Jak vytvořit společnou doručenou poštu v G Suite

Když váš tým potřebuje spravovat stejné příchozí e-maily, můžete k přidání více uživatelů ke stejnému účtu použít Collaborative Inbox od G Suite. Tato funkce umožňuje více členům týmu udržovat stejnou doručenou poštu současně.

Tady je postup, jak si vytvořit vlastní Collaborative Inbox, používat všechny funkce, přiřadit členy týmu a udělit konkrétní oprávnění ze svého účtu G Suite.

Co je to Doručená pošta ve službě G Suite

Doručená pošta pro spolupráci v G Suite umožňuje skupině jednotlivců přístup, údržbu a správu stejné e-mailové schránky. To může být užitečné pro společnosti a organizace, které potřebují, aby celý jejich marketingový nebo prodejní tým odpovídal na podobné e-maily.

Je to skvělý způsob, jak zvýšit produktivitu podporou online týmová spolupráce prostřednictvím nástrojů Google k vytvoření efektivního pracovního postupu.

Například pokud vaši obchodní zástupci neustále dostávají e-maily o potenciálních partnerstvích, můžete každému přiřadit sledování stejné doručené pošty. Kdokoli může reagovat a spravovat přicházející e-maily.

Skupinovou doručenou poštu můžete také nastavit, pokud pracujete ve škole, která přijímá e-maily od rodičů, aby na ně mohl kterýkoli učitel reagovat. Každý člen, který má správná oprávnění, si může nárokovat e-mail sám pro sebe nebo jej přiřadit jinému členovi skupiny.

Google Workplace není jediný nástroj pro spolupráci, který lze kombinovat s Gmailem, ale je to nejúčinnější, pokud již máte G Suite.

Tento nástroj můžete použít k označení konkrétních e-mailů, což vám pomůže uspořádat doručenou poštu a usnadní hledání starších e-mailů. Pokud prodáváte produkty, označení všech e-mailů těmito konkrétními produkty pomůže ostatním najít je.

Než budete moci mít Doručenou poštu pro spolupráci, musíte si založit skupinu Google a přidat členy.

Jak vytvořit skupinu Google a přidat členy

Chcete-li zahájit správu a přístup ke své složce Doručená pošta, musíte nejprve vytvořit skupinu. To vám umožní začít přidávat členy do vaší doručené pošty pro spolupráci.

1. Přihlaste se do Skupiny Google.
2. Klepněte na Vytvořit skupinu.
3. Enter informace a vybrat nastavení.
4. Klepněte na Vytvořit skupinu.

Jakmile máte skupinu nastavenou, můžete začít pozvat lidi do skupiny e-mailem, přidávat je přímo do skupiny nebo schvalovat lidi, kteří se přihlásili.

Odesláním pozvánky odešlete e-mail přímo do doručené pošty příjemců, abyste potvrdili, že se chtějí ke skupině připojit. Přímé přidání člena do skupiny vyžaduje jeho e-mailovou adresu. Přidá člena po odeslání.

Vytvořením skupiny a přidáním členů budete mít plně funkční Collaborative Inbox. Jediné, co vás drží zpátky, je potřeba tuto funkci zapnout.

Jak zapnout funkce pro spolupráci

Chcete-li vytvořit doručenou poštu pro spolupráci pro vaše stávající členy, musíte nejprve povolit funkce spolupráce. Než ale budete postupovat podle níže uvedených kroků, ujistěte se, že jste povolili historii konverzací pro Skupiny Google.

1. Přihlaste se do Skupiny Google.
2. Klikněte na ikonu název skupiny.
3. Klepněte na Nastavení skupiny.
4. Pod Povolte další funkce Skupiny Google > Vyberte Doručená pošta pro spolupráci.

Jakmile jsou všechny funkce pro spolupráci nastaveny, musíte každému členovi přiřadit oprávnění, aby jim usnadnili správu účtu.

Jak přiřadit oprávnění členům Doručená pošta pro spolupráci

Přiřazením oprávnění členům skupiny umožníte svému týmu, aby mohl konverzovat, přiřadit konverzace, označit konverzace jako dokončené, označit konverzace jako duplikáty a označit konverzace jako žádnou akci potřeboval.

Skupině můžete přiřadit různá oprávnění v závislosti na výchozích rolích skupiny (vlastníci, správci, členové), všem v organizaci, všem na webu nebo rolím vytvořeným na míru.

1. Přihlaste se do Skupiny Google.
2. Klikněte na název skupiny.
3. Klepněte na Nastavení skupiny.
4. Klikněte na přepínač Zapnout oprávnění.
5. Přesuňte jezdec a vyberte, kteří uživatelé dostanou oprávnění.

Můžete také vytvořit vyloučení ve svých oprávněních, abyste vyloučili konkrétní členy z nastavení oprávnění.

Správa vaší doručené pošty pro spolupráci G Suite

Doručená pošta pro spolupráci vám umožňuje přiřadit různé členy ke skupině a udělit jim konkrétní oprávnění, aby mohli efektivně spravovat váš e-mail.

Každý člen týmu bude mít přístup k celé doručené poště a může přiřadit různé konverzace různým členům. Nyní, když byl váš tým vytvořen, musíte přemýšlet o zabezpečení každého v účtu.

Google přidává do G Suite nové funkce zabezpečení

Tato aktualizace G Suite zahrnuje vše od podpory standardu BIMI v Gmailu až po nové funkce zabezpečení v chatu.

Přečtěte si další

O autorovi