Jak spolupracovat se sledováním změn v aplikaci Microsoft Word

reklama

Staré způsoby jsou někdy nejlepší. Aplikace Word nabízí příliš mnoho funkcí, které ji mohou po celou dobu odkládat stranou. Pokud potřebujete sdílet bohatý dokument s někým jiným, je těžké ho porazit jako platformu.

Sledování změn umožňuje sdílet vaše dokumenty s ostatními uživateli a sledovat změny a návrhy v aplikaci Word, které jsou zpětně zasílány do originálu. A je to snadné.

K tomu používám beta verzi sady Office 2010, ale většina funkcí je k dispozici v dřívějších verzích. Stačí se jen rozhlédnout po místě, kde je skryto.

Diskutovali jsme o Wordu. Dal jsem několik tipů, jak nejlépe využít styly Jak používat styly v aplikaci Microsoft Word, abyste ušetřili spoustu práce Přečtěte si více , a naši autoři dodali řadu dalších příspěvků nápovědy k aplikaci Word. Ryan zveřejnil řadu skvělých slov triky 4 užitečné tipy a triky pro Microsoft Word, o kterých byste měli vědětVyužíváte všechny výkonné funkce aplikace Word? Pokud ne, tyto užitečné tipy a triky aplikace Microsoft Word jsou pro vás. Přečtěte si více

. Jen v případě, že si nejste jisti nejlepším směrem pro své dokumenty, Tim má několik dobrých rad ohledně výběru možností online nebo offline.

Jak to funguje

Sledování změn je funkce, která umožňuje recenzentovi (nebo více recenzentům) provádět změny v dokumentu a pak pro autora, aby přijal nebo odmítl změny, spolu s poznámkami a návrhy, jeden po druhém nebo v hromadně.

Můžete použít síť nebo e-mailem dokument kolem. Změny a sledování jsou uloženy v samotném dokumentu. Můžete snadno sledovat změny v aplikaci Word více recenzenty, ale neexistuje žádný mechanismus pro více recenzentů pro úpravu dokumentu současně. Za tímto účelem existuje několik dalších možností, například Google dokumenty.

Než začnete tyto funkce používat, musíte zapnout sledování změn. Není dobré provádět změny v dokumentu a pak uvědomit si, že musíte sledovat změny.

Spuštění a zastavení sledování změn v aplikaci Word

Klikněte na ikonu Posouzení na pásu karet. Tady jsou tři sekce, které nás zajímají - Komentáře, Sledování, a Změny. Prozatím stačí kliknout na ikonu Sledujte změny tlačítko v Sledování sekce. Opětovným kliknutím jej vypnete. Pro případ, že nejste obeznámeni s barevným schématem sady Office 2010/2007, tlačítka, která jsou zapnutá, svítí jako oranžová barva. Když jsou vypnuté, jsou šedé.

Je docela možné sledovat pouze určité změny a ne jiné. Například pokud si chcete udržet přehled pouze o změnách, o kterých si nejste jisti. Podle potřeby pouze zapněte a vypněte sledování změn.

Jako autor otočte sledování změn na před odesláním dokumentu ostatním, povzbuďte je k použití této funkce. Všimněte si, že nemůžete snadno přinutit aby to udělali.

Jste recenzent - sledování vašich úprav

Sekretářka vaší klubové kamery vám tedy předala dokument, který připravila pro nadcházející výstavu. Musíte navrhnout nějaké změny.

Změny

Jen se ujistěte, že jsou zapnuty funkce Sledování změn, a pak jděte přímo dopředu a upravujte, jak byste normálně.

Je docela snadné sledovat, co jste změnili. Jsou to všechny modré věci. Všechno, co bylo smazáno, je přeškrtnuto. Jakýkoli nový text je podtržen. Tam, kde jste nahradili nějaký text, je to právě označeno jako odstranění a přidání.

Všechny odstavce, které mají změny, jsou označeny svislou čarou vlevo.

Může to však být matoucí s ohledem na rozvržení, protože zde je text, který nebude v konečné kopii. Z pásu karet můžete změnit způsob, jakým se věci zobrazují.

Pokud kliknete na Finále pak uvidíte pouze to, jak bude vypadat konečný výsledek.

Pokračujte a proveďte další změny.

Komentáře

Komentáře jsou návrhy nebo otázky, které dokument nemění a jsou zobrazeny jinak, ve svislém proužku napravo od dokumentu.

Přidáte je kliknutím na Nový komentář knoflík. Další tlačítka použijeme pro pozdější kontrolu komentářů.

Ve složitější situaci s více po sobě jdoucími recenzenty se balónky zobrazují v různých barvách kvůli přehlednosti.

Změny formátování jsou ve výchozím nastavení zobrazeny v novém formátu v dokumentu a změna je podrobně popsána v bublině.

Jste autor - pracujete na změnách.

Váš dokument byl zkontrolován finančním úředníkem a poslal vám jej e-mailem. Nyní musíte projít změnami a vypořádat se s nimi. Pro každou změnu máte tři možnosti. Můžete přijmout, odmítnout nebo upravit.

Můžete také přijmout všechny změny najednou, ale pojďme s nimi pracovat.

Otevřete dokument a klikněte na Posouzení na pásu karet a klikněte na ikonu pro přechod na první změnu. Změna bude zvýrazněna. Akceptovat nebo odmítnout změna.

Kurzor automaticky odebere zvýraznění nebo samotnou změnu v závislosti na vybrané možnosti a poté přejde k další změně.

Prostě si projděte zbytek dokumentu, přijměte nebo odmítněte během cesty nebo upravte změny, pokud nějaký druh kompromisu funguje lépe.

Když se dostanete k komentářům, zjistíte, že je nemůžete přijmout ani odmítnout. Místo toho se musíte rozhodnout, zda je stále potřebujete, proveďte jakékoli úpravy, které považujete za vhodné, a poté každou z nich smažte pomocí Odstranit tlačítko v Komentáře v případě potřeby.

Dokončení

Jakmile provedete vhodné změny, vypněte sledování změn znovu, uložte soubor a pokračujte dál.

Jedno varování. Je poměrně častým problémem, že lidé omylem odesílají dokument třetí straně, přičemž Sledované změny jsou stále zapnuté a všechny změny a komentáře jsou stále viditelné. Pokud jste to udělali například zákazníkovi, můžete být v rozpacích. Novější verze aplikace Word pomáhají pokusit se vám to zabránit, ale je to stále proveditelné a stále běžnější, než si myslíte. Venku buďte opatrní.

Používáte sledování změn v aplikaci Word? Co se ti na tom líbí? Co vás frustruje? Něco, na čem jsi přilepená? Dejte mi vědět v komentářích a uvidím, jestli můžu pomoci.