Nedovolte, aby se odesílání e-mailu proměnilo v porušení bezpečnosti

reklama

Je pravděpodobné, že někdo, koho znáte, byl zasažen náhodnou odpovědí všem. Je to trapné - a naprosto předešitelné - podmínky a je to docela běžné. Lidé přišli ke svým spolupracovníkům, sdíleným jménům pacientů a odhaleným e-mailovým adresám - pouhým náhodným zasažením odpovědi všem. V roce 1997 společnost Microsoft snášela ohnisko náhodné odpovědi, které zahrnovalo i odhadováno 15 milionů e-maily.

Není to vždy jen rozpaky; mohli byste skutečně trpět vážným narušením bezpečnosti, protože by všechny tyto útoky byly zneužívány. Pokud rozesíláte informace o účtu nebo obchodní tajemství a omylem zahrnete lidi, kteří by neměli být zkopírováni, můžete mít na rukou nějaké vážné potíže. Chcete se ujistit, že neuzavřete smlouvu Náhodná odpověď? Zde je návod, jak se chránit.

Pokud používáte aplikaci Outlook

Nejlepší způsob, jak zůstat v bezpečí, je zcela odstranit tlačítko Odpovědět všem. V aplikaci Outlook 2003 nebo 2007 stačí kliknout na ikonu šipka směřující dolů zcela vpravo na panelu nástrojů klikněte na

Přidat nebo odebrat tlačítkaa zbavte se odpovědi všech. Totéž můžete udělat v aplikaci Outlook 2010 nebo 2013, ale je to o něco složitější.

CNET dává následující instrukce. Jít do Soubor> Možnosti> Přizpůsobit pás karet. Klikněte na Reagovat v pravém podokně a potom klepněte na Odstranit. Klikněte na Nová skupina dvakrát a přejmenujte první novou skupinu (vlastní) na „Odpovědět (vlastní)“ a druhou na „Odpovědět všem (vlastní)“. Klikněte na Hlavní karty v levém podokně a potom rozbalte Domů (Mail) a Reagovat. V pravém podokně vyberte Odpověď (vlastní).

Postupně přidávejte příkazy Odpovědět, Odpověď, Vpřed, Setkání, IM, a Více z levého podokna na Odpovědět (Vlastní). V pravém podokně vyberte Odpovědět všem (Vlastní). Přidejte příkaz Odpovědět všem. Vybrat Odpovědět všem (Vlastní) a používat dolů přesuňte jej v části „Odeslat / přijmout (IMAP / POP)“ a klikněte na OK.

Jednodušší metoda je instalace TuneReplyVšechny doplňky pro aplikaci Outlook. To vám umožní povolit vyskakovací varování, když se chystáte použít odpověď Vše. Pokud jste v pořádku s odesláním všem, stačí stisknout Ano - pokud ne, klikněte na Ne.

Můžete také vytvořit pravidlo, které sdělí aplikaci Outlook posílejte zprávy zpožděně Jak nastavit Microsoft Outlook pro naplánování doručování e-mailů Přečtěte si více ; tímto způsobem, pokud si uvědomíte, že jste zasáhli odpověď Vše, máte čas zrušit odesílání. Zde jsou kroky, které musíte podniknout k vytvoření tohoto pravidla.

Klikněte na Nástroje> Pravidla a upozornění> Nové pravidlo. V poli „Vybrat šablonu“ pod položkou Prázdné pravidlo klikněte na Zkontrolujte zprávy po odeslánía potom klikněte na další. V seznamu „Vybrat podmínky“ vyberte požadované možnosti a klikněte na další (pokud nevyberete žádné podmínky, bude pravidlo platit pro každou zprávu, kterou odešlete). V seznamu „Select action (s)“ vyberte Odložte doručení o několik minut. V poli „Upravit popis pravidla“ klikněte na podtrženou frázi počet a zadejte počet minut, po kterých má být každá zpráva zpožděna, až 120 minut. Klikněte na OK a další, přidejte libovolné výjimky a klikněte na další. Pojmenujte pravidlo, zkontrolujte Zapněte toto pravidlo a klikněte na Dokončit.

