Jak převzít kontrolu nad e-mailovou schránkou a zůstat produktivní

Pro profesionála je nemožné vymyslet den bez e-mailů. Studie ukazují, že firemní profesionálové tráví zhruba třetinu svých kancelářských hodin kontrolou svých schránek.

Upřednostněním e-mailu nakonec obětujete svou produktivitu, soustředění a kreativitu. Následující tipy vám pomohou udržet čas kontroly doručené pošty pod kontrolou.

1. Omezit kontrolu e-mailů

Nekonečné kontroly doručené pošty vás nikam nepřenesou. Proto omezte, kolikrát chcete zkontrolujte nové e-maily ve vaší doručené poště.

Vytvořte limit v závislosti na vašem požadavku a vytížení. Kontrola e-mailů na začátku a na konci pracovní doby je v pořádku. V případě potřeby to můžete zkontrolovat také jednou po obědě.

Nekontrolujte doručenou poštu v nejproduktivnějších hodinách dne, jako je ráno a večer, nebo když trávíte čas se svou rodinou. Můžete být flexibilní a pokračovat v experimentování, dokud nenajdete něco vhodného. Můžete například nastavit limity jako:

• Nekontrolujte obchodní e-mail před 10:00 a po 19:00 nebo o víkendech.
instagram viewer
• Kontrolujte doručenou poštu pouze dvakrát nebo třikrát denně.
• Použijte libovolný strukturovaný systém, který zobrazuje pouze nedávné nebo důležité e-maily.

2. Získejte úkoly přímo do aplikace Správa úloh

Jste jedním z nich, kdo při zadávání úkolů závisí na e-mailech? Pokud ano, je čas se změnit. Jedním z hlavních důvodů neustálé kontroly doručené pošty je to, že vám ostatní přidělují nové úkoly prostřednictvím e-mailů nebo si tam nechávají své úkoly.

Příbuzný: Nejlepší vlastnosti nTask pro bezproblémové řízení projektů

Vaše e-mailová schránka nemusí fungovat jako seznam úkolů. Omezte používání e-mailu pouze na komunikační účely, přesuňte vše, co vyžaduje akci, nad rámec reakce na aplikace pro správu úkolů nebo aplikace úkolů. Tyto aplikace také nabízejí funkce okamžité komunikace, díky nimž bude řízení projektu bezproblémové.

Pokud otevřete e-mail a přečtete si ho, po přečtení jej pouze nezavírejte a zaneprázdněte se dalšími e-maily. Jednejte podle tohoto e-mailu okamžitě, abyste se vyhnuli opětovnému návratu do vaší doručené pošty a odpověděli.

Pokud e-mail potřebuje odpověď, udělejte to. Pokud potřebujete e-mail pro budoucí použití:

• Nech si to.
• Pokud je e-mail zásadní pro podnikání, označte jej hvězdičkou.
• Pokud ji již nepotřebujete, odstraňte ji.

Dokončení každého přečteného e-mailu je klíčem k tomu, aby vaše doručená pošta a mozek nebyly nepořádek.

4. Zavřete svého e-mailového klienta

Ano, můžete pokračovat v práci na ploše, aniž byste udržovali e-mailovou aplikaci v provozu. Po kontrole a odpovědi na vaše e-maily zavřete aplikaci a zaměřte se na dokončení svých úkolů.

Sdělte své rodině, přátelům, kolegům a klientům, že e-mail není nejlepší způsob, jak se dostat k okamžité odpovědi.

Jakmile si to uvědomí, budou mít od vás omezená očekávání ohledně e-mailové odpovědi. V telefonu nebo notebooku můžete použít různé další aplikace pro zasílání rychlých zpráv, abyste zůstali v kontaktu se svou rodinou a kolegy.

5. Udržujte krátké e-mailové odpovědi

Pokud máte ve zvyku psát dlouhé e-maily, přestaňte ztrácet čas a přepněte na psaní krátkých e-mailových zpráv. Ujistěte se, že vaše e-maily jsou k věci, a váš dotaz je uveden na prvním řádku, aby nedocházelo k nejasnostem. Většinu e-mailů můžete dokončit několika větami a jejich stručnost naznačuje, že si vážíte času všech, včetně svého vlastního.

