Online videokonference zní jednoduše. Zapnete notebook a klepnutím na aplikaci virtuální schůzky spustíte webovou kameru. Ale tato odlehlost a snadnost technologie, které nás všechny spojují, vás mohou zapomenout na malou dávku a nezaslouží se setkat se se svými kolegy na obrazovce.

Možná budete bojovat s technologií nebo atmosférou vašeho domova. Příprava na schůzku je tedy stejně důležitá. Poté, co jste na schůzce, váš způsob bude klíčem k posílení vaší přítomnosti.

V současné době jsou online videokonference součástí našeho života. Nesnáším je nebo se jim líbí, musíte s nimi jednat. Proč nepoužívat cheat sheet níže k tomu nejlepšímu z těchto video setkání?

STAŽENÍ ZDARMA: Tento cheat sheet je k dispozici jako PDF ke stažení od našeho distribučního partnera, TradePub. K prvnímu přístupu budete muset vyplnit krátký formulář. Stažení Základy online videokonference.

Základy online videokonference

instagram viewer
Příprava
Dbejte na oblékání Dopřejte si online setkání jako osobní setkání a dodržujte standardy na pracovišti.
Než se posadíte na schůzku, postarejte se o svou péči.
Promítněte profesionální tvář, protože dálkové konverzaci dodává pocit normality.
Vyvarujte se rozptylování barev, které jsou příliš světlé nebo příliš tmavé. Může zahodit některé webové kamery, které automaticky upravují expozici a jas.
Postavte se fotoaparátu správně.
Nastavte zařízení Vyberte si pohodlnou židli, na které budete sedět.
Použijte monitor, který vám umožní snadno prohlížet snímky a tabulky. (Obrazovka smartphonu je vhodná pro neformální setkání, ale ne pro prohlížení dat.)
Investujte do dobré náhlavní soupravy.
Seznamte se s chatovacím softwarem, který musíte použít. Zvláštní pozornost věnujte nastavením, která byste mohli během schůzky potřebovat.
Vyhněte se podsvícení, protože může zakrývat vaši tvář. Ideální je přirozené světlo nebo stropní světla.
Nic není tak důležité jako dobrá šířka pásma. Vaše video může pixelovat cokoli menšího než 20 MB.
Pokud je schůzka kritická, mějte připravené alternativní připojení. Můžete například nastavit nezávislý WiFi hotspot.
Ukončete nepotřebné aplikace na pozadí a zastavte programy simultánního streamování v prohlížeči.
Umístěte webovou kameru na úroveň očí, abyste mohli ve svém týmu navázat oční kontakt.
Buďte svou vlastní technickou podporou nebo vyzkoušejte své vybavení s kolegou pár minut před skutečným zasedáním.
Zapněte webovou kameru a zobrazte náhled rámečku a účinku světla v interiéru. Více světla je lepší.
Zakázat oznámení pro průběh schůzky.
Pokud plánujete sdílení obrazovky, ujistěte se, že osobní údaje neskutečně brání.
Spruce Up Your Environment Ztlumte svůj mobilní telefon, aby nedošlo k přerušení.
Vyčistěte si pokoj a stůl.
Naskenujte své pozadí a ujistěte se, že není nic nevhodného.
Vyberte virtuální pozadí v aplikacích, jako jsou Microsoft Teams a Zoom, a skryjte nepřehledné pozadí.
Měj po ruce vodu a čaj / kávu.
Vyberte si izolovaný prostor, nejlépe s dveřmi, abyste mohli uspořádat schůzku bez rozptylování.
Informujte předem svou rodinu o harmonogramu schůzek.
Zajistěte, aby vaše děti zůstaly po celou dobu vašeho setkání obsazené.
Chraňte své domácí mazlíčky mimo zasedací místnost.
Spravujte svůj čas Naplánujte si online schůzky v dostatečném předstihu.
Buďte vždy na čas. Pomáhá být online několik minut před zahájením schůzky.
Pokud se schůzky nemůžete zúčastnit, nebo bude pozdě, informujte o tom osobu, která schůzku vede.
Zapněte nebo aktivujte své konferenční zařízení předem, abyste se vyhnuli chybám na poslední chvíli.
Vyhněte se účasti na online setkání za jízdy. Není to bezpečné ani efektivní využití času schůzky.
Zvládněte audio setkání jako poslední možnost.
Uspořádejte své myšlenky Pokud schůzku povedete, naplánujte si čas začátku a konce.
Všechna data uchovávejte vedle sebe nebo v přístupné složce v počítači.
Uložte si do záložek vše, co se týká schůzky.
Chcete-li mít ty správné informace přístupné na první pohled, zredukujte plochu.
Zapište si své dotazy, abyste je mohli představit ve správný čas.
Před schůzkou sdílejte obsah a soubory, abyste zajistili, že všichni účastníci budou připraveni na diskusi.
Účast
Všímejte si svých způsobů Představte se, když se všichni členové týmu navzájem neznají.
Vždy používejte video, protože výrazy obličeje zprostředkovávají vaše myšlenky v nepřítomnosti jiných gest.
Pomocí vizuálních podnětů (jako zvednutá dlaň) signalizujte, že chcete mluvit.
Zúčastněte se jasně mluvením do mikrofonu. Ztišit nebo deaktivovat webovou kameru je jako být výplní židlí na skutečném setkání.
Pokud nemluvíte, ztlumte mikrofon, protože dokáže zachytit mnoho hluku na pozadí.
Pokud se potřebujete pro osobní úkoly pohybovat uprostřed schůzky, vypněte video, abyste se vyhnuli rozptýlení.
Počkejte, až druhá osoba dokončí mluvení, protože časové zpoždění na webu může často způsobit, že členové týmu budou mluvit o sobě.
Zůstaňte přítomni Vyhněte se multitaskingu nebo unášení na Facebooku nebo Twitteru, když jste na schůzce.
Nejezte během setkání. Vypíjení vody nebo nápoje, jako je čaj nebo káva, je v pořádku.
Chcete-li oční kontakt s účastníkem schůzky, podívejte se do kamery a ne do obličeje nebo pozadí osoby.
Použijte funkci textového chatu, pokud je k dispozici jako podpora pro dotazy a pro propojení s relevantními dokumenty.
Na závěr schůzky se rozloučte s úsměvem. Příležitostný chat o nepracovních tématech také pomáhá zabalit schůzky do veselé poznámky.
Pokud jste vedli schůzku, ujistěte se, že jste se odhlásili naposledy.

