Prvním krokem GTD je dostat všechny „věci“ z hlavy. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je zapsat si vše na karty 3x5 a nejlepší digitální ekvivalent karet 3x5 je technika Kanban.
Pojďme projít kroky GTD a uvidíme, jak dobře zapadají do Kanbanu.
Sbírejte své myšlenky
Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně vám v hlavě rachotí 100 různých úkolů, projektů, nápadů a dalších věcí (jak tomu říká GTD). Začněme vytvořením doručené pošty, která vše vyloží.
Budeme používat Trello protože je to nejpopulárnější nástroj Kanban a nabízí velkorysou úroveň zdarma. Kromě toho má Trello skvělé klávesové zkratky a dobře organizované uživatelské rozhraní. Díky tomu je jedním z nejrychlejších a nejjednodušších programů, které lze pro tuto práci použít.
Při brainstormingu je důležité mít možnost dostat své myšlenky ven bez mnoha dalších kroků. Ale přesto můžete něco vyzkoušet alternativa k Trello Pokud máš rád.
Líbí se vám myšlenka Trello, ale ne Trello samotné? Tyto alternativní aplikace Kanban se integrují s kalendáři, e-mailem, Slackem a dalšími.
Začněte vytvořením nové desky a jejím názvem „GTD“.
Dále přidáme Doručená pošta seznam pro vyložení všech našich věcí.
Nyní si udělejte pár minut a vytvořte kartu pro každou myšlenku a nápad, které máte ve své mysli. Začněte kliknutím na ikonu Přidat kartu knoflík. Poté zadejte svůj první úkol nebo myšlenku, ať už je cokoli, a stiskněte Enter.
Tento postup opakujte, dokud nenapadne nic jiného.
Nastavit seznamy, aby odpovídaly systému GTD
Dalším krokem je zjistit, zda je každá z položek v naší doručené poště použitelná. To znamená, že s tím můžete něco udělat, nebo ne?
Nejprve vytvořme dva seznamy pro položky, které lze napadnout. Pokud je něco napadnutelné, měli byste se rozhodnout, zda to bude trvat méně než dvě minuty nebo ne. Pokud ano, měli byste na tom co nejdříve pracovat.
Pokud ne, budete to muset dále rozebrat v dalším kroku. Dva seznamy, které k tomu budete potřebovat, jsou „Projekty“ a „To-do Today“.
Klepněte na Přidat další seznam, pak vytvořte dva seznamy stejně, jako jste to udělali s přidáním karet do doručené pošty.
Pokud položka není použitelná, může přejít na několik různých míst. Nejprve se zeptejte „Je to důležité?“ Pokud to není něco, co vás zajímá, můžete to smazat a zapomenout na to.
Dále se zeptejte, jestli je to něco, co byste někdy chtěli obejít, ale ještě ne. Možná je to vzdálený sen. Nebo to může být něco, co bude možné až v určitém okamžiku v budoucnosti. V takových situacích vytvořte seznam s názvem „Někdy / Možná“.
Pokud je položka důležitá, ale je informační, nikoli použitelná, měla by být uvedena v seznamu „Reference“. Kanban je vhodnější pro akční předměty. Seznam referencí by tedy měl být dočasným zastavením informací, dokud nebudou přesunuty na lepší místo, například lehká webová aplikace pro psaní poznámek.
Seznamy, které chcete přidat, pokud pracujete s týmem
Poté, co určíte, že karta je použitelná, možná nebudete moci na ní podniknout kroky. Může to být proto, že čekáte, až někdo dokončí něco jiného, než budete moci začít. Nebo by na tomto projektu měl pracovat někdo jiný.
Pro první scénář vytvořte seznam „Odloženo“. Můžete nastavit termín splatnosti, abyste dostali připomenutí, kdy by měl být projekt blokování dokončen. Otevřete kartu kliknutím na ni a vyberte Datum splatnosti pro přístup do kalendáře.
