Jak organizovat notebooky pomocí OneNotu

Poznámkový blok OneNote je hlavním kontejnerem pro poznámky, které pořizujete v aplikaci. Je to jako specializovaná složka, ale s vlastním rozhraním a jedinečnými nástroji. Poznámky můžete vkládat kamkoli do notebooku a synchronizovat je mezi zařízeními.

Tato jednoduchost notebooku vám bohužel neříká, jak je správně používat. Je snadné skončit s policí plnou notebooků. Ukážeme vám, jak organizovat a spravovat poznámkové bloky ve OneNotu.

Poznámka: Pokyny pro tento článek vycházejí z aplikace OneNote pro Windows 10.

Co jsou notebooky, sekce a stránky

Pokud jste začátečník, je snadné se naučit základní pojmy. OneNote se skládá ze tří hlavních hierarchických úrovní:

Notebooky jsou držiteli všech položek, které považujete za hodné jako poznámky. Notebooky můžete ukládat do počítače (pouze ve OneNotu 2016) a OneDrive.

Sekce poskytují v rámci notebooku úroveň organizace, která odpovídá jednotlivým projektům nebo předmětům. V aplikaci OneNote se oddíly zobrazují v levé části navigačního podokna a stránky vpravo.

Skupiny sekcí obsahuje jednu nebo více sekcí. Vytvoří další vrstvu organizace do poznámkového bloku pro udržení souvisejícího obsahu pohromadě.

Stránky obsahují vaše poznámky, obrázky, odkazy a další prvky, které zachytíte a vytvoříte, aby vám s prací pomohly. Pojmenujte svou stránku a sledujte ji v seznamu záložek stránky.

Uspořádejte si svůj poznámkový blok OneNote

Způsob uspořádání poznámkových bloků je věcí individuálních preferencí. Do jednoho poznámkového bloku můžete shromáždit vše, co si chcete zapamatovat, a spolehnout se na vyhledávací funkci. Nebo můžete vytvořit samostatný poznámkový blok pro každý projekt nebo předmět.

Můžete vytvořit mnoho sekcí nebo je sloučit do skupin sekcí. Pro další organizaci je také možné odsadit stránky o dvě úrovně hlouběji. OneNote nabízí vše pro uživatele posedlé pořádkem.

Obecná strategie

• Chcete sdílet notebook s někým jiným nebo s týmem? Pro tento účel vytvořte speciální notebook.
• Je pravděpodobné, že se váš notebook nafoukne s obrázky, videi nebo přílohami? Mohly by nastat problémy s rychlostí synchronizace a spolehlivostí.
• Budete mít přístup k notebooku v mobilní aplikaci OneNote? Menší cílený notebook funguje lépe na pomalých připojeních a vyžaduje méně úložného prostoru.
• Účel vytvoření notebooku? Zarovnejte svůj notebook s jakýmkoli zastřešujícím cílem.

Jemnější body o poznámkových blocích OneNote

• Přejmenování notebooku může narušit synchronizaci s OneDrive. Místo toho mu můžete dát přezdívku. Klepněte pravým tlačítkem na poznámkový blok, klepněte na Přezdívka Notebook a zadejte své jméno.
• Barva notebooku vám umožní rychle identifikovat notebook v seznamu Notebooky. Klepněte pravým tlačítkem na notebook a vyberte barvu z nabídky Barva notebooku volba.
• Pokud často pracujete s mnoha notebooky, může být seznam přeplněný. Můžete je kdykoli zavřít a otevřít později. Klepněte pravým tlačítkem na notebook a vyberte Zavřete tento notebook.
• Poznámkové bloky můžete mazat pouze z OneDrive. Vydejte se do Dokumenty složku. Zaškrtněte políčko vedle dokumentu OneNote a klikněte na Vymazat.
• OneNote používá proprietární synchronizační protokol, který funguje pouze s OneDrive. Notebook však můžete zálohovat na Disk Google.

Metody strukturování poznámkového bloku OneNote

Vždy je rozumné vytvářet samostatné notebooky pro osobní a pracovní projekty.

Můžete je synchronizovat s OneDrive nebo pro svůj pracovní notebook zvolit SharePoint; volba je na tobě.

Také si můžete vytvořit poznámkový blok pro jakýkoli předmět, který se chcete naučit, jako deník, a mimo jiné poznámkové bloky pro školní nebo vysokoškolské úkoly.

Nyní můžete vložit libovolný počet sekcí, stránek a dokonce je řadit. Pokud nejste spokojeni se strukturou, můžete vyladit skupiny oddílů, podstránky nebo přesunout své věci do nového poznámkového bloku.

Systém PARA pro organizaci informací

PARA znamená Projekty, Oblasti, Zdroje, a Archiv. Je to organizační systém, který k organizaci informací používá tyto čtyři kategorie nejvyšší úrovně.

• A Projekt je řada úkolů spojených s cílem s termínem.
• The Plocha odpovědnost se skládá z úkolů se souborem standardů, které byste měli v průběhu času dodržovat. Pro úkoly není stanoven žádný termín, ale jsou důležité.
• A Zdroj je téma trvalého zájmu.
• A Archiv zahrnout vyplněné položky z ostatních tří kategorií.

