Umění omluvy: Jak říci líto e-mailem (a to znamená)

reklama

Každý někdy zatáhne. Zkuste, jak bychom mohli, nikdo není dokonalý. Když uděláte chybu, která bolí někoho jiného, ​​je vhodné se omluvit.

I když se budete často muset omluvit osobně, občas můžete raději nebo musíte říct, že vám je e-mailem líto. V e-mailu se podíváme, jak se profesionálně omluvit, abychom vám pomohli co nejlépe využít tuto situaci.

Tři přísady správné omluvy

Přestože neexistuje univerzální vzorec, obecně uznávaný standard pro omluvy zahrnuje tři části:

1. Poděkování že jste udělali něco špatného.
2. Pocit lítosti za vaše činy a bytí empatický pochopit, jak ublížili druhé osobě.
3. Restituce, kde situaci napravíte.

Podíváme se na každý z těchto tří prvků, když procházíme, jak v e-mailu vyslovit líto.

Otevření omluvy

Než začnete tvořit skutečnou omluvu, musíte oslovit osobu, na kterou píšete. To se bude velmi lišit v závislosti na vašem vztahu k dané osobě.

Předpokládejme, že jste udělali chybu v profesionální situaci, a proto musíte svému šéfovi poslat e-mail s omluvou. Jako příklad uvedeme, že se vám nepodařilo včas dokončit kritický úkol, který zpozdil projekt všem ostatním.

V tomto případě by vhodným pozdravem bylo „Vážení [jméno]“. Pokud jste se omlouvali příteli, bylo by vhodnější něco jako „Ahoj [jméno]“ nebo „ahoj [jméno]“.

Nezapomeňte také na předmět e-mailu. Poté, co jste někoho ublížili, nemusí být šťastný, když od vás přijde e-mail. Pokud do předmětu uvedete něco jako „Přijměte prosím mé omluvy“ nebo „Je mi líto“, je to dobrý způsob, jak od začátku objasnit, pro co je vaše zpráva určena. Nesnažte se získejte chytré e-mailové zkratky 15 Zkratky e-mailů, které byste měli použít pro řádky chytlavých předmětůFYI, jsem OOO až do EOD. BTW, PRB dnes večer s Y / N. Pokud nevíte, co tyto e-mailové zkratky znamenají, podívejme se na ně a jak je můžete použít. Přečtěte si více .

Potvrzení vaší chyby

Teď, když máte otevření, je čas na první životně důležitou část omluvy. Zde musíte jasně identifikovat problém, který se stal. Vlastní to, co jsi udělal; nesnažte se odvádět vinu na někoho jiného nebo se omlouvat za to, co se stalo.

Zde je příklad co nedělat:

I když vím, že mi chyběl důležitý termín, není to moje vina. Pracoval jsem s Paulem na tomto projektu a on mi zbytečně ztrácel čas tím, že mi položil spoustu nesouvisejících otázek. Můj počítač také celý týden mrzl a IT se na něj ještě nemohlo podívat. Takže to není všechno kvůli mně.

I když je výše uvedené pravdivé, nedělá to dobré ospravedlnění. Tato část musí uznat vaši zodpovědnost za chybu.

Něco takového je mnohem lepší:

Uvědomuji si, že mi chyběl rozhodující termín. Tento projekt byl pro naše oddělení opravdu důležitý a vy jste mi věřil, že ho dokončíte včas. Vím, že moje včasné dokončení tohoto úkolu zpozdilo dokončení projektu. To špatně odráží náš tým a je mi to líto.

Zde jste jasně stanovili, co jste udělali špatně, aniž byste se snažili sestupovat nebo se ohýbat.

Vyjadřuje lítost nad tím, co jsi udělal

Nyní, když jste jasně rozložili svou chybu, musíte prokázat pokání za to, co se stalo. Mějte na paměti, že to, co jste udělali, způsobovalo bolest, frustrace a další negativní emoce jiné osobě.

Aby bylo zřejmé, že se cítíte lítost o situaci. Pokuste se dát do svých bot a pochopit, jak je vaše jednání vedlo k pocitu. Nenechávejte zde vysvětlení svého chování. Smyslem omluvy je opravit zlomený vztah, ne dokázat, že jste měli celou dobu pravdu.