V druhém případě vytvořte seznam s názvem „Delegováno“. Po přesunutí karty do tohoto seznamu můžete na kartu přidat další členy. Někdo však musel členy vyzvat k přístupu do výboru.
Otevřete kartu a vyberte Členové. Poté najděte člena, se kterým chcete sdílet odpovědnost.
Nejprve seřaďte a poté přemýšlejte o svých projektech
Nyní je čas skutečně projít doručenou poštou a přetáhnout položky do příslušných seznamů. Začněte od začátku seznamu a pokračujte dolů. U každé položky zvažte kategorie, které jste vytvořili a kam patří.
Po seřazení všech položek budete chtít analyzovat své projekty. Podívejte se na každého a přemýšlejte o složitosti. Pokud se jedná o jednoduchý projekt, můžete na kartu přidat kontrolní seznam. Otevřete kartu kliknutím na ni. Poté klikněte Kontrolní seznam a začněte přidávat své položky, stejně jako jste přidali karty.
U větších projektů můžete vytvořit novou desku pro správu daného projektu. Poté můžete kartu přesunout na novou desku. Chcete-li to provést, najeďte myší na kartu, kterou chcete přesunout, a klikněte na ikonu tužky. Dále klikněte Přestěhovat sea z rozbalovací nabídky vyberte desku, na kterou ji chcete přesunout.
Další možností pro velké projekty je také vytvoření kontrolního seznamu. Je to dobrý způsob, jak jít, pokud máte představu o tom, co chcete se svým projektem dělat, ale nejste připraveni věnovat tomu hodně práce.
Můžete vytvořit hrubý seznam položek v kontrolním seznamu jako zástupný symbol. Přemýšlejte o tom jako o brainstormingu pro vaši doručenou poštu, jedná se pouze o potenciální dílčí projekty. Až budete připraveni, můžete kartu přesunout na jinou desku. A každou položku v kontrolním seznamu můžete změnit na novou kartu.
Udržujte systém v chodu
Začínáme s GTD je snadné; zvládnete to za hodinu nebo dvě. Ale musíte udržovat systém, jinak vám selže. Přihlaste se na palubě GTD Trello jednou nebo dvakrát týdně. Vypusťte své nové myšlenky do doručené pošty a přehodnoťte položky v každém ze svých seznamů. Zjistěte, zda jsou stále na správném místě nebo ne.
Po dokončení projektů máte dvě možnosti. Kartu můžete smazat, pokud o ní už nemusíte vědět. Nebo pokud chcete záznam o svých minulých projektech, můžete vytvořit seznam „Hotovo“ a přesunout tam hotové projekty.
Tento systém vám také pomůže naplánovat si týden. Můžete přidat další seznam s názvem „Další úkoly“. Tento seznam je určen pro projekty, na kterých plánujete pracovat během několika příštích dnů nebo během příštího týdne. Pokud si svou desku Trello zkontrolujete v neděli večer nebo v pondělí ráno, můžete si naplánovat svoji práci na tento týden.
Přizpůsobte si tento systém. Pokud to pro vás nefunguje, nemusíte GTD dodržovat. Nebojte se to zamíchat a vyzkoušet různé metody. Nejdůležitější je, abyste to udrželi! Pokud je to nutné, nastavte připomenutí kalendáře, protože systém bude fungovat, pouze pokud budete pokračovat v práci se systémem.
Zde je návod, jak použít japonskou techniku řízení projektů Kanbanu k optimalizaci pracovního postupu ve skupině nebo sólo.
- Produktivita
- Nástroje pro spolupráci
- GTD
- Správa úkolů
- Trello
- Tipy k produktivitě
Lee je nomád na plný úvazek a polymatik s mnoha vášněmi a zájmy. Některé z těchto vášní se točí kolem produktivity, osobního rozvoje a psaní.
Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji s technickými tipy, recenzemi, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzivními nabídkami!
Ještě jeden krok…!
V e-mailu, který jsme vám právě poslali, potvrďte svou e-mailovou adresu.