Online video setkání jsou tady k pobytu

Samozřejmě to není všechno o technologii. Některé jednoduché sociální milosti mohou zvýšit vaši přítomnost na jakémkoli online setkání. Koneckonců, videokonference jsou více „ve tváři“, protože každý je viditelný na obrazovce. Video pomáhá, ale malý rámeček nepostačuje k tomu, aby vám při konfrontaci se svým týmem předvedl řeč těla nebo emoce.

Proto jsou všechny výše uvedené nuance kritické bez ohledu na online nástroj pro schůzky, který se rozhodnete spolupracovat se svým týmem 6 nejlepších bezplatných nástrojů pro online setkání, které spolupracují s vaším týmemZde je několik skvělých bezplatných nástrojů pro online setkání, které vám umožní spolupracovat a chatovat se svými kolegy bez ohledu na to, kde jsou. Přečtěte si více . Stručně řečeno, pokud chcete získat etiketu online videokonference, nedělejte nic, co byste na skutečné schůzce neudělali.

Obrázek Kredit:Vizuální na Unsplash

Zveřejnění affiliate partnera: Zakoupením produktů, které vám doporučujeme, můžete udržet stránky naživu. Přečtěte si více.

Saikat Basu je zástupcem editoru pro internet, Windows a produktivitu. Poté, co odstranil špínu MBA a desetiletou marketingovou kariéru, je nyní vášnivý tím, že pomáhá ostatním zlepšit jejich schopnosti vyprávění. Hledá chybějící Oxfordskou čárku a nesnáší špatné snímky obrazovky. Ale myšlenky na fotografie, Photoshop a produktivitu zklidňují jeho duši.