Zde je příklad, jak tuto část ospravedlnit:

Chci se upřímně omluvit, že jsem nesplnil své povinnosti a včas dokončil úkol, který jste mi svěřili. Pro toto selhání neexistují žádné omluvy. Nelíbí se mi, že jsem svůj tým zklamal, a cítím se hrozně, že to způsobovalo rozpaky při setkání s klientem.

Vyjádření empatie propůjčuje autentičnosti vaší omluvě. Pomůže vám to na chvíli zapomenout na svůj pohled a podívat se na to, s čím se někdo vypořádá.

Dělat to správně

Slova jsou důležitá, ale akce mají mnohem větší váhu. Abychom ukázali, že máte na mysli to, co jste řekl, je důležité provést změny. Přijetí opatření buď situaci napraví (pokud je to možné), nebo ukáže, že uděláte maximum, abyste znovu nedělali stejnou chybu.

Pokračování našeho příkladu chybějícího termínu by to mohlo sloužit jako restituční část omluvy:

V budoucnu, abych se vyhnul chybějícím termínům, budu s vámi mluvit v dostatečném předstihu, pokud se obávám, že nebudu schopen něco udělat včas. Budu si více vědom toho, kolik času mě kritické projekty zabírají, a jsem ochoten věnovat další hodiny mimo kancelář, abych se ujistil, že se jim daří. To se už nebude opakovat.

V některých situacích možná nebudete vědět, co nabídnout, abyste nahradili své chování. Pokud tomu tak je, můžete se jednoduše zeptat „Co mohu udělat, abych to udělal správně?“

Nejdůležitější je ukázat, jak se v budoucnu budete chovat jinak, abyste zabránili opakování stejného problému.

Závěrečná omluva

Nyní stačí zprávu zabalit. To je celkem jednoduché, ale ujistěte se, že udržujete vhodný tón. Měli byste poděkovat příjemci za přečtení vaší omluvné zprávy a popřát jim dobře.

Může být také dobrý nápad pozvat je, aby diskutovali o tom, co jste řekli dále. To ukazuje, že jste upřímní a otevřeni dalšímu dialogu.

Zde je jeden způsob, jak zavřít svůj profesionální e-mail:

Děkuji za přečtení tohoto. Pokud byste chtěli ještě něco prodiskutovat, kontaktujte mě, abychom s tím mohli pracovat.

S pozdravem,
[Tvé jméno]

Pokud nechcete používat „S pozdravem“, budou fungovat i jiné formální uzávěry, jako například „S pozdravem“.

Je e-mail správným médiem?

V e-mailu jsme se podívali, jak se profesionálně omluvit. Než však začnete psát, měli byste zvážit, zda je e-mail správným prostředkem pro omluvu.

E-mail má určitě výhody, pokud jde o omluvu. Protože neexistují žádné časové omezení, můžete své myšlenky skládat jasným a přímým způsobem. Pokud je rychlé omluvení v pořádku, můžete e-mailem kontaktovat v krátké době. A na rozdíl od osobního omluvy nemusíte být spontánní a reagovat na to, co říká druhá osoba.

Ale to není všechno dobré. E-mail je méně osobní než osobní omluva (nebo telefonický hovor). V závislosti na nastavení vaší společnosti se může zasílání e-mailů projevit zbaběle, pokud je to možné. Neskrývejte se za obrazovku.

Omlouvám se Mend Mistakes

Správné omluvení je cennou životní dovedností. Ne každý ví, jak to udělat, takže je snadné nechat toho druhého, aby se cítil frustrovanější než dříve. Použijte tento základní průvodce o tom, jak vyslovit líto v e-mailu, a budete na cestě k opravenému vztahu.

Mějte na paměti, že konečným cílem omluvy je obnovit porušenou důvěru. Udělali jste něco špatného a výše uvedené tři kroky jsou způsob, jak se k tomu přidáte a napravíte. Nedělej to o tobě.

Dále se můžete dozvědět více o jak psát profesionální e-maily 5 způsobů, jak napsat profesionální e-maily, které šetří čas a úsilíJe to dovednost vědět, jak psát profesionální e-maily, které šetří čas a získávají odpovědi. Nechte tyto e-mailové šablony pomoci. Přečtěte si více .