Nejlepší automatizační nástroje, které umožňují nezávislým pracovníkům získat zpět svůj čas

Být na volné noze vyžaduje velké množství administrátora, aby vaše podnikání fungovalo a bylo ziskové. Abyste zajistili stálý proud klientů, musíte inzerovat své služby, odpovídat na dotazy a sledovat minulé potenciální zákazníky. Jakmile přistanete na nějakou práci, musíte držet krok se schůzkami a e-maily a na konci je ještě otázka fakturace.

Všichni tito administrátoři mohou někdy převzít celý den a nechat čas na vaši skutečně placenou práci. S různými automatizačními nástroji však můžete ušetřit čas, vyhnout se chybám a snížit stres z podnikání na volné noze.

1. Zmínit se: Poslouchejte a studujte své publikum

Sociální média hrají velkou roli při inzerci vašich služeb na volné noze a při rezervaci nových klientů. Existují několik nástrojů, které vám pomohou naplánovat vaše příspěvky na sociálních médiích, dokonce vám umožní automaticky přeposílat nebo spravovat příspěvky z jiných zdrojů.

4 způsoby, jak naplánovat příspěvky na více platforem sociálních médií najednou

Pokud chcete zveřejnit stejný obsah na více sociálních sítích najednou, potřebujete tyto nástroje.

Ale než začnete plánovat své sociální média, musíte vědět, co byste měli publikovat, abyste přilákali nové klienty. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je nástroj pro sociální poslech, který vám pomůže studovat jak váš odborný obor, tak vaši konkurenci.

Bezplatná verze služby Mention vám umožňuje nastavit jedno upozornění, které sleduje zpravodajské weby, blogy, fóra a sociální média. Toto upozornění může sledovat zmínky o vaší vlastní značce, podívat se na vaše konkurenty nebo hledat konkrétní klíčová slova související s vaším oborem.

Místo registrace k odběru různých zpravodajů a neustálého vyhledávání na webu se můžete na jednom místě dozvědět, jaké jsou trendy ve vašem oboru. Bezplatný plán webu vám také umožňuje naplánovat příspěvky na třech sociálních profilech - další automatizace tohoto úkolu.

2. Kalendářně: Book Meetings With Ease

Setkání jsou velkou součástí získávání nových klientů a správy probíhajících projektů. Na začátku, když si klient není jistý, že vaše služby jsou přesně to, co potřebuje, může krátké úvodní setkání pomoci uzavřít dohodu. Později jsou schůzky skvělým způsobem, jak urovnat nedorozumění a sladit očekávání.

Naplánování schůzky se však může stát časově náročnou prací. Zajištění toho, aby byl každý k dispozici současně, zejména v různých časových pásmech, může vytvořit nekonečné množství e-mailů. Existuje několik aplikací, které se zabývají plánováním schůzek, ale naše oblíbená je Calendly.

Bezplatná verze nabízí integraci do vašeho Kalendáře Google nebo jiných populárních kalendářů, což vám umožní sdílet vaši dostupnost bez zveřejnění vašeho osobního rozvrhu.

Svůj odkaz na kalendář můžete jednoduše poslat komukoli, s kým se chcete setkat, a ten si vybere z časů, které nastavíte jako dostupné - zobrazující se v jejich místním časovém pásmu. Událost se poté zobrazí v kalendáři všech.

Tento software je integrovatelný s online konferencemi, jako jsou Zoom a Microsoft Teams, což vám ušetří čas při vytváření odkazu na každou schůzku. Před schůzkami také odesílá e-maily s připomenutím, aby se zajistilo, že všichni dorazí včas. Pokud máte osobní web, můžete jej také přidat.

E-maily jsou dalším hvizdem času - od potenciálních klientů, kteří se ptají na vaši službu, až po stávající klienty, kteří hledají zprávu o stavu. Mnoho z těchto e-mailů se docela opakuje. Naštěstí, pokud používáte Gmail, existuje nejen způsob, jak vytvořit šablony, ale také způsob, jak některé z nich automaticky odeslat pomocí filtrů.

Nejprve musíte v pokročilém nastavení povolit šablony. Poté vytvořte nový e-mail, který vám odpoví na všechny vaše často kladené otázky. Místo uložení jako koncept zvolte Uložit koncept jako šablonu namísto. Pokud jde o něco, co odesíláte ručně, můžete ponechat mezery pro podrobnosti, jako je název, odhad ceny atd.

