Jak připravit seznamy úkolů pomocí Eisenhower Matrix

Svou produktivitu můžete zvýšit správným naplánováním úkolů a minimalizací rozptýlení. Jak však lze určit priority úkolů? Vložení všeho na seznam úkolů zajistí, že nejdříve provedete nejdůležitější úkoly a až potom sekundární.

Jakmile budete mít seznam všech svých úkolů, věnujte jim nějaký čas jejich uspořádáním a upřednostněním, abyste zajistili, že budete dělat správné věci ve správný čas. V tomto článku se dozvíte, jak upřednostnit své úkoly v závislosti na tom, kolik pozornosti vyžadují, a jak je můžete pomocí Eisenhowerova principu provádět správně.

Různé typy pozornosti

Než upřednostníte své úkoly, pochopíme různé typy pozornosti, které každý úkol potřebuje.

1. Proaktivní pozornost: Je to druh pozornosti, kterou je třeba zaměřit a udržet, aby bylo možné splnit ty nejobtížnější nebo nejsložitější úkoly. Při psaní diplomové práce, zasílání e-mailů s návrhy projektů, řešení akademických problémů, vytváření videí na YouTube jsou úkoly, které vyžadují největší pozornost. Chcete-li tyto úkoly splnit, musíte věnovat proaktivní pozornost.

2. Aktivní pozornost: Aktivní pozornost označuje pečlivou pozornost potřebnou k řešení každodenních opakovaných úkolů na střední úrovni. Většina drobnějších každodenních činností, jako je plánování schůzek v kalendáři Google, odesílání nevyřízených e-mailů, odesílání důležitých dokumentů kolegům, vyžaduje aktivní pozornost. Ačkoli něco proaktivně nevyrábíte, stále potřebujete určitou pozornost, abyste věci zvládli.

3. Neaktivní Pozor: U relativně snadných úkolů, které můžete automatizovat, je nutná minimální pozornost. Odstranění spamu z vaší pošty, zrušení konceptů e-mailů, zasílání pozvánek na události na seznam vašich kolegů, všechny tyto aktivity vyžadují vaše jedno kliknutí. Pro takový úkol nepotřebujete náležitou aktivní pozornost.

Stanovení priorit úkolů podle úrovně pozornosti

Upřednostňování úkolů podle úrovně pozornosti, kterou vyžadují, je vynikajícím způsobem, jak uvést své každodenní činnosti.

Všechny úkoly, které vyžadují aktivní pozornost, pro vás mají určitě velký význam. Stojí za to věnovat více času těmto úkolům, takže by to měly být ty, se kterými začínáte svůj den. Pokuste se také těmto aktivitám věnovat nejvíce soustředěné a čerstvé hodiny dne. Popadnutí šálku kávy a nasazení sluchátek vám může pomoci zůstat aktivní.

Úkoly vyžadující neaktivní pozornost jsou mezi aktivními a neaktivními činnostmi. Tyto hodiny můžete přidělit během dne, kdy nejste aktivní ani neaktivní. Pokud musíte zavolat svému příteli, ráno nemusí být ten správný čas na to. Neztrácejte tedy aktivní hodiny na takové aktivity.

Můžete si naplánovat úkoly, které vyžadují jen vaši neaktivní pozornost na ty hodiny v den, kdy se dostanete do líné zóny. Nastal ideální čas na jejich rychlou kontrolu nad seznamy úkolů. Tímto způsobem využijete své líné hodiny při dělání něčeho produktivního, jak den pokračuje.

Pojďme implementovat výše uvedené koncepty upřednostňujte své úkoly v todoist. Podívejte se na seznam 6 úkolů, které musíte během dne dělat.

Výše uvedený seznam úkolů, psaní scénáře a natáčení videa na YouTube vyžaduje většinu vaší pozornosti. Klikněte tedy na oba tyto úkoly a nastavte prioritu na jednu.