Pouze několik e-mailů bude vyžadovat delší odpověď a můžete je snadno ponechat v kategorii „Odpovědět později“. Pokud je to možné, můžete takové odpovědi posílat ve formě zvukových zpráv.

6. Řekněte Ne e-mailovým upozorněním

Oznámení jsou hlavní příčinou rozptýlení moderního profesionála. Bylo by chybné předpokládat, že všechna oznámení pocházejí ze sociálních médií.

E-mailová upozornění se také objevují příležitostně, což způsobuje narušení vašeho běžného pracovního postupu. S povoleným e-mailovým upozorněním vám zavření aplikace nebo karty nepomůže.

Pokud vás každé nové e-mailové oznámení rozptyluje a zaneprázdňuje vás kontrola e-mailové schránky, je lepší nové e-mailové oznámení deaktivovat. Pomůže vám soustředit se na daný úkol, zejména na ty, které vyžadují úplnou pozornost.

7. Zkuste aktivovat víkendovou automatickou odpověď

Tato metoda je nezbytná, pokud jste na volné noze nebo soloprenové. Automatická odpověď vám ušetří odcizení od všech a ignoruje e-maily pro váš klid.

Vytvořte několik promyšlených a poučných automatických odpovědí, které se postarají o všechny e-maily, které dostanete během víkendů nebo prázdnin.

Příbuzný: Aplikace pro Android k nastavení automatických odpovědí na všechno

8. Přestaňte kontrolovat e-maily na smartphonu

Tento bod vás může vystrašit pomocí FOMO. Dobře si však rozmyslete, zda ve svém telefonu opravdu potřebujete nainstalovaného e-mailového klienta. Místo přijímání e-mailů můžete v telefonu používat více aplikací pro okamžitou komunikaci, například Slack. Nechme e-mail na plochu a bez obav si užijte krátkou přestávku.

9. Zhodnoťte svůj prostor doručené pošty

Možná používáte bezplatného e-mailového klienta, ale to neznamená, že v doručené poště necháte nepořádek s nevyžádanými e-maily. Pokud jste se přihlásili k odběru webů, které vás po celý den bombardují prodejními a propagačními nabídkami, je na čase podniknout určité kroky.

Mnoho propagačních e-mailů přistává na vaše e-maily, protože jste jim na prvním místě dali svolení. Odhlaste tedy z webů, které vás již nezajímají.

Než se příště přihlásíte k odběru zpravodaje, také si to dvakrát rozmyslete. Díky tomu nemusíte trávit čas hledáním důležitých e-mailů nebo mazáním nepotřebných e-mailů.

10. Oddělte své osobní a obchodní e-mailové účty

Může to vypadat jako něco, co všichni víme, ale vždy se najdou lidé, kteří dostávají profesionální i osobní e-maily do stejné doručené pošty. Pokud jste jedním z nich, je nejvyšší čas vytvořit různé e-maily pro osobní a profesionální účely.

Snažte se během pracovní doby nekontrolovat svůj osobní e-mail (pokud neočekáváte doručení zásadního e-mailu). Stejně tak se vyhněte kontrole oficiálních e-mailů mimo pracovní dobu. Můžete tak udržovat zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, což nakonec přispěje k vaší produktivitě.

Pracujte produktivně, aniž byste rušili doručenou poštu

Přestože e-mail přinesl revoluční změnu v tom, jak komunikujeme, přílišná pozornost mu může působit rušivě i destruktivně. Omezením pozornosti na doručenou poštu se můžete nadále soustředit na každodenní úkoly.

8 nejlepších způsobů, jak spravovat své úkoly v prohlížeči Chrome

Můžete ke správě svých úkolů použít prohlížeč Chrome? Vyzkoušejte tato rozšíření pro správu úloh, abyste mohli spravovat své (týmové) úkoly a sledovat svou produktivitu.

Přečtěte si další

O autorovi