5 způsobů, jak zabránit zaměstnancům v krádeži dat společnosti, když odcházejí

Jakmile se zaměstnanec rozhodne odejít, existuje jen velmi málo společností, které mohou udělat, aby zůstaly. I když je pro zaměstnance normální hledat zelenější pastviny, je důležité si uvědomit, že ne každý zaměstnanec bude mít dobré úmysly, až bude čas jít.

Jedna věc, která se pro společnosti všude stává stále častějším problémem, jsou ukradená data odcházejících zaměstnanců. Pokud vás zajímá, jak zabránit krádeži dat zaměstnanců, je třeba zvážit několik věcí.

1. Zdůrazněte souhlas s politikami dohledu a ochrany údajů

Ochrana dat vaší společnosti je postup, který by měl být přítomen v každé fázi životního cyklu zaměstnanců. Všechny nezbytné postupy k ochraně společnosti by však měly vždy vycházet ze souhlasu.

Před zahájením práce s vaší společností by zaměstnanci měli již pochopit, jaké jsou očekávání, pokud jde o data. Musí také rozumět rozsahu dohledu, se kterým souhlasí, aby jej chránili.

Příbuzný: Jak zajistit ochranu osobních údajů před zaměstnavateli

S jejich souhlasem mohou společnosti přijmout preventivní i proaktivní opatření k identifikaci porušení údajů.

Společnosti by také měly motivovat týmy, aby hlásily sporné chování a dostaly příležitost bezpečně a anonymně, zvláště pokud jde o týmy, jejichž data mohou ovlivnit celek společnost.

2. Zavést institucionální znalostní management

Pokud jde o role, jako je prodej, mnoho společností bojuje se ztrátou vztahů, jakmile prodejce odejde. Mnoho prodejců se pokusí přivést své účty do svých nových společností, čímž se hodnota, kterou vaše společnost investovala do vztahu, promrhá.

Krádež strategií z plánovacích schůzek má navíc na společnosti několik dopadů.

To může nejen způsobit ztrátu příjmů, ale také to může vést ke snížení morálky týmu. V rámci kampaně spolupracují týmy napříč funkcemi, aby kontaktovaly zákazníky, vytvářely hřiště, spravovaly vztahy a uzavíraly prodeje. Když tedy společnost ztrácí zákazníky konkurencí kvůli narušení dat, je pro mnoho lidí zklamáním.

Příbuzný: Budujte lepší vztahy se zákazníky pomocí Keap

Abychom ochránili vaši společnost před ztrátou hodnotné sítě klientů, existují dvě části rovnice - vytvoření systému ukládání údajů o institucionálních znalostech a decentralizace klientského vztahu prostřednictvím automatizace.

Pokud zjistíte, že vaše týmy jsou příliš zahlcené, než aby do svého pracovního postupu přidaly další krok, můžete části správy dat outsourcovat na software umožňující prodej nebo specialisty. Již jsou k dispozici různé nástroje, které sledují vztahy a automatizují části prodejního kanálu.

3. Zvyšte systémy detekce narušení

Než má zaměstnanec rezignovat, může se objevit několik známých znaků.

Za prvé by se mohlo stát, že zaměstnanci jsou častěji na LinkedIn nebo procházejí kariérní portály jiných společností. Zadruhé mohou k odesílání žádostí o zaměstnání prostřednictvím e-mailu používat firemní Wi-Fi.

Pokud máte podezření, že se konkrétní společnosti snaží pirátit váš talent s úmyslem ukrást vaše údaje, připravte si oznámení o jakékoli korespondenci s těmito společnostmi. I když po těchto spekulativních pokusech není třeba provádět žádné okamžité akce, měly by bezpečnostní týmy zvýšit riziko pro ohrožené zaměstnance.

Ať už jde o stahování pochybné velikosti souboru, odesílání souborů PDF prostřednictvím šifrovaných platforem pro zasílání zpráv nebo odesílání neobvykle velké e-maily na osobní účty, existuje spousta způsobů, jak zjistit krádež dat a firemní špionáž preventivně.

