Zde je nejdůležitější řešení třídění e-mailů, jaké budete kdy potřebovat

reklama

Ať už používáte Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail nebo cokoli jiného, ​​e-mail je e-mail a dříve či později je vaše doručená pošta zaplavena. Ale jeden jednoduchý třídicí systém zajistí, že nikdy nebudete cítit, že je to vymknuté z rukou, a jsou vždy na vrcholu vašich zpráv.

Zkoušeli jste někdy použít seznamy úkolů do své e-mailové schránky? Udělal jsem. Častěji než ne, nefungují. Nerozumíme rozdílu mezi seznamy e-mailů a seznamů úkolů v tom, že úkoly vyžadují pouze akci od vás, zatímco e-maily jsou o komunikaci s lidmi.

Úpravou jednoho populárního systému produktivity je však odpověď na zkrocení neustálého množství e-mailů. Matice prezidenta USA Dwighta Eisenhowera pro třídění úkolů je úžasně efektivní i při třídění e-mailů, pokud to vylepšíte.

Upravená matice Eisenhower pro e-maily

Eisenhower Matrix je to, jak roztřídil svůj seznam úkolů do čtyř kvadrantů, což mu pomohlo zjistit, jaký úkol by měl udělat dál. Základní matice vypadá takto a my ji necháme nedotčenou:

Každý e-mail zařadíte do jednoho z těchto čtyř kvadrantů. Kvadranty diktují, co s tímto e-mailem děláte a kdy na něj budete jednat. Zapomeňte na „nulu doručené pošty“, budeme se jen soustředit na to, aby se věci dokončily.

Nejlepší je kombinovat matici se složkami v aplikaci Outlook nebo použijte štítky Gmailu k zkrotnění doručené pošty Znovuobjevte štítky Gmailu a nakonec zkrotte doručenou poštuS přetížením e-mailem je spousta triků, ale pod nosem je jeden, který možná nepoužíváte: dobré staré štítky Gmailu. Přečtěte si více . Každý kvadrant tedy bude mít svůj vlastní štítek / název složky a možná i svou vlastní barvu.

Ať už děláte cokoli, neměňte název těchto kvadrantů. Vaše složky nebo štítky tedy budou mít pouze tyto čtyři kategorie:

• Důležité a naléhavé
• Důležité (není naléhavé)
• Naléhavé (není důležité)
• Není důležité ani naléhavé

Co je „naléhavé“?

Je snadné určit, co je „důležité“ - je to subjektivní volání, které můžeme snadno přijmout v závislosti na našich prioritách. Ale „urgentní“ vytváří obraz výpočtu založeného na čase a to lidi hází.

Uvolněte se, nepropadejte panice. „Naléhavé“ zde znamená cokoli, co chcete. Pokud máte rušný den bez jediného okamžiku, který byste měli ušetřit, nabývá „Urgent“ nový význam. Pokud máte den plný schůzek, pak „Urgentní“ nabývá jiného významu. Ať je flexibilní; ve skutečnosti je důležité, aby byl flexibilní.

Několik odborníků na produktivitu ve skutečnosti ráda stanoví časový limit pro „urgentní“ sloupec matice Eisenhower, ale není to životaschopné vzhledem k tomu, že časové potřeby života a práce se neustále mění.

Neexistuje žádný magický vzorec nebo není stanoven časový limit pro definici „Urgentní“. Budete to vědět, až to uvidíte. To není těžké pochopit, takže to nepřemýšlejte.

Zachovejte to jednoduše, nemáte „kvadrantová pravidla“

Budete v pokušení spojit akci s kvadrantem. Například, Systém používá Tutum Bryan Lee a provedl konkrétní akci pro každý kvadrant, například „Rozhodněte, kdy to udělat“ pro „Důležité, ale ne naléhavé“, a „Delegujte to“ pro „Urgentní, ale ne důležité“.

Odolejte tomu. S tím jsou dva problémy.

Za prvé, tato „pravidla akcí“ nakonec ovlivní způsob, jakým označíte e-mail. Pokud víte, že právě teď musíte jednat s e-mailem, ale nemáte čas na to, zjistíte, že vás mozek podvádí, abyste jej klasifikovali nesprávně.

Za druhé, kvadrant nemá vždy stejnou akci. Delegování úkolu nebude vždy možné. „Není naléhavé ani důležité“ neznamená, že jej musíte smazat, možná budete tento e-mail potřebovat později.

Místo toho důvěřujte Eisenhowerově matici a důvěřujte své schopnosti dokázat věci. Příliš komplikovaný, nadměrně specifický systém produktivity je systém, s nímž skončíš dumping pravidlo produktivity tří úderů Systém 3-Strike: Jak upřednostnit seznam úkolůNedochází vám seznam úkolů? Problémem nemusí být vaše produktivita, mohou to být jen vaše priority. Naučme se, jak upřednostnit seznam úkolů a udělat věci. Přečtěte si více . Jména těchto kvadrantů vám skutečně poskytují dobrou představu o tom, o čem e-mail je, a vy budete moci podle toho učinit správné rozhodnutí.

Jedno zlaté pravidlo: Bez pohybu bez označení

Myšlenka je třídit své e-maily bezohledně Nelze odložit e-mail každé ráno? Zkuste místo toho tento rituálPočínaje dnem je pravidelně odesílán e-mail - i když to většina z nás dělá. Je kontrola e-mailu po probuzení opravdu tak špatná? Přečtěte si více a zahrnuje jeden akt sebekázně - nemůžete přesunout na další e-mail bez označení toho, který právě čtete.

To je rozhodující. Pokaždé, když otevřete e-mail, musíte jej zcela třídit. Nedovolte si zkontrolovat další poštu, pokud jste ji nezařadili do kvadrantu.

Jak jsme již diskutovali, není třídění ani třídění špatně důvod, proč vaše aplikace pro produktivitu nefunguje 5 důvodů, proč vaše aplikace dělá, je méně produktivníVzdáváš se svých seznamů úkolů? Váš problém není vaše ambice nebo aplikace pro plánování úloh, kterou používáte. Problém je v tom, jak používáte seznam úkolů obecně. Přečtěte si více . Musíte dostat krok řazení správně a pak všechno ostatní spadne na místo.

Jak zaútočit na vaše e-maily

Zde je její krása: Jakmile je vaše doručená pošta tříděna, nebudete ve skutečnosti potřebovat radu, kdy a jak byste měli svůj e-mail řešit. U naléhavých a důležitých věcí to nakonec vyřešíte, až budete mít nějaký volný čas.

Pro všechno ostatní, jak řekl Andy Mitchell agentuře ActiveInbox MakeUseOf Jak se vypořádat se zprávami o přetížení a seznamu úkolů v e-mailechE-mail není jen komunikace, ale také diktuje váš seznam úkolů. Pojďme mluvit o nejlepších tipech, jak propojit doručenou poštu s naší produktivitou, s Andy Mitchellem, zakladatelem ActiveInboxu. Přečtěte si více ,

Vyberte si nízké energetické body za svůj den (jako je ospalý půl hodiny po obědě) a klesejte do své doručené pošty, abyste jej mohli přiblížit.

Pokud je již priorita, je snadné dělat věci, aniž by došlo k vynechání povinné položky.

Na konci každého dne postupujte podle všech tříděných e-mailů, i když z aplikace pro chytré telefony. Věř mi, jakmile to bude mít prioritu, projdeš to za polovinu doby, kterou vezmeš jinak.

Je to snadné nebo těžké?

Osobně považuji metodu Eisenhower Matrix pro třídění e-mailů za nejjednodušší, jakou jsem použil. Ve skutečnosti to pro mě znamenalo mnohem lépe zvládnout doručenou poštu a kvůli tomu mi nic neuniklo.

Myslíte si, že je tento systém snadno implementovatelný nebo je pro vás obtížný? Řekněte nám proč!

Obrazové kredity: Hey Paul Studios / Flickr