Jak organizovat disk Google jako profesionál

reklama

Disk Google může být fantastická produktivita a nástroj pro spolupráci. Jakmile to začnete hodně používat, může být obtížné udržet vše v pořádku. Naštěstí Google tento problém předvídal a usnadnil nalezení toho, co hledáte, a ujistil se, že jej znovu neztratíte.

1. Základní nastavení Disku Google a přidávání souborů

Stejně jako standardní průzkumníky souborů vám Disk Google umožňuje uspořádat soubory do složek, což je užitečné, pokud pracujete na několika různých projektech. O něco složitější je, že vaše soubory mohou pocházet až ze tří různých zdrojů uvedených na postranním panelu níže drive.google.com: Moje jízda, Sdíleno se mnou, a Fotky Google.

Pokud hledáte soubor, mohl by být v některé z těchto kategorií, což ztěžuje procházení vaší cesty k souboru. Chcete-li to usnadnit, můžete na svůj Disk přidat libovolný soubor nebo složku. Pokud klepnete a přetáhnete soubor na disk, odstraní se soubor z jeho aktuálního umístění a přemístí se na disk.

Chcete-li zabránit zmatení ostatních lidí tím, že necháte své soubory a složky zmizet, použijte

Přidat na můj disk možnost z nabídky pravým tlačítkem myši. Přidání souboru na disk v zásadě přidá zástupce k souboru nebo složce na nejvyšší úroveň jednotky. Takto to můžete najít rychleji, ale nemusíte jej přesouvat z původního umístění,

2. Seřadit podle různých faktorů

Je to opravdu základní, ale vysvětluje to, protože není okamžitě jasné, kde najít tuto možnost. Možnosti řazení tlačítko je na pravé straně panelu nástrojů a zobrazuje písmena A a Z mezi dvěma šipkami. Klikněte na tuto ikonu a budete mít možnost třídit podle jména, posledního upraveného data, posledního upraveného podle mě a naposledy otevřeného podle mě.

Zdá se to mimořádně jednoduché, ale může být velmi užitečné!

3. Vyberte Soubory rychleji

Další velmi jednoduchý tip, ale věděli jste, že můžete SHIFT + kliknutí nebo kliknout a táhnout vybrat více souborů na Disku Google?

Některé online služby tuto funkci nepodporují, ale Disk Google ano a umožňuje vám vybrat soubory a provádět s nimi dávkové operace mnohem rychleji, než kdybyste se pokusili provést změny u každého z nich jednotlivě.

4. Použijte Nástroje pro pokročilé vyhledávání

Hledání souboru pomocí vyhledávací lišty v horní části obrazovky je určitě nejlepším způsobem, jak něco najít že jste ztratili, a díky pokročilým nástrojům, které jsou vzdálené jen pár kliknutí, to ještě více zvýší efektivní.

Když kliknete na vyhledávací lištu, uvidíte, že můžete kliknout na jakýkoli typ souboru a omezit vyhledávání na tento typ souboru. Když na něj kliknete, na vyhledávacím panelu se objeví „type: [filetype]“ a uvidíte seznam všech typů souborů, které máte na svém Disku. Listování v tomto seznamu je dobrým místem, kde začít hledat.

Můžete také zadat „[váš vyhledávací dotaz] typ: [typ souboru]“ a hledat dokument, tabulku, PDF, prezentaci nebo jiný typ souboru, aby se vyhledávání urychlilo.

Kromě vyhledávání podle typu souboru můžete také kliknout Další vyhledávací nástroje ve spodní části nabídky pro výběr typu souboru, abyste získali přístup k pokročilejším možnostem vyhledávání, jako je datum změněné, slova obsažená v souboru, vlastník a sdílená s nimi.

Tyto možnosti budou hodně nápomocné lidem, kteří ukládají tunu souborů na Disk Google, zejména pokud máte kolem sebe mnoho různých typů souborů (studenti, kteří používají Disk Google 7 nových funkcí Disku Google, které musí každý student znátŠkola je v relaci a Google je připraven usnadnit studentům práci s Diskem Google. Byly zavedeny nové funkce a vylepšeny staré. Máme podrobnosti. Přečtěte si více mohou tyto nástroje považovat za užitečné).

5. K vytváření kategorií použijte barvy a hvězdy

Můžete vytvářet složité hierarchie složek, ale někdy je jednodušší mít vizuální systém. Kliknutím pravým tlačítkem myši na složku si můžete vybrat Změnit barvu a vyberte novou barvu složky.

Namísto standardní (a poněkud neinspirující) šedé máte nyní pestrobarevnou složku, kterou budete moci najít mezi hromadami ostatních složek na Disku.

Položky můžete také označit hvězdičkou výběrem Přidat hvězdu v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem myši a po kliknutí se zobrazí všechny soubory a složky, které jste označili hvězdičkou Označené hvězdičkou v nabídce vlevo.

Je to jako používat hvězdy v Gmailu, pokud jste s touto praxí dobře obeznámeni.

6. Náhled dokumentů pro jejich rychlé skenování

Pokud si nejste jisti, jak se váš dokument nazývá, nebo chcete jen rychle připomenout, co je v dokumentu soubor, můžete použít tlačítko náhledu - je to v panelu nabídek v horní části a vypadá jako oko.

