Pomocí těchto nových funkcí Kalendáře Google můžete optimalizovat svou vzdálenou pracovní dobu

Když pracujete na dálku, správa nekonečných prací vám pohltí čas a energii. K řešení tohoto problému řízení času je online k dispozici spousta užitečných nástrojů. Google Calendar je však jedním z nejoblíbenějších nástrojů pro optimalizaci vašeho času a eliminaci plýtvání časem.

Tento článek vám tedy představí několik skvělých funkcí, triků a rozšíření, které můžete využít k maximálnímu využití vzdálené pracovní doby s Kalendářem Google.

Nové funkce Kalendáře Google

Google neustále aktualizuje Google Workspace (dříve G Suite) a do svých aplikací přidává nové funkce, včetně Kalendáře. Pojďme se bavit o některých z těchto funkcí a jejich výhodách.

1. Naplánujte si události kalendáře z chatu

Při zasílání zpráv kolegům nebo klientům v chatu Google můžete naplánovat události Kalendáře Google přímo, aniž byste chat opustili. Tato užitečná funkce šetří spoustu času a potíží s občasnými změnami karet.

Je k dispozici všem uživatelům Google bez ohledu na jejich plán pracovního prostoru. Na panelu pro psaní chatu je a

kalendář ikona. Kliknutím na něj otevřete Kalendář na bočním panelu (na ploše) s událostí. Ve výchozím nastavení přidá všechny členy chatu jako účastníky, ale vždy můžete provést změny.

2. Předběžně naplánujte odpočinkové místnosti Google Meet

Tato funkce umožňuje předem nastavit Google Meet Breakout Rooms prostřednictvím Google Calendar. Předběžným naplánováním odpočinkových místností můžete maximalizovat čas schůzky a vyhnout se potížím s vytvářením místností během hovoru.

Možnost nastavit Meet Breakout Rooms je k dispozici všem uživatelům s výjimkou Workspace Business Starters, Education Fundamentals a G Suite Basic Users. Tento článek o plánování Google Meet Breakout Rooms vás provede, jak to udělat.

3. Sdílejte svou dostupnost snadno a přesně

Vzdálená práce vám umožňuje nastavit hodiny. Informovat své kolegy o své neustále se měnící dostupnosti se však stává výzvou.

Nyní můžete svou dostupnost sdělit svým spolupracovníkům pomocí dvou nových možností v Kalendáři Google: opakování záznamů mimo kancelář a rozdělení pracovní doby do více segmentů denně. Při povolování záznamů mimo kancelář můžete zvolit, zda chcete odmítnout všechny schůzky nebo pouze nově přidané.

4. Podívejte se na návrhy chatu Google na základě vašich událostí v kalendáři Google

Pokud máte v Kalendáři Google naplánovanou schůzku, Chat zobrazí v horní části zástupce zástupce chatu chaty sekce. Tato zkratka se objeví 10 minut před akcí a zůstane tam 10 minut po akci / schůzce.

Díky této funkci můžete bez problémů sdílet soubory a sledovat dokumenty. S touto funkcí bylo také snazší aktualizovat účastníky jakýchkoli změn času nebo programu. Tuto funkci může používat každý, kromě uživatelů s osobními účty.

5. Společné zobrazení osobního a obchodního kalendáře (Android 11 a vyšší)

Tohle byla možná nejpotřebnější funkce v Kalendáři Google. Místo přepínání mezi osobním a pracovním kalendářem zobrazíte oba kalendáře společně.

Pokud svůj osobní kalendář nesdílíte s pracovním účtem, Admin nebo vaši kolegové neuvidí vaše osobní závazky. Ačkoli tuto funkci mohou využívat všichni uživatelé Google, je k dispozici pouze na zařízeních s Androidem 11 a novějším.

Poznámka: Správce i uživatelé by měli tuto funkci zapnout dříve, než ji bude moci používat kterýkoli uživatel.

6. Získejte oznámení, když se někdo přihlásí k odběru vašeho kalendáře

Přihlášením k odběru sdíleného kalendáře kolegy můžete zůstat informováni o změnách, které v kalendáři provedou.

