Průvodce online správou úloh: 10 tipů pro výběr správné aplikace

Během nového normálu se počet online a offline aplikací pro správu projektů mnohonásobně zvýšil. V současné době existují stovky aplikací, které vám pomohou efektivně řídit obchodní projekt a zároveň spravovat tým spolupracovníků.

Pokud máte zájem o nákup softwaru pro správu úloh, měli byste zjistit, zda je aplikace dostatečně flexibilní a škálovatelná pro splnění vašich cílů. Čtěte dále a dozvíte se, jak zvolit správného správce úloh online.

Co je software pro online správu úloh?

Obchodní projekt zahrnuje více závislých nebo nezávislých úkolů. Každý člen týmu odpovídá za jeden nebo více úkolů. Více úkolů zahrnuje mnoho počátečních a koncových dat, časový rozpočet, rozpočet nákladů, alokaci zdrojů, připomenutí, zprávy, dokumenty atd.

Když sofistikovaný počítačový software spravuje všechny tyto aspekty projektu, je známý jako software pro správu úloh. Nástup pandemie přesvědčil tisíce společností, aby si osvojily práci na dálku. Ve výsledku jsou nyní aplikace pro správu úloh online a hostované na cloudových serverech.

Příbuzný: Výhody a nevýhody používání aplikace Microsoft Excel jako nástroje pro správu projektů

Standardní funkce aplikací pro správu online úkolů

Jak se zvýšila poptávka po online aplikacích pro sledování úkolů, mnoho firem poskytujících IT služby a vývoj softwaru nabízí univerzální aplikace pro správu projektů. Většina z těchto aplikací však přichází se sadou standardních funkcí nezbytných pro základní správu projektu. Jedná se o následující funkce:

1. Vypracovat Prohlížeč seznamu úkolů

Většina online aplikací pro správu úkolů obsahuje obrazovku zobrazení úkolů. Zde vidíte všechny úkoly a dílčí úkoly všech probíhajících nebo dokončených projektů.

2. Kanban Board

Pokročilá aplikace pro správu online úkolů bude obsahovat desku Kanban Kanban pro efektivní řízení projektů na individuální nebo organizační úrovni. Aplikace digitálně vizualizují desky Kanban, které zobrazují sloupce pro čekající, Probíhá, a Dokončeno stavy úkolů a karty jako skutečné úkoly.

3. Ganttův diagram

Ganttův diagram je základní funkcí pro správu projektů jakékoli online aplikace pro sledování úkolů. Ganttovy diagramy ilustrují postup projektu metodou skládaného vodorovného sloupcového grafu. Může také vizualizovat závislosti úkolů, čas strávený a aktuální stav úkolů.

4. Oznámení e-mailu nebo zasílání zpráv

Online aplikace pro správu projektů také zdůrazňují udržení každého ve smyčce tím, že nabízejí aktualizace stavu projektu a aktivity v reálném čase. Kdykoli aplikace zjistí jakékoli změny v seznamu úkolů, okamžitě upozorní přiřazený prostředek a vlastníka projektu.

5. Sledování času

Online aplikace pro správu úkolů přicházejí s automatickým časovým programem pro sledování hodin produktivity, využití zdrojů, rozpočtu projektu, fakturačních hodin atd. Vlastníci projektu mohou rozhodovat v reálném čase tím, že vidí výkon projektu v oblasti využití času.

Příbuzný: Nejlepší alternativy aplikace Toggl Time-Tracking

Většina online aplikací pro správu úloh přichází s možnostmi označování úkolů a filtrování. Vlastník projektu může nastavit konkrétní značky, jako je prioritní práce, odpovědné oddělení, specifické dovednosti, termín dodání, fáze vývoje atd. Členové týmu mohou snadno filtrovat úkoly na základě těchto značek a najít správný úkol.

7. Týmová nebo klientská komunikace

Standardní online aplikace pro správu úkolů začaly nabízet sekci pro interní a externí komunikaci. Mezi tyto aplikace patří moduly jako videokonference, hlasové hovory a textové zprávy.

8. Generování zpráv, ukládání souborů a sdílení

Aplikace pro správu úloh také nabízejí zařízení pro vytváření sestav k vizualizaci výkonu projektu, rozpočtu zdrojů, nedostatečně výkonných zdrojů, problémů s úkoly, úzkých míst projektu atd.

Můžete také exportovat zprávy jako tabulky nebo PDF a poslat je e-mailem týmu nebo klientovi. Tyto aplikace také umožňují spolupracovníkům projektu ukládat a bezpečně sdílet důležité soubory související s projektem.

