7 Recepty IFTTT, které byste měli nastavit pro snadnou spolupráci s ostatními

reklama

Pokud je čistota vedle zbožnosti, automatizace vás dostane do nebe. Proč? Protože když je váš život automatizovaný, je to jednodušší, čistší a šťastnější.

Pokud jde o automatizaci produktivity jako IFTTT, existuje jen velmi málo služeb. IFTTT vám pomůže šetřit peníze Pomocí IFTTT můžete ušetřit a vydělat penízeSnad nejlepším způsobem, jak zůstat informován o speciálních nabídkách online, je přijmout oblíbená data IFTTT kombinovaná služba, která vám umožní zpracovat data z webových stránek a kanálů RSS do něčeho užitečného pro... Přečtěte si více , transformujte svůj e-mail a SMS do sportovní výsledkové tabulky Pomocí IFTTT a ESPN proměňte svůj e-mail, doručenou zprávu SMS nebo cokoli do výsledkové tabulkyZůstaňte v kontaktu se svým oblíbeným sportovním týmem. Nový kanál ESPN pro If This Then That (ifttt) znamená, že můžete snadno nastavit SMS, e-mail a dokonce i telefonická oznámení pro své oblíbené ... Přečtěte si více , nebo optimalizovat Automatizace Kalendáře Google 9 IFTTT hackuje, aby vám díky kalendáři Google dala moc

Váš kalendář je velkou součástí vaší produktivity a jeho správná správa může skutečně změnit. Správné recepty IFTTT vám mohou pomoci převzít kontrolu nad vaším Kalendářem Google a zajistit jeho výkon ... Přečtěte si více .

To je jen špička ledovce s IFTTT. Když si myslíte, že jste to všechno pokryli, přicházejí nové recepty. Když spolupracujete se skupinou lidí, IFTTT nabízí ještě více příležitostí k automatizaci a zjednodušení procesu práce s ostatními. Toto je 7 užitečných receptů pro jakýkoli úkol nebo projekt, který spravujete a který zahrnuje skupinu lidí.

E-mail do kalendáře

Když pracujete se skupinou lidí, na kterou nemůžete být vždy závislí na tom, že budou ve svém počítači během dne ve stejnou dobu, je e-mail nejúčinnějším komunikačním nástrojem.

Kromě komunikace je to také jeden z nejlepších spouštěcích automatizací, protože můžete posílat e-maily téměř odkudkoli. Lidé mají téměř vždy nakonfigurován e-mail pro své telefony. První recept, který můžete použít, je tedy spuštěním událostí Kalendáře Google pomocí vašeho e-mailu.

Takto to funguje. Ve svém e-mailu (příkladem je Gmail) nastavte štítek nazvaný „Skupinový kalendář“.

Vytvořte filtr tak, aby všechny e-maily přijaté s předmětem „Skupinový kalendář“ byly označeny tímto štítkem. Dále v IFTTT vytvořte e-mailovou spoušť, která hledá tento štítek.

Pomocí IFTTT vezměte tělo e-mailu a vložte jej do sdíleného kalendáře. Stačí si vybrat spouštěč kalendáře a nastavit jej na „Rychle přidat událost“ a nechat text zobrazovat e-mailovou adresu a základní text.

Co je v pohodě na tomto spouštěči - Pokud někdo v těle píše „Business zítra v 20:00“, IFTTT inteligentně umístí tuto událost do časového harmonogramu zítra ve 20:00 v kalendáři!

Tady to máš. Každou událost lze do e-mailového kalendáře přidat automaticky se správným předmětem.

Zde je jediný úlovek, že e-mail Google, který používáte IFTTT, musí být ten, který se používá pro kalendář sdílené skupiny. Pokud jste jej nastavili se stejným účtem Google, bude tento recept skvěle fungovat.

Vytvořte událost v Kalendáři Google pomocí SMS na číslo IFTTT

Další recept je další způsob, jak vložit událost do sdíleného Kalendáře Google, kromě této doby je to prostřednictvím textové zprávy SMS. Stačí nastavit spouštěč SMS IFTTT s označenou zprávou a vytvořit značku hashtag podobně #GroupEvent.