Pokud používáte Gmail

Jeden z nejlepší funkce Gmailu Co je nového v dobrém starém Gmailu? 5 funkcí, které byste si měli vyzkoušetMožná jste minuli několik nových funkcí, které Gmail za poslední rok přidal. Pojďme se tedy podívat na to, co si zaslouží naši pozornost. Přečtěte si více možná nebudete používat funkci Zpětné odeslání, která vám umožní zrušit odesílání e-mailů až do 30 sekund poté, co stisknete tlačítko Odeslat, necháte se konečně odvrátit ohnisko náhodné odpovědi druhý. Bohužel, pokud používáte desktopový Gmail klient Hledání dokonalého klienta Mac Desktop pro GmailPotřebujete stolního klienta pro Gmail v počítači Mac? Zde jsou to nejlepší, co jsme mohli najít. Přečtěte si více , nepomůže vám to.

Další možností, jak zkontrolovat nastavení Gmailu, je, že výchozí chování při odpovědi je nastaveno na Odpovědět namísto Odpovědět všem. Pokud je nastaveno na Odpovědět všem, Gmail při každém stisknutí tlačítka odpovědi naplní pole Komu a CC adresami lidí, které byly zkopírovány také do původního e-mailu.

Boomerang, doplňková aplikace Gmailu Naplánujte si zprávy uvnitř Gmailu s BoomerangSpolečnost Baydin (společnost za společností Boomerang) právě oznámila, že uživatelé mohou přesměrovat zprávy v Gmailu, jakmile jsou již naplánováni. Přečtěte si více , umožňuje naplánovat odesílání zpráv později, což vám umožní vrátit se k nim během několika minut nebo pár dní, abyste se ujistili, že všem svým kontaktům neposíláte nic trapného seznam. Vyberte interval zpoždění, klikněte na Pošlete pozdějia potom klikněte na ikonu Bumerang v pravém horním rohu obrazovky pro správu zpožděných zpráv. Snadný!

Pokud používáte jiné poskytovatele e-mailu nebo klienty

Pokud používáte jiné poskytovatele e-mailu nebo klienty, možná budete muset trochu kopat. Nazvala se rozšíření Thunderbird Pošlete později vám umožní naplánovat odesílání e-mailů v budoucnu. Lotus Notes zahrnuje funkce odeslání později přímo z krabice, stejně jako MailMate a Airmail.

Můžete také použít webové služby, například LetterMeLater, posílat e-maily později. Po vytvoření účtu můžete vytvořit e-maily, které se budou odesílat později, a také je můžete spravovat před jejich odesláním, abyste mohli provést potřebné změny. Můžete ji dokonce použít z vlastního e-mailového programu.

Pokud váš e-mailový klient nepodporuje žádnou z těchto možností, můžete si kdykoli zvyknout uložit svůj e-mail jako koncept a vrátit se k němu pět nebo deset o několik minut později zkontrolovat, zda jste neudělali žádné potenciálně katastrofální chyby, jako je kopírování všech ve vašem klientském seznamu nebo CCing celého kancelář.

Náhodná odpověď: Nedovolte, aby se vám to stalo!

První e-mail byl odeslán před 44 lety; měli byste si myslet, že bychom náhodou odstranili náhodnou odpověď od toho, jak se to stane. Bohužel jsme ještě nepřišli s vakcínou, takže budete muset vzít ochranu do svých rukou. Pomůže vám to deaktivace odpovědi na všechny funkce, oddálení odesílání vašich e-mailů nebo jejich uložení jako pracovní verze k odeslání. Náhodně odpovědět všem můžete zabránit pouze vy!

Už jste někdy náhodou sdíleli příliš mnoho informací s Odpovědět všem? Používáte některou z výše uvedených strategií? Podělte se o své nejlepší taktiky v boji proti nehodám Odpovědět vše níže!

Obrázek Kredit: drží hlavu od thodonal88 prostřednictvím Shutterstock