Například vydání knihy je projekt, ve kterém je psaní oblastí odpovědnosti. Proces psaní, s tipy a triky, může být vaším zdrojem. Pracovní postup je složitý a jeho uchopení nějakou dobu trvá.

Chcete-li vědět více, přečtěte si o tom Systém PARA pro organizaci digitálních informací.

Používání systému PARA ve OneNotu

Nejprve musíte definovat své projekty. Zapište si je na kousek papíru, bez omezení jakékoli notetapující aplikace. Je možné, že používáte různé aplikace jako Asana, Zoho, Basecamp, Disk Google atd. spravovat své osobní a pracovní projekty

Místo toho, abyste se svázali s jedinečným organizačním schématem každé aplikace, můžete použít společný systém PARA ke kopírování stejného seznamu projektů napříč všemi nástroji, které používáte. To vám umožní využít jedinečné silné stránky každé aplikace při používání stejného seznamu projektů napříč rozhraními.

S tímto systémem můžete také oddělit informace, které lze použít, a informace, které nelze použít. To vám umožní filtrovat záplavu informací, které vám přijdou do cesty, a soustředit se pouze na proveditelné úkoly.

V mém případě je OneNote vynikající pro psaní poznámek, Todoist pro správce úloh a Google Drive pro udržování synchronizace projektových souborů napříč strojem.

OneNote má vestavěný jednoduchý systém wiki. S ním můžete navázat spojení s dalšími poznámkami ve stejné sekci nebo jiném notebooku. Můžete také odkazovat na webovou stránku, dokumenty Office a další zdroje.

A pokud vytvoříte obsah (TOC) na nejvyšší úrovni, můžete na stránky odkazovat pomocí libovolného poznámkového bloku. Musíte to udělat ručně, protože pro OneNote ve Windows 10 nejsou k dispozici žádné doplňky.

Uživatelé aplikace OneNote 2016 mají větší štěstí s aplikací Onetastic. Zde je průvodce, který ukazuje, jak nastavit a systém wiki ve OneNotu 2016.

Jak vytvořit osobní Wiki pomocí Microsoft OneNote

Wiki je skvělý způsob, jak ukládat a sdílet velké množství informací. Jak snadné je vytvořit wiki pomocí OneNotu?

Velikost notebooku a její dopady

Pokud používáte aplikaci OneNote se správnou strategií, notebook s velikostí 2–3 GB by neměl způsobovat žádné problémy. Zde je několik tipů, kterými se můžete řídit.

• Nevkládejte více výtisků PDF do stejného poznámkového bloku: Výtisk (100 MB nebo více) a zpracování OCR mohou zpomalit proces indexování a rychlost synchronizace.
• Nepřetěžujte notebook zbytečným mediálním obsahem: Nahrajte jej na Youtube nebo Vimeo a poté jej vložte.
• Verze stránky mohou ovlivnit velikost poznámkového bloku: Klikněte pravým tlačítkem na stránku a vyberte Verze stránky. Odstraňte starší verzi stránky se silným obsahem.

Chcete-li zjistit, jak velké jsou vaše poznámkové bloky OneNote, přejděte na web OneDrive a klikněte na Dokumenty složku. Přepněte zobrazení z dlaždic na seznam. Ve sloupci zcela vpravo uvidíte, kolik místa každý notebook zabírá.

Hledat poznámky v OneNotu

V poznámkách je snadné procházet bez ohledu na to, kam je v poznámkovém bloku uložíte. lis Ctrl + F nebo klikněte na ikonu lupy poblíž Navigace přepínací tlačítko. Do vyhledávacího pole, které se zobrazí, zadejte hledané slovo nebo frázi a stiskněte Enter.

Pod vyhledávacím polem klikněte Stránky zobrazíte výsledky nalezené v textu vašich poznámek. Nebo klikněte Značky vyhledávat podle značek poznámek.

Chcete-li upravit rozsah rozsahu výsledků vyhledávání, klikněte na rozbalovací šipku a vyberte si zVšechny notebooky,Aktuální notebook,Aktuální sekce, a Aktuální stránka.

Málo známé funkce Microsoft OneNote

Stejně jako běžný spirálový papírový zápisník jsou i poznámkové bloky OneNote sestavovány stránku po stránce. Můžete je uspořádat do sekcí nebo skupin sekcí. S tak velkou flexibilitou musíte mít důkladnou strategii a naplánovat, jak chcete notebook používat.

Díky tipům popsaným v tomto článku můžete notebooky lépe organizovat a spravovat. OneNote má mnoho málo známých funkcí, které možná neznáte. Tyto málo známé funkce OneNote mohou zlepšit vaše dovednosti v psaní poznámek.

12 málo známých funkcí Microsoft OneNote, které si zamilujete

Microsoft OneNote je zdarma a nabitý funkcemi. Zde je několik drobných funkcí, které zvýší vaši produktivitu psaní poznámek!

O autorovi