Jak filtrovat v aplikaci Excel a zobrazit požadovaná data

Takže máte tisíce řádků dat v listu aplikace Excel a chcete procházet řádky a najít vzor ve sloupcích dat.

Víte, že k tomu potřebujete filtr Excel, ale nevíte, jak na to. Zde probereme všechny nejlepší způsoby, jak filtrovat list aplikace Excel a zobrazit data, která potřebujete.

Jak filtrovat v aplikaci Excel

Předpokládejme, že máte list aplikace Excel se třemi sloupci: věková skupina, region a počet prodejů. V takovém případě se vám může hodit filtr aplikace Excel, pokud chcete vidět prodejní výkon ve vybrané oblasti na základě konkrétní věkové skupiny.

Filtry aplikace Excel mohou být také užitečné, pokud chcete předtím vytvořit menší skupinu vykreslení dat aplikace Excel do grafu.

Jak vytvořit graf v aplikaci Excel

Nikdy jste nevytvořili graf v aplikaci Excel? Zde je postup, jak vytvořit graf v aplikaci Excel a přizpůsobit jej pomocí nejběžnějších typů grafů.

Podívejme se na následující metody filtrování dat v aplikaci Excel.

Jak filtrovat podle kategorií

Jakmile otevřete datový list, klikněte na pásu karet aplikace Excel Data.

Dále vyhledejte Třídit a filtrovat skupina a klikněte Filtr. Tím se v každém sloupci datového listu umístí rozevírací tlačítko.

Například pokud mají vaše data sloupec pohlaví, což je kategorická proměnná, můžete se rozhodnout filtrovat svá data tak, aby se zobrazovaly pouze ženské položky.

Chcete-li to provést, klikněte na rozevírací tlačítko ve vašem kategorickém sloupci výběru (v tomto případě pohlaví). V zobrazené nabídce vše odškrtněte kliknutím na Vybrat vše box. Poté vyberte hodnoty, podle kterých chcete filtrovat data, a klikněte na OK.

Tato operace filtruje data na základě výpisů žen nebo jakýchkoli vašich kategorických dat podle výběru. Poté můžete zkontrolovat levý dolní roh souboru Excel a zobrazit počet záznamů v daném filtru.

I když tato možnost funguje i pro čísla, je obvykle neefektivní a skličující. Je to proto, že čísla mohou mít širší rozsah hodnot. Prolistování dlouhého seznamu proto nějakou dobu trvá.

Jak používat číselné filtry v aplikaci Excel

Někdy možná budete chtít filtrovat na základě konkrétního rozsahu čísel.

Chcete-li použít číselný filtr, klikněte na Filtr na pásu karet. Poté klikněte na rozbalovací tlačítko v horní části sloupce, který obsahuje čísla, která chcete filtrovat.

V další nabídce přejděte na Číselné filtry a vyberte požadovanou možnost z možností, které se zobrazí.

Například pokud chcete filtrovat sloupec na základě všech čísel, která jsou menší nebo rovna určitému číslu, z Číselné filtry vyberte možnost Méně než.

Můžete také použít A/Nebo v sekci přidat druhý filtr pro vaše čísla.

Klepněte na OK až budete hotovi.

K dispozici je spousta možností filtrování podle čísel. Můžete si s nimi pohrát a zjistit, jak fungují.

Jak používat pokročilé filtry v aplikaci Excel

Pokročilá metoda filtrování aplikace Excel nabízí flexibilnější způsob filtrování dat. Pomocí pokročilého filtru můžete oddělit filtrovaný výsledek od zdrojových dat vložením do stejného listu nebo do nového listu aplikace Excel.

Chcete-li použít pokročilý filtr, vytvořte nový sloupec na pravém okraji listu. V tomto novém sloupci nastavujete kritéria filtrování. Mezi tímto sloupcem kritérií a posledním sloupcem zdrojových dat můžete ponechat mezeru, abyste je mohli oddělit.

Ve sloupci kritérií zadejte přesný název sloupce zdrojových dat, který chcete filtrovat; lepší alternativou je zkopírovat a vložit záhlaví sloupce, abyste se vyhnuli chybám.

V dalším řádku zadejte hodnotu, podle které chcete filtrovat data pro daný sloupec. Chcete-li například zobrazit údaje o všech mužích ve sloupci pohlaví ve zdrojových datech, zadejte v části kritérií do části „pohlaví“ „muž“.

