Jak naplánovat schůzky a úkoly pomocí kalendáře

Plánování schůzek může být těžkopádným procesem. Možná budete muset trávit příliš mnoho času a energie komunikací tam a zpět, abyste našli vhodný čas na schůzku.

Naštěstí intuitivní digitální nástroj nahrazuje tento neefektivní proces plánování jednoduchou, časově citlivou metodou. Tento nástroj se nazývá Kalendářně.

V tomto článku vás provedeme Calendly, jak to funguje a jak to co nejlépe využít.

Jak funguje Calendly?

Pokud jste obeznámeni s tím, jak naplánovat schůzku v Microsoft Outlooku, Calendly funguje podobně. Kromě aplikace Outlook funguje Calendly také s Kalendářem Google a Kalendářem Apple iCloud.

Při synchronizaci osobních a pracovních kalendářů můžete vytvářet typy událostí. Můžete mít například typ „15minutová schůzka“ a „30minutová schůzka“.

Odtud můžete odeslat odkaz na rezervaci klientům, spolupracovníkům nebo přátelům. Tito lidé si mohou vybrat jeden z typů událostí, které jste dříve vytvořili, a poté vybrat čas s vámi. Nebojte se - nebudou mít přístup k událostem ve vašem kalendáři.

To je rychlý přehled toho, jak Calendly funguje. Pojďme nyní do podrobností.

Jak přidat kalendáře do kalendáře

Před nastavením typů událostí se ujistěte, že jsou vaše kalendáře synchronizované.

Po vytvoření profilu klikněte na Účet vedle vašeho profilového obrázku v pravém horním rohu stránky Calendly. V rozevírací nabídce vyberte možnost Připojení kalendáře.

Na stránce Připojení kalendáře jednoduše klikněte + Přidat účet kalendáře a pak Připojit vedle typu kalendáře, který chcete přidat. Bezplatný tarif bohužel umožňuje synchronizovat pouze jeden kalendář.

Nezapomeňte také zkontrolovat sekci konfigurace. Zde můžete nastavit, které kalendáře bude Calendly kontrolovat, aby nedocházelo ke konfliktům událostí. Také pod Konfigurace, můžete si vybrat, ve kterém z vašich kalendářů se nové události objeví.

Jak vytvořit typy událostí v kalendáři

To vám nyní umožňuje vytvářet nové typy událostí, které si lidé mohou rezervovat. Chcete-li začít, vyberte buď + Nový typ události nebo + Vytvořit>Typ události na vaší domovské stránce Calendly.

Uvidíte dvě možnosti pro typy schůzek: Jeden na jednoho a Skupina. Jelikož většina bude pravděpodobně používat Calendly pro osobní schůzky, o tom zde pojedeme. Vybrat Vytvořit vedle Jeden na jednoho.

Dále musíte zadat následující podrobnosti: název, popis, barvu a konkrétní adresu URL události.

Při výběru místa schůzky můžete vybrat odkaz Zoom nebo Google Meet, telefonní hovor nebo požádat o událost na konkrétní místo.

Můžete přidat tolik možností umístění, kolik potřebujete. Pokud zvolíte telefonní hovor, můžete si vybrat, zda vy nebo účastník zahájíte hovor. Po dokončení těchto kroků klikněte na další.

Na této stránce si můžete naplánovat splnění očekávání, jako je například to, jak daleko předem si účastníci mohou rezervovat místo, doba trvání schůzku, kolikrát jste k dispozici a jakýkoli čas vyrovnávací paměti je potřeba před nebo po schůzce pro dojíždění nebo zabalení věci do pořádku.

Pokud potřebujete nastavit, kolik z tohoto konkrétního typu události lze za den rezervovat, můžete tak učinit pod Další pravidla pro vaši sekci dostupnosti.

Nakonec po opětovném výběru Další zkontrolujte, zda je vaše událost nastavena na Naa jste připraveni operovat.

Můžete upravit další nastavení událostí, například otázku, na kterou musí pozvaný odpovědět při rezervaci schůzky, jak bude upozorněn, co se objeví na stránce s potvrzením rezervace nebo ve specifikacích platby (pouze funkce Calendly Pro) před návratem na váš účet domovská stránka.

Příbuzný: Způsoby, jak si z Kalendáře Google vytvořit stolní kalendář Windows

Odkaz Calendly můžete sdílet dvěma způsoby. Prvním způsobem je sdílet vaši adresu URL aplikace Calendly, která se zobrazí pod vaším profilovým obrázkem a jménem na domovské stránce, kde si účastníci mohou u vás rezervovat jakýkoli typ události.

Jakmile kliknou na váš odkaz, přesměruje účastníky na podobnou stránku, jak je uvedeno výše. Lidé si budou moci vybrat, jaký typ akce chtějí, a také jejich dostupný čas.

Druhou možností je sdílet odkaz s účastníkem pouze na jeden typ události. Chcete-li to provést, buď zkopírujte odkaz, nebo vyberte Podíl na konkrétním typu události na domovské stránce aplikace Calendly.

Bez ohledu na to, kterou možnost vyberete, můžete svůj odkaz Calendly zkopírovat a vložit do e-mailu, textové zprávy nebo webu (pod Podíl možnost) a sdílet je s lidmi, aby si s vámi mohli naplánovat schůzku.

Jak si rezervovat událost pomocí kalendáře

Nahoře vypadá, jak vypadá konkrétní typ události pro vaše účastníky. Šedě zbarvené dny jsou buď minulé, nebo když nejste k dispozici.

Osoba bude moci zjistit vaši dostupnost výběrem modře zvýrazněného dne a zvolením času. Jakmile Calendly potvrdí čas, vyzve osobu, aby zadala své údaje (jméno, e-mail, umístění atd.).

Poté účastník obdrží e-mail s pozvánkou do kalendáře a událost se zobrazí v jeho i ve vašem kalendáři.

Příbuzný: Nástroje pro synchronizaci aplikace Microsoft Outlook s kalendářem Google

S aplikací Calendly je snadné plánovat schůzky efektivněji. Stačí se naučit základní proces.

Calendly je zdarma k použití, ale existují alternativní možnosti předplatného, ​​které umožňují více typů událostí, připojení k více kalendářům, zpracování plateb od hostů a další. Můžete se podívat Ceny Calendy zde.

Měli byste používat Calendly?

Možná se tedy ptáte, zda použít Calendly. No, pokud neustále narážíte na plánování zlomů, pak určitě. Jakmile nastavíte typy událostí, Calendly vám může ušetřit nespočet hodin otravného plánování dopředu a dozadu.

Pokud však neplánujete schůzky často, může Calendly bránit vaší produktivitě. Kromě toho nastavení typů událostí Calendly není nejlepším využitím vašeho času, když zřídka plánujete schůzky.

Přesto je Calendly jen jedním z digitálních plánovacích nástrojů na trhu. Pokud Calendly nesplňuje vaše potřeby, můžete zvážit další možnosti.

6 nejlepších nástrojů a aplikací pro plánování schůzek

Aplikace pro plánování usnadňuje organizaci schůzek. Zde jsou nejlepší plánovače schůzek, pomocí kterých se můžete rozhodnout, kdy se sejdete.

Přečtěte si další

O autorovi