Jak upřednostnit úkoly pomocí systému produktivity matice Eisenhower

reklama

Seznam úkolů aplikace jsou v dnešní době vztek. Věda to dokázala seznamy skutečně podporují produktivitu, a vy můžete dále zvýšit produktivitu pomocí triků jako zveřejnění seznamu úkolů. Někteří lidé dokonce používají své e-mailové schránky jako seznamy úkolů.

Ale co když jste to všechno vyzkoušeli a nic z toho nefunguje?

Máš štěstí, alternativní metody produktivity 5 nových technik produktivity, které jste pravděpodobně neslyšeliPokud stále hledáte nejlepší způsob, jak zvýšit vaši produktivitu, zkuste jednu z těchto lepších alternativ k Pomodoro a GTD. Nezapomeňte přestat hledat, jakmile najdete „dostatečně dobré“ řešení. Přečtěte si více existovat. A pokud zjistíte, že pravidelné seznamy úkolů jsou příliš problematické nebo příliš ohromující, doporučujeme vyzkoušet starou, ale účinnou techniku ​​nazvanou Eisenhower Matrix.

Co je matice Eisenhower?

Matice Eisenhower je 2 × 2 mřížka krabic. Horní řádek je pro úkoly, které jsou „důležité“, zatímco dolní řádek je pro úkoly, které jsou „důležité“. Ve stejnou dobu, levý sloupec je pro úkoly, které jsou „Urgentní“, zatímco pravý řádek je pro úkoly, které jsou „Neodkladné“. Tady to vypadá jako:

Pro většinu lidí jsou pojmy Důležité a Naléhavé synonymem, takže si mezi nimi vymyslíme rozdíl:

• Důležité - Úkoly, které přispívají k vašim dlouhodobým cílům a hodnotám, ať už osobních, profesionálních atd. Důležitost je hlavně o relevantnost. Jedním ze způsobů, jak se rozhodnout, zda je úkol důležitý, je položit si otázku: „Mohu i přesto dosáhnout svých cílů a zůstanu věrný svým hodnotám, pokud tento úkol přeskočím?“
• Naléhavě - Úkoly, které je třeba řešit do konce dne. Pokud má váš plán větší volnost, můžete do konce týdne dávat přednost. Ať tak či onak, naléhavost je hlavně o čas. Jedním ze způsobů, jak se rozhodnout, zda je úkol naléhavý, je položit si otázku: „Kdy je termín pro tento úkol?“

Než se rozhodnete, zda je úkol důležitý nebo ne, musíte znát své vlastní cíle a hodnoty. Pro mnohé je kariérní postup dlouhodobým cílem, proto jsou důležité přímo související úkoly. Nebo pokud si nejvíce ceníte rodiny, může být důležité dostat se domů včas.

Jak ale může být úkol naléhavý, ale není důležitý? Pamatujte, že naléhavost je pouze načase. Přemýšlejte o termínu. Předpokládejme, že dnes je Mezinárodní den kávy a místní kavárna rozdává kávu zdarma. Pokud toho dnes nevyužijete, příležitost je ztracena - ale káva zdarma nemá žádný význam pro vaše dlouhodobé cíle nebo hodnoty. Je to naléhavé, ale není důležité.

Pomocí těchto definic je snazší popsat druhy úkolů, které patří do každého ze čtyř polí. Můžeme dokonce myslet na matici tímto způsobem:

Proč používat matici Eisenhower?

Matice Eisenhower je prostě způsob, jak upřednostňujte své úkoly.

Seznamy úkolů jsou skvělé při sledování co musíte to udělat, ale to není vždy snadné určit který úkoly mají vyšší prioritu. Osobně jsem nikdy nepoužil funkci „Priorita“ v žádné aplikaci seznamu úkolů, protože vždy označím všechno jako „Vysoká priorita“ - a když je vše s vysokou prioritou, nic není.