Klikněte na soubor, stiskněte tlačítko náhledu a získáte rychlý přehled o tom, co je v souboru, a připomene vám, co v něm je. Není to bleskurychlé, ale mohlo by to být rychlejší než skutečné otevření souboru na nové kartě a zjistit, zda je to ten, který hledáte.

Pokud potřebujete jen velmi malý pohled na svůj dokument, můžete pomocí zobrazení mřížky zobrazit miniatury každého dokumentu na vašem disku ( Mřížkový pohled je vedle tlačítka Možnosti řazení tlačítko na panelu nástrojů).

Pravděpodobně to není tak užitečné jako zobrazení seznamu, ale s vědomím, že to může ušetřit nějaký čas, pokud narazíte na situaci, kdy by vám to mohlo pomoci.

7. Zkontrolujte revize a úpravy historie z mého disku

Rychlé kliknutí pravým tlačítkem myši vám ukáže, kdo provedl revize a kdy je provedl v jakémkoli dokumentu, i když nejde o dokument Google. (Na tomto obrázku to používám v PDF - věděli jste, že Disk Google je také) skvělé pro práci s PDF 10 tipů, jak udělat více se svými soubory PDF na Disku GoogleDisk Google je plně vybavený kancelářský balíček. Mezi jeho klíčové funkce patří funkce PDF zabudované do cloudové aplikace. Přečtěte si více ?)

Chcete-li zobrazit tyto informace, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Spravovat revize ...

Chcete-li zobrazit historii úprav dokumentu Google, klepněte pravým tlačítkem a stiskněte Zobrazit podrobnosti. Otevře se panel podrobností na pravé straně obrazovky:

Nyní můžete vybrat další soubory a zobrazit jejich revizi a upravit historii nebo kliknout Podrobnosti vidět věci, jako jsou vytvořená a upravená data, velikost, umístění, vlastník a kdo má přístup k souboru.

8. Přidat položky do více složek

Disk Google používal funkci značkování, která vám umožní najít související soubory, i když nebyly uloženy společně. Tato funkce byla odstraněna. Může však být nahrazena aplikací Disk Google, která vám umožní přidat jeden soubor do více složek.

Chcete-li tuto aplikaci připojit, klikněte na libovolný soubor, najeďte myší Otevřít s, a vyberte + Připojte více aplikací. Pomocí vyhledávací lišty vyhledejte vícečetné složky a přidejte je na svůj Disk Google. Nyní stačí kliknout pravým tlačítkem myši na soubor nebo složku a kliknout Otevřete pomocí> Multifolder, a budete jej moci přidat do více složek.

9. Organizace vám pomůže s aplikací

Kromě Multifolder, mnoho dalších skvělých Doplňky Disku Google 5 doplňků na Disku Google, které musíte použítDokumenty Google a Google Spreadsheet jsou úžasné bezplatné služby, ale pokud zde přidáte některé z doplňků uvedených v seznamu, může těmto nástrojům vdechnout nový život. Přečtěte si více a aplikace vám mohou pomoci zůstat v pořádku - výběr těch, které chcete použít, závisí pouze na tom, co se snažíte dělat. Například, FileThis je velmi užitečná aplikace, která automaticky přenese bankovní výpisy, faktury a účty za služby do složky na vašem Disku Google.

Zdarma účet od FileThis.com umožňuje připojit až šest účtů a aktualizovat je jednou týdně.

Nazývá se další potenciálně užitečná aplikace Skrytá složkaa umožní vám ostatním aplikacím zabránit v prohlížení konkrétních souborů na vašem Disku. Disk Google je docela bezpečný Jak bezpečné jsou vaše dokumenty na Disku Google? Přečtěte si více , ale tato aplikace přidává další úroveň zabezpečení v případě ztráty mobilního zařízení.

Existují všechny druhy užitečné aplikace na Disku Google Díky těmto nástrojům udělejte z Disku Google naprosto úžasnéDisk Google je dodáván s inteligentními funkcemi. A můžete výrazně rozšířit svůj potenciál pomocí nástrojů třetích stran. Zde jsme sestavili některé z nejlepších nástrojů, které se připojují na Disk Google. Přečtěte si více venku - stačí je najít. Udeřil + Připojte více aplikací a prozkoumejte, které z nich vám mohou pomoci!

Vaše oblíbené tipy na Disk Google

Tyto tipy by vám měly pomoci dostat svůj Disk Google pod kontrolu Jediný průvodce Diskem Google, který budete potřebovat přečístDisk Google je perfektní kombinací nástrojů pro online ukládání souborů a správu dokumentů. Vysvětlujeme, jak nejlépe používat Disk Google online i offline, sami a ve spolupráci s ostatními. Přečtěte si více a usnadnit navigaci.

Které z vašich skvělých strategií organizace Disku Google jsou vaše oblíbené? Jak zajistíte, že na Disku Google najdete soubory, které potřebujete? Používáte jiné aplikace nebo pouze solidní organizační systém?

Podělte se o své nejlepší tipy v komentářích níže!