6 způsobů, jak zaměstnat lidi, aby odpovídali na vaše e-maily

reklama

Když chodíte někým na ulici a řeknete ahoj, jak se cítíte, když neřeknou ahoj zpět? Je úžasné, jak malý nedostatek potvrzení může člověka cítit, ale je také úžasné, jak moc můžete udělat, abyste podpořili reakci. Totéž platí pro e-maily.

Nyní si představte opačný scénář. Někoho míjíš na ulici a krátce na tebe pohlédnou, řekni ahoj, a pak rychle odvrátí pohled. Jak je pravděpodobné, že se pozdravíš? Nyní si představte osobu, která se dívá přímo do očí, široce se usmívá a říká ahoj - dokonce i pomocí svého jména! Pravděpodobnost je mnohem lepší, abyste se mohli inspirovat v naturáliích.

Totéž platí i pro e-maily. Až na to, že místo výrazů obličeje nebo tónu hlasu existuje celá řada pravidel jde o e-mail, který povzbudí nebo odrazí osobu, aby zasáhla tlačítko „odpověď“ a odpověděla vy. V tomto příspěvku se s vámi podělím o několik triků, které jsem se v průběhu let naučil - tipy, které výrazně zvýší váš úspěch při zasílání e-mailových odpovědí, a to i od velmi zaneprázdněných lidí.

Proč potřebujete odpověď?

Když jsem před několika lety změnil zaměstnání, začal jsem pracovat ve společnosti, kde byli lidé mnohem rušnější než v mé poslední práci. Lidé stěží měli čas dokončit práci na projektu, takže odpovídání na e-maily se stalo úkol v určování priorit 5 filtrů Gmailu, které vám pomohou při stanovení priority a uspořádání vaší doručené poštyJaké filtry by měl mít každý ve svém arzenálu, aby jejich doručená pošta byla stejně řádná jako ta moje? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ... Přečtěte si více . Brzy jsem se dozvěděl, že kdybych při odesílání e-mailů lidem nedržel určitý formát a přístup, nemusel bych na mnoho dní dostávat odpověď, pokud vůbec.

První věc, kterou musíte udělat, když někomu pošlete e-mail - zejména někoho, kdo je extrémně zaneprázdněn - je rychle si prohlédnout vlastní důvody, proč vám je zaslat e-mailem. Pokud jsou zaneprázdněni a váš e-mail není problémem s vysokou prioritou, pravděpodobně bude odložen někde v seznamu úkolů, jen aby se řešilo, až bude více času na to, abychom se na problém zaměřili (pokud ano) Všechno). Zaneprázdnění lidé mají těžko spravovat e-mail. Čím rušnější jsou, tím méně je pravděpodobné, že dostanete odpověď, pokud karty nehrajete správně.

Pokud dokážete důležitost problému dostatečně odůvodnit, abyste si zaslali e-mail, začněte všemi prostředky.

Zeptejte se - nejlépe na ně

V roce 2012 provedli vědci z Harvardské univerzity pěkný výkon důkladné studium to dokonce zahrnovalo skenování mozku a zjistilo, že lidé vlastně dostanou „biochemický bzučák“, když o sobě mluví. Čím silnější je člověk - jako mnoho extrémně zaneprázdněných lidí - tím více si o sobě mluví. Koneckonců, je jen tak moc říct, že?

To znamená, že pokud ve svém e-mailu zavoláte mrkvi osobní otázky, jste v podstatě lákavá osoba s osobní výškou - příležitost pro trochu „buzz“ sdílením něčeho o sobě vy. A někteří lidé prostě mají opravdu rádi příležitost mít mýdlovou krabici. Tak jim to dejte.

Můžete se jen zeptat, jak probíhá projekt, na kterém pracují. Pokud jste k nim velmi blízko a často mluvíte o rodině, zeptejte se, jak se rodina daří. Pokud existuje velká hra, o které všichni mluví - zeptejte se jich, co si myslí. Dej jim příležitost reagovat na tebe a „odpočinout si“ od tolik přemýšlet o práci. Na svou otázku můžete navázat nejprve otázkou týkající se práce, kterou jste se chtěli zeptat, ale prosba o stanovisko vyvolá potřebu vysoké úrovně „I-get-to-talk-about-self“.

Extra Bonus: Použijte něco, co máte oba společné. Děti. Láska k baseballu. Ať je to cokoli - nejprve si vytvořte osobní spojení. Osoba bude méně pravděpodobné, že rychle odešle e-mail na později.

Vyberte naléhavý řádek předmětu

Zaneprázdnění lidé přirozeně začínají upřednostňovat e-maily a někdy dokonce ani e-mail neotevřou. Rychle se podívají na předmět. Pokud tedy chcete od těchto lidí rychle reagovat, můžete si jen představit, jak důležitý je předmět předmětu. Pokud potřebujete tipy, jak to udělat, vřele doporučuji Aaronovu radu, jak na to aby váš předmět vynikl Jak zajistit, aby vaše e-mailová zpráva vynikla v přeplněném doručenémPoslali jste někdy e-mail, o kterém jste si mysleli, že je důležité odpovědět až o mnoho dní později, nebo co je horší zapomenut? Je pravda, že někdy je to mimo vaši kontrolu, ale existují věci, které můžete udělat ... Přečtěte si více v přeplněné schránce.