Spouští bude opět událost Kalendáře Google a vše, co musíte zahrnout, je samotná textová zpráva.

Platí stejné pravidlo. Pokud se v textu zmiňuje určitý den a čas, je IFTTT dostatečně chytrý, aby vložil tuto událost do správného časového rozvrhu v kalendáři. Je to pohodlnější způsob, jak vytvořit tyto skupinové události v kalendáři spíše prostřednictvím SMS než prostřednictvím e-mailu, což by vyžadovalo otevření vaší e-mailové aplikace v telefonu, když jste na cestách.

E-mail do tabulky

Dalším z mých oblíbených receptů na skupinovou spolupráci je recept Email to Spreadsheet. To je ideální pro ty projekty, které zahrnují skupinu lidí, kteří se všichni vydávají na pole, aby shromažďovali data.

Všichni členové vaší skupiny potřebují mobilní telefon s e-mailovým připojením. Když shromažďují informace, musí pouze poslat e-mail s předmětem „addss:“ následovaný názvem shromážděných údajů.

Stejně jako u nástroje pro e-mail do kalendáře budete chtít v e-mailovém účtu nastavit filtr, který bude hledat tento text uvnitř předmětu.

Místo předmětu použijte pole „Má slova“, protože předmět bude obsahovat i další informace. Aby tento filtr použil štítek „ADD-SPREADSHEET“ na tento e-mail.

Nyní v IFTTT vytvořte e-mailovou spoušť, která hledá e-maily s tímto štítkem přicházejícím do vaší doručené pošty.

Poté vytvořte spouštěč Disku Google a přidejte jej do tabulky. Zadejte název tabulky tabulky, kterou jste vytvořili na Disku Google, a vložte data pomocí tří polí - datum přijetí, subjekt (který zahrnuje položku sběru dat) a test těla (což budou údaje) sám).

Tím se odebere příchozí e-mail od členů vaší skupiny a automaticky se vloží jejich data do tabulky skupiny bez jakéhokoli úsilí z vaší strany.

Je to pohodlný způsob, jak shromáždit data na jednom místě, zatímco všichni jsou na cestách. Přemýšlejte o tom, že pracovníci elektrárny chodí do polních jednotek, aby shromažďovali informace ze strojů; administrativní pracovníci IT pobíhající kolem a shromažďování informací o PC; nebo političtí pracovníci, kteří získávají informace od místních občanů. Tyto situace by mohly těžit z automatizovaného nástroje, jako je tento.

Oznámení Dropbox

Samozřejmě, že jednoduché řádky textu to neřeže. Členové vaší skupiny možná budou muset do umístění úložiště týmu odeslat celé formuláře nebo dokumenty PDF. Toto je situace, která rozhodně vyžaduje automatizované řešení Dropbox. V Dropboxu stačí vytvořit sdílenou složku, nechat všechny své spoluhráče propojit svá mobilní zařízení s tímto sdíleným adresářem pomocí aplikace Dropbox a máte hotovo.

Jak ale dostáváte oznámení, když členové týmu odešlou nové dokumenty do sdílené složky? Aha, teď je práce pro IFTTT! Nejprve vytvořte spouštěč Dropbox pro složku, kterou jste vytvořili, do níž mohou vaši členové týmu umístit dokumenty.

Akce bude SMS do vašeho telefonu, která vám poskytne název souboru a URL odkaz přímo na umístění souboru na DropBoxu.

Ve chvíli, kdy členové týmu hodí dokument do sdílené složky, vy jako vedoucí okamžitě víte, že je dokument připraven pro vás. Toto je dobrý nástroj pro učitele, který řídí úkoly pro velkou třídu; editor, který čeká na články; a mnoho dalších scénářů.

Dropbox také může vás upozorní na změny ve vašich cloudových složkách. Tento jednoduchý recept vám pomůže rozšířit možnosti pomocí dalších nástrojů pro oznámení.

