektem, o kterém se diskutuje. Toto chování je nadužíváním velmi dramatických příslovců. Věty jako, "Ten design je prostě strašně špatný."“Nebo„Tento přístup je bolestně neurčitý. “ slouží pouze k zavedení emocí do diskuse.

Když se podíváte na tyto věty bez příslovek, můžete vidět, jak daleko obchodnější - a mnohem méně antagonističtí - jsou. Jinak prostě narazíte jako příliš dramatický rozmazlený spratek.

Vyzkoušejte to bez příslovek. Tento design je špatný. Tento přístup je vágní.

Příjemce to nemusí potěšit - ale také na ně neútočí a postaví je na obranu. Je to profesionálnější a ve skutečnosti se budete moci vydat jako dospělý dospělý, i když s někým nesouhlasíte.

5. Nadužívání pasivního hlasu

Ve skutečnosti jsem teprve pozdě v mé psaní napsal, že jsem se opravdu naučil pasivnímu hlasu a rozuměl mu. Problém s tím, že se o tom dozvíte, je, že ho začnete vidět všude. Jeden z nejčastějších způsobů použití pasivního hlasu je v e-mailu, protože pasivní hlas umožňuje člověku oddělit se od akce.

Místo aby řekla: „Odvezl jsem klienta na letiště. “, který klade odpovědnost přímo na vaše ramena, můžete místo toho napsat: „Klient byl převezen na letiště. “

Jedná se o běžné chování u lidí, kteří jsou nervózní z odpovědnosti za cokoli, protože pokud se něco pokazí, nechtějí být obviňováni. Jsou to ti samí lidé, kteří si stěžují, když ti, kdo riskují - ti, kteří přebírají odpovědnost za splnění úkolů - získají uznání nebo povýšení. Pravda je, že lidé vidí prostřednictvím pasivního hlasu v e-mailech. Pokud jste dokončili úkol nebo dosáhli cíle, nebojte se vzít kredit!

6. Poplácal se po zádech

Kupodivu, opačným extrémem lidí, kteří neustále používají pasivní hlas v e-mailu, jsou lidé, kteří téměř vždy píšou o všem v první osobě. Čtením jejich e-mailů byste si mysleli, že projekt nebyl skupinovým úsilím, byl to osobní úspěch. Měli byste si myslet, že osoba, která odeslala e-mail, udělala absolutně veškerou práci!

Jak tyto e-maily poznáte? Spočítejte výskyt slova „I“.

Při čtení e-mailu od tohoto typu osoby je jasné, že cítí, že se kolem nich točí celý svět, a že by jim každý měl dávat neustálá kudos za veškerou práci, kterou vykonali jednou rukou dokonalý. Tyto e-maily vždy nechávají spoluhráče pociťováni sklesle a zcela neviňaví. Tento přístup je rychlá cesta k hněvu a izolaci od vašich vrstevníků.

Jsem si jistý, že existuje spousta dalších typů e-mailů, které lidi opravdu obtěžují a uráží. Vsadím se, že máte také svůj vlastní seznam! Jaké druhy e-mailů vás opravdu odradily? Jaké typy jsou vaše mazlíčky? Sdílejte své myšlenky v sekci komentářů níže.

Obrázek Kredit: Koncentrovaný podnikatel prostřednictvím Shutterstocku, Maths Formula přes Shutterstock, Mladá podnikatelka přes Shutterstock, Expresivní senior prostřednictvím Shutterstocku, Vojenské dítě přes Shutterstock, Hanba přes Shutterstock