Příbuzný: Nejlepší vlastnosti nTask pro bezproblémové řízení projektů

Tipy pro výběr nejlepší aplikace pro správu úloh

Software pro správu úloh může zvýšit celkovou produktivitu a roční příjmy pro podniky jakékoli velikosti. Nezávislí pracovníci, jednotliví podnikatelé a malé firmy si však musí vybrat nejlepší aplikaci pro správu úkolů, která úkol zjednoduší a nepřidá další pracovní zátěž.

Kromě výše uvedených standardních funkcí budete muset hledat také funkce s přidanou hodnotou. Zde jsou hlavní tipy, které vám pomohou při nákupu perfektní online aplikace Správce úloh:

Na úrovni týmu nebo projektu by mohlo dojít ke střetu zájmů mezi spolupracovníky. Aplikace by měla umožňovat centrální ovládání pro vlastníka projektu a místní ovládání pro vrstevníky. Správce projektu by měl mít pravomoc přizpůsobit přístup k nástroji v závislosti na kapacitě spolupracovníka.

2. Kontrola soukromí a důvěrnosti

U většiny projektů na volné noze nebo projektů na podnikové úrovni je výzvou udržovat osobní údaje a duševní vlastnictví v tajnosti. Měli byste hledat software pro správu úloh, který řeší problémy s ochranou osobních údajů.

3. Zabezpečení cloudové platformy

Nejlepší aplikace pro správu úloh by měla šifrovat všechna odchozí a příchozí data podle nejnovějších bezpečnostních protokolů internetové komunikace. Šifrování by také mělo fungovat, když je aplikace v klidu. Musíte hledat bezpečnostní funkce, jako jsou:

• Systém správy identit a přístupu (IAM).
• Aplikace je kompatibilní s GDPR, DSGVO a SOC2.
• 256bitové šifrování SSL Advanced Encryption Standard (AES).

4. Přiřazení úkolu a oznámení

Efektivní online sledovač úkolů by měl členům týmu umožňovat přiřazovat úkoly do jejich segmentu z centrálního seznamu úkolů. Funkce jako projektový manažer přiřazující úkol konkrétnímu zdroji v závislosti na sadě dovedností navíc přidají hodnotu nástroji.

Když vlastník projektu přiřadí úkoly nebo když si prostředek nárokuje úkoly, měl by to oznámit odpovědným osobám.

5. Synchronizace s osobním kalendářem

Vzhledem k tomu, že trend vzdálené práce roste, je vysoce doporučeno, aby se vaše online aplikace pro sledování úkolů synchronizovala s vaším osobním kalendářem. Pokud vidíte všechny osobní a profesionální každodenní úkoly na jedné obrazovce, budete efektivnější při zajišťování vysoké produktivity.

6. Integrace aplikací třetích stran

Nejlepší aplikace pro správu úkolů by měla umožňovat snadnou integraci s jinými aplikacemi, jako je grafika návrh, tabulkový procesor, textový procesor, e-mailový klient, zasílání zpráv, videokonference, digitální tabule atd. Integrace s profesionálními aplikacemi vám umožní najít všechny zdroje související s projektem na jednom místě.

7. Kompatibilita s více zařízeními

Hledejte online nástroj pro sledování úkolů, který vám umožní přihlásit se z jakéhokoli zařízení, jako je Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS atd. Získáte větší hodnotu za peníze, pokud vám aplikace umožní uložit pokrok na jednom zařízení a plynule začít pracovat na jiném zařízení.

8. Analýza založená na AI

Některé aplikace pro správu úloh také přicházejí s integrovanou AI, která generuje analytiku na vysoké úrovni o minulých projektech. Získáním poznatků z těchto zpráv můžete efektivněji plánovat budoucí projekty s menším rozpočtem.

9. Přístup k zákaznické podpoře

Většina aplikací dnes nabízí zákaznickou podporu prostřednictvím chatu, e-mailu a telefonu. Při nákupu online aplikace pro sledování úkolů zjistěte, zda vývojář poskytuje odpovídající služby obecné a technické podpory.

10. Cenová struktura

Hledejte online aplikaci pro správu úkolů, která nabízí flexibilní cenovou strukturu. Získejte základní rozpočtový plán, když jste začínající tým, a rozšiřujte se, jak se vaše projekty a zdroje zvyšují.

Je online aplikace pro správu úkolů pro vás to pravé?

Hledání nejlepší online aplikace pro správu úkolů by mohlo spotřebovat spoustu hodin vaší produktivity. Podle výše uvedených tipů můžete získat dokonalý software pro správu úkolů pro své podnikání a vyhnout se ztrátě drahocenného času.

ClickUp vs. Asana: Co je lepší pro řízení projektů?

Existuje mnoho možností pro software pro správu projektů, zde je několik tipů, které vám pomohou vybrat mezi Asana a ClickUp.

Přečtěte si další

O autorovi