Když se navíc podíváte na seznam úkolů a uvidíte 30 hromadných úkolů, jak se rozhodnete, který úkol řešit? "Začněte s nejjednodušší," říkají někteří. "Ne, začni nejtěžší," říkají jiní. Ale co je snadné a co těžké? Nikdy to není černé a bílé. Často jsem ztratil 10, 15 nebo dokonce 30 minut, když jsem se snažil vybrat svůj úkol!

Proto Eisenhower Matrix svítí. Na rozdíl od jediného seznamu úkolů má matice vlastní priority. To vám řekne který úkol zvládnout další. Snižuje kognitivní zátěž, protože záleží jen na krabicích Now a Later. A pokud jste se už dlouho chřadli, pomůže vám zjistit, jaké úkoly můžete přeskočit.

Matice má navíc dvě další drobné výhody. Zaprvé vás nutí, abyste více dbali na každý úkol. Místo toho, abyste hodili všechno do jedné velké chaotické hromady úkolů, se aktivně rozhodujete, zda úkoly stojí za váš čas dopředu, a udržujte svůj aktuální seznam úkolů pevně. Za druhé, neustále vám připomíná vaše cíle a hodnoty.

Jediným problémem je, že matice Eisenhower může být zpočátku trochu složitější. Zejména noví uživatelé mají tendenci se zakopnout o delegát a triviální pole. Tam je křivka učení, takže pojďme praktickým příkladem, jak nastavit matici, organizovat úkoly a projít jeden den.

Jak používat matici Eisenhower

I když je Eisenhowerova matice koncepčně čtvercem čtyř polí, můžete k ní prakticky přistupovat jako ke čtyřem samostatným seznamům úkolů: Seznam Nyní, Seznam Delegátů, Pozdější a Triviální seznam. Dva seznamy naléhavých případů předcházejí seznamům, které nejsou naléhavé.

Zjistil jsem, že Trello je pro to úžasné. Zřídit desku pro každou oblast vašeho života (např. Osobní, profesionální, církevní, hobby) a nastavit tyto čtyři seznamy v každé z desek. Nebo pokud se toho moc neděje, můžete pro všechny úkoly použít jednu desku. Je to na tobě. Nelíbí se vám Trello? Zvážit tyto alternativní nástroje Kanban Sbohem, Trello! 5 alternativních bezplatných nástrojů Kanban BoardTrello je neuvěřitelná aplikace pro správu projektů a organizaci vašich úkolů. Existují však i další aplikace kanban, které by mohly být ideální pro vaše úkoly. Pojďme mluvit o nejlepších trello alternativách. Přečtěte si více .

Jakmile jsou seznamy připraveny, můžete začít přidávat úkoly:

Řekněme, že jste tradiční administrativní pracovník, který chce používat Eisenhower Matrix, aby se stal produktivnějším v práci. To bude scénář, který řídí zbytek tohoto příkladu, ale mělo by být snadné tyto pojmy aplikovat jinak.

Co je dnes na vaší desce? První věc, která vám přijde na mysl: e-mail. Pojďme vytvořit úkol pro dosažení složky Doručená pošta nula, což je naléhavé (e-mail by měl být vyprázdněn denně) a důležitý (zde mluvíme o e-mailech souvisejících s prací):

Dnes se v kanceláři stane Den preclíku a toužíte po práci s preclíkem. To může být naléhavé, ale není to důležité:

Váš šéf vám připomene, že zpráva o dokumentaci k poslednímu projektu vašeho týmu je splatná do 16:00, což je naléhavé a důležité:

Také vám připomíná, že žádost o rozpočet vašeho týmu na další projekt je splatná do pátku na konci dne. To je důležité, ale nikoli naléhavé:

Vedoucí kanceláře k vám přichází a říká, že zásoby papíru a inkoustu jsou nízké. Musíte zadat objednávku, jakmile to bude možné - ale to nemá nic společného s vašimi cíli nebo hodnotami vaší kariéry:

Je začátkem léta (v tomto scénáři) a kancelář je v mokré sezóně příliš plná. Produktivita každého by stoupala s dobrým odvlhčovačem, nemluvě o všech další výhody snižování vlhkosti 4 Zdravotní přínosy monitorování teploty a vlhkosti domaVěděli jste, že používání inteligentních domácích produktů přináší zdravotní výhody? To je správně. Jeden nebo dva chytré nákupy by mohly výrazně zlepšit vaši kvalitu života doma. Přečtěte si více .