Chcete-li automaticky odeslat e-mail se šablonou, musíte vytvořit nový filtr. Vyberte klíčová slova, která jsou pro daný dotaz nejrelevantnější, a ve značce akcí filtru Odeslat šablonu.

Klíčová fráze může být například „kolik je váš poplatek“, za což budete mít předepsaný e-mail s podrobnostmi o vašich balíčcích a službách.

4. Zoho faktura: Nikdy nepronásledujte další fakturu

Zatímco někteří nezávislí pracovníci se rozhodnou spravovat své poplatky na listu Excel a použít standardní šablonu faktury, existuje mnohem jednodušší a organizovanější způsob, jak dostat zaplaceno, s různé fakturační aplikace. Naše oblíbená je Zoho Invoice, která má ve svém bezplatném plánu tolik funkcí, že za ni možná nebudete muset nikdy platit.

Můžete vytvořit šablonu faktury se všemi bankovními údaji a podmínkami, které budou použity u libovolného klienta. Můžete také generovat pravidelné úkoly s nastavenou cenou, což vám ušetří čas zadávání těchto údajů pokaždé, když vytvoříte novou fakturu.

Jakmile jste připraveni odeslat fakturu, aplikace také poskytuje e-mail s šablonou, který můžete v případě potřeby upravit. Pokud se rozhodnete připojit Zoho k online platebnímu systému (například PayPal), aktualizuje stav faktury a po přijetí platby odešle poděkování. To zajistí, že budete vědět, které účty je třeba sledovat.

Ale i následné sledování je u Zoho jednodušší, protože můžete nastavit řadu automatických připomenutí nezaplacených faktur, což vám ušetří bolesti hlavy při jejich honbě. Tento software vám také umožňuje sledovat čas pro klienty, kde účtujete po hodinách, a poté z toho generovat fakturu. U projektů se stanovenou cenou můžete dokonce nastavit opakované faktury.

5. Zapier: Automatizovat vše ostatní

Ve všech výše uvedených aplikacích jsme diskutovali o integracích - o tom, jak se jeden software může spojit s anootherem a vytvořit ještě větší automatizaci. Co se ale stane, když chcete připojit dvě aplikace, které nemají integrovanou integraci? Nastupuje kouzelný Zapier.

Bude trvat celý článek, než se bude mluvit o různých možnostech, které jsou v Zapierovi k dispozici. Stručně řečeno, pomáhá vám vytvářet pracovní postupy zahrnující téměř vše online, kde je můžete „nastavit a zapomenout“.

Například můžete na Slacku sdílet nové zmínky o Twitteru. Nebo můžete zaslat e-mail s následnými kroky novým respondentům Typeform. Nové zprávy na Facebooku můžete dokonce dostávat jako SMS.

Možnosti jsou nekonečné a s bezplatnou verzí Zapier můžete vytvořit až 100 úkolů měsíčně. To je více než dost na automatizaci řady akcí, ale můžete se ocitnout závislí na tom, že jste se svým správcem na volné noze závislí.

Co byste měli automatizovat?

Existuje tolik automatizačních nástrojů, zejména pokud jste připraveni platit měsíční poplatek. Díky tomu vám bude život na volné noze mnohem jednodušší, ale to, že lze něco automatizovat, nemusí vždy znamenat, že by to mělo být.

Zejména na volné noze může osobní dotek projít dlouhou cestou. Klienti, kteří žádají o pomoc na volné noze, se obvykle snaží vybudovat pracovní vztah - to je jeden z důvodů, proč si nevybrali agenturu nebo velkou společnost.

Lze automatizovat úkoly, jako jsou e-maily prvního kontaktu, plánování schůzek a aktualizace listů. Je však důležité investovat trochu více času, abyste klientovi dokázali, že ho chcete poznat a že vám na jeho práci záleží. Toto zvláštní úsilí je přiměje, aby se vraceli pro další.

Jak zefektivnit podnikání pomocí inteligentní automatizace

Můžete automatizovat několik každodenních úkolů a zefektivnit své podnikání. Uvidíme, jak jednoduché to ve skutečnosti je.

O autorovi