V zájmu zajištění transparentnosti společnost Google oznámila, že nyní obdržíte e-mail, pokud se některý z vašich spolupracovníků přihlásí k odběru vašeho kalendáře. Tato funkce je k dispozici všem uživatelům.

7. Podpora více koncových bodů Exchange v Kalendáři Google

S vydáním Intertop kalendáře Díky této funkci můžete synchronizovat svůj pracovní kalendář Google s více koncovými body Microsoft Exchange a vzájemně si prohlížet dostupnost. Tato funkce funguje pro místní servery Exchange a online servery Exchange.

Všichni uživatelé z obou stran si budou moci navzájem prohlížet kalendáře, ale libovolnou událost můžete stále skrýt tak, že ji označíte jako neviditelnou.

Tato funkce je k dispozici všem uživatelům Google s výjimkou Workspace Essentials, zákazníků G-Suite Nonprofits a Enterprise Essentials.

Příbuzný: Nástroje pro synchronizaci aplikace Microsoft Outlook s kalendářem Google

Další užitečné funkce v Kalendáři Google

Kromě nových funkcí, které jsme načrtli výše, má Kalendář Google také řadu dalších funkcí, které mohou práci na dálku usnadnit. Zde je přehled dalších funkcí Kalendáře Google, které byste měli při práci z domova využít.

1. Naplánujte schůzky se zvětšením přímo z Kalendáře Google

Rozšíření prohlížeče Zoom Scheduler, vyvinuté samotným Zoomem, vám umožňuje předem naplánovat schůzky Zoom přímo z Kalendáře Google.

Při nastavování nové události v Kalendáři Google uvidíte možnost předem nastavit schůzku Zoom, stejně jako volání Google Meet. Zoom shromáždí všechny informace z události kalendáře a dá vám odkaz na schůzku. Je to jednoduchá funkce, ale skutečná úspora času.

Stažení: Plánovač přiblížení pro Chrome | Výhled | Firefox (Volný, uvolnit)

2. Pošlete si e-mailem program

Ať už jste scatterbrain nebo extrémně organizovaný člověk, rádi byste dostali ranní e-mail s denní agendou. Naštěstí vám Google dává možnost tak učinit. Zapnutím této možnosti v Kalendáři Google budete každý den dostávat denní rozvrh do své doručené pošty v 5:00.

3. Pomocí funkce Najít čas můžete naplánovat schůzky

Když váš tým pracuje na dálku, hledání časového úseku pro schůzky se stává obtížným. Díky této chytré funkci Google zkontroluje kalendáře účastníků a zobrazí dostupné sloty. Můžete tak rychle uspořádat schůzky bez obav o dostupnost účastníků.

4. Vytvářejte události kalendáře z e-mailu

Obdrželi jste e-mail s podrobnostmi o události? Přidejte si jej přímo do Kalendáře Google kliknutím na ikonu se třemi tečkami nad e-mailem a ušetřete čas.

5. Pomocí Toggl můžete sledovat čas v kalendáři

Při práci na dálku je nezbytné sledovat, kolik času jste skutečně strávili účastí na schůzkách nebo schůzkách, zejména pokud jste placeni za hodinu. V takovém případě můžete pomocí Toggl sledovat celkovou dobu, kterou jste strávili událostmi v Kalendáři Google.

Stažení: Přepnout na Chrome | Firefox (Zdarma, předplatné k dispozici)

Pomocí těchto funkcí můžete pracovat chytře

Ať už pracujete na dálku nebo interně, Goggle Calendar je skvělý nástroj pro spolupráci s vaším týmem. Tyto nové funkce dále usnadnily práci na dálku, což vám umožní zůstat na úkolu a sledovat.

Ačkoli všechny výše uvedené triky a rozšíření mohou zvýšit vaši produktivitu, nemůžete svůj čas využít, dokud se nenaučíte používat klávesové zkratky pro Kalendář Google.

Kalendář Google: Každá klávesová zkratka, kterou potřebujete

Spravujte svůj Kalendář Google jako profesionál s tímto zdarma stahovatelným podváděcím listem pro PDF.

Přečtěte si další

O autorovi