Děláte si poznámku, abyste to vychovali, ale není to ani naléhavé, ani důležité:

Stále dál. Setkání se vynoří, musí být provedeno plánování, pamatujete si věci, které chcete dělat atd. Vaše matice (tj. Seznamy) se nakonec vyplní a nejlepší je, že je mnohem méně zastrašující než jeden hlavní seznam úkolů:

Kdykoli máte volný úkol, jednoduše začněte vlevo a jděte doprava. Než se budete zabývat seznamy, které nejsou naléhavé, měli byste se zabývat vším v seznamu Now a Delegate.

jestli ty umět delegujte, nejprve se seznamte se seznamem delegátů a vypusťte co nejvíce těchto úkolů. Poté projděte seznam Now. Jakmile projdete seznamem Now, zvažte svůj den jako úspěch. Nyní můžete získat náskok v seznamu Později nebo ukončit den dříve.

jestli ty nemůže delegovat, začít se seznamem Now. Pokud projdete seznamem Now a máte více času, máte na výběr: považujte seznam delegátů za seznam Now, získejte náskok v seznamu Později nebo ukončete den dříve. V praxi budete pravděpodobně chtít střídat úkoly delegovat a později.

Na konci dne projděte seznam delegátů a vypište všechny úkoly, jejichž lhůty již uplynuly. Zachovejte ty, které můžete stále dělat. Uložte je na zítřek.

Na začátku následujícího dne projděte seznam Později a rozhodněte, které úkoly jsou nyní naléhavé. Přesuňte je do seznamu Nyní. Totéž proveďte pro Triviální seznam, s výjimkou přesunutí těchto úkolů do Seznamu delegátů. Přidejte všechny nové úkoly, které se vynoří po celý den. Opláchněte a opakujte.

Když seznamy úkolů pro vás nefungují

Všimněte si, že Eisenhower Matrix můžete libovolně upravit. Například, místo toho, abyste jej používali jako průvodce po celý den, můžete třídění e-mailů s vlastní maticí Zde je nejdůležitější řešení třídění e-mailů, jaké budete kdy potřebovatJedno jednoduché řešení třídění zajistí, že budete vždy na vrcholu své e-mailové zprávy. Ke správě doručené pošty a snížení stresu v e-mailu potřebujete pouze čtyři štítky nebo složky. Přečtěte si více . Celý koncept naléhavosti / důležitosti se může ukázat jako užitečný ve všech případech mimo práci a e-mail.

Mnoho lidí našlo s Eisenhower Matrix velký úspěch. Ale pokud jste dosáhli tohoto bodu a nemyslíte si, že to nepomůže, je to v pořádku. Stále hledejte metodu, která vám vyhovuje. Když je vše řečeno a hotovo, jediná technika produktivity, na které záleží Nejlepší nástroj produktivity je ten, který skutečně používáteVe světě, který honí produktivitu, každá nová a lesklá aplikace produktivity slibuje něco nového. Ztrácíme však něco, když příliš často změníme naše aplikace produktivity? Přečtěte si více je ten, který skutečně používáte.

Je pro vás Eisenhower Matrix užitečná? Pokud ne, jakou techniku ​​produktivity používáte, abyste zůstali organizovaní a dopředu? Sdílejte s námi v komentářích níže!

Obrázek Kredit: Amy Bull přes Shutterstock.com