Pokud chcete, můžete vytvořit více sloupců kritérií, která chcete filtrovat. Chcete-li to provést, zkopírujte požadované názvy sloupců z hlavních dat a vložte je za první sloupec kritérií.

Pod záhlaví každého sloupce zadejte hodnotu dat, pro kterou chcete filtrovat.

Můžeš používat booleovské funkce aplikace Excel jako menší než () jako kritérium pro filtrování čísel.

Až budete postupovat podle výše uvedeného postupu, vyberte Data na pásu karet aplikace Excel. V rámci Třídit a filtrovat skupina, klikněte Pokročilý.

V nabídce, která se otevře, klikněte na šipku nahoru vedle Rozsah seznamu pole a vyberte, kterou část svých dat chcete filtrovat. Nebo ignorovat Rozsah seznamu pole, pokud chcete použít filtr na všechna svá data.

Dále umístěte kurzor do Rozsah kritérií pole a zvýrazněte dříve vytvořené sloupce kritérií: nadpisy a hodnoty.

Klepněte na OK použít filtr.

Jak vložit filtrované výsledky pomocí pokročilé metody filtrování

Jak jsme již zmínili dříve, můžete také použít pokročilý filtr k oddělení výsledku a jeho vložení někam jinam do stejného listu nebo do nového listu aplikace Excel.

Chcete-li to provést, opakujte výše uvedený postup pro filtrování dat pomocí pokročilé metody. Tentokrát však v Pokročilý filtr menu, vyberte Zkopírujte do jiného umístění.

Dále umístěte kurzor do Kopírovat do pole a vyberte libovolnou buňku v listu aplikace Excel a poté klikněte na OK.

Tato operace zkopíruje filtrovaný výsledek a vloží jej na vybrané místo v listu aplikace Excel.

Jak zobrazit filtrovaný výsledek s vybranými sloupci v aplikaci Excel

Pokud chcete ve filtrovaných datech zobrazit pouze vybrané sloupce, zvýrazněte záhlaví těchto sloupců a zkopírujte je.

Dále vložte záhlaví kamkoli do stejného listu, kam chcete zobrazit filtrovaný výsledek.

Výše uvedený postup opakujte pro oddělení filtrovaných výsledků pomocí pokročilé metody filtrování. Ale tentokrát, jakmile se dostanete do Kopírovat do pole, zvýrazněte nadpisy, které jste vložili.

Poté klikněte OK zobrazit filtrovaný výsledek pod těmito nadpisy.

Jak pomocí pokročilých filtrů vložit filtrovaný výsledek do nového listu aplikace Excel

Pokud chcete výsledná data vložit do nového listu, klikněte na ikonu Přidat (+) v levém dolním rohu listu aplikace Excel otevřete nový list.

Aktivujte ji kliknutím na libovolnou buňku v novém listu.

Vybrat Data na pásu karet a poté klikněte na Pokročilý udělat Pokročilý filtr rozbalovací nabídka. Vybrat Zkopírujte do jiného umístění volba.

Umístěte kurzor do Rozsah seznamu pole a skočit do listu, který obsahuje zdrojová data. Pak zvýrazněte celá zdrojová data.

Dále umístěte kurzor do Rozsah kritérií zvýrazněte kritéria, která jste dříve vytvořili ve zdrojovém datovém listu.

Vybrat Kopírovat do pole. Poté znovu vyberte libovolnou buňku na novém listu. Klepněte na OK vložit filtrovaný výsledek do nového listu.

Poznámka: Aby to fungovalo, zajistěte aktivaci cílového listu kliknutím na buňku v něm jako první.

Příbuzný: Jak sloučit soubory a listy aplikace Excel

Využijte filtry aplikace Excel na maximum

I když existují další možnosti filtrování dat, Excel je jedním z nejvšestrannějších nástrojů produktivity v okolí. Ačkoli filtry aplikace Excel mohou být trochu matoucí, po zvládnutí těchto triků je to snadné.

Zde jsme diskutovali o nejběžnějších způsobech filtrování dat v aplikaci Excel, ale jsou k dispozici ještě pokročilejší možnosti, pokud si hrajete s pokročilým filtrem. Pokud jde o analýzu filtrovaných dat, možná budete potřebovat také použití excelového vzorce.

15 vzorců aplikace Excel, které vám pomohou vyřešit problémy v reálném životě

Excel není jen pro podnikání. Zde je několik vzorců Microsoft Excel, které vám pomohou vyřešit složité každodenní problémy.

O autorovi