1. Klikněte na tři tečky před každým úkolem.

2. Nastav přednost k červené vlajce.

Uvidíte, že všechny úkoly s prioritou jedna se budou pohybovat nad všemi ostatními úkoly.

Když se setkáváte se svým šéfem a voláte svému příteli, nemusíte být aktivní. Nemůžete však dělat obojí, když jste líní a letargičtí. Nastavte tyto úkoly jako svou druhou prioritu výběrem oranžové vlajky z nastavení priority.

Odesílání e-mailových pozvánek kolegům a přenos dat do MS-Excel jsou dva úkoly, které vyžadují vaši neaktivní pozornost. Takže je nastavte na svůj prioritní strom výběrem modré vlajky z nastavení priority.

Takto můžete upřednostnit úkoly ve vašem seznamu úkolů tím, že se rozhodnete, co bude proaktivní, neaktivní a aktivní. K dosažení cílů v oblasti efektivity je třeba věnovat pouze náležitou pozornost, která odpovídá každému úkolu.

Poté, co upřednostníte své každodenní úkoly a pochopíte pozornost, kterou každý vyžaduje, je čas přizpůsobit je skutečnému pracovnímu dni. Metoda Eisenhower je známá metoda, která učí, jak se vypořádat s různými typy rutinních úkolů.

Příbuzný: Nejlepší aplikace pro úkoly zaměřené na úkoly

Zadávání úkolů do denního rozvrhu pomocí Eisenhower Matrix

Podle Eisenhowera můžete všechny úkoly rozdělit do čtyř různých kategorií podle toho, jak důležité a naléhavé jsou. Pak to buď uděláte okamžitě, delegujete, odložíte nebo úplně vyložíte.

Pojďme stručně probrat každou z těchto kategorií:

1. Udělej to: Odkazuje na dokončení úkolu, kterému se nemůžete vyhnout. Tím, že znáte jeho důležitost a časovou citlivost, jej okamžitě dokončíte.
2. Delegujte to: Předáte úkol někomu jinému a on se o něj postará.
3. Odložit: Chcete to však udělat sami, později během dne. Toto jsou úkoly, které můžete odložit a podle toho naplánovat.
4. Vypsat: Odkazuje na vyhodnocení těch úkolů, které nestojí za váš čas, a tyto úkoly nejsou nic jiného než rozptýlení.

Zde je popsáno, jak metoda Eisenhower platí pro úkoly v dnešní době.

Natáčení videa na YouTube je první úkol, takže byste měli Udělej to nejprve je to vaše priorita. Vaše další priorita je psaní skriptu, něco, co můžete delegát tvému ​​spisovateli. Podobně můžete delegovat úkol přenosu dat do aplikace Excel.

Setkání se šéfem a volání přátel může být odloženo, takže odložit tyto dva úkoly. A konečně, pokud máte málo času, můžete skládka posílat e-mailové pozvánky a dělat je později.

Toto je nejjednodušší a nejúčinnější způsob, jak správně spravovat svou pracovní rutinu. Jinak můžete být velmi zaneprázdněni neefektivním dokončováním úkolů ve špatnou dobu, než abyste byli produktivní.

Příbuzný: Todoist Shortcuts Cheat Sheet for Task Management

Získejte ze svých úkolů více

Ať už jste ranní nebo noční sova, odfiltrujte své nejefektivnější hodiny a přidělte jim úkoly, které vyžadují aktivní pozornost. Vaše priorita by neměla být v tom, aby vás neaktivní a aktivní úkoly odvedly od těch proaktivních.

Začněte používat aplikace pro produktivitu, které vám pomohou lépe pracovat v tlakových situacích a zůstat disciplinovaní.

Jak pod tlakem: 8 produktivních aplikací, které pomáhají

Čas a tlak vás mohou zvýšit produktivitu. Přidejte tyto užitečné aplikace pro zvýšení produktivity do svého pracovního postupu, abyste dosáhli pozitivních výsledků!

Přečtěte si další

O autorovi