4. Provádějte výstupní rozhovory

Exit rozhovory jsou skvělý způsob, jak zkontrolovat případné varovné signály pro odcházející zaměstnance a dokonce i pro ty, kteří zůstanou pozadu. Pokud budete mít přehled o tom, kam bude zaměstnanec směřovat dále, pomůže vám to zmapovat možný záměr v případě odcizení dat.

Například zaměstnanci, kteří odcházejí pracovat pro konkurenta v podobné roli, budou pravděpodobněji ohrožení než ti, kteří budou pracovat v nesouvisejícím odvětví v jiné funkci. Pokud se má za to, že je zaměstnanec vysoce rizikový, měl by být sledován po dobu zbývajících několika týdnů v práci, a dokonce i po následujících týdnech.

Také pro tyto dlouhodobé zaměstnance si mnozí nepamatují podmínky svých smluv při rezignaci. Mezi tyto relevantní smlouvy patří dohody o zachování důvěrnosti, doložky o hospodářské soutěži a další podmínky týkající se údajů.

Během výstupního pohovoru připomeňte zaměstnancům konkrétní podmínky, kterými jsou stále legálně vázáni, i když s vámi již nepracují.

To by mělo zahrnovat úmyslné šíření informací vlastněných společností a také nezveřejnění, odstranění nebo vrácení dat, která patří společnosti. To je skvělý způsob, jak odradit ty, kteří mají v úmyslu ukrást data, a slouží jako připomenutí pro každého, kdo jednoduše zapomněl na své pracovní podmínky.

5. Postupy mimo palubu

Po výstupních pohovorech je dalším krokem zabezpečení dat během odjezdu. Kromě zjevného požadavku na vrácení zařízení společnosti a zrušení jakéhokoli přístupu pro správu by bezpečnostní týmy měly také provádět rutinní pohovor o postupech ukládání dat.

Post-rezignační rozhovory by měly zahrnovat otázky týkající se jejich postupů v oblasti bezpečnosti osobních údajů. Například práce na veřejné Wi-Fi při práci na firemních souborech, dotaz na to, zda mají doma nějaké zbývající výtisky dat nebo zda svá zařízení zapůjčili přátelům nebo členům rodiny.

I když není dobré předpokládat, že každý odcházející zaměstnanec bude chtít ukrást vaše data, je bezpečné předpokládat, že mnozí z nich budou laxní. I když jsou tyto činy neúmyslné, lze je přičíst odcházejícímu zaměstnanci a zbytečně tak ohrozit data vaší společnosti.

Zabraňte úniku dat s odcházejícími zaměstnanci

Učení správných bezpečnostních postupů je investicí, kterou se vyplatí udělat pro každou společnost. I když s vámi zaměstnanec zůstane jen několik měsíců, zásady a postupy správy dat mohou v této době zabránit mnoha možným problémům.

I když od začátku nelze vědět, kteří zaměstnanci jsou důvěryhodní, je mnohem lepší se hazardu vyhnout. Navzdory tomu, že se nenecháme zlákat konkurencí nebo se chystáme ukrást firemní data, stále existují způsoby, jak se situace pokazit. Někteří odcházející zaměstnanci mohou být prostě líní a způsobit narušení dat.

Ať už je to prostřednictvím zákeřného úmyslu nebo čisté nevědomosti, ochrana firemních dat je snahou, kterou stojí za to sledovat. Zaměstnanci mají plné právo přejít na nové společnosti a vhodnější role. Data vaší společnosti však nemusí jít s nimi.

Používáte své vlastní zařízení pro práci? Zde je návod, jak zabezpečit obchodní a soukromá data

Takto můžete v práci vytvořit silné zásady Přineste si vlastní zařízení (BYOD), abyste udrželi informace v bezpečí.

Přečtěte si další

O autorovi