Datum oznámení a SMS

Další společnou potřebou skupin lidí, kteří pracují společně, jsou neustálá setkání. Je to nešťastná potřeba, ale neexistuje lepší způsob, jak udržet skupinu na dobré cestě, než pravidelná setkání, na nichž se každý hlásí o pokroku. Problém je, že vždy existují lidé, kteří zapomínají na schůzky.

Pokud to chcete napravit, jedním z dobrých přístupů je použití spouštění data a času v IFTTT. Můžete jej použít ke spuštění všeho od e-mailu po upozornění na iPhone, ale v níže uvedeném příkladu používám scénář, ve kterém skupina aktivně komunikuje prostřednictvím stránky Facebooku. Pomocí IFTTT můžete spustit oznámení na Facebookovou stránku, ale nejprve musíte vytvořit spoušť den / čas.

Poté, když se přiblíží čas schůzky, vytvořte vlastní zprávu, kterou chcete na stránce Facebook hodit.

Pokud skupina tuto stránku aktivně používá, neměli byste mít na schůzce jednu nepřítomnou osobu.

Stránka na Facebooku # Pomozte Hashtagovi do skupinového e-mailu

Tady je další scénář. Řekněme, že provozujete firemní hostingové weby a máte rostoucí základnu klientů, kteří potřebují vaši technickou podporu. Váš tým technické podpory je skvělý, ale vaši zákazníci si stěžují, že není vždy snadné kontaktovat technickou podporu.

Zde je způsob, jak přimět zákazníky, aby vás nadchli technickou podporou. Nabídněte, že na svou stránku na Facebooku vložíte jakoukoli otázku helpdesku s hashtagem #Pomoc, a nechte tuto zprávu okamžitě přejít na celou skupinu technické podpory.

Spoušť na IFTTT je spoušť stránky na Facebooku, kde nastavíte hashtag.

Tento spouštěč přejde na výstup e-mailového oznámení. Udělejte předmětu příznak jako „GROUP-HELP“ a vložte zprávu příspěvku do těla.

To půjde na vaši vlastní e-mailovou adresu, takže stačí vytvořit filtr ve svém e-mailovém účtu a nechat jej automaticky předat tuto zprávu celému týmu pracovníků technické podpory. Snadný!

Až si příště jeden z vašich klientů všimne, že jsou vaše servery nefunkční, můžete věřit, že o tom bude slyšet celá vaše skupina technické podpory ve stejnou dobu - ve chvíli, kdy to klient nahlásí!

Toodledo e-mailem po dokončení úkolů

Jeden z nejlepších dodatků k IFTTT byl podle mého názoru Toodledo. Abyste mohli plně spravovat skupinu, budete potřebovat nějaký seznam úkolů. Se společností Toodledo integrovanou do IFTTT můžete s ním provádět všechny druhy skvělé automatizace.

Nebylo by například příjemné dostávat oznámení pokaždé, když někdo ve vašem týmu splní svůj úkol?

Žádný problém. Vytvořte spouštěč v IFTTT pro každé dokončení úkolu.

Na straně výstupu zvolte e-mail. Úžasné je, že tento e-mail lze zasílat více lidem, nejen vašemu e-mailovému účtu zaregistrovanému u IFTTT. Můžete zadat až pět adres lidí, kteří potřebují vědět, kdy tým splňuje úkoly.

S Toodledem můžete dělat i další věci, jak můžete vidět z výše uvedeného seznamu spouštěčů. Můžete také spustit při vytváření nových úkolů nebo pouze nových úkolů s určitými značkami.

Sdílejte své vlastní triky a recepty

S trochou kreativity je jen pozoruhodné, jak moc můžete automatizovat spolupráci jednotlivých členů ve skupině. Práce s ostatními lidmi může být složitá řada úkolů, výzev a úspěchů - tak proč ne zjednodušit celou věc automatizací veškeré komunikace, plánování a správy, jak můžete? Tímto způsobem se můžete zaměřit na aktuální projekt, který zase povede k mnohem lepšímu konečnému výsledku.

Už jste někdy použili IFTTT k automatizaci skupinových úkolů? Sdílejte některé své vlastní triky a recepty v sekci komentářů níže!

Obrazové kredity: Kreativní udržitelnost Přes Flickr