Jak vám nástroje pro spolupráci při psaní usnadní život

reklama

Pokud jste někdy museli koprodukovat písemnou práci, budete vědět, na jakých úrovních to může být obtížné. Čekání na vašeho písemného partnera (partnery) nebo na opravu konfliktních verzí dokumentu by mělo být tím nejméně starostí. Koneckonců, internet dělá spolupráci psaní hračkou.

Po napsání 100stránkové práce ve tříčlenném týmu s použitím Disku Google jsem věděl, že je to pravda. Přesto se mi nedávno nepodařilo prosadit Disk Google, aby v týmu pěti dokončil dokument o méně než 10 stránkách. Nakonec jsme poslali dokumenty Wordu sem a tam, což mě téměř zbláznilo. Pomozte svému týmu vyhnout se následujícím problémům nástroj pro psaní v reálném čase Zpracování textu v Dokumentech Google? 5 důležitých tipů, které byste měli mít na pamětiPo většinu mého života byl Microsoft Word nástrojem pro zpracování textu, který jste použili, kdybyste měli dělat nějakou vážnou práci. Jistě, existují alternativy jako Corel WordPerfect a později na OpenOffice, ... Přečtěte si více od začátku.

Čekání na sebe

Co se stane, když nepoužíváte nástroj, který podporuje kolaborativní psaní v reálném čase?

Nakonec na sebe čekáte. Dokud bude moci pokračovat další osoba, bude moci dokument napsat nebo upravit pouze jedna osoba. Když sledujete termín, bude to stát drahocenný čas.

Pro efektivní spolupráci potřebují členové týmu neomezený přístup k dokumentu, na kterém všichni pracujete. To umožní všem psát nebo upravovat ve svém volném čase. Zjistíte, že nic není mocnější než trávit čas psaním společně v reálném čase na jednom dokumentu, zejména pokud nejste ve stejné místnosti.

Spárováno se špatnou komunikací a vzdáleně, čekání na sebe stálo týdny mého týmu. Naštěstí jsme nemuseli dodržovat pevný termín. To však není nejhorší problém, který můžete očekávat při práci ve vzdáleném týmu.

Zpackat vzájemné formátování verzí ostatních

Je pravděpodobné, že ne všichni používáte stejný operační systém, stejný textový procesor nebo stejnou verzi softwaru. To může zmást věci a ztrácet hodiny vaší práce.

Problémy s formátováním se můžete vyhnout tím, že každému poskytnete přesně stejný nástroj. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je, aby každý pracoval v přesně stejném dokumentu na jedné neutrální platformě OS, jako je textový procesor online.

V našem týmu jsem měl za tento problém vinu, protože nepoužívám Microsoft Office. Proč bych za Word platil, kdybych ho obvykle potřeboval k otevírání dokumentů a pokud jich je mnoho skvělých bezplatné kancelářské alternativy 7 nejlepších bezplatných alternativ Microsoft OfficeMicrosoft Office je král kancelářských apartmá, ale to neznamená, že je pro vás ten pravý. Zde jsou některé další kancelářské sady, které by se vám mohly líbit! Přečtěte si více ? Bohužel jsem šel s alternativou - LibreOffice - což se slovem nehraje dobře.

Vytváření konfliktních dokumentů a ztráta sledovaných změn

Když lidé nemohou na sebe čekat, protože konečný termín se blíží, skončíte s různými verzemi dokumentu. Nakonec si někdo musí sednout a sloučit různé verze do jednoho dokumentu. To není jen ztráta času, ale také zdroj chyb.

Navíc, když znovu synchronizujete konfliktní verze do jednoho dokumentu, skončí také ztráta alespoň některých sledované změny Jak spolupracovat se sledováním změn v aplikaci Microsoft Word Přečtěte si více a komentáře. To může přerušit kolektivní myšlenkový směr a vést k nedorozuměním. Jak se tomu můžete vyhnout?

Podle mých zkušeností se nic neděje, když používáte nástroj pro spolupráci psaní. V našem týmu byli lidé netrpěliví a závěrečné kolo zpětné vazby a editace bylo provedeno současně. To znamenalo, že jedna osoba musela sloučit všechny dokumenty, což téměř vedlo k trapné chybě.

Výhody spolupráce psaní mimo vyhýbání se problémům

Nástroje pro společné psaní mohou být bezpečnější než přenos souborů přes internet.

Kvůli bezpečnostním obavám (NSA a kol.) Mnoho institucí omezilo používání nástrojů, jako je Dropbox. I když Dropbox není na prvním místě ideální, vyhýbá se obzvláště špatné praxi: zasílání dokumentů tam a zpět e-mailem.

Obvykle, e-mail není příliš bezpečný 7 důležitých tipů pro zabezpečení e-mailu, o kterých byste měli vědětInternetová bezpečnost je téma, o kterém všichni víme, že je důležité, ale často se vrací do zákulisí naší mysli a klame se do víry, že „se mi to nestane“. Zda... Přečtěte si více pro sdílení dokumentů. Zachycení e-mailu je nejen snadné, ale také můžete zapomenout někoho zahrnout nebo náhodně vybrat nesprávného příjemce. Vstupte do spolupracujících platforem psaní, které mohou vyřešit všechny tyto problémy.

Pokud nechcete jít se službami od velkých korporací, jako je Disk Google nebo SkyDrive (brzy bude OneDrive), vyberte si z mnoha alternativní online textové procesory 5 skvělých alternativ k dokumentům Google, které byste měli zvážitDokumenty Google má své nedostatky. Možná se chcete společnosti Google vyhnout kvůli obavám o ochranu soukromí. Nebo možná budete potřebovat různé funkce. Našli jsme pět vynikajících alternativ a jedna z nich pro vás bude pracovat. Přečtěte si více . Vážně o bezpečnosti? Použijte nástroj jako EtherPad nastavit vlastní, hostitelskou, soukromou a cloudovou platformu pro spolupráci.

A konečně, jak již bylo zmíněno, jedná se o skutečný spěch, který pracuje na dokumentu a současně sleduje tvůrčí vstupy od ostatních. To je, když vstoupíte do terénu opravdového spolutvoření a tam se rodí duch týmu.

Jak spolupracujete na dokumentech a jaké triky nebo nástroje vám pomohly udržet zdraví?

Obrazové kredity: Muž čeká přes Shutterstock