Produktivita 101: Jak používat metodu Getting Things Done (GTD)

Máte pocit, že ve své hlavě zpracováváte více úkolů a projektů, ale ve skutečnosti je nedokončíte? Když hodně přemýšlíte o úkolech, projektech a cílech, je pro vaši mysl náročné zaměřit se na produktivitu.

Prostřednictvím systematické správy úkolů vám program Getting Things Done (GTD) pomáhá snižovat duševní stres. Zjistěte více o metodě, procesech a způsobu organizace GTD, abyste mohli efektivně plnit úkoly.

Metoda Co se děje (GTD)?

Pět kroků, jmenovitě Capture, Clarify, Organize, Review a Engage, vytváří systém GTD, díky němuž jsou profesionálové nebo nezávislí pracovníci produktivnější v práci nebo doma.

Do nastavení metody GTD a jejích nástrojů budete muset investovat několik produktivních hodin. Taková malá investice energie a času se vám však vyplatí po zbytek života, pokud ji budete neustále praktikovat.

Když implementujete systém GTD pro každý profesionální nebo osobní úkol, začnou se vám zobrazovat následující výhody:

1. Ušetříte více času a budete schopni dosáhnout správné rovnováhy mezi osobním a pracovním životem.
instagram viewer
2. Díky správě úkolů se stanete efektivnější a produktivnější. Tím se nakonec zbavíte duševního stresu.
3. Zaměřením na významnější úkoly se můžete vyhnout poškození projektu.
4. Stanete se kreativnější, protože vaše mysl nemusí zpracovávat zbytečná data.

Kdy byste měli použít metodu GTD

Systém GTD můžete prakticky použít k plnění jakýchkoli profesních nebo osobních povinností. Na volné noze a profesionálové, kteří se starají o mnoho úkolů, by měli trénovat GTD, aby zůstali produktivní. Skutečné scénáře, které nejlépe vyhovují systému GTD, jsou:

1. Bojíte se, že byste mohli zapomenout na malé, ale zásadní úkoly jakéhokoli projektu.
2. Nejste si jisti, že budete mít přehled o všech věcech.
3. Ve svém profesním i osobním životě vykonáváte několik rolí.
4. Často zjistíte, že iniciujete různé projekty, ale nejste schopni je dokončit včas.
5. Nikdy jste nezkoušeli přístup Getting Things Done pro správu úkolů.

Jak metoda GTD funguje

Krok první: Zachyťte

David Allen, vývojář metody GTD, klade důraz na zachycení úkolů a nápadů při psaní nebo digitálním ukládání, aby byla mysl bez stresu.

Proto musíte do své schránky okamžitě ukládat události, nápady, schůzky, úkoly, úkoly, dílčí úkoly, odkazy na projekty atd. Touto doručenou poštou může být papírový archivační systém nebo aplikace jako Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote atd.

Doručená pošta je vizuální znázornění prvků, o které se musíte pravidelně starat v práci nebo doma. Jedná se o první krok k pracovnímu postupu pro správu osobního času založeného na GTD. Tento krok vyžaduje spoustu energie a času, protože musíte projít rozsáhlými myšlenkovými procesy a zachytit všechny úkoly a nápady na jednom místě.

Pomocí funkce můžete efektivně zachytit všechny úkoly v doručené poště GTD Aplikace pro správu času založené na GTD, jako je Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp atd.

Krok dva: Vyjasnění

Jakmile naplníte nápady a úkoly v doručené poště GTD, musíte tyto přeplněné prvky převést na praktické kroky. Postupujte podle níže uvedeného kontrolního seznamu pro všechny položky vaší doručené pošty:

1. Dokončete úkol okamžitě, pokud to trvá méně než dvě minuty.
2. Pokud to projekt umožňuje, vyhledejte příležitosti delegování úkolů.
3. Do části komentáře konkrétního úkolu vložte referenční položky, jako jsou dokumenty, soubory, kontaktní informace atd.
4. Pokud budete v budoucnu potřebovat dokončit úkol, přiřaďte termín.
5. Odstraňte všechny prvky, které jsou v osobním nebo profesionálním kontextu irelevantní.

Příbuzný: Průvodce pro začátečníky k používání Asany pro sledování jakéhokoli projektu

Krok třetí: Uspořádejte

Chcete-li své úkoly uspořádat, musíte je vypsat do seznamu dočasných úkolů pro další zpracování na základě následujících položek:

1. Kalendář: Je třeba zadat schůzky do kalendáře. Můžete začít používat aplikace kalendáře, protože jsou efektivnější než papírové kalendáře.
2. Další akce: Úkoly, které se nehodí pro žádný projekt, by měly být v seznamu Další akce. Můžete mít různé kontextově specifické seznamy, jako jsou domácí práce, osobní, pracovní, telefonní hovory atd.
3. Projekty: Je třeba uspořádat projekty v samostatném seznamu na základě kontextů. Přiřaďte konkrétní termíny pro každý úkol projektu a denně kontrolujte seznam projektů.
4. Čekání na: Pokud některé úkoly projektu delegujete na jiné, měli byste pro tyto úkoly udržovat seznam připomenutí.

Seznamy úkolů a aplikace pro psaní poznámek, jako je TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote atd. Vám pomohou s organizací a prohlížením vašich seznamů úkolů.

Krok čtyři: Zapojte se

Systematicky odvodíte, co dělat dále v kroku Zapojit, pomocí následujících čtyř kritérií:

1. Kontext: Budete mít různé úkoly týkající se práce, života a koníčků. Tito jsou známí jako kontexty. Musíte vytvořit samostatné seznamy úkolů pro každý z těchto kontextů.
2. Dostupný čas: Pokud máte na cestu do cíle asi 15 minut, pravděpodobně se můžete zastavit v obchodě s potravinami a koupit si zboží, které jste uvedli na svém nákupním seznamu.
3. Energie k dispozici: Naplánujte si složité úkoly na dobu, kdy budete energičtější. Nechte jednoduché úkoly na hodiny s nízkou úrovní energie.
4. Přednost: V seznamu úkolů můžete také určit, co dělat dále v závislosti na prioritě úkolů.

Nástroje pro správu úloh, které se řídí metodou GTD, vám umožní přidat vlastní zobrazení úkolů s filtry. Těmito filtry mohou být priorita, datum splatnosti, postupník, klíčová slova, datum vytvoření atd. Takové aplikace také automatizují metodu GTD prostřednictvím zobrazení jako dnes, nadcházející, zobrazit další, kontexty pomocí štítku atd.

Příbuzný: Nejlepší vlastnosti nTask pro bezproblémové řízení projektů

Krok pět: Zkontrolujte

Kontrola prvků GTD, jako jsou položky kalendáře a seznamy úkolů, udržuje váš systém GTD aktuální. V metodě GTD můžete pro nejlepší výsledek procvičovat týdenní kontroly. Krok kontroly vám umožní upřesnit pracovní postupy správy času a identifikovat další kroky.

Nástroje pro správu úkolů, který byste mohli používat pro získávání věcí, automatizuje krok kontroly. Aplikace jako Infinity, Trello, Asana, Todoist atd. Přicházejí s vestavěnými šablonami recenzí GTD. Tyto šablony poskytují všechny kontrolní body, které musíte projít pro úspěšnou týdenní kontrolu pracovního postupu GTD pro jakýkoli projekt nebo úkol.

Aplikace vám také umožňují přizpůsobit tyto šablony recenzí tak, aby vyhovovaly vašim potřebám projektu. Můžete například vytvořit dvouměsíční recenzi místo týdenní. Můžete vytvořit komentáře nebo dílčí úkoly k určení týdenních odrazů a zaměření na příští týden.

Buďte produktivnější se systémem Getting Things Done

Metoda GTD rozděluje celý proces správy úkolů do pěti jednoduchých kroků: Zachytit, Vyjasnit, Uspořádat, Zkontrolovat a Zapojit. Systém GTD a nástroje pro dokončování vám pomohou využít mozkovou kapacitu více na dokončení úkolu než na neproduktivní myšlenky.

Chcete-li dosáhnout optimální produktivity, vězte, jak zvolit nejlepší aplikaci pro správu úkolů a zároveň pravidelně používat metodu GTD.

Průvodce online správou úloh: 10 tipů pro výběr správné aplikace

Pokud si chcete vybrat aplikaci pro správu úkolů pro efektivnější správu svých projektů, je třeba zvážit několik věcí!

Přečtěte si další

O autorovi