Sečteno a podtrženo, je to následující: Pokud potřebujete okamžitou odpověď, proč tomu tak není před předmětem „DŮLEŽITÉ:“ nebo „URGENT:“? S tím není nic špatného a je to skutečně užitečné pro zaneprázdněné lidi, kteří používají takové předmětové linie jako vizuální ukazatel toho, co zaútočí jako první v e-mailové schránce. Jen to nedělejte pro hloupé, nedůležité záležitosti, nebo se stanete „chlapcem, který plakal vlkem“, a vaše e-maily budou nakonec zcela ignorovány!

Udržujte to krátké a sladké

Toto je část článku, kde jsem pokrytecký. Ten, kdo píše 2000 slovních článků, řekne USA, aby je udržovala krátká a sladká? Jo. To je přesně to, co budu dělat. Mluvíme zde o e-mailech a tady je ponaučení, které se pan Wordy dozvěděl první rok o své nové práci: PILE. Je to zkratka, se kterou jsem právě přišel. Znamená to, že lidé ignorují dlouhé e-maily.

Asi po šesti měsících, kdy lidé ignorovali mé dlouhé a propracované e-maily, jsem zkusil něco nového. Začal jsem psát velmi, velmi krátké e-maily, které pouze uváděly bod. Neposkytl jsem další podrobnosti, ale na konci e-mailů, které jsem nabídl, poskytl další informace, pokud si to přáli.

Začal jsem stahovat své e-maily. Když jsem si myslel, že jsou dost krátký, prošel jsem si a ještě více se prořízl. Musíte se zeptat sami sebe, je tato linie prostě zbytečná? Sdílíte informace s cílem informovat lidi o tom, kolik toho víte - nebo na tom opravdu nezáleží? Vystřihněte slova. Rychle se dostanete k věci. Když jsem to začal dělat, všiml jsem si stoupání rychlosti odezvy. Pokud můžete e-mail rozložit na jediný řádek - kurzy jsou docela dobré, dostanete okamžitou odpověď.

Podplatit je

Pokud zde budeme upřímní, musíte uznat, že lidé jsou svou povahou samoobslužnou partou. Když lidé uvidí, že pro ně může být „něco“, cítí se více nuceni jednat. Můžete to využít v e-mailu tím, že uzavřete svůj e-mail takovým způsobem: „Takže se ke mně vraťte, když o tom můžete mluvit o šálku kávy - na mě!“

Šálek kávy zdarma pouze pro stisknutí tlačítka odpovědi? To je dobrá pobídka. A pokud je problém ještě důležitější - řekněme, snažíte se něco prodat nebo získat nového klienta - pokračujte a nabídněte si oběd. Tato malá investice se vyplatí. Lidé milují oběd zdarma.

Zapojte druhou stranu

Pokud jste někomu několikrát poslali e-mail, vyzkoušeli jste všechny výše uvedené taktiky a stále nedostáváte žádné odpovědi, pak je čas vytáhnout velké zbraně. Tyto poslední dvě taktiky obvykle rezervuji pro lidi, kteří chronicky ignorují e-maily. Prvním přístupem „velké zbraně“ je vtáhnout někoho, kdo může souviset s touto situací. Může to být váš šéf nebo další osoba, se kterou pracujete na projektu, který je zadržován, protože dotyčný neodpovídá na váš e-mail.

To není něco, co chcete udělat pro první, druhý nebo dokonce třetí e-mail. Pokud vás však bezohledně ignorují, napište ještě jeden zdvořilý e-mail a jen zapojte zúčastněnou osobu. Pokud je někdo nahoře, jako váš šéf, a druhá osoba ví, že jsou v pozici autority, budou rychle reagovat. Ze všech chronických ignorantů, se kterými jsem se v průběhu let vypořádal, tento přístup „cc“ vyvolává reakci 99 procent času. Existuje něco o tom, že bude mít publikum transformující dialog a náhle z něj učiní vyšší prioritu.

Důsledně vydávat připomenutí

Pokud jste někdy viděli film Shawshank Redemption nebo si přečetli novelu napsanou Stephenem Kingem, možná si vzpomenete část, kde Andy Dufresne zasílá každý týden jeden dopis Státnímu senátu s žádostí o peníze na vězení knihovna. Po obdržení několika stovek dolarů a darování knih, Andy pak začne posílat dva dopisy týdně a žádat ještě více peněz.

Jde o to, že vytrvalost funguje. Říkejte tomu nepříjemné, přitěžující nebo dráždivé - ale pokud opravdu, opravdu potřebujete odpověď na něco důležitého, důsledné dotazování osoby zdvořile, zda obdržel váš poslední e-mail, bude mít jeden ze dvou požadovaných efekty. Vyzve dotyčnou osobu, aby prohledala svou doručenou poštu při hledání e-mailu, o kterém mluvíte, nebo si to uvědomí, že jediný způsob, jak vás odejít, je odpovědět na váš e-mail. Toto je zjevně řešení poslední instance, ale také to funguje.

Jaké techniky používáte k rychlejší reakci na vaše e-maily? Co pro vás funguje? Podělte se o své vlastní tipy a rady v sekci Poznámky níže!

Obrázek Kredit: Ohromen podnikatel (Shutterstock), Řeč (Shutterstock